Pressemøde for dummies

Skrevet af

Anni Hornbak Sperling

10 artikler

0 indlæg

Der er andre ting end selve historien, der skal være på plads, når man indkalder til pressemøde. For hvornår skal invitationerne sendes ud? Hvilken form skal pressemødet have? Der skal laves navneskilte, og der skal serveres forfriskninger. Kforum har samlet alle de gode tips og tricks i en pressemødet-for-dummies huskeliste.

Der er mange ting, der skal på plads, for at pressemødet lykkes. Derfor har vi lavet en huskeliste, man kan bruge, når man skal afholde pressemøde. Erfarne pressefolk vil nok trække lidt på smilebåndet ad dette initiativ. For har man først prøvet det et par gange, er det naturligvis common sense. Den lidt mindre rutinerede kan forhåbentlig få et par gode råd til håndteringen af pressemødet. Vi har medtaget alt. Også de helt lavpraktiske ting som vand til paneldeltagerne og journalisterne. For ja, vi har hørt om journalister, der har siddet i et 2 timer langt møde uden pauser og uden vådt eller tørt. Er der noget, vi har glemt, er du mere end velkommen til at tilføje det på listen til slut, så den bliver endnu bedre. Listen bygger på vores egne erfaringer, og så har økonomisk redaktør på Børsen, Thomas Bernt Henriksen, og Jeppe Kjær Veddinge, partner og seniorrådgiver i Geelmuyden.Kiese, suppleret med deres input til en tjekliste.

 

Pressemødet – også et relationsværktøj

Et pressemøde kan under de rigtige omstændigheder være en gevinst både for virksomheden og for journalisterne. Og kan din historie bære et pressemøde, er det en oplagt mulighed for en presseansvarlig til at få talt med journalister og medier. Mens også journalister kan drage nytte af at få talt med deres kilder. Og naturligvis er journalister meget forskellige og søger ofte at få et forskelligt udbytte af pressekonferencen. Nogle kan godt lide at komme lidt ud en gang imellem, mens andre sjældent prioriterer et pressemøde. De journalister, vi har talt med, kan personligt godt lide pressemødets form.

 

”Pressemødet muliggør en anden form for dialog, og jeg har mulighed for at afsøge pointer og vinkler, som materialet alene ikke giver mulighed for. Og så kan det være godt at få sat ansigt på mine kilder”, fortæller Thomas Bernt Henriksen, økonomisk redaktør på Børsen. Han understreger dog vigtigheden af, at nyheden er til stede og pressemødet derfor har en berettigelse gennem dette.

 

Spørger man PR-manden Jeppe Kjær Veddinge, partner og seniorrådgiver i Geelmuyden.Kiese, understreger han også relevanskriteriet.

 

”Der skal under alle omstændigheder være en tilføjet værdi i forhold til fx blot at rundsende en pressemeddelelse. Og nyheden eller begivenheden skal kunne bære et pressemøde med bred appel. Ellers er en times tid alene med en udvalgt journalist langt at foretrække”, siger Jeppe Kjær Veddinge.

 

Bagsiden af pressemødet er naturligvis, at nyheden bliver fælles. Enhver journalist vil gerne have historien solo. Så det er en vigtig afvejning fra virksomhedens eller organisationens side. Hvad får vi mest ud af? At give historien fælles på et pressemøde eller at give den solo? Hvis alle får det samme på pressemødet, kan det betyde, at ingen skriver om det. På den anden side kan solo-salget af historier betyde, at historien kun kommer til at leve i en avis en gang. Hvor pressemødet, hvis det lykkes, kan betyde, at mange medier tager historien op samtidig. Hvad der giver mulighed for en massiv mediedækning. En mulighed, som solo-salget udelukker, medmindre det er en ufattelig dårlig eller god historie. At gå solo eller public har derfor både styrker og svagheder afhængig af ens historie og strategi.

 

Mindmap i punktform

I de seneste år er pressemødet blevet mere og mere sjældent. Hvad der hænger sammen med, at har man som virksomhed eller kommunikationsafdeling blot en gang måttet aflyse et pressemøde på grund af mandefald, er man mere forsigtig næste gang. Det er jo ikke alle nyheder, som skal og kan lanceres på et propfyldt pressemøde. I virkeligheden er det kun politikere eller sportsfolk, der uden videre kan holde pressemøder, hvor journalisterne kommer stormende. Andre skal være mere påpasselige. Undtagelsen er naturligvis den type virksomhed eller organisation, der nøje følges af eksempelvis finansjournalister. Her er der altid et trofast publikum. Men når det er sagt, så oplever de fleste kommunikationsmedarbejdere at skulle afholde et pressemøde på et eller andet tidspunkt. Og netop fordi det ikke sker så tit, kan man med fordel bruge denne tjekliste.

 

Her ses tjeklisten som figur. 

 

 

Hvad er historien/budskabet?

  • Inden du beslutter, hvordan du bedst muligt fortæller din historie, er det vigtigt at gøre dig klart, hvad hovedbudskabet egentlig er. Du kan nemlig sagtens risikere, at de forskellige interessenter internt i virksomheden har hver sin opfattelse af, hvad det bør være. Derfor er det vigtigt at få afdækket, hvad det er for et hovedbudskab, I gerne vil kommunikere på pressemødet. Så er fundamentet på plads, og derfra kan man så foretage den næste beslutning. Nemlig hvordan I kommunikerer det bedst muligt og ad hvilken kanal. Og husk: Det er ikke, hvad I synes, er mest interessant, men hvad modtageren synes, er mest interessant. Det vil i første omgang sige journalisterne, og her er kravet, at budskabet lever op til de klassiske nyhedskriterier.

Skal der afholdes pressemøde?

  • Det første vigtige spørgsmål er, om der overhovedet skal være pressemøde. Det skal der nemlig langtfra altid. Og kun hvis historien kan bære det. Så en af de største udfordringer er at kunne sige nej, selvom salgschefen synes, at hans nye produkt mindst må kunne bære en tætpakket foredragssal, eller direktøren bare skal ud med sin vision. Men den udfordring kender du sikkert allerede til. Det er altså vigtigt at gøre sig klart, om pressemødet er den rigtige kanal, eller om det kan klares med en pressemeddelelse eller i en telefonsamtale. I 90 % af tilfældene kan det. Det kan også være, at historien skal gives som solohistorie til en særlig vigtig journalist. Under alle omstændigheder skal historien være god, lige meget om du sælger solo eller holder et pressemøde. Og du skal have noget ganske særligt at fortælle eller at vise frem, som er interessant eller komplekst nok til, at folk gider komme. Der skal med andre ord være en tilføjet værdi, som kun pressemødet kan indløse. Noget ekstra eller en større sammenhæng, som berettiger et pressemøde. Hvis der ikke er det, så drop tanken om et pressemøde. Det er nemlig meget tidskrævende for de i forvejen travle journalister.
  • Dobbelttjek derfor altid lige, om budskabet/historien opfylder mindst et af journalisternes nyhedskriterier: sensation, identifikation, konflikt, aktualitet og væsentlighed.

Type/genre

  • Det er begivenheden/nyheden, der ”bestemmer”, hvilken type pressemøde vi taler om. For hver af følgende type begivenheder skal pressemødet tilrettelægges forskelligt og give svar på helt bestemte spørgsmål:
    • Ændring/opgradering/ny version/størrelse etc. på eksisterende produkt eller produktlinje (husk nyhedskriterierne)
    • Nyt produkt eller produktlinje (aldrig set før)
    • Nyt produkt i en eksisterende produktlinje (skal man kunne prøve det?)
    • Revolutionerende innovation (hvordan hyper du det?)
    • Ansættelse af ny nøglemedarbejder (hvor skal han/hun sidde, i midten eller ved siden af ledelsen?)
    • Ansættelse af ny højtplaceret nøglemedarbejder (hvor skal han/hun sidde, i midten eller ved siden af ledelsen?)
    • Ny kampagne eller branding-initiativ (hav eksempler med og vis de kampagnedele, der passer til de medier, der kommer, ex. video til tv, fotos til aviser)
    • Ombygning af en eksisterende facilitet (tegninger og pressemøde on location)
    • Planer om at afskedige eller outsource (husk afdæmpet og respektfuld stemning)
    • Planer om at fusionere/opkøbe/joint ventures/salg af datterselskaber etc. (husk grafisk profil af de to brands samt ligevægt imellem de fusionerende parter).
    • Nedlægge et produkt (vis ikke produktet; det bringer blot dårlige minder og forvirrer i forhold til andre og kommende produkter).
    • Hæder/ære/pris modtaget af virksomheden/medarbejderen/divisionen etc. (husk champagne)
    • Nyt ordre- eller distributionssystem (husk præsentation og tegninger)
    • Fejring af milestone/fødselsdag (gør det festligt, men ikke kvalmende selvcentreret)
    • Velgørenhed etc.
    • Udnævnelse af ny talsperson, direktør, bestyrelsesformand (få ham/hende på banen tidligt på pressemødet, så vedkommende træder ind i rollen og viser sin kommunikative styrke)
    • Informationsmøde i forbindelse med faste prognoser etc. (pas på, det ikke bliver for kedeligt)
    • Opkøb, fusion, fyring osv.
    • Etc.
  • Er det en god eller en dårlig nyhed, der skal kommunikeres? Har pressemødet et element af krise indbygget? Et pressemøde bør ikke undgås, bare fordi historien er ”negativ” for virksomheden. Faktisk kan man imødegå den usande historie ved selv at fremlægge fakta. Pressemødet kan desuden fremover i en krise give en god forklaring på, at man ikke udtaler sig mere. Ud fra devisen: ”Vi har afholdt et pressemøde, hvor… derfor har vi ikke yderligere kommentarer”. Hvis man bruger pressemødet på den måde, er det bare så meget desto vigtigere, at der på mødet dels er højtplacerede ledere, dels at der tages hånd om aktiviteter/handlingsplaner for at reducere eller afbøde ”skaden” og dels er en, som kan stå ved et ansvar eller sige undskyld. Hvis du står i krise, kan det være en god ide, at der er en tredjepart med, som kan berolige og legitimere virksomheden. Det kan fx være politiet, sundhedsstyrelsen eller nogle ngo organisationer.
  • Overvej, om der er tradition for pressemøde ved denne type begivenhed/nyhed, fx i forbindelse med offentliggørelse af årsregnskab? Visse typer virksomheder har en tradition for at afholde faste pressemøder, når bestemte begivenheder indtræffer. Her betyder det knap så meget, at begivenheden sættes ind i en større sammenhæng. Journalisterne ved, hvad de kan forvente, og prioriterer derefter. Det giver også dig en helt, helt klar drejebog at følge.
  • Er det en reel nyhed, der er interessant nok i sin rå form, eller har pressemødet karakter af event i forbindelse med fx kampagnestart, og bliver pressemødet dermed konstrueret til formålet og begivenheden/nyheden sat ind i en større sammenhæng? Hvis begivenheden/nyheden er god nok, behøver man ikke skrue så meget på forskellige parametre som fx stedet, som hvis begivenheden/nyheden er knap så revolutionerende, for så er stedet, hvor det holdes, også noget, der giver historien/budskabet lidt mere luft under vingerne. Ikke desto mindre bør man kun afholde pressemøde, hvis historien er god. Men naturligvis kan historien opgraderes og gøres god, hvis den sættes ind i større eller rette sammenhæng. Det kan fx være, at man inviterer en ekstern profil til at tale om/dokumentere nyheden. Eller hvis man afholder pressemødet på et mere spektakulært sted og fx giver mulighed for at afprøve den gadge, man har præsenteret. Gode fotomuligheder kan også gøre begivenheden og budskabet bedre, fx er første spadestik mere interessant at dække rent journalistisk end en tegning med det nye byggeri. Hemmeligheden, som i alt andet pressearbejde, er at gøre det så bekvemt som muligt for journalisten. Jo mere det hele er klart, billederne er vedlagt plus baggrundsmaterialet, jo gladere bliver dine gæster.

Eksempler på pressemøder som events:

 

SUNs pressekonference I Second life:

 

 

Apples pressekonference hvor Steve Jobs siger de berømte ord “ and one last thing”:

 

 

…og selvfølgelig vores allesammens Team Easy On, der går til bekendelse:

 

 

Se flere pressekonferencer på You Tube

 

Form

Man skelner normalt mellem forskellige former for pressemøder.

    • Pressebriefing; mere informativ og formel karakter
    • Presseevent; hvor det formelle afløses af noget mere uformelt; der må godt ske lidt andet; fx afprøvning af en gadget eller balloner.
    • Rundbordsamtale; mere intim og uformel form for møde, hvor færre journalister deltager
    • One2one; hvor journalisten efter pressemødet kan få et interview med fx Mærsks nye direktør en-til-en.
  • Husk, at journalisterne er på arbejde, når de kommer til pressemøde. Så skal der foregå noget mere uformelt og socialt, skal der være efter det mere formelle, så der er mulighed for at gå. Skal der serveres andet end en sandwich, fx en decideret frokost, så lad det foregå efter mødet.

Hvem skal inviteres?

  • Identificer dine interessenter. Hvilke journalister kunne tænkes at skrive historien og hvorfor? Invitationen til pressemødet kan med fordel sendes direkte til relevante journalister eller til redaktionen. Men husk, at der skal være god grund til at være selektiv. Det er tit bedre at sende lidt bredt ud, og så kan journalisterne selv prioritere pressemødet fra. Men så er de orienteret om, hvad der foregår.

Dato

  • Hvornår skal pressemødet finde sted? Alle redaktioner har deadlines, som der skal tages hensyn til. Formiddagen er næsten altid bedre end eftermiddagen. Fredag eftermiddag og weekender skal undgås.
  • Afstem mødedatoen med andre vigtige begivenheder. Selv om de journalister, du har tænkt dig at invitere, ikke dækker det politiske stof, så er redaktionerne meget travle, når regeringen fx fremlægger finanslov. Tjek også med den øvrige nyhedsstrøm og den kalender, du konkurrerer med.

Invitationer

  • Afhængigt af emnet må invitationen selvfølgelig gerne være appetitvækkende. Men der skal ikke være tvivl om, hvad pressemødet drejer sig om, og hvem der deltager på mødet. Du har ingen glæde af at oversælge din historie for at få mange journalister til at komme. Det er spild af både din og deres tid, og brugt som relationsværktøj har du ikke vundet noget.
  • Programmet skal helst indeholde tider for, hvornår hvem taler om hvad. Så er der mulighed for, at journalisterne kan prioritere et bestemt indlæg uden at være til stede under hele mødet. Og husk at indlægge pauser ved længere møder. Skriv også i programmet, hvornår der evt. er mulighed for at tage fotos. Så kan fotografen ankomme senere.
  • Invitationerne kan både sendes ud som brev eller på mail. Brevformen bruges mest, hvis man har tænkt sig en mere ”kreativ” invitation. Er vi ovre i noget mere produktorienteret, kan man skele til emnet og fx udsende invitationen sammen med en blomst, på et postkort med et bestemt motiv, en dykkerfod e.l.
  • Send invitationer ud mellem 1 uge og 14 dage inden pressemødet. Kun ved absolutte topnyheder udsendes invitationen med dags varsel. Selvfølgelig er der forskel på lokale og landsdækkende medier. Men fælles for dem er, at deres hverdag har ændret sig. Hvor man tidligere kunne sende en invitation et par dage inden et pressemøde, har journalisterne i stigende grad brug for at kunne planlægge deres hverdag også langt ud i fremtiden. Nogle vælger også at ringe på forhånd og derefter udsende invitationen. På den måde kan man få en ide om interessen for pressemødet.
  • Det er vigtigt, at den højst placerede chef eller ansvarlige er til stede. Journalisterne kommer også for at få yderligere kommentarer, og så skal der være kompetencer til stede, som kan forklare og uddybe historien.
  • Sørg for, at paneldeltagerne sætter tid af efter pressemødets officielle afslutning. Mange journalister vil helst stille deres spørgsmål på tomandshånd, så det er vigtigt, at der er mulighed for dette, og at den administrerende direktør ikke haster væk.
  • Gode fotomuligheder er naturligvis også et gode, der kan tiltrække nogle journalister.

Stedet/lokalet

  • Hvor skal pressemødet foregå? Et pressemøde kan afholdes i virksomheden eller organisationen eller ”ude i byen” afhængigt af begivenheden – og af budgettet.
  • Har pressemødet en mere eventlignende karakter, kan man med fordel vælge et skævt/spektakulært/atypisk sted at afholde pressemødet.
  • Stedet må selvfølgelig gerne ligge centralt for de inviterede journalister. Husk at fortælle dem om parkeringsforhold og vedlæg/giv et link til en vejviser.
  • Hvor du end vælger at afholde pressemødet, så skal lokalet afstemmes med antallet af deltagere. Hav eventuelt to lokaler i spil, indtil du kender antallet af journalister. Det siger sig selv, at hverken et overfyldt eller et halvtomt lokale er fornuftigt.
  • Overvej, om der er behov for en mikrofon, så alle kan høre, hvad der bliver sagt
  • Overvej, hvordan borde og stole stilles mest praktisk. Rundbord, biograf, hestesko, skoleklasse.
  • Panelbord og stole stilles, så alle kan se. Overvej, om der er behov for en scene og en talerstol.
  • Lav navneskilte til alle paneldeltagere inkl. mødelederen (den, der har inviteret). Husk både navn og titel.
  • Pressekit kan med fordel lægges på alle borde, inden mødet begynder. Alternativt stilles et bord ved udgangen, så alle ser det, hvis nogen har behov for at gå før tid.
  • Læg evt. blok og kuglepenne på bordene.
  • Opstil et bord med mad og drikke ved indgangen. Isvand/sodavand og evt. øl/vin samt evt. lidt at spise.
  • Fortæl eller marker, hvor der er toilet- og evt. rygemuligheder
  • Husk at orientere receptionen om, at pressemødet finder sted. Læg en deltagerliste, så der på forhånd kan laves navneskilte, hvis det er påkrævet for at befinde sig i bygningen. Og husk, at nogle journalister måske først kommer, når mødet er i gang

Teknikken

  • De tekniske hjælpemidler bør tjekkes både dagen før og inden pressemødet begynder
  • Skal der bruges tavler, whiteboards eller flipovers, så husk tusch og tavlerenser
  • Læg pegepind eller laserpegepind til dem, der skal tale
  • Er der behov for mikrofon?
  • Skal der benyttes pc og projektor?
  • Skal der vises video eller tv?

Mad og drikke

  • Sæt mad og drikke samt glas på et bord ved indgangen og evt. på hvert bord
  • Husk vand og glas til dem, der skal tale, + mødelederen
  • Drikkevarer: vand/sodavand og evt. øl/vin afhængigt af emne og tidspunkt
  • Mad: sandwich eller frugt. Og afhængigt af mødets form kan der være buffet/frokost efterfølgende

Pressekit

  • Mange bruger i dag at vedlægge alt pressematerialet på en dvd eller en memory stick. Du kan evt. vælge at supplere med print af materialet
  • Pressemeddelelse (som også sendes ud til de journalister, der ikke kommer)
  • Faktaark om emnet
  • Fakta om virksomheden/organisationen
  • Evt. kort CV inkl. kontaktdata på dem, der taler
  • Andet baggrundsmateriale med yderligere oplysninger og anden dokumentation
  • Billedmateriale af høj kvalitet
  • Evt. mappe og/eller pose til pressekittet

Oplæg og rollefordeling

  • Husk: Alt er til citat på et pressemøde. Derfor er det vigtigt, at alle indlæg og rollefordelingen er forberedt.
  • Det kan være en fordel at den, der har inviteret (typisk kommunikationsafdelingen ved den presseansvarlige), er ordstyrer og mødeleder.
  • Den eller de ansvarlige fremlægger budskabet. Husk at tale kort, klart og konkret. Indlæggene bør ikke være alt for lange. Og imødekom eventuelle kritiske spørgsmål ved selv at fremlægge jeres side/version/forklaringer. Er der noget, I helst ikke vil for meget ind på, skal journalisterne nok sørge for, at I kommer det alligevel.
  • Det er en stor fordel, hvis I kan afholde en generalprøve, hvor alle indlæg gennemgås og evt. justeres. Lav evt. talepapir med de vigtigste budskaber, som gennemgås med hver enkelt, der skal tale.
  • Gennemgå også gerne Q/A med de spørgsmål, der typisk vil blive stillet, og jeres svar. Selvfølgelig med fokus på de kritiske og perspektiverende af slagsen.

Opfølgning pr. telefon

  • Husk at ringe rundt til de inviterede journalister dagen inden pressemødet. Jeres invitation kan være forsvundet i bunkerne. Har de modtaget invitationen, og kommer de til pressemødet? En opringning kan give dig et fingerpeg på, om der kan være problemer med, om der kommer nok, og pressemødet derfor må aflyses.

Afvikling af pressemødet

  • Benyt anledningen til at få hilst personligt på de fremmødte journalister. Husk, at det er dig/jer, der vil holde noget for dem. Derfor er jeres attitude vigtig. Også ledernes/direktørens. Ikke kun indledningsvis, men også under selve mødet, selvom kritiske spørgsmål skulle hagle ned.
  • Husk at notere, hvilke journalister der kommer

  • Mødelederen byder velkommen og præsenterer emnet, programmet og paneldeltagerne
  • Husk at nævne de praktiske ting som toilet, rygning, mad og drikke samt evt. pauser
  • Paneldeltagerne præsenterer deres indlæg.
  • Spørgsmål fra journalisterne i plenum. Mødelederen kan med fordel give spørgsmålet videre til den relevante paneldeltager
  • Henvis til muligheden for spørgsmål på tomandshånd efter mødet
  • Afrunding og tak for i dag. Henvis til pressekittet

Opfølgning/evaluering

  • Send pressekittet til de medier, der ikke deltog
  • Følg op på de journalister, der viste interesse, men som ikke kunne deltage
  • Evaluer udbyttet af pressemødet. Husk, at det ikke kun skal måles i spalteplads, men også som relationsværktøj. Hvad kunne være gjort bedre, smartere og nemmere? Det er værdifuld læring til næste gang.

Så skulle du være klædt på til pressemødet! Det vigtigste budskab er: Er historien god nok? Hvis ja, så forberedelse, forberedelse og atter forberedelse. Med denne liste er du forhåbentlig klædt lidt bedre på til at kunne koncentrere dig om det væsentlige – nemlig indholdet. Du skal i hvert fald ikke tænke på, om der nu er nogen småpraktiske ting, som du har glemt. Tilføj gerne tips og tricks, hvis der mangler noget.

 

Print pressemøde huskeliste her 

 

Her kan du læse mere om afholdelse af pressemøder:

 

http://www.italladdsup.gov/pdfs/fact.pdf

http://www.bbc.co.uk/dna/actionnetwork/A4288953

http://www.citizenstrade.org/pdf/pc_pressevent.pdf

http://www.insideronline.org/feature.cfm?id=114

http://0054a45.netsolhost.com/files/pressconferencetips.pdf

Relaterede artikler

100 ideer til din pressekontakt - Det burde være så nemt: Skriv en god historie, send den til den rette journalist, og du er i avisen i morgen. Men virkel...
To timer med bullet-powerpoints og strategifloskler - Stormøder er fantastiske til at skabe retning, engagement og sammenhold. Men de kan også være dræbende seancer, hvor che...

Giv din stemme

5 stemmer
4,4/5

Kommentarer

Få nyhedsbrev

33 JOB

Kommunikationsrådgiver

Se alle job Indryk job

Kursus

Styrk jeres leder- og linjekommunikation

Kurset er udsolgt - tilmeld dig hvis du vil på venteliste

Se alle Bliv klogere

Job

Kommunikations- og engagementchef

Frist: 10. august

Pressechef

Frist: 5. august

Rådgiver

Frist: 14. august
Se alle job Indryk job

Kursus

Digital Content Bootcamp

Kurset er udsolgt - tilmeld dig hvis du vil på venteliste

Se alle Bliv klogere

Få nyhedsbrev

Få nyhedsbrev

Alt hvad du behøver at vide om kommunikation i din indbakke.

Ud over nyhedsbrevet får du max to andre faglige e-mails om ugen.

Vi bruger cookies for at give dig en bedre brugeroplevelse.