Nyt stærkt makkerpar: intranet og 2.0

Blogs, wikier og netværkstjenester går deres sejrsgang på internettet, men er larmende fraværende på mange intranet. Er sociale medier virkelig bare tidsspilde, eller kan de give en værdi for virksomheden? Og hvad kan man gøre for at overbevise skeptikerne?

Konklusionen af min ganske uvidenskabelige rundspørge til intraneteksperter og virksomheder, der har prøvet nogle af værktøjerne er: Ja, det kan helt klart svare sig at tage de nye værktøjer til sig. Men vi har ikke regnet på det.

 

Wiki for 16.000 medarbejdere kostede kun 30.000 kr.
Tag for eksempel Grundfos, der har indført en wiki for medarbejderne, så de kan arbejde på tværs af virksomhedens mange lokationer rundt om i verden. Softwaren har kun kostet 30.000 kr., og den ansvarlige for wikien, Ole Kristensen, bruger en ret overskuelig mængde tid på at vedligeholde wikien. Så han behøver ikke regne på det - selvfølgelig kan det betale sig.

 

"For eksempel havde vores udviklingsingeniører tidligere ikke andre muligheder end telefon og e-mail, når de skulle samarbejde med deres kolleger i Ungarn, Kina, Indien og USA. Og deres tilbagemeldinger er klokkeklare: De vil ikke undvære wikien," siger han, men medgiver, at der aldrig er lavet en business case på det.

 


Wikien hos Grundfos startede i august 2008 og har i dag over 100 separate områder, kaldet wiki spaces

 

"Men der vil mit modspørgsmål være: Hvornår har man lavet en business case for, om e-mail kan betale sig?" som han siger med henvisning til, at nye værktøjer altid møder panderynken, indtil de er blevet alment accepteret.

 

Direktørens blog giver velorienterede - og dermed mere effektive - medarbejdere
Så er der Alka Forsikrings interne blog, hvor administrerende direktør Jens Bærentsen blogger til medarbejderne ca. en gang om ugen. Selv om bloggen kun er én af mange kommunikationskanaler, mener han bestemt, at den giver et udbytte for virksomheden.

 

Jens Bærentsen, Alka, har fundet ud af, at nære emner – for eksempel en diskussion om regler for brug af Facebook i arbejdstiden – giver flest kommentarer fra medarbejderne

 

"Jeg tror da, at hvis man er velorienteret om, hvad der foregår i virksomheden, så er man alt andet lige mere engageret og mere effektiv," vurderer han.

 

Fri debat på intranettet udtrykker stemningen i virksomheden

På rådgivningsvirksomheden COWIs intranet kan alle medarbejdere ytre sig frit. Den interne debat er en fantastisk måde at måle stemningen i virksomheden på, fortæller redaktøren for intranettet, Henrik Larsen.

 

"Forummet har sådan set ingen begrænsninger. Alle kan gå ind og starte en debat, og alle kan kommentere," siger han.

 

Både faglige og nære emner bliver taget op

Forhåbningen var, at der især ville blive ført faglige diskussioner om emner inden for for eksempel ingeniørteknik.

 

"Men det har der ikke været så meget af, som vi havde regnet med. Folk tager mest emner op, som er meget tæt på dem selv," fortæller Henrik og nævner som eksempel parkeringsforholdene omkring COWIs hovedkvarter, som der har kørt en livlig debat om i Questions and Answers-forummet.

 


COWIs debatforum bruges mest til nære emner

 

Forummet bruges dog også til faglige formål, fortæller Henrik og nævner som eksempel en ingeniør fra et af COWIs amerikanske datterselskaber, der via debatforummet fandt en kollega i Danmark, der kunne hjælpe med noget specifik viden om undervandssvejsning.

 

Forummet faciliterer kommunikationen

Henrik vil ikke lægge hovedet på blokken og sige, at muligheden for at debattere direkte kan ses på bundlinjen.

 

"Jeg vil i hvert fald sige, at den opfylder sit formål på den måde, at den øger - eller er med til at facilitere - kommunikationen i virksomheden. Og efter min mening er det med til at gøre COWI til en stærkere virksomhed, at der er sådan et forum, hvor folk føler sig trygge ved at ytre sig. Og også kritisere ledelsen, det synes jeg sådan set er et rigtigt positivt tegn. Hvis der er noget, hvor folk synes: Det her er altså ikke godt nok, så tør de rent faktisk sige det. Det synes jeg er fantastisk. Det tyder på en stærk virksomhedskultur," mener Henrik Larsen.

 

Web-2.0-værktøjer kan medvirke til at effektivisere processer, siger rådgiver
Så vidt virksomhederne selv. Mavefornemmelsen siger: Ja, det batter noget, det her. Men hvad siger eksperterne?

 

Intranetrådgiver Mads Richard Møllerer omhyggelig med at understrege, at den rette kultur og de rette holdninger hos ledelsen skal være til stede, før det kan give resultater at indføre de nye digitale værktøjer. Værktøjerne i sig selv gør ikke en forskel.

 

"Det kommer helt an på til hvad, og hvordan man bruger dem. Men naturligvis er der mange steder, hvor mere direkte dialog og brugerstyring kan forenkle og effektivisere interne processer og arbejdsgange - og dermed sikre en god business case. Men det er for enkelt at sige, at bare det at indføre en blog i en virksomhed, giver plus på bundlinjen," lyder det fra Mads Richard Møller.

 

Mål fremgangen - glem ROI
Professor Andrew McAfeefra Massachusetts Institute of Technology er en af de førende eksperter inden for Web 2.0-teknologier i virksomhedskommunikation og forfatter til bogen Enterprise 2.0: New Collaborative Tools For Your Organization's Toughest Challenges.

 

Han mener slet ikke, at man skal se på Return on Investment, altså afkastet af investeringen i forhold til det investerede beløb. Investering i 2.0-teknologier skal hellere sammenlignes med forskning og udvikling end med anskaffelse af en ny produktionsmaskine.

 

"Mål fremgangen - glem ROI," siger han. Og med fremgangen mener han, hvor meget, de forskellige samarbejdsværktøjer bliver brugt, for eksempel hvor mange mikroblogging-beskeder, der bliver skrevet.

 

"For en af de ting, jeg tror på på baggrund af al min forskning og efter at have set Web 2.0 brugt i virksomheder er: Hvis der foregår arbejdsrelateret aktivitet i disse fora, vil det være til virksomhedens fordel," mener Andrew McAfee.

 

OK, men hvordan får jeg overbevist resten af organisationen?

Der eksisterer et paradoks, når det handler om at indføre nye, mere effektive teknologier og samarbejdsværktøjer. For hvis den nye måde er bedre og lettere, hvorfor er brugerne så skeptiske i stedet for at skifte på stedet? Og hvad kan man gøre for at vise dem vejen?

 

Andrew McAfee forklarer brugernes skepsis med, at vi mennesker ikke vurderer nye teknologier ud fra rationelle kriterier. Vi har en tendens til at overvurdere vores velkendte værktøjer med en faktor 3 samtidig med, at vi undervurderer de nye, også med en faktor 3.

 

Det betyder tilsammen, at en ny teknologi skal være 3 X 3, dvs. 9 gange bedre, for at brugerne umiddelbart vil skifte til den.

 

Det kan forklare, hvorfor medarbejdere er tilbageholdende med at bruge en wiki til at samarbejde om et dokument og hellere vil maile fortløbende udgaver af dokumentet frem og tilbage. For nok er en wiki mere effektiv end mail-metoden, men måske trods alt ikke 9 gange bedre.

 

Andre måder at håndtere skepsis på er ifølge McAfee bl.a.

  • Tydelige forklaringer om, hvad den nye teknologi kan
  • Gruppepres
  • Mund-til-øre-metoden
  • Effektivt brugerinterface og layout

 

Anbring værktøjerne i arbejdsflowet
Desuden understreger McAfee, at det er vigtigt, at man anbringer de nye teknologier i det almindelige arbejdsflow og ikke som en ekstra ting, medarbejderne skal gøre.

 

"De fleste vidensarbejdere i dag har meget travlt. Og hvis vi beder dem om at gøre ting oven i deres almindelige arbejde, så er der en meget lavere chance for lykkes, end hvis de udfører opgaverne som en del af deres normale arbejde", siger han.

 

Start det rigtige sted i organisationen

Det kan gøre en stor forskel, hvor man vælger at sætte ind med de nye teknologier.

 

Grundfos-wikien begyndte lige præcis det rigtige sted, nemlig i en projektgruppe, der selv efterspurgte et værktøj til mere effektivt samarbejde.

 

"Til at begynde med gjorde vi sådan set bare wikien tilgængelig for dette ene projekt, og siden har den så spredt sig fra mund til øre," fortæller Ole Kristensen.

 

En sådan soft launch kan være meget nyttig, idet man kan justere sin teknologi på baggrund af erfaringerne fra den første gruppe brugere, inden man melder bredt ud om det nye tiltag.

 

Hvad mener du?

Mener du, at det kan betale sig at indføre de nye teknologier?

Har du erfaringer med Web 2.0-tiltag på intranettet – med hvad der virker, og hvad der ikke virker? Hvad har du gjort for at overbevise skeptiske ledere og kolleger? Skriv dine kommentarer nedenfor.

 

Læs flere artikler og case-stories om Web 2.0-værktøjer på intranettet på www.leland.dk/intranet

Relaterede artikler

Community? - Ordet er på alles læber disse dage. Men hvad betyder disse netfællesskaber for vores hverdag, og hvo...
Intranet som virksomhedens interne portal - Begrebet 'corporate portal' bruges i stigende omfang om intranet. Fire vinkler på portalen giver på en gang en bredere o...
Internetgenre - et forsøg på definition - Hvad er en god film? Hvilken chokolade i en pose twist er bedst? Hvad er usability? Et generelt svar på noget ...
Intranettet skal være en levende proces - I mange virksomheders implementering af intranet, dukker en kedelig misforståelse op. Mange af os, der arbejder m...
Intranettet kan ikke stå alene - Intranettet kan ikke stå alene som den dominerende kommunikationskanal i den interne kommunikation. Kombinationen af en...
Content Management System - kvalitetsstyring af intranettet - Mange virksomheder har forbedret mulighederne for effektiv videndeling på tværs i virksomheden ved at op...
Intranet skal tiltrække brugere - De virksomheder, som har indset, at der skal gode historier til for at tiltrække medarbejdne, har størst...
Intranet som virksomhedens interne portal - Begrebet 'corporate portal' bruges i stigende omfang om intranet. Fire vinkler på portalen giver på en g...
Det personaliserede intranet - Der er store forventninger til personalisering, når virksomheder skal etablere eller videreudvikle deres intranet. Men...
Del din viden og vind - Viden er den vigtigste ingrediens for at skabe værdi. Men viden er uhåndgribelig, den er fast og flydende, den er tavs o...
Intranettet: Fra opslagstavle til videnportal - Intranettet har udviklet sig fra at være en elektronisk opslagstavle med praktiske beskeder til medarbejderne til at vær...
Intranet søger fem persona - Mange virksomheder i dag i gang med at udvikle 2. eller 3. generation af deres intranet for at følge med i en omskifteli...
Danmarks bedste Intranet på jysk - Størrelse er ikke nok. Brugervenlighed gør det ikke alene. Smartness slår ikke til. Et godt intranet skal kunne det hele...
Intranettet “Mit Greve” - - et casestudie om viden og deling af viden i Greve Kommunes Børne- og Kulturlorvaltning
Cms for dummies - Et cms er virksomhedens digitale ansigt ud- og indadtil. Et ansigt der bliver vigtigere dag for dag. Det er en kunst at ...
Intranet som fusionsværktøj - Organisatoriske forandringer er næsten blevet hverdagskost for både private og offentlige virksomheder. Uanset om det sk...
Intern Kommunikation Next Level - I 2007 lavede Nordisk Kommunikation en stor undersøgelse af intern kommunikation i danske virksomheder. Konklusionen var...
Blog toplederen synlig - Topledere er for dårlige kommunikatører og mangler synlighed og troværdighed i medarbejdernes øjne. Det var en af pointe...
Intranet 2.0: Hype og realiteter - Er intranettet blevet 2.0? Både nej og ja. Nej, hvis man kigger på Web 2.0 teknologier som sociale tjenester og wikier. ...
Læg linjen med linjekommunikation - Quickfix-kommunikation findes ikke. Vil man have budskaber frem internt i organisationen, kræver det, at man lægger de s...
Guide til Open Source CMS - Overvejer du at anskaffe dig et nyt CMS? Så overvej et gratis Open Source. For modenhed på markedet har efterhånden gjor...
Intern kommunikation er dødsyg - Det viser en stor undersøgelse af intern kommunikation i skandinaviske virksomheder. Medarbejderne bliver dårligt inform...
Intern kommunikation internationalt - Danske virksomheder er midt i en internationaliseringsproces, hvor mange etablerer forretningsenheder eller datterselska...
Make web not war - Hvert år samles alverdens webfolk i San Francisco til den store 2.0-konference. Her kåres heltene, og skurkene får tæv. ...

Giv din stemme

3 stemmer
4,4/5

Kommentarer

Få nyhedsbrev

61 JOB

Pressechef

Se alle job Indryk job

Få nyhedsbrev

Kursus

Gratis morgenseminar: Den gode kampagne

Kurset er udsolgt - tilmeld dig hvis du vil på venteliste

Se alle Bliv klogere

Få nyhedsbrev

Alt hvad du behøver at vide om kommunikation i din indbakke.

Ud over nyhedsbrevet får du max to andre faglige e-mails om ugen.

Vi bruger cookies for at give dig en bedre brugeroplevelse.