De sociale medier har givet talerør til alle. Også til medarbejderen. Nogle blogger, en stor del er på LinkedIn og de fleste er på Facebook. Når den diskursive rolle som privatperson og som medarbejder smelter sammen, er det vigtigt for organisationen, at der er klare retningslinjer: Hvilke oplysninger synes organisationen, det er ok, at medarbejderen omtaler? Og i hvilken grad skal den ansatte fungere som talsmand for organisationen, hvis denne indgår i en online debat, der berører organisationens virke?
Kforum har set på en række organisationers politikker for
sociale medier og sammenfattet en liste med toppunkterne. De
nedenstående punkter er vigtige at forholde sig til, hvad
enten du står foran at skulle udforme en medarbejderpolitik om
sociale medier, eller du selv allerede er godt i gang på
halvfaglige blogs og online communities.

Særligt for medarbejderen
- Takt og tone - Optræd med respekt for andre,
uanset om du kommunikerer i den virkelige, eller den virtuelle
verden. Undgå 'højtråbende' diskussioner og hold
dig til saglige argumenter.
- Ingen kommentarer - kommentér ikke på din
organisations vegne. Medmindre du er officiel talsperson, eller
har indhentet tilladelse til det.
- Organisations logo eller varemærke -
tilhører organisationen. Anvend dem ikke uden ledelsens
tilladelse.
- Kend, og hold dig til organisationens politik -
både når det kommer til kundepolitik og politikken om
de sociale medier. Afslør ikke fortrolige oplysninger,
kundeoplysninger, information om dine kolleger og lignende.
- Vær klog - Skriv om det, du ved noget om. Det
gør, at dit indlæg bliver interessant og brugbart.
- Skriv ikke anonymt - Hvis du udtaler dig om din
organisation eller dens produkter, skal du sørge for at
tilkendegive dig selv, og ikke lægge skjul på din
stilling eller hensigt.
- Vær ærlig - skjulte dagsordner lugter.
- Overvej konsekvenser - forestil dig altid, at det, du
skriver, vil blive læst af dine kolleger og
overordnede.
- Bagtal ikke - konkurrenterne på de sociale
medier. Selv om det måske er din personlige mening, kan det
opfattes som et forretningsmæssigt angreb, og skade
både dit og din organisations omdømme.
- Privat afsender - anvend ikke din e-mailadresse fra
arbejdet i privat øjemed.
- Spilleregler - når du er på online
communities, følg det pågældende sites
regler.
- Respekter ophavsrettigheder - angiv kilder, og link
til dem. Det gør også dit eget materiale mere brugbart
for læseren.
- Off the record - eksisterer ikke på de sociale
medier. Afslør derfor ikke forretningshemmeligheder. Du
ønsker ikke at direktionen kan spore et læk i jeres
nyudviklede strategi tilbage til din profil.
- Ansvarsfraskrivelse - mange ansatte laver en
ansvarsfraskrivelse, eller disclaimer, i begyndelsen af deres
indlæg, der slår fast, om man udtaler sin egen
personlige mening, eller man skriver på vegne af sin
organisation.
- Konsultér kommunikationsafdelingen - kom ikke med
udtalelser, medmindre du får officiel tilladelse fra
kommunikationsafdelingen eller ledelsen, hvis du bliver kontaktet
af pressen.
- Fair play - hvis du har administrator-rolle må du
ikke bruge dine ekstra beføjelser til at censurere andres
mening. Fungerer du som redaktør på en blog, og
forbeholder ret til at redigere i, og slette upassende
indlæg, er det en god ide at begrunde dine handlinger.
- Rapporter til kommunikationsafdelingen - falder man
over en ophedet diskussion af ens egen organisation eller
produkt, kan det være fristende at svare. Igen kan det dog
være en god ide at sende bolden videre til
kommunikationsafdelingen og lade dem tage stilling til videre
handling.
- Ignorer trolde - en 'trold' er en person, som i online
fora har sat sig for at skabe splid og opildne diskussioner med
indlysende provokationer og spammende opførsel. Forsøg
ikke at diskutere med en trold, der er kun et at gøre:
ignorer den.
Særligt for arbejdsgiveren
- Sociale medier i arbejdstiden - sæt klare regler
for ansattes anvendelse af sociale medier i arbejdstiden. Er det
for eksempel ok, at den ansatte sidder på Facebook i
arbejdstiden, eller arbejder på et blogindlæg, hvis det
handler om organisationen?
- Træn medarbejderne - lav en guide eller en
workshop for de ansatte om hvordan, de bedst muligt udnytter de
sociale medier.
- Et klart budskab - det er umuligt for organisationen
at opretholde kontrol med al kommunikation på de sociale
medier, men man kan opfordre de medarbejdere, der aktivt benytter
medierne til at sprede det ønskede budskab.
- Løftet pegefinger eller thumbs up - politikkens
mål er ikke at begrænse ansattes brug af sociale
medier, men skal helst opfattes som en hjælp i forhold til
love, etiske spørgsmål og hvordan man bedst muligt
udnytter medierne. Tonen er vigtig i udformningen.
Særligt for kommunikatøren
- No astroturfing - 'astroturf' er en amerikansk
betegnelse for kunstgræs. Som term henviser det til at skabe
en kunstig græsrodsbevægelse. Altså når en
virksomhed, forklædt som tilsyneladende uvildig
forbrugergruppe, støtter op om en virksomhed eller et
produkt som en forklædt PR/marketing strategi.
- No flogging - Oprettelsen af en 'fake blog' til
promovering af en virksomhed eller et produkt. Det er uetisk og
et hårdt slag i organisationens image, hvis det
opdages.
Punkterne har vi samlet fra forskellige organisationer, der
allerede har en politik for sociale medier. Sitet
SocialMediaGorvernance.com har oprettet en database med 113
organisationers politikker for anvendelse af de sociale medier.
Sitets skaber, Chris Boudreaux, har lavet en rapport, hvori han
giver bud på best practice inden for feltet, samt de
motivationsfaktorer, der ligger bag politikkerne.
Læs rapporten eller se samtlige 113 politikker her

Tonen er vigtig, når en politik for sociale medier skal
formuleres. Politikkens tone kan gøre den restriktiv eller
opfordrende, alt efter forfatterens ønsker og behov.
Tre eksempler på politikker
Der er store forskelle i
formuleringen af politikker. Nogle har et legalt fokus, der skal
holde organisationen ude af problemer. Den slags har som regel en
noget streng tone. Andre politikker fokuserer på at få
medarbejderne i gang på de sociale medier. Valg af tone skal
ske efter en individuel bedømmelse. En meget streng politik
kan virke begrænsende, ligesom alt for løse tøjler
kan være til skade for både organisation og medarbejder.
Uanset valg af tone, er det godt at medtage eksempler til at
støtte op om politikkens punkter.
Den
løftede pegefinger
Chartered Institute of Public
Relations (CIPR): Retningslinjerne er meget uddybende og udformet i
en streng tone, for at understrege seriøsiteten i
hovedbudskabet, som fordrer etisk og lovmæssigt korrekt
opførsel. Samtidig er der, i bedste PR stil, et afsnit, der
handler om de issues, der vil opstå i fremtiden, når PR
møder sociale medier. Se CIPRs politik her
Den
opfordrende
Bread for the World:
Retningslinjerne opfordrer i høj grad medlemmer til at benytte
sociale medier til at sprede Breads budskab. Tonen er venlig og
inkluderende, der bruges for eksempel ikke formuleringer som 'du
må ikke', men hellere 'vi vil ikke'. Se politikken
her
Det gode
eksempel
Razorfish: En velformuleret,
uddybende politik. Den opfordrer i høj grad
organisationsmedlemmerne til at anvende de sociale medier og til at
kommunikere om deres arbejde for Razorfish. Ydermere er der en fin
vejledning i de mest populære kommunikationsformer på de
sociale medier, som de ansatte kan konsultere, samt eksempler
på situationer, hvor retningslinjerne gælder og ikke
gælder. Se politikken
her