Sådan bruger du ikke PowerPoint

Problemet er, at selv de fleste kommunikationsfolk anvender præsentationsprogrammer på en måde, der ikke er velegnet til kommunikation. I stedet for at tage udgangspunkt i den måde, som hjernen opfatter og lærer på, så tager vi udgangspunkt i den måde, som PowerPoint er indrettet på. Og det er den direkte årsag til, at en lang PowerPoint-præsentation ofte er den hurtigste vej til et powernap i arbejdstiden.

Mange kommunikationsfolk begår klassiske fejl, når de laver PowerPoint-præsentationer

Men hjælpen er nær. For hvis man blot kan undgå nedenstående klassiske fejl, er man allerede kommet et godt stykke tættere på at lave præsentationer, der effektivt kommunikerer til målgruppen:

1. Punktopbygget tekst

Øger det informationsværdien, hvis man sætter en stor, sort prik foran sætningen? Sandheden er, at vi ofte bruger prikker, fordi de er der. Fordi programmet automatisk laver dem. De rummer ikke nogen særlig informationsværdi i sig selv. Den eneste tænkelige funktion er, at de indikerer, at her starter en ny sætning. Det har vi godt nok kunnet finde ud af før PowerPoints opfindelse af sorte prikker i 1987.

Men i dag har prik-kulturen spredt sig til andre programmer i en sådan grad, at nogle folk kun skriver i lister med prikker foran hver sætning. Det er ikke bevidst. De gavner ikke noget. Vi bruger dem bare.

Samme slide med og uden punktopbygget tekst. Undgå punktopbygget tekst, med mindre at prikkerne tjener et formål

2. Lister

Vi bruger lister på rigtig mange af de sider, der produceres i PowerPoint. Listerne indeholder en række budskaber og er egentlig skabt som en huskeliste eller en disposition for den person, der skal holde præsentationen. For publikum ville det være mere effektiv kommunikation, hvis der kun var et budskab på hver side. Gerne understøttet af et billede eller en illustration.

Men vi bilder os selv ind, at vi kommer hurtigere igennem ti budskaber på en slide end ti budskaber på ti slides, selvom det jo ikke giver mening. Præsentationen tager den tid, som man bruger på at tale. Det at trykke en ny slide frem tager ingen tid.

3. Logoer

Af en eller anden grund optræder der et logo på hver eneste side i en præsentation. Det er i grunden mærkværdigt. Det er de færreste dokumenter, der er indrettet på denne måde. Og man kan vel mene, at man har et grundlæggende problem, hvis publikum har brug for at blive mindet om, hvor taleren kommer fra, på hver eneste slide.

Naturligvis skal afsenderen være tydelig på første slide – som på forsiden af en publikation – men her stopper festen også. Desværre nøjes man sjældent med et logo på hvert slide. Ofte smider vi sidetal, dato, copyright og andet godt ind. Det eneste, som alle disse unødvendige oplysninger bidrager med, er at tage opmærksomheden væk fra det budskab, som præsentationen gerne skulle kommunikere.

4. Tekstmængder

Alle ved i bund og grund godt, at teksttunge slides er dræbende for opmærksomheden. Alligevel bliver de produceret i tusindvis hver dag. Også af kommunikationsansatte. I sin mest dræbende version fungerer teksten som manuskript for afsenderen, der derfor står og læser teksten op fra præsentationen.

Den måde at kommunikere på konflikter rigtigt meget med den måde, som vores hjerne håndterer information på. Det ville være langt bedre med et kort budskab understøttet af et billede. Og så kan man flytte al teksten ned i noterne, så man kan læse dem op, uden at de skal stå på den slide, som publikum kigger på.

Drop at læse direkte op fra din PowerPoint. Det kan slå selv en død mand ihjel

5. For lille tekst

Der er en tendens til, at teksten bliver for lille til, at man kan læse den fra bagerste række i mødelokalet. Det skyldes den naturlige udfordring, at teksten jo er nem at læse, når man læser den fra skærmen, mens man laver præsentationen. Og igen glemmer vi så målgruppen, der sidder noget længere væk.

En anden forklaring er, at fejlene med for meget tekst eller for lange lister på hver slide gør det nødvendigt at sætte størrelsen på teksten ned. Dropper man de store tekstmængder eller de lange lister og nøjes med et budskab på hver side, er det intet problem at overholde den simple grundregel, at teksten i en præsentation altid bør være mindst i punkt 18.

6. For mange formål

Når en slide er fyldt med tekst eller af alt for meget information på en gang, er forklaringen ofte, at den ikke kun skal fungere som en præsentation, men at den også skal kunne virke som en selvstændig publikation, andre kan læse og forstå uden at overvære selve præsentationen. Det er pudsigt, at især kommunikations- og managementkonsulenter går på kompromis med formål og målgrupper, når det handler om PowerPoint.

For det første tager det ikke længere tid at lave et dokument i et dertil indrettet tekstbehandlingsprogram for derefter at lave nogle slides baseret på overskrifterne (budskaberne) fra dokumentet. For det andet svarer det til at stikke et par støvler til en mand, der mangler bukser. Det er nemlig det forkerte medie i forhold til formålet og målgruppen.

Som en myresværm, der vælter rundt i et uoverskueligt kaos. Måske skulle man bare have holdt sig til den oprindelige rapport?

7. SmartArt

PowerPoint indeholder en funktion, der gør det nemt at lave illustrative figurer. Problemet er imidlertid, at funktionen er ufleksibel, og resultatet bliver ofte klodset. I stedet for at anvende de standarder, som alle andre bruger, burde man lave sine figurer og illustrationer selv med de enkle tegnefunktioner, der er i præsentationsprogrammerne. Der er nemlig en tendens til, at man med SmartArt tilpasser indholdet til funktionens figurer frem for at lave en figur, der tager udgangspunkt i indholdet.

Eksempel på SmartArt-illustration. Alt for ofte er SmartArt hverken smart eller art

8. Standardgrafer

Grafer og diagrammer er absolut den bedste måde at vise tal på i en præsentation. Problemet er dog, at alt for mange også her falder i fælden og anvender standarddiagrammerne til at illustrere data. Det skaber flere problemer. For det første anvender man alt for ofte søjlediagrammer til det hele. Også selvom data kalder på andre typer af diagrammer.

For det andet lever standardgraferne ikke op til den relativt simple regel, der gælder for diagrammer, nemlig at alt, der ikke har baggrundsfarven, helst skal repræsentere data på den ene eller anden måde. Standardgraferne er fyldt med gitterlinjer og forklaringsbokse, der ofte er helt unødvendige. Det er især ærgerligt, fordi det er relativt simpelt at ændre sine diagrammer og lave egne standarder.

9. Overload

Et af de klassiske problemer er, at man vil for meget på den enkelte slide. Det giver for meget tekst og for lange lister. Men det giver ofte også flere grafer og billeder sammen med meget tekst på hver side. Og det skaber en fuldstændig umulig kommunikationssituation. Hvor skal man kigge hen? Hvad er budskabet? Og hvad drager øjnene? Problemerne tårner sig op. Et eksempel på informationsoverload fremgår af nedenstående eksempel, der er hentet fra Danske Banks hjemmeside.

Eksempel på professionel investor relations-præsentation, der indeholder de fleste af de klassiske fejl: logo på hver side, bullits, lister, for meget indhold og for lille tekst. Til gengæld anvender Danske Bank ikke standardgrafer, og det skal de have ros for

10. Forkert formål

Når jeg på mine kurser – eller over for kunder og kollegaer – tager fat i problemet med præsentationer, der vil alt for meget på hver side, er forklaringen prompte, at præsentationen også skal fungere som en selvstændig publikation. Jeg er dog ikke overbevist om, at man sparer meget tid ved at samle en præsentation og en publikation i samme dokument.

Og jeg er slet ikke overbevist om, at PowerPoint i givet fald er det oplagte program til at løse denne opgave. Præsentationsprogrammerne er faktisk ikke særlig gode til sideopsætning. PowerPoint er for eksempel ikke det bedste program til at vise billeder eller grafik. Her er et dtp-program som InDesign klart at foretrække. Og er tekstmængderne store, er det oplagt at anvende et tekstbehandlingsprogram, der er langt bedre til at håndtere tekst. PowerPoint har eksempelvis ikke orddeling indbygget. Og det er bygget til at fragmentere teksten i dispositioner og lister.

Dit nye liv med dine præsentationer

Du når rigtig langt med dine præsentationer, hvis du har de ti punkter i baghovedet, når du næste gang sidder foran PowerPoint. Samtidig risikerer du at skulle slås for denne måde at arbejde med præsentationer på. For den overholder måske ikke jeres skabeloner, grafiske identitet eller andre designregler, og derfor risikerer du, at IT- eller kommunikationsafdelingen kommer efter dig.

Jeg håber meget, at du vil tage slagsmålet. Du skal gøre det, fordi du har både kommunikations- og hjerneforskningen i ryggen. Og du skal gøre det af hensyn til tilhørerne, der næste gang skal lægge ører og øjne til din præsentation.