Den digitale kaffestue
Bør intranettet ikke være det første, enhver medarbejder tripper for at tjekke, når vækkeuret ringer? Det er det bare ikke. Mange intranet er asociale og forladte. Det gode intranet er derimod socialt og integrerer medarbejderblad, kaffestue og værktøjskasse.
Her er en gennemgang af, hvad der er galt med dit gamle, asociale intranet, og hvad du skal huske, når du bygger dit nye, sociale intranet som en produktiv platform for din virksomhed.
Dit intranet skal understøtte holdspillerne
Præmisserne for dit arbejde ændrer sig, og det er ikke længere tabu at arbejde hjemmefra eller fra en café på fleksible tidspunkter – og ofte endda fra din mobiltelefon eller tablet. Det gør det nødvendigt at gentænke dit intranet, og buzz'en rundt om lejrbålet siger, at det bliver socialt. Men hvad betyder det?
Det betyder i hvert fald, at fremtidens vindere, i stedet for at belønne den enkelte medarbejder for at (sub)optimere sine egne opgaver, belønner holdspil og social adfærd, der styrker virksomhedens kollektive indsats for at nå dens strategiske målsætninger. I den nye arbejdsorden gælder det om at bemægtiggøre dine kolleger (og andre stakeholdere, der hører til i jeres intranet) til at kunne deltage i samtalen, bidrage med indhold, kontakte og hjælpe hinanden, og om at indbygge mekanismer, der anerkender produktiv social adfærd.
Fra intranet til virksomhedens nervesystem
Før dotcom-crashet i havlfemserne var intranettet det hurtige teknologi-fix, mange virksomheder smed penge efter. Vidensdeling var det helt store mantra, men på dette tidspunkt dækkede det som regel blot over et lukket medie til at publicere intern information. Efter årtusindskiftet begyndte intranettet også at omfatte registrering af information i form af selvbetjening til fx ferieregistrering, udlæg osv. Men i forhold til at fremme social adfærd er der i hvert fald tre store ulemper ved at undlade at integrere sociale elementer på dit intranet:
- Flaskehalse. Når du vil have lagt noget på intranettet, tager det tid at komme forbi redaktionen. Lang tid. I fremtidens arbejde er der ikke tid til mellemmanden.
- Informationshamstring. I en undersøgelse af AIIM tilkendegiver 71 pct. af de adspurgte, at det er nemmere at finde den arbejdsrelaterede viden, de har brug for, på internettet frem for at tilgå virksomhedens intranet. Det tyder på, at en masse relevant viden er gemt væk på medarbejdernes harddiske.
- Carbon copy. Udtrykket er lidt beskidt i sig selv, ligesom carbon footprint. I stedet for at kommunikere på intranettet sendes der utallige e-mails til flere mailinglister og med uendelige cc-felter. Det er åbenlyst uproduktiv spam, men se evt. argumentationen udfoldet i denne kforum artikel.
Her er en hurtig oversigt fra ZDnet over, hvordan intranettet har udviklet sig siden den spæde begyndelse i 1990’erne:
I slutningen af 10'erne blev intranettet socialt. De fleste virksomheder mangler dog stadig at integrere det sociale element
Udtrykket Intranet 2.0 er afledt af Andrew McAffee’s begreb om Enterprise 2.0. De første forsøg på at skabe det sociale intranet omfatter wikier til informationsdeling, den der blog, som topchefen alligevel ikke selv skriver, og måske et diskussionsforum, der ofte ender i køb/salg af kattegrus. Det har desværre, men forståeligt nok, gjort mange skeptiske over for sociale features på virksomhedernes intranet. Problemet er, at det netop er, hvad mange sociale tiltag på intranettet er: features. Man har haft en intranetportal, som man har tilføjet nogle sociale features i håb om at gøre virksomheden mere produktiv.
Men der, hvor det sociale for alvor kommer i spil, og hvor jeg lægger mit arbejde på Podio, er der, hvor sociale elementer integreres med arbejdsprocesser og workflow, så man ikke bare taler om arbejde på intranettet, men kommunikerer i kontekst af det daglige arbejde.
Det sociale intranets anatomi: medarbejderblad, kaffeautomat og værktøjskasse
Forbes bragte sidste år en lille snas om det såkaldt sociale intranet. Pointen er, at det sociale intranet i virkeligheden bør ses som en platform, der bringer alle virksomhedens forskellige stakeholdere (partnere, bestyrelse, leverandører, freelancere etc.) sammen og giver dem rammerne til at samarbejde direkte på intranettet. Eller som Forbes-artiklen formulerer det: Fra det sociale intranet til et økosystem for samarbejde.
Det sociale intranet er emergent i sin struktur og gør det muligt for brugerne at kommunikere med hinanden på en portal, der i sin struktur er topstyret, men skaber rum til dialog
Der er tre ingredienser, som skal bringes sammen for at skabe et velfungerende socialt intranet: 1) portalen, 2) det sociale netværk og 3) samarbejdsplatformen. Det handler om at blande lige dele medarbejderblad, snak ved kaffeautomaten og arbejdsredskaber.
1. Intranettet som medarbejderblad – medarbejderportalen
Intranettet som portal er ikke dødt. Det er stadigvæk nødvendigt at bringe strategiske opdateringer og nyheder fra de forskellige dele af virksomheden. Indhold:
- Nyheder
- Politikker og retningslinjer
- Selvbetjening og registrering.
Største udfordring: Hvordan ved jeg, hvad jeg skal publicere som redaktionelt indhold, og hvor jeg skal give stafetten videre til mine kollegaer?
Tip: Se dit indhold som en long tail, hvor noget indhold er for alle, og andet er forbeholdt en lille specialiseret gruppe. Fordel forskellige typer af indhold langs halen, og fokusér dine redaktionelle kræfter på ‘hovedet’. Resten skal dine kollegaer kunne levere. Producér hovedet, facilitér halen.
2. Intranettet som kaffeautomat – det sociale netværk
Det sociale intranet handler om at gøre jeres fælles information social. Det handler om at flytte en del (den produktive del) af snakken ved kaffeautomaten ind på intranettet og i kontekst af det indhold, der bliver diskuteret. Separate nyheds- og diskussionsfora er yt. Kommentarer direkte på nyheder skaber værdi, hvis kulturen er rigtig. Det handler om at sætte kollegaerne i stand til at:
- Reagere på redaktionelt og brugergenereret indhold i form af kommentarer, respons etc.
- Interagere med indhold i form af ratings, ‘likes’ etc.
- Dele eksternt indhold såsom links og filer.
- Selv oprette sider og sektioner for specifikke grupper eller afdelinger.
Største udfordring: Hvordan får jeg folk til at deltage?
Tip: Her er tre tip til at involvere kollegaerne: 1) Del selv om det ikke er ‘færdigt’. Der skal være noget på spil, så inddrag kollegaerne tidligt. 2) Sørg for, at der er indhold fra kollegaerne. Brugergenereret indhold er mere interessant at diskutere end redaktionelt indhold. 3) Beløn dem, der deler, ved at promovere de mest aktive og produktive debattører.
3. Intranettet som værktøjskasse – samarbejdsplatformen
Intranettet må ikke kun være et sted for sniksnak, HR og mikrojournalistik. Intranettet version 2.0 er en integreret del af dine forretningsprocesser og leverer de værktøjer, der bruges i det daglige arbejde. Det handler om at integrere:
- Personlig aktivitetsstrøm med nyeste opdateringer.
- Apps til at håndtere workflows og arbejdsopgaver.
- Dokumenter og filer i kontekst af det daglige arbejde.
- Eksternt indhold, der er relevant for netop det, du arbejder med nu.
Største udfordring: Hvordan ved jeg, hvor megen nymodens teknologi kulturen i min virksomhed kan bære?
Tip: Begynd med at implementere dit nye intranet for et mindre team eller en afdeling, og lad rygtet sprede sig til den store udrulning. Sørg for at klæde din pilotgruppe rigtig godt på, så du har et hold af eksperter, der kan hjælpe med at udbrede den nye (sam)arbejdsform.
Se flere gode råd til, hvordan du kommer i gang med intranet 2.0, her.
-----
Kom på K-kursus om intranet d. 4 september:
