Manual til videomøder
Vi med videomøde

Videomøder sparer tid, penge og CO2. Potentialet er stort. Men videomøder kan være en ineffektiv og frustrerende oplevelse. De gængse retningslinjer for, hvordan man bedst muligt interagerer i videomøder, er ikke fulgt med den teknologiske udvikling. Alle er enige om, at der er et tab af intimitet i videomødet, men hvad skal være en ny standard? Vi har undersøgt, hvordan medarbejdere oplever og bruger videomøder – og kommer med et up-to-date forslag til takt og tone for videomøder.
Videomøder bliver brugt af en række grunde:
  • Virksomheder outsourcer, og medarbejdere sammenarbejder i virtuelle teams ved hjælp af teknologi, blandt andet videomøder
  • Medarbejdere kan spare tid og penge ved ikke at rejse for at holde møder, også inden for mindre afgrænsede geografiske områder
  • Teknologien er blevet bedre, billigere og findes i mange varianter
  • Medarbejdere er blevet mere vant til at arbejde med teknologien  
  • Medarbejdere opnår bedre og mere direkte kommunikation og hurtighed i beslutningsprocesser end via telefon eller mail
  • Virksomheder kan opnå et bedre CO2-regnskab ved at reducere transport.
 
Teknologisk Institut peger på gigantiske besparelser ved hyppigere brug af videomøder. Forklaring til figuren: Realiseret = Realiserede årlige gevinster ved nuværende brug af videokommunikation. Baseline potentiale = Potentielle årlige gevinster ved brug af videokommunikation i det omfang, som virksomhederne selv vurderer, er realistisk. Udvidet potentiale = Potentielle årlige gevinster ved brug af videokommunikation i det omfang, som virksomhederne med allerede praktisk erfaring vurderer, er realistisk. Læs rapporten Gevinster og barrierer ved videomøde  
 
Der er mange fordele ved at bruge videomøder, men der er også en række kommunikative udfordringer. For videomøde-samtale er ikke det samme som almindelig ansigt-til-ansigt samtale. Den gamle ansigt-til-ansigt samtalenorm gælder ikke mere, fordi samtalen er reduceret på fire måder:
 
Begrænsning 1: Der er reduceret visuel adgang til hinandens omgivende miljø
Man kan fx ikke se kontormiljøet og andre elementer, som kan virke inspirerende/forstyrrende på personen, der sidder foran skærmen. Sidder man foran computeren, har man også typisk kun visuel adgang til den andens hoved. Resten af kroppen og rummet er fraværende. Dette fravær gør, at man ikke altid forstår konteksten for det, der siges. (Dette gælder selvfølgelig i mindre grad ved de dyre fullpresence videokonferencerum.)
 
Begrænsning 2: Der er reduceret kropslig kontakt
Man kan ikke røre hinanden, ikke lugte hinanden og ikke fornemme de mange andre subtile kropslige signaler, mennesker udsender, og som er med til at skabe betydning i samtalen. Nærhed, nærvær og intimitet skabes ansigt-til-ansigt, og når en skærm kommer imellem mennesker, skaber det distance. Mennesker sanser sindsstemning og humør gennem et holistisk indtryk af de forskellige signaler, der udsendes. Mangler de, opstår misforståelser lettere.    
 
Begrænsning 3: Der er reduceret brug af genstande
Mennesker bruger artefakter langt oftere, end de er klar over. Man tager lige en blyant, tegner en krussedulle, peger på et billede, drikker en tår kaffe, piller ved et brev eller gadgets, der ligger på bordet. I ansigt-til-ansigt samtaler er det naturligt at tage og bruge genstande som ressourcer i samtalen. De får en funktion som illustrering af en pointe. I video-møder går al energien med at fokusere på samtalen og inddragelse af genstande sker sjældent. På grund af manglende fuld 3D-fornemmelse af genstanden og dens fysiske egenskaber, er genstanden ikke selvforklarende. Det bliver derfor indviklet at inddrage genstande.   
 
Begrænsning 4: Der er reduceret flow i samtalen
Ansigt-til-ansigt samtaler er styret af en række samtaletekniske regler, som folk naturligt følger: Man orienterer sig mod overgangsrelevante steder i samtalen, man taler ikke i overlap, man behandler typisk pauser som problematiske elementer i samtale, og man kan have flere emner kørende på samme tid med forskellig intensitet. Det sikre et normalt flow i samtalen. Videomøde-teknologien har ofte en lille forsinkelse i transmitteringen. Dette betyder, at store dele af det normale samtalesystem bliver sat ud af funktion. Deltagere skal acceptere længere pauser, vente længere tid, før de begynder at tale, blive bedre til at håndtere overlap i samtalen og kun tale om et fælles emne ad gangen. 
 
Figuren viser, at blot 19 pct. af de adspurgte kommunikationsfolk aldrig bruger videomøder. Figuren er fra en spørgeskemaundersøgelse, som Kforum i samarbejde med forskergruppen Protalk, Københavns Universitet har gennemført. Undersøgelsen er del af et større forskningsprojekt om videomøder. Download survey’et her 
 
En takt og tone for videomøde-kommunikation
Der kan udvikles en række kompensationsstrategier, som gør videomøde-interaktionen mindre frustrerende.
 
Brugere rapporterer, at det største problem er, samtalen ikke flyder normalt, at kvaliteten er dårlig, at man mangler fysisk gengivelser, og at møderne derfor bliver for lange og uproduktive
 
Regel 1: Forventningsafstemning
Gode regler for brug af videomøder må vedtages i fællesskab i et team eller blandt mødedeltagerne. Den første regel er derfor at blive enige om, hvad netop jeres praksis skal være. Da teknologien sætter begrænsninger for interaktionens intensitet, bliver kommunikationen nødvendigvis udfordret. Gør det til et tema i afdelingen eller teamet at få drøftet, hvordan jeres praksis skal være helt nede på samtalens mikroniveau.     
 
Regel 2: Definér mødetypen
Videomøder egner sig ikke til alle typer møder, men bedst til møder med folk, man har mødtes med ansigt-til-ansigt. Kontakt mellem mødedeltagere bygger på tillid, og den etableres især ved fysiske møder, fordi den involverer alle kroppens signaler. Fordi videomøder reducerer muligheden for kompleksitet, bør de ikke bruges til møder, der indebærer stor kompleksitet. Se også Teknologisk Instituts rapport.
 
Relevante mødetyper
  • Faste korte møder, hvor deltagerne kender hinanden. Fx ugentlige møder mellem de samme personer. Møder, hvor proceduren er den samme.
  • Orienterende møder, informationsmøder, statusmøder og opdateringsmøder, som er præget af envejskommunikation.
  • Hurtige møder, dvs. hvor behovet opstår hurtigt, og hvor der hurtigt skal tages beslutning.
  • Møder, hvor der udveksles faglige erfaringer, vurderinger og koordineres arbejdsopgaver, uden at man skal træffe alt for vanskelige beslutninger.   
 
Mindre relevante mødetyper
  • Ledelsesmøder, afsluttende forhandlinger, kontraktmøder, møder vedrørende budgetudfordringer og direktionsmøder  
  • Ansættelsessamtaler og medarbejderudviklingssamtaler  
  • Brainstorming og møder, hvor man vil vise hinanden noget ved at tegne på tavler og bruge mange genstande
  • Møder, hvor der skal afprøves noget via tegninger, materialer eller produkter i detaljer
  • Møder med mere end 6-8 deltagere.
Brugere benytter sig især af videomøder til at koordinere arbejdsopgaver. Opstart og idéudvikling er mere komplekse kommunikation, som ikke egner sig til video
 
Regel 3: Brug en facilitator
Alle gode møder er styret af en facilitator. Det gælder ansigt-til-ansigt møder (se Kforums møde-manual) og særligt for videomøder, hvor facilitatoren må meget aktivt må på banen for at tildele tale-tur og fastholde samtaleemner. En facilitator styrer ud fra en dagsorden. Facilitatoren skal også have ansvar for, at teknikken virker, før mødet går i gang, så spildtid for mødedeltagere undgås.
 
Regel 4: Tal langsomt og tydeligt
Folk bliver normalt nervøse, når pauser bliver for lange, efter de har foreslået noget. Det bliver fortolket som kritik af forslaget. Medarbejdere må have psykologisk sikkerhed for at kunne agere helhjertet. Derfor er det vigtigt, at alle anerkender og accepterer, at samtalens naturlige langsommelighed og formelle udtryk er normalt. Den hurtige stream-of-consciousness tale, der kommer i kontakt med dybere kreative tanker og associationer, er svær at praktisere under videomøder, fordi den kræver ping-pong mellem deltagere. Det kan ikke lade sig gøre under videomøder. Man bør i stedet tale langsomt og tydeligt, og andre deltagere skal vente et stykke tid, før de tager ordet, for at undgå overlap i samtalen. Det kan anbefales, at man skriver sine pointer ned undervejs i mødet.    
 
Brugere rapporterer, at de vil bruge videomøder mere, hvis de bliver bedre til at kommunikere via teknologien
 
Regel 5: Smalltalk ikke og undgå støj
Det kræver større koncentration at deltage i videomøder end ansigt-til-ansigt møder, fordi det ofte er en mere uvant situation. Smalltalk og sidebemærkninger kan være vanskeligt og forstyrrende for mødet. Hav også relevante papirer liggende klar.  
 
Regel 6: Hold korte møder
Møder har det med at blive for lange og unødvendigt ineffektive. Og møder har det også med at udvide sig, til de udfylder det planlagte tidsrum. Det gælder også særligt for videomøder. Fordi smalltalk og digressioner i samtalen er sværere under videomøder, gør det også møderne potentielt kortere. Facilitatoren skal blot være opmærksom på, at hvert dagsordenspunkt bliver afsluttet med en ansvarsfordeling. Der skal være en såkaldt direct responsible individual (DRI), der har ansvaret for videre aktivitet. Når det er afklaret, skal mødet bare afsluttes, selvom det er før tid.  
 
Regel 7: Alle skal på banen
Videomøder udvikler sig ofte sådan, at det blot er nogle få, der tager styring over samtalen. Det er for let at sidde tavs til et helt videomøde, og det er uproduktivt. Derfor anbefales det, at facilitatoren organiserer tale-runder, hvor alle udtrykker deres holdninger.
 
Regel 8: Vær ikke bange for at bruge de teknologiske muligheder
Fordi mødet foregår via teknik, kan det let integreres med anden teknologi. Fx elektroniske samarbejdsprogrammer, som tillader desktop-sharing og application-sharing som Cisco’s WebEx. Men medarbejderne er nødt til at sætte sig en smule ind i, hvad programmerne kan. Se fx denne Wikipedia-liste over samarbejds-software.
 
En del k-folk har prøvet at kombinere videomødet med anden teknologisk aktivitet som fx at sende og dele dokumenter. Men under 20 pct. har prøvet at bruge decideret samarbejds-hjælpeprogrammer 
 
Regel 9: Undgå at skævvride magtforholdet for meget
Der er en tendens til, at de deltagere, der sidder det samme sted i en gruppe, har mere magt i samtalen end den ene, der sidder placeret et andet sted, også selv om denne ene er chef. Det skyldes, at gruppens ansigt-til-ansigt interaktion, der foregår ved siden af videomødet, styrker gruppens position uforholdsmæssigt. Det er derfor en god regel at italesætte denne skævvridning og eventuelt blive enige om, at der ikke må foregår ansigt-til-ansigt interaktion parallelt med videomødet. 
 
Der er forskel på, hvordan kommunikationen udfolder sig, alt efter hvordan deltagerne er organiseret i forhold til hinanden: 
 
  • En-til-en: Personerne sidder typisk ved deres computere/tablets og bruger Skype eller anden software. Deltagerne er lige i status.     
  • En-til-flere (samlet): En person sidder typisk ved sin computer/tablet over for resten af teamet, der er samlet et andet sted i et videokonferencerum. Der er en asymmetrisk relation.
  • En-til-flere (spredt): Personerne sidder spredt rundt omkring med hver deres computer/tablet. Deltagerne er lige i status.   
  • Flere-til-flere: To grupper sidder forskellige steder i hver deres videokonferencerum. Deltagerne er lige i status.   
 
Vælg det rigtige format der passer til jeres behov, og vær klar over forskellige dynamikker.   
 
---
 
Der findes forskellige teknologiprodukter alt efter brugerens behov og pengepung. Survey’et (download pdf) viser, hvad k-folk hovedsageligt bruger i deres arbejde.
 
Software på computeren/tableten
  • Skype
  • Facetime
  • Windows Live Messenger
  • Microsoft Office Live Meeting
  • Adobe Connect
  • Cisco WebEx
  • GoToMeeting
  • LifeSize: Desktop
  • Gmail
  • Google Talk
  • iCall
  • iChat
 
Videokonferencesystemer
  • Cisco Telepresence
  • HP Halo
  • LG-Nortel
  • LifeSize
  • Panasonic: VC 500
  • Polycom
  • Radvision
  • Sony: PCS systems
  • Logitech  
 
Fremtidens 3D-systemer
I fremtiden vil man nok se billigere og lettere tilgængelig 3D full telepresence. Hvis båndbredden også følger med, og den lille forsinkelse i samtalen elimineres, vil den virtuelle verden i høj grad smelte sammen med den fysiske. Men man vil stadig mangle den kropslige erfaring.
 
Videoklipppet viser et 3D videokonferencerum, hvor det næsten ser ud, som om deltagerne sidder fysisk i det samme rum 
 
 
 

Relaterede artikler

To timer med bullet-powerpoints og strategifloskler - Stormøder er fantastiske til at skabe retning, engagement og sammenhold. Men de kan også være dræbende seancer, hvor che...
Videomødets værste fjender - Er du en morgenhårs-multitasker, der laver alt muligt andet, mens du er til videomøde? Eller holder du på ordet og brain...
Fire råd til bedre møder - Lad mig komme med et lille frisk gæt: "Inden for de seneste år er du begyndt at gå til flere og flere møder". Og endnu e...
Bedre møder: Fra ritualer til problemknusere - Møder på arbejdspladsen overlades alt for tit til tilfældighederne. Det er dumt, for med få retoriske redskaber kan man ...

Giv din stemme

16 stemmer
4,8/5

Kommentarer

Få nyhedsbrev

36 JOB

Pressekonsulent

Se alle job Indryk job

Kursus

SoMe bootcamp

Kun få ledige pladser

Se alle Bliv klogere

Få nyhedsbrev

Job

Studentermedhjælper

Frist: 14. september

Senior Communication Consultant

Frist: 4. september

Pressemedarbejder

Frist: 2. september
Se alle job Indryk job

Få nyhedsbrev

Alt hvad du behøver at vide om kommunikation i din indbakke.

Ud over nyhedsbrevet får du max to andre faglige e-mails om ugen.

Vi bruger cookies for at give dig en bedre brugeroplevelse.