Takt og tone til videomødet

Emma Gad skrev i 1918: “Gør Arbejdet til Deres bedste og pålideligste Ven”. I disse dage skal mange blive venner med videomøder på hjemmekontoret. Her er Kforums 5 gode råd til grundlæggende etikette ved videomøder.

1. Hav styr på teknikken

Hvad end du benytter Zoom, Skype, Discord, Teams eller andet, så er det en god idé at have styr på, hvordan platformen fungerer.

Eksempelvis er det en fordel at vide, hvordan du deler din skærm, hvordan du låser mødets deltagerliste eller opretter meningsmålinger.

Derudover er en god idé at tjekke din mikrofon og dit kamera på forhånd, så du hurtigt kan skippe den akavede ‘kan du høre mig’-del.

"Internet, lyd, lys, video". Sådan opstiller Matt Mullenweg, CEO hos Automattic (WordPress), hierakiet for, hvad du bør investere i for at afholde optimale videomøder.

Du kan teste hastigheden på dit internet, så du undgår skrattende, frysende møder – her kan telefonmødet være en bedre løsning. Den nødvendige hastighed varierer alt efter størrelsen på mødet, men du kan læse Skypes anbefalinger her.

Hvis der er langt fra router til computer, så kan det desuden anbefales at købe en netværksforlænger som denne.

Selvom de fleste computere har webcams og mikrofoner, så kan det være en god idé at opgradere dit udstyr, hvis du vil være på Zoom som en CEO. Eksempelvis kan du tilkøbe både seperate kamera, lamper og mikrofoner, der kan opgradere din videomødekvalietet.

Matt Mullenweg bruger enten en shotgun-mikrofon som Sonys ECM-B1M Digital Shotgun Microphone eller en USB-mikrofon som the Sennheiser SC 30.

Der er mange muligheder for at tilkøbe et seperat webcam, og du kan også købe sæt af udstyr som dette konferencesystem.

I sidste ende er det almindelig høflighed at have styr på teknikken, uanser om du har ekstra udstyr eller ej. Så behøver dine kollegaer ikke vente på, at du kegler rundt med mikrofonen, kameraet eller computeren.

2. Hjemmekontoret

Det er nemt at føle sig lidt for hjemme på hjemmekontoret. Heldigvis behøver ingen vide, at du ligger i sengen eller sidder i sofaen. De fleste platforme giver dig mulighed for at skabe en digital baggrund, så du kan sløre din baggrund eller helt indsætte en ny.

Kforum har tidligere bragt en artikel, der viser dig, hvordan du kan finde den helt rigtige virtuelle baggrund på Zoom.

Vil du have den helt rigtige belysning og ikke bruge penge på en bloggerlampe, så har New York Times udgivet en step-by-step-vejledning til perfektionisten:

Kilde: The New York Times.

Placer computeren i en højde, så kameraet er en smule over dit hoved. Det kan for eksempel klares med bøgerne fra bogreolen.Pej så kamera mod dine øjne. Det er ikke alene godt for din kropsholdning; det bidrager også til illusionen om den fysiske samtale ansigt til ansigt.

Kilde: The New York Times.

Sæt en lampe på den side af computen, der er nærmet den side af dit ansigt, du synes bedst om. Lampen skal gerne være på linje med computeren og lidt bag - så falder lyset skønt på dit ansigt.

Kilde: The New York Times.

Læg et hvidt stykke papir eller lignende på bordet foran dig, men vær sikker på det ikke vises på skærmen. Dette vil give dig 'a bit of fill and bounce'.

Kilde: The New York Times.

Fjerde step er selvfølgelig valgfrit.

Vi skal ikke fortælle dig, hvad tøj du skal bære eller, hvor meget makeup du skal have på. Men vi kan give dig samme råd, som her i Financial Times: "Just because you’re working from home is no reason to stay in pyjamas".

3. Mute, når andre taler

“Afbryd så vidt muligt ikke den Talende” – Emma Gad, 1918.

Rådet holder stadig. Det får endda en ekstra dimension ved videomøder, da det er svært at swoope elegant ind, hvis man har noget tilføjende eller vil stille et nysgerrigt spørgsmål. Det kan i hvert fald være svært at ‘føle rummet’.

Er du til møde med mere end én person, kan det være en god idé at bruge chatfunktionen til at stille spørgsmål, hvis der er en, der taler. På den måde undgår man at tale ind over hinanden og skabe unødvendig forvirring.

Slutteligt er det altafgørende i større møder og undervisningssituationer, at alle muter deres mikrofoner, når de ikke taler.

For når din bofælle beslutter sig for at lave smoothie, hunden belsutter sig for, den vil ud at gå, eller du tager en slubrende tår af din te lidt for tæt på computeren – så er det rart at vide, at du er den eneste, der bliver forstyrret.

Er der generelt et højt støjniveau hjemme hos dig, så anbefaler Digital Trends at benytte en hvid støj-makine til at drukne lydende. De har endda lavet en liste over de bedste.

4. Vær til stede

Det kan være fristende at multitaske, når mikrofonen er mutet, og baggrunden skiftet. Det fjerde råd er at være opmærksom på netop dette.

Videomødet er alternativet til de endeløse mails, og netop derfor bør du være en opmærksom lytter, når du er til videomøde. Hvis ikke, hvad er så pointen?

Det er sådan set ikke meget anderledes end et normalt møde. Men efter hundredvis af onlinemøder kan man godt glemme lidt, hvordan det er at interagere til et helt almindeligt møde.

Så lad os understrege det: Vær til stede. Hold møde, når I holder møde.

5. Møde eller mail?

God videomødeetikette er også at vide, når man ikke har behov for et videomøde.

Er mødets emne passende til et videomøde, eller bør du skrive en besked eller mail i stedet?

Det kan virke nemmere at holde møder, men de kan være en tidssluger. Det er derfor god stil at være velovervejet, når du indkalder til videomøde.

Til sidst vil vi lige fremhæve et komisk Emma Gad-råd, der efter 100 år stadig bevarer sin relevans – selv i videomøder:

“Når Den, man taler med, er bogstaveligt uafrystelig, kan man ved med små Mellemrum at trykke let på Gaflen momentvis afbryde Strømmen. Man siger så: “Er De der endnu! Hallo! Apparatet er nok i uorden! Nå, ja, vi var jo for Resten færdige. Farvel og på Gensyn”.