Optimering af organisationskommunikation - er sprogguider vejen frem?
Sprogguide eller sprogforvirring

Skrevet af
Mange både offentlige og private organisationer har en sprogpolitik eller en konkret sprogguide som led i deres kommunikationsstrategi. I undersøgelsen ”Hvor skriver vi hen? – en undersøgelse af fem sprogguider til organisationskommunikation” er netop sprogguiderne under luppen, og hvis man er en smule lingvistisk interesseret er sådan en sprogguide bestemt ikke kedelig læsning. Den korte konklusion på undersøgelsen er, at guiderne, ud fra et funktionelt sprogsyn, er af tvivlsom kvalitet, og at guiderne alene ikke kan forventes at igangsætte en læreproces, der vil ændre sprogbrugen i en organisation.
Men hvad er en sprogguide?
En sprogguide er en normativ tekst fra en virksomheds ledelse til medarbejderne om, hvordan medarbejderne skal formulere sig i kommunikationen til forskellige interessenter. Guiderne omfatter ofte både et mere overordnet kommunikationsstrategisk plan og det helt nærsproglige plan, hvor der er fokus på delelementerne i sproget såsom specifikke grammatiske former og ordvalg. Men derudover er der stor forskel på, hvordan denne forholdsvis nye genre forvaltes både indholdsmæssigt og i endnu højere grad, hvordan den formidles.
 
Sprogguiderne indgår i en forholdsvis kompliceret kommunikationssituation, der inkluderer minimum to sæt af afsendere og modtagere: sprogguideforfatteren og medarbejderne og medarbejderne og interessenterne. Denne situation besværliggør naturligvis formidlingsopgaven for sprogguideforfatteren, som dels skal have den fornødne faglige viden om sprog og kommunikation, men også indgående indblik i de forskellige kontekster, sprogguiden skal fungere i. Derudover skal hun have omfattende kendskab til de medarbejdere, der skal anvende sprogguiden, så alt i alt er det en omstændelig og udfordrende opgave, som kræver høj faglighed, refleksion og en god mængde
empati.  
 
Guidernes sprogfaglige kvalitet
Der er en tydelig tendens til, at den sprogfaglige kvalitet i sprogguiderne ikke er i overensstemmelse med et ”state of the art” sprogsyn – nemlig det funktionelle sprogsyn. Ofte er sprogsynet mekanisk og levner ikke plads til kontekstens betydning for budskabet og sprogbrugen. Fx lever rådet om at undgå passivformer stadig i bedste velgående, ligesom den velkendte opfordring om at udelade verbalsubstantiver (sætningsord) også er et gennemgående træk, og selvom disse råd til tider kan have deres berettigelse, så er det ofte ikke muligt i praksis helt at undgå disse, hvis sproget skal være naturligt. I flere situationer vil det desuden ikke være problematisk for modtageren at forstå en passivform, såfremt den er meningsfuld i kommunikationens kontekst. I praksis bliver det derfor meget vanskeligt og til tider umuligt at overholde sprogguidens råd, og sprogguiden bliver dermed et meningsløst projekt. 
 
Man kan spørge sig selv, hvorfor et begreb som relevans har så lille en rolle i sprogguiderne, som det har. Der er et overvældende fokus på at bruge let forståeligt sprog, som i øvrigt kun er fastsat ud fra en generel forestilling om, hvad forståeligt sprog er (fx ingen passiver), for der findes ikke en oversigt over, hvad forståeligt sprog er – det er kun modtageren, der kan afgøre det. Desuden er der et næsten overdrevet fokus på korrekthed, og selvom både forståelighed og korrekthed er højst relevante for kommunikationen, sikrer det ikke en vellykket kommunikation. For hvad hjælper det at skrive forståeligt og korrekt til en modtager, hvis budskabet er irrelevant og derfor ender i
papirkurven, allerede inden sidste linje er læst? En anden fremtrædende mangel er rådgivning om høflighed som en pragmatisk strategi, der kan hjælpe medarbejderen til at skrive på en passende måde til modtageren i den givne kontekst. Anvendelsen af høflighed har stor betydning for kommunikationens vellykkethed og er noget, vi langt hen ad vejen kan bruge vores intuition til, såfremt vi er bevidste om det og anvender vores empatiske evner.  
 
Ny sprogbrug eller lodret arkivering?
Når man ser på sprogguiderne som formidlingstekster, er forskellen på guiderne iøjnefaldende. Der er vældig stor forskel på, hvordan indholdet bliver formidlet, både i forhold til den faglige sværhedsgrad, men også hvordan guiderne tiltaler deres modtagere – medarbejderne. Der er eksempler på såvel en tankpasserpædagogisk tilgang med korte, ubegrundede instrukser om, hvordan sproget skal være – en tilgang der efterhånden i teorien er aflivet som ”læring”, men som i praksis stadig lever i bedste velgående. Andre guider vælger en argumenterende og begrundet stil, der søger at delagtiggøre medarbejderne og gøre rådgivningen relevant for medarbejdernes daglige
kommunikationsarbejde. Den helt store udfordring her er dog, at det er vanskeligt at lave en guide, alle medarbejderne vil opfatte som vedkommende, eftersom deres forudsætninger og kontekster ofte er vidt forskellige. I den ideelle verden skulle der være en guide til hver medarbejder, men sådan er virkeligheden jo ikke, og derfor skrives der til en bestemt type modtager. Risikoen ved dette er, at en del medarbejdere simpelthen ikke opfatter guiderne som henvendt til dem, og derfor arkiveres guiderne lodret i stedet for at få en reel betydning for kommunikations udformning.  
 
Den udfordrende forfattersituation
Det er ingen nem opgave at være forfatter til en sprogguide – særlig hvis det er en ekstern forfatter, som ikke selv har kendskab til hverken medarbejderens forudsætninger og arbejdspraksis eller de kontekster, kommunikationen foregår i. Ud over det måske manglende kendskab til medarbejderne, deres målgruppe og kontekst, er der mange andre rammer for sprogguiderne, der har indflydelse på guidens udformning. Det kan være faglige traditioner, økonomiske og politiske forhold for udarbejdelsen af sprogguiden, som forfatteren skal navigere i, og som bidrager til kompleksiteten i forfatterens situation.  
 
Kan guiderne løfte opgaven?
Når opgaven er at ændre en organisations sprogbrug er svaret: Nej! De kan ikke løfte opgaven med optimering af kommunikationen alene, men skal følges op af andre initiativer, der bakker op den store praksisændring, det er at ændre på organisationens sprog. Trods de mange faldgrupper og ufordringer der er i arbejdet med sprogguiderne, er der ingen tvivl om, at de kommet for at blive, og det er da tillokkende at få lavet en sprogguide, som instruerer i den ønskede sprogbrug, og dernæst overlade resten af læringsprocessen til medarbejderne selv. Men det kommer ikke til at batte noget i kommunikationen! Guiderne har naturligvis også mange andre funktioner, der ikke nødvendigvis har sprogvidenskabelig korrekthed som første prioritet, hvis det overhovedet er en prioritet. Strategier om branding, ledelsesstil, værdipolitik og andre hensyn spiller naturligvis også ind. Ændringer i sprogbrug er således ikke blot et spørgsmål om at viderebringe den korrekte information om, hvilken sprogbrug, der foretrækkes. Det er i lige så høj grad en formidlingsmæssig og kulturel opgave, der fordrer en grundlæggende bevidsthed om sprogets funktion og betydning, ligesom det er nødvendigt med en kontinuerlig udvikling af medarbejdernes sproglige kompetence i den konkrete arbejdspraksis.
 

Giv din stemme

5 stemmer
4,4/5

Kommentarer

Få nyhedsbrev

36 JOB

Pressechef

Se alle job Indryk job

Job

Erfaren kommunikationsdirektør

Frist: 19. februar

Public affairs-profiler

Frist: 21. februar kl. 9.00

Student Assistant

Frist: 1. marts
Se alle job Indryk job

Få nyhedsbrev

Få nyhedsbrev

Alt hvad du behøver at vide om kommunikation i din indbakke.

Ud over nyhedsbrevet får du max to andre faglige e-mails om ugen.

Vi bruger cookies for at give dig en bedre brugeroplevelse.