Kforum har set på en række organisationers politikker for sociale medier og sammenfattet en liste med toppunkterne. De nedenstående punkter er vigtige at forholde sig til, hvad enten du står foran at skulle udforme en medarbejderpolitik om sociale medier, eller du selv allerede er godt i gang på halvfaglige blogs og online communities.

Særligt for medarbejderen

• Takt og tone - Optræd med respekt for andre, uanset om du kommunikerer i den virkelige, eller den virtuelle verden. Undgå 'højtråbende' diskussioner og hold dig til saglige argumenter.
• Ingen kommentarer - kommentér ikke på din organisations vegne. Medmindre du er officiel talsperson, eller har indhentet tilladelse til det.
• Organisations logo eller varemærke - tilhører organisationen. Anvend dem ikke uden ledelsens tilladelse.
• Kend, og hold dig til organisationens politik - både når det kommer til kundepolitik og politikken om de sociale medier. Afslør ikke fortrolige oplysninger, kundeoplysninger, information om dine kolleger og lignende.
• Vær klog - Skriv om det, du ved noget om. Det gør, at dit indlæg bliver interessant og brugbart.

• Skriv ikke anonymt - Hvis du udtaler dig om din organisation eller dens produkter, skal du sørge for at tilkendegive dig selv, og ikke lægge skjul på din stilling eller hensigt.
• Vær ærlig - skjulte dagsordner lugter.
• Overvej konsekvenser - forestil dig altid, at det, du skriver, vil blive læst af dine kolleger og overordnede.
• Bagtal ikke - konkurrenterne på de sociale medier. Selv om det måske er din personlige mening, kan det opfattes som et forretningsmæssigt angreb, og skade både dit og din organisations omdømme.
• Privat afsender - anvend ikke din e-mailadresse fra arbejdet i privat øjemed.
• Spilleregler - når du er på online communities, følg det pågældende sites regler.
• Respekter ophavsrettigheder - angiv kilder, og link til dem. Det gør også dit eget materiale mere brugbart for læseren.
• Off the record - eksisterer ikke på de sociale medier. Afslør derfor ikke forretningshemmeligheder. Du ønsker ikke at direktionen kan spore et læk i jeres nyudviklede strategi tilbage til din profil.
• Ansvarsfraskrivelse - mange ansatte laver en ansvarsfraskrivelse, eller disclaimer, i begyndelsen af deres indlæg, der slår fast, om man udtaler sin egen personlige mening, eller man skriver på vegne af sin organisation.
• Konsultér kommunikationsafdelingen - kom ikke med udtalelser, medmindre du får officiel tilladelse fra kommunikationsafdelingen eller ledelsen, hvis du bliver kontaktet af pressen.
• Fair play - hvis du har administrator-rolle må du ikke bruge dine ekstra beføjelser til at censurere andres mening. Fungerer du som redaktør på en blog, og forbeholder ret til at redigere i, og slette upassende indlæg, er det en god ide at begrunde dine handlinger.
• Rapporter til kommunikationsafdelingen - falder man over en ophedet diskussion af ens egen organisation eller produkt, kan det være fristende at svare. Igen kan det dog være en god ide at sende bolden videre til kommunikationsafdelingen og lade dem tage stilling til videre handling.
• Ignorer trolde - en 'trold' er en person, som i online fora har sat sig for at skabe splid og opildne diskussioner med indlysende provokationer og spammende opførsel. Forsøg ikke at diskutere med en trold, der er kun et at gøre: ignorer den.

Særligt for arbejdsgiveren

• Sociale medier i arbejdstiden - sæt klare regler for ansattes anvendelse af sociale medier i arbejdstiden. Er det for eksempel ok, at den ansatte sidder på Facebook i arbejdstiden, eller arbejder på et blogindlæg, hvis det handler om organisationen?
• Træn medarbejderne - lav en guide eller en workshop for de ansatte om hvordan, de bedst muligt udnytter de sociale medier.
• Et klart budskab - det er umuligt for organisationen at opretholde kontrol med al kommunikation på de sociale medier, men man kan opfordre de medarbejdere, der aktivt benytter medierne til at sprede det ønskede budskab.
• Løftet pegefinger eller thumbs up - politikkens mål er ikke at begrænse ansattes brug af sociale medier, men skal helst opfattes som en hjælp i forhold til love, etiske spørgsmål og hvordan man bedst muligt udnytter medierne. Tonen er vigtig i udformningen.

• No astroturfing - 'astroturf' er en amerikansk betegnelse for kunstgræs. Som term henviser det til at skabe en kunstig græsrodsbevægelse. Altså når en virksomhed, forklædt som tilsyneladende uvildig forbrugergruppe, støtter op om en virksomhed eller et produkt som en forklædt PR/marketing strategi.
• No flogging - Oprettelsen af en 'fake blog' til promovering af en virksomhed eller et produkt. Det er uetisk og et hårdt slag i organisationens image, hvis det opdages.

Punkterne har vi samlet fra forskellige organisationer, der allerede har en politik for sociale medier. Sitet SocialMediaGorvernance.com har oprettet en database med 113 organisationers politikker for anvendelse af de sociale medier. Sitets skaber, Chris Boudreaux, har lavet en rapport, hvori han giver bud på best practice inden for feltet, samt de motivationsfaktorer, der ligger bag politikkerne.
Læs rapporten eller se samtlige 113 politikker her

Tre eksempler på politikker

Der er store forskelle i formuleringen af politikker. Nogle har et legalt fokus, der skal holde organisationen ude af problemer. Den slags har som regel en noget streng tone. Andre politikker fokuserer på at få medarbejderne i gang på de sociale medier. Valg af tone skal ske efter en individuel bedømmelse. En meget streng politik kan virke begrænsende, ligesom alt for løse tøjler kan være til skade for både organisation og medarbejder. Uanset valg af tone, er det godt at medtage eksempler til at støtte op om politikkens punkter.

Chartered Institute of Public Relations (CIPR): Retningslinjerne er meget uddybende og udformet i en streng tone, for at understrege seriøsiteten i hovedbudskabet, som fordrer etisk og lovmæssigt korrekt opførsel. Samtidig er der, i bedste PR stil, et afsnit, der handler om de issues, der vil opstå i fremtiden, når PR møder sociale medier. Se CIPRs politik her

Bread for the World: Retningslinjerne opfordrer i høj grad medlemmer til at benytte sociale medier til at sprede Breads budskab. Tonen er venlig og inkluderende, der bruges for eksempel ikke formuleringer som 'du må ikke', men hellere 'vi vil ikke'. Se politikken her

Razorfish: En velformuleret, uddybende politik. Den opfordrer i høj grad organisationsmedlemmerne til at anvende de sociale medier og til at kommunikere om deres arbejde for Razorfish. Ydermere er der en fin vejledning i de mest populære kommunikationsformer på de sociale medier, som de ansatte kan konsultere, samt eksempler på situationer, hvor retningslinjerne gælder og ikke gælder. Se politikken her