Arbejder du stadig 1.0?
Du er på bureau. Du er fremme på beatet. Du har læst al management-litteraturen. Du har en twitterprofil med hele fem tweets og er på venteliste til et Pinterest-login. Du kender alle de mest cool cloud-services, CMS'er og sociale medier. Men når det kommer til at styre dine egne kunder og projekter, lever du i 90'erne. Du kommunikerer primært gennem Outlook og telefon, laver dine projektplaner i Excel (eller MS Projects, hvis du er virkelig hardcore). Du har brug for en opdatering til arbejdslivet version 2.0.
Der er sket flere forandringer med de arbejdsredskaber, projektlederen har til rådighed, siden Ray Tomlinson sendte den første e-mail gennem ARPANET i 1971. I dag kan man koordinere og udføre sit arbejde i samarbejde på mange andre måder end via e-mail.
For softwareudvikleren er f.eks. kravspecifikationen for længst blevet erstattet af Scrum backlogs, og projektets Gantt-vandfald er blevet Agile, efterhånden som verden er blevet et mere hastigt og dynamisk sted at arbejde. Med de forskellige cloud-baserede sociale samarbejdsværktøjer, der nu er modnet, er teknologien på plads og venter bare på, at du kommer i gang med at bruge den.
Cloud computing er måske fremtidens samarbejdsform. I stedet for at gemme og bearbejde alt på den enkelte computer eller lokale servere, kan deling og samarbejde nu løses ved at tilgå skyen (cloud)
Her er fem måder, hvorpå din projektledelse trænger til en seriøs opdatering til version 2.0:
1. Du arbejder alene
1. Du arbejder alene
Åbner du stadig ureflekteret Word, hver eneste gang du skal skrive selv et par linjers tekst? Måske burde du spørge dig selv, hvem der ellers skal inddrages i processen. For selv om Word, PowerPoint og Excel er trygt og godt, kan det gøre dit arbejde mere besværligt at arbejde alene frem for at inddrage kunden i arbejdsprocessen. Og det kan Word ikke.
Det har i hvert fald to uheldige konsekvenser at arbejde uden kunder og kolleger.
- For det første skal du arbejde hurtigere for at følge med i den stigende iterations-hastighed på dine projekter. Kunden gider ikke vente en uge på første tegn på fremskridt. Eller en dag. Og helst ikke en time. Men det værste er ikke, at du har travlt. Det værste er, at du gør dig en masse antagelser om format og struktur, om kundens og modtagerens behov, og ikke mindst om værdien af den opgave, du løser for din kunde, når du arbejder fra din harddisk. Du er alene i Office-suiten. Helt alene.
- For det andet: I skyen inviterer man til et samarbejde på en social platform i stedet for at levere dokumenter og præsentationer. Hvis du arbejder sammen med kolleger og kunder i realtime, får du kvalificeret dit arbejde undervejs og undgår besværlige korrekturkarruseller. Projektleder 2.0 deler i realtime og arbejder sammen med alle sine stakeholdere og er ikke bange for at dele ufærdigt arbejde. Det handler om at skifte fra at tænke i leverancer til at tænke i samarbejder.
2. Du styrer stadig dine kunderelationer via e-mail
Sender du stadigvæk dokumenter frem og tilbage på e-mail? Selv om e-mail efterhånden er en velafprøvet kommunikationsteknologi, var den aldrig ment som et arbejdsredskab til uddelegering af opgaver og deling af ressourcer. Og vi kender det jo godt: Så snart du samarbejder med mere end én anden kollega eller kunde, går der versions-spaghetti i den. Man sender et dokument til et par kolleger eller kundekontakter for at få feedback, og pludselig er ens relativt simple dokument klonet i lige så mange versioner, som der kan tilføjes cc'er.
E-mail gør dit arbejde som koordinator af et projekt mere besværligt, tidskrævende og fejlbehæftet. Men det er, hvad det er. Den helt store helligbrøde ved at styre dine kunderelationer på e-mail er, at du så bruger din kostbare tid, energi og talent på at kommunikere om processen i stedet for på at løse opgaven. Hvornår har du sidst forfattet en 'statusmail'?
Flyt din kommunikation derhen, hvor du arbejder; det gør fx Thierry Breton hos Atos. På de fleste samarbejdsplatforme kan du kommunikere om dit arbejde direkte i kontekst. Det handler om at vedhæfte sin kommunikation til sit arbejde i stedet for at vedhæfte sit arbejde til sin kommunikation.
3. Du afstemmer ikke forventninger realtime
Møde kunden til briefing, hjem i hulen og løse opgaven, ud til kunden og op på ølkassen for at præsentere den forkromede løsning, hjem og rette til, et par korrekturgange, og så endelig fakturering. Det er sådan Don Draper gjorde det, og det er stadig modus operandi for mange projektledere i konsulentbranchen. Men der tages en enorm risiko i ikke at afstemme forventninger og produktion løbende.
Tempoet er steget siden Sterling Coopers storhedstid, og kundens behov udvikler sig løbende gennem hvert projekt. Det koster tid, energi og nedskrivninger at ændre sit geniale koncept.
I de gode, gamle, analoge dage var transaktionsomkostningerne ved løbende forventningsafstemning enorme i forhold til i dag. Men efterhånden som de sociale platforme er blevet voksne, er de i stigende grad gået fra at være medier til fjollede statusopdateringer og deling af billeder fra sidste julefrokost, til seriøse platforme, der understøtter både arbejdsprocesser, samarbejde og koordinering af projektets stakeholdere.
For at minimere den risiko, du løber, må du have modet til at åbne for din arbejdsproces. Luk kunden ind. Der er intet pinligt eller diskvalificerende ved at være i proces. Vælg en samarbejds(plat)form, hvor du er forbundet til dine kunder og kolleger, og hvor I kan have en løbende dialog om jeres projekt. Og med løbende menes der ikke daglig. Det skal ske i realtime. Her og nu.
4. Du holder dine leverandører og kunder adskilte
Ved din kunde, hvem der i virkeligheden har instrueret og optaget den virale video i dit koncept til kunden? Hvem der trykker deres plakater? Roterer du stadig i arrigskab på din kontorstol, når kunden ringer og vil have ændret den tekst, som er blevet sendt i trykken? Måske er det på tide at bringe alle dine stakeholdere sammen og tage facilitatorhatten på.
Hvis du bringer din kunde og ham den flinke pre-press-gut (M/K) fra det der trykkeri sammen, kan de måske endda i nogle tilfælde koordinere sådan nogle småting helt selv, og du kan fokusere på at lægge din energi og viden i at give kunden en endnu bedre rådgivning. Det er klart, at det virker farligt at gøre projektstrukturen mere transparent. Men hvad er det egentlig, du tjener dine penge på? Er det overhead på trykkeren eller videnstung, kreativ produktion?
Vær ikke bange for at bringe alle stakeholdere på dit projekt sammen; det kan kun kvalificere jeres samarbejde og gøre processen hurtigere og mere gnidningsløs og øge den oplevede værdi. Prøv det på et enkelt projekt, og se hvordan det går.
5. Du er stadigvæk 'projektleder'
Der står sikkert stadig "Projektleder" på dit visitkort eller i din jobbeskrivelse, men come on. I dag handler det om at bringe de rigtige mennesker sammen til at samarbejde om hvert projekt og styre relationer og afstemme forventninger. I den nye, cloud-baserede verden er vi alle projektledere.
Måske er det på tide at skifte titel til fx projektfacilitator?
Nyttige værktøjer til projektleder 2.0:
- Asana. Startet af en af folkene bag Facebook. Baseret på projektbeskrivelser med tilhørende social platform.
- Basecamp er the Grand Old Man inden for online-projektværktøjer og er en del af en større suite af online-værktøjer fra 37signals.
- Podio. Vesterbro-baserede Podio er en platform, hvor du selv kan tilpasse eller bygge det værktøj, der passer til dit projekt.
- Trello er en simpel og nem måde at strukturere og dele sine to-do-lister.
