Det at skrive e-mails, smalltalke i tekøkkenet, dele viden formelt eller uformelt, holde møder eller forsøge at skabe tillidsfulde relationer i forhold til kollegaerne tages desværre alt for ofte for givet, som noget man bare ’gør’. Men faktum er imidlertid, at velfungerende relationer og godt samarbejde ikke er en statisk faktor. Medarbejdernes daglige interaktion har nemlig afgørende betydning for virksomhedernes succes, udvikling og vækst.
Medarbejdere i internationale virksomheder skal kunne samarbejde på tværs af organisationer, ledelsesniveauer, lande, faglige baggrunde, kulturer og tidszoner, mens de jonglerer med alskens moderne kommunikationsmedier for at nå vigtige organisatoriske mål.
Og både i virksomhederne og i forskningen er der påfaldende lidt fokus på, hvordan man som medarbejder kommunikerer effektivt i disse komplekse og dynamiske kontekster. Det er sjældent, at det er den helt almindelige hverdagspraksis – telefonmødet, den uformelle diskussionen ved elevatoren, smalltalken ved kaffeautomaten, videomødet eller e-mailen – som sættes under lup, udforskes og diskuteres.
Men virksomheder, og organisationer i det hele taget, er skabt af mennesker, der interagerer kontinuerligt – og hvis man zoomer ind på, hvad der rent faktisk sker her, har man netop en unik mulighed for at få redskaberne til at fremme samarbejde, fælles forståelse og fælles ansvarsfølelse. Og det er faktisk her – midt i al den trivielle hverdagsinteraktion - at det for alvor er muligt at skabe merværdi for virksomheden og differentiere sig fra konkurrenterne.
International Business Communication handler ikke kun om korrekt sprogbrug; om at kunne stille et forretningsbrev rigtigt op; eller kunne bruge de rigtige formuleringer i forhandlingsteknik. Den nye måde at tænke
International Business Communication på fokuserer på interaktion og samskabelse af kommunikation. Bliv inspireret på konferencen
Samarbejde på tværs: Kommunikation i internationale virksomheder.
1. Den internationale virksomheds fundament er social interaktion
Virksomheder og organisationer skabes af interaktion mellem mennesker, og derfor er interaktionen selve virksomhedens fundament. Det hele handler om samarbejde og relationer, dvs. interaktion. Grene af organisationsforskningen formulerer, at kommunikation er konstituerende for organisationer og virksomheder – og kalder dette kommunikationssyn Communication-as-Constitutive, CCO (Cooren 2014; Cooren et al. 2011).
International Business Communication handler dermed ikke blot om at kunne beherske forretningssprog, skrive korrekt til en potentiel samarbejdspartner, bruge de rigtige formuleringer til forhandlingsteknik eller kende sine kulturelle stereotyper, for virkeligheden er langt mere kompliceret end som så. I den internationale virksomhed interagerer medarbejdere, teams, afdelinger og virksomheder konstant med hinanden i nye, foranderlige og komplekse kontekster.
Modellen viser et netværk, der overskrider traditionelle organisationsgrænser, og har fokus på de interaktioner, der er i netværkets punkter. Interaktioner kan selvsagt også være digitale, men gengives her blot som fysiske møder. Kilde/Kommunikation i internationale virksomheder 1.
2. Tænk altid kommunikation som interaktion
Traditionelt set tænker vi, at kommunikation er ”til nogen” og ”med nogen”, dvs. at kommunikationen enten er envejs (kanyle-teori) eller dialogisk (tovejskommunikation), hvor vi har en afsender på den ene side og én eller flere modtagere på den anden side. I begge tilfælde er der primært fokus på afsender, som har et bestemt formål med kommunikationen.
Det nye kommunikationsparadigme betragter i langt højere grad kommunikation som et spørgsmål om interaktion og samskabelse af mening mellem de interagerende parter. Der er i den optik ikke tale om en afsender hhv. modtager, men om at deltagere i fællesskab konstruerer og konstituerer mening og betydning. Med andre ord er interaktioner i fokus, og dermed er praksis i fokus.
Denne enkle model illustrerer, hvordan kommunikation ikke er en envejs proces, men derimod en kontinuerlig proces af interaktion og samskabelse. Kilde/Yoshikawa 1987.
Ganske enkelt fordi organisationer består af individer, teams og grupper, som hver dag interagerer med hinanden i praksis: i møder, i kontorlokaler, i tekøkkener, på videomøder, via e-mails, telefonopkald, sms’er og meget meget mere. Og hvis man som leder virkelig vil skabe en edge i forhold til konkurrenterne, gælder det om at fokusere på, hvad der reelt sker, og hvordan det sker i hverdagen.
Denne interaktionelle tilgang til kommunikation i internationale virksomheder orienterer sig i høj grad mod ligeværdig og samarbejdende interaktion, mod opnåelse af fælles forståelse og skabelse af fælles organisatoriske mål. På den måde kan interaktionen skabe værdi for virksomheden.
3. Tillid i relationer er forudsætningen for succes
Tillid i relationerne blandt medarbejderne er en forudsætning for et godt og effektivt samarbejde i internationale virksomheder – og dermed for virksomhedens succes. Hvis denne tillid ikke eksisterer eller skabes, kan der opstå forhindringer for samarbejdet, og i nogle tilfælde obstrueres samarbejdet og resulterer i lost opportunities for virksomheden.
I internationale virksomheder er skabelsen af tillid bl.a. udfordret af, at der er tale om komplekse kommunikationssituationer, hvor medarbejderne skal arbejde sammen på tværs af tid og rum, hvor også forskelle i sprog, kultur, værdier, rutiner osv. kan spænde ben for skabelsen af tillidsfulde relationer og effektivt samarbejde. Derfor må man i internationale virksomheder specifikt fokusere på at opbygge tillidsfulde relationer mellem medarbejdere og aktivt søge at skabe fælles forståelse for at opnå en sund og vækstende virksomhed.
Tillid i relationer skabes bl.a. ved at opnå fælles forståelse for virksomhedens mål, have nogle fælles værdier og have fælles erfaringer med hinanden og med indbyrdes samarbejde. Den tillid skabes eller nedbrydes dér, hvor medarbejderne mødes både i formelle og uformelle sammenhænge – virtuelt og IRL (in real life) – og hvor såvel smalltalk som bigtalk bidrager til at højne kendskabet til hinanden.
Udtrykket ”Looking out for number one” er måske kendt i en del internationale virksomheder og henviser til, at man som medarbejder først og fremmest har fokus på og ansvar for sin egen succes. Vores pointe her er, at det modsatte standpunkt – at etablere fælles forståelse og arbejde mod fælles mål – viser sig som det mest effektive og bæredygtige for alle på lang sigt.
4. Drop hovmodet – og vis respekt
I internationale virksomheder er koncernsproget ofte engelsk, og danskere er ofte rigtige dygtige til engelsk – til forskel fra eksempelvis deres indonesiske, indiske eller sydamerikanske kolleger. Det kan ofte betyde, at man som dansker kan foranlediges til at antage, at man dermed også er bedre end kollegaen til en række andre ting. Det er et hovent og respektløst syn på internationale kollegaer.
Medarbejdere i Japan, Indonesien og Uruguay har lige så meget at byde på som den danske medarbejder – og kan være med til at skabe lige så meget værdi for virksomheden, hvis de bliver hørt og set. Hvis man som virksomhed ønsker at placere sig godt i det globale kapløb, er det nødvendigt, at alle menneskelige ressourcer bruges optimalt. Gensidig respekt og blik for alles kvaliteter er derfor vejen frem.
Samtidig gælder det, at danske medarbejdere der arbejder internationalt, må aflægge sig den tankegang, at alle skal tilpasse sig deres måde at arbejde og agere på. Kulturel intelligens, kulturel sensibilitet og en erkendelse af, at ”my way or the highway” ikke fungerer produktivt eller tillidsvækkende, er nødvendige elementer, hvis man ønsker langvarige succesfulde relationer og samarbejde internationalt set.
5. Det banale er guld
Når den internationale virksomheds fundament er interaktionen mellem medarbejderne, bliver hverdagen i virksomheden uhyre vigtig. De ting, som man måske til dagligt har en tendens til at se som både banale og trivielle, for eksempel telefonsamtaler, e-mails, snakken ved kaffemaskinen, diskussionen i det åbne kontorlandskab, samtalen ved skrivebordet osv., er de ting, som faktisk i høj grad konstituerer virksomheden.
Men vi lægger sjældent mærke til dem, fordi de er en del af en rutiniseret hverdagspraksis i virksomheden, hvor alle agerer, ’som man plejer’. Det er imidlertid tit i de små ubemærkede ting i hverdagen i virksomheden, at samarbejdsproblemer eller ulmende konflikter ligger gemt – og det er også ofte her, løsningen skal både findes, synliggøres og implementeres.
6. ”You can’t do it sitting on your ass”
Når hverdagsinteraktionen skal være i fokus, får det konsekvenser for, hvordan man som kommunikationsrådgiver undersøger fænomenet i virksomheden. Specielt vigtigt bliver det at anvende metoder, som reelt kan undersøge praksis. Det er ikke nok med big data og store mængder af tal om medarbejderadfærd, som betyder, at du kan bruge timer på at bladre i lange rapporter fyldt med statistikker. Og selvom et dygtigt konsulenthus har givet dig overblik over alle dine data i overskuelige og flotte dashboards, giver det dig ikke al den viden, som er relevant for din virksomhed. For det er netop ude i virksomhedens dagligdag, at du kan få hands on-viden om, hvad der reelt foregår, hvordan det foregår, og hvad det er for nogle interaktionelle mekanismer, der er i spil.
Vi skal bruge flere kvalitative metoder til at undersøge medarbejderne i deres hverdag. Observationer, interviews, videofilm og fokusgrupper er en god måde til at indsamle small data. Gettyimages/Yuoak.
Du får ganske simpelt ikke fat i den vigtige viden om, hvad der sker i organisationen ved at sidde bag dit skrivebord eller udsende spørgeskemaer. For at finde frem til problemerne og for at kunne udvikle de rigtige løsninger er det en forudsætning, at du dykker ned i hverdagen i den enkelte virksomhed. Du må gå efter small data. Det betyder, at du må begive dig ud i virksomhedens forskellige afdelinger, hvor medarbejderne har deres hverdag, og observere, videofilme og optage, hvad medarbejderne rent faktisk gør i praksis – og spørge ind til, hvordan de tænker om sig selv og denne praksis.
Du kan ikke forbedre videomøder, hvis du ikke ved, hvad der sker i løbet af disse møder. Du opdager for eksempel aldrig, at Felix fra London-kontoret hyppigt ignoreres af kollegaerne på Skypemødet – ikke fordi han ikke har relevant viden, for det har han – men ganske enkelt fordi den tekniske løsning betyder, at han kun fylder 5 kvadratcentimeter i hjørnet af skærmen, når en anden fra teamet deler en PowerPoint-præsentationen på skærmen, og de andre derfor ganske enkelt glemmer, at han er tilstede.
Et andet argument for at ’få beskidte hænder af data’ er, at den daglige interaktion i internationale virksomheder er så foranderlig, dynamisk og kompleks, at det er svært for kommunikationsmedarbejderen at give standardråd. Hvis man vil gøre en reel forskel for virksomheden, må man droppe tankegangen om ’one size fits all’ – og bevæge sig ud i virkeligheden i den internationale virksomhed, man ønsker at hjælpe med at optimere interaktionen. Kun på den måde kan interaktionen analyseres og optimeres, så det kan skabe en reel forskel på bundlinjen og en fordelagtig position for virksomheden på den globale markedsplads.
Hør de erfarne lederes og forskernes syn på interaktionen i internationale virksomheder
Denne interaktionelle måde at tænke om International Business Communication på diskuteres af ledere fra Vestas, Tuborgfondet, Mærsk Line og Connecting-Cultures og forskere på konferencen
Samarbejde på tværs: Kommunikation i internationale virksomheder, som afholdes på Københavns Universitet mandag d. 19. september. Konferencen arrangeres af IDA, Forbundet Kommunikation & Sprog og Københavns Universitet i anledningen af forskningsgruppen
CIRCD’s nye udgivelse af bøgerne
Kommunikation i internationale virksomheder 1 + 2. Bøgerne tager netop udgangspunkt i denne tilgang til International Business Communication og argumenterer for, at blikket på detaljen i interaktionen kan betyde meget for skabelsen af effektive og produktive samarbejder på tværs af lande og kulturer.
Konferencen er åben for alle, og det er gratis at deltage.
Litteratur
Cooren, F. (2014). Organizational Discourse: Communication and Constitution. Cambridge, UK ; Malden, MA: Polity Press.
Cooren, F. et al.(2011). Communication, Organizing and Organization: An Overview and Introduction to the Special Issue. Organization Studies, 32(9), 1149–1170.