Mail fra Alfred

Skrevet af
Mange ledere anvender flittigt en ugemail som kanal til medarbejderkommunikation. Men ofte har den ugentlige e-mail kun begrænset effekt, når det handler om at styrke virksomhedens fællesskab og øge motivation og arbejdsglæde. Måske først og fremmest fordi afsender ikke handler retorisk bevidst. For mediet tilbyder ellers gode rammer for, at ugemailen kan fungere som "maskinolie" for lederen: Budskabet kan lynhurtigt spredes til alle i virksomheden – trods fysisk afstand. Mediets potentiale for en mundtlig og direkte skrivestil giver mulighed for at træde personligt frem. Via e-mail kan lederen dermed etablere en relation til medarbejderne, der rækker ud over "bar" information. Lederen kan appellere til følelsesmæssig involvering og tilslutning til virksomhedens værdier. En ugemail kan gøre lederen psykisk synlig og nærværende på trods af fysisk fravær. Den kan styrke lederens troværdighed – så det også kan aflæses på bundlinjen.

Alle elsker Alfred

Alfred Josefsen, Irmas administrerende direktør, er én af de ledere, det er lykkedes at gøre hverdagens ugemail til effektiv værdikommunikation. Efter en sløj tid i 1990’erne har virksomheden igen fået sus i skørterne, siden han overtog roret i 1999. Regnskabet for 2006 var fx det bedste nogensinde i kædens 120-årige historie, godt 74 millioner kroner (kilde: Irma.dk), og i løbet af året åbnede ikke færre end fire nye butikker. Åbenhed, tillid og begejstring er nøgleord for Alfreds kommunikation med medarbejderne. Det gælder også ugemailen, som han udsender hver anden onsdag til samtlige godt 2000 medarbejdere i København og på Sjælland. I et personligt og direkte sprog fortæller han om ugens gang i virksomheden og behandler fælles opgaver i nær fremtid. Som skribent er det en konstant udfordring at finde relevant stof til ugemailen. I Alfreds e-mails fornemmer man da også, at han nogle gange har flere nyheder at fortælle end andre. Men mange medarbejdere synes faktisk ikke, det er en "rigtig onsdag" uden Alfreds ugemail. Den personlige stil tiltaler dem, og den kan meget vel være en del af forklaringen på virksomhedens fremgang. Den Irma-ånd, som Alfred kommunikerer via ugemailen, "smitter" med andre ord af på motivationen for at gøre en ekstra indsats. Men den personlige og begejstrede stil er en balancegang. For er der ikke risiko for, at det kammer over og bliver kvalmt og falsk? For halleluja-agtigt. De overvejelser lader Alfred da også til at have gjort sig. I 2002 begyndte han kun at skrive hver anden onsdag og overlod den anden uge til regnskabschefen. Alfred lader med andre ord til at have fat i noget rigtigt. Mange medarbejdere læser fortsat ugemailen, og øjensynligt bidrager den til, at regnskabskurven fortsat vokser. Alfreds eksempel kan dermed tjene til inspiration for dem, som ønsker at vide mere om, hvad der skal til for at styrke medarbejderkommunikationen.

 

I mit speciale "Mere personlig end professionel. En retorisk undersøgelse af Irmas administrerende direktørs ugemail til medarbejderne" har jeg set nærmere på retoriske virkemidler og deres virkninger i Alfreds ugemail som epideiktik. Hvad gør Alfred i sin ugemail?

 

Oplevelsesanalyser og epideiktik

For at undersøge Alfreds retorik i ugemailen interviewede jeg en række Irma-medarbejdere. Jeg lod dem læse et ugebrev højt og undervejs kommentere, hvad det var, netop de reagerede på. Det var helt tydeligt, at medarbejderne fornemmede en meget tilstedeværende afsender. En afsender, som var dybt engageret i at få Irma på ret køl, og som hver uge glædede sig til at skrive til dem. Jeg fornemmede, at medarbejderne følte sig værdsatte og tydeligvis var stolte af arbejde i netop Irma. I ugemailen her ses medarbejdernes reaktioner: [link til ugemailen fra 2006 med medarbejderkommentarer i bobler]

 

Samtalerne med medarbejderne styrkede mig i opfattelsen af, at ugemailen fungerede som redskab til at kommunikere værdier og skabe korpsånd. Derfor valgte jeg at betragte dem inden for rammerne af Aristoteles’ tredje talegenre, den epideiktiske (lejlighedstalen). Her er afsenders rolle netop er at styrke tilhørernes opslutning om fælles værdier. Afsender har desuden en vigtig funktion som rollemodel og repræsentant for tilhørernes værdier. Fra moderne retorisk teori hentede jeg to begreber, der konkretiserede den epideiktiske funktion:

1) Chaïm Perelmans presence. Det vil sige, at afsender etablerer et oplevet nærvær hos modtager, som overbeviser gennem sin følelsesmæssige, konkrete appel. Alle former for gentagelse og forstørrelse inddrager på den måde.

2) Kenneth Burkes identification. Det vil sige, at afsender skaber en oplevelse af samhørighed hos modtagerne på trods af en grundlæggende fremmedgjorthed og afstand mellem mennesker. Afsender peger på ting, som binder sammen. Fx fælles baggrund, kultur eller en modsætning til andre, som ikke indgår i den specifikke modtagergruppe.

Kort sagt er det altså lederens opgave at skabe identifikation, mobilisere, opdrage og motivere medarbejderne. Funktionerne påviser jeg gennem fire strategier i Alfreds ugemail, som hver især indeholder en række konkrete retoriske virkemidler, der svarer til Perelmans og Burkes begreber. Med andre ord, hvilke tekstgreb og teknikker bruger Alfred til at skabe identifikation – hvordan mobiliserer, opdrager og motiverer han via teksten?

 

Retoriske strategier

1. Gentagelse fremmer forståelse

Alfreds ugemails indeholder en mængde gentagelsestræk. Og gentagelse fremmer som bekendt forståelse og opdrager. Samtidig styrker den nærvær og fælles identifikation, fordi den river os med i sin rytme (den skaber presence). Alfred gentager fx ved altid at lade ugemailen følge privatbrevets struktur og indlede med "Kære Irma" samt udsende en bestemt ugedag. På den måde signalerer han, at han sender sine "personlige" hilsener til medarbejderne. Mere end en "professionel" informationsskrivelse. Han ønsker at træde personligt frem. Et andet gentagelsestræk er også, at han trækker tråde tilbage til Irmas historie og kultur: Irma-ånden. Det vil sige, forestillingen om virksomheden som én stor familie, der samtidig er bundet op på en ide om Irma som noget særligt og godt. Fx taler han om genrejsningen af kæden (en anden guldalder) som et faktum, fordi "Irma er gået i blodet på os". Her henvises naturligvis til en anden markant lederskikkelse i virksomhedens historie: Børge Olsen – Irmas administrerende direktør gennem 1960’erne og 70’erne. Olsen var for alvor den, som skabte Irmas brand som kvalitetskæde. Alfred bruger dermed fortiden som løftestang for fremtiden.

 

En masse små sproglige gentagelseselementer medvirker også til at rive læserne med i en følelse af fællesskab – især gennem rytmiske virkninger. Fx æstetiske virkemidler som allitterationer (’sikker og solid’) og tautologier (’noget meget stort og meget betydningsfuldt’). Endelig bruger Alfred maksimer som husk-bare, autoritative læresætninger, der fungerer etisk opdragende. Fx "At tro på det er jo første del af en selvopfyldende profeti" og "Den som ikke udvikler sig er i gang med at afvikle sig." Samlet får vi her billedet af en leder, som respekterer den eksisterende kultur, identificerer sig med den og engagerer sig i den. Vi møder et menneske, der ikke er bange for på den ene side at lyde højstemt ved at benytte alvorsudtryk, men som på den anden side også viser omsorg og ønsker et hjerteligt venskabsforhold med medarbejderne. Alfred benytter med andre ord et bredt spektrum af følelser til at vise sig som leder og som menneske.

 

2. Eksempel og rollemodel

I mange ugemails fortælles om samtaler og møder med medarbejderne. Eller enkelte bedrifter fremhæves. Lige fra salgschefens optræden i ’Godmorgen Danmark’ på TV2 om stresshåndtering til syltekonkurrencen, som slagtermester John & Co. fra Rødovre vandt. De små hverdagsfortællinger hjælper til at forstå alle medarbejdernes handlinger som én helhed. Der er brug for alles indsats. Direktøren er da heller ingen undtagelse. Alfred identificerer sig tydeligvis med medarbejderne, fx ved at bruge udtrykket "at gå på arbejde", som leder tankerne hen på en "almindelig" lønarbejder. I samme åndedrag bekender han, at han "frydes over Irma" og at "det betyder meget for ham at være med til at skabe noget af stor betydning for andre." At være ansat i Irma er meget mere end lønarbejde – nærmest et kald. Herved agerer Alfred idealistisk rollemodel ved selv at gå forrest og være et godt eksempel. Han viser et utvetydigt engagement, som smitter af på modtager, og som samtidig opdrager. Flid, arbejdsomhed og fælles retning mod målet kræves af alle for at sikre Irmas fremgang.

 

3. Vi er de bedste!

Enhed gør stærk. Især når man som gruppe kan identificere sig i modsætning til andre. Det er netop, hvad Alfred gør i ugebrevet. Blandt andet ved at benytte militære og religiøse metaforer til at opstille en modsætning mellem Irma og discountkæderne. Han taler om "discountbutikkernes kaos", der skæbnemæssigt trænges tilbage af Irma, som nu generobrer tabt land (konkret: en butiksåbning på Gammel Kongevej, Frederiksberg). En medarbejder beskrev i øvrigt under interviewet, hvordan hun opfatter Nettos maskot som plastik, og sammenlignede med Irmas ægte Alfred. Modsætningen til discountbranchen fungerer altså som mobiliserende virkemiddel og skal gøre medarbejderne stolte. En anden metode i ugemailen er, at Alfred altid fokuserer på positive aspekter af en sag og dermed viser tillid til medarbejderne. Det kan godt være, at julehandlen ikke er kommet ordentligt i gang i begyndelsen af december dette år, men han ved jo, at medarbejderne har potentialet til at yde en større indsats og derved sikre en bedre handel. Distanceringen fra noget uønsket fungerer samlet til at skabe fælles identifikation.

 

4. Jeg er bare mig selv

Alfred benytter en form for personlig autenticitet som identifikationsmiddel. Han fremtræder som "helt almindelig" og fejlbarlig, når han fx åbenlyst ikke hænger sig i grammatiske "detaljer", for ugebrevene er fulde af sproglige forseelser. Et ord for meget er røget med i sætningen, eller det mangler. Idiomatiske udtryk formuleres alternativt. Og kommateringen følger hverken nye eller traditionelle regler. Alfred forbryder sig derved mod klassiske stilkrav om sprogrigtighed, men strategisk betragtet synes han at sige, at det er menneskeligt at fejle. At han bare er et menneske som alle andre og derved identificerer sig med medarbejderne. Han signalerer på den måde, at det ikke er så meget processen som resultatet, der er afgørende. Medarbejderne må gerne fejle, så længe de blot handler. Bureaukrati og regler hæmmer med andre ord kreativitet og udvikling.

 

Gentagelse, eksempler, distancering og personlig autenticitet er fire identificerbare strategier, som Alfred anvender i ugemailen for at opfylde funktionerne identifikation, mobilisering, opdragelse og motivation. Men noget mere end de teknisk-retoriske strategier forklarer, hvorfor det er lykkedes ham at få medarbejderne til at tro på sit ord. Alfreds retoriske kompetence og den tillid, han opbygger gennem ugemailen, må suppleres af mere end teknisk talent.

 

Gangbaseret ledelse og konsekvent kompetence

Det er tydeligt, at Alfred kommunikerer værdier og adfærd med fin sans for virksomhedens kultur. Han kender jargonen ved kassebåndet. De medarbejdere, jeg interviewede, fortalte da også, hvordan han ofte aflægger visit i butikkerne og slår en sludder af med alle. Herigennem viser han ikke blot interesse for medarbejderne. Han opøver også sin kulturelle og sociale kompetence, så han kan skrive til dem i øjenhøjde. Nok så vigtigt sørger han også for at skabe overensstemmelse mellem sine ord og handlinger. Han er konsekvent. Både i og uden for mailmediet. Fx undskylder han højlydt, hvis ugebrevet undtagelsesvis er forsinket, og han besvarer altid de reaktioner, han får fra medarbejderne på ugemailen. Det styrker også tilliden til ham. Man kan regne med Alfred.

 

Alfred gør alt i alt så mange ting rigtigt i en genre, der nemt bliver overfladisk og designet. Og det kan andre lære af. For med en god ugemail kan man skabe god korpsånd.

 

Den effektive ugemail – råd og tips

At skabe korpsånd blandt medarbejderne er en stående ledelsesopgave. Ugemailen er en god måde at forankre værdikommunikation i hverdagen. Man undgår, at det bliver en retorisk engangsbegivenhed ved højtidelige lejligheder eller i kampagnebrochurer. Ud fra den betragtning har ugemailen mange kvaliteter. Det kræver kun ganske få ressourcer og heller ikke meget tid at sætte sig til tasterne og opsummere de af ugens begivenheder, der kan have medarbejdernes interesse – eller se frem mod den kommende tids aktiviteter. Og den elektroniske besked spredes tilmed lynhurtigt i virksomheden. Men at ugemailen i sig selv er et effektivt medie, er ikke nødvendigvis ensbetydende med, at der skabes effektiv værdikommunikation via mediet. Som vi så hos Alfred Josefsen, er hans ugemail blandt andet effektiv, fordi medarbejderne ikke tvivler på, at den er skrevet af ham selv. Fordi han tør at vise sin person. Derfor skal de fem råd herunder opfattes som en grov vejledning i at skrive ugemails. Anbefalingerne trækker tråde tilbage til nogle af de teksttræk, vi så hos Alfred Josefsen, om at være personlig og direkte. Men netop fordi ugemailens effektivitet i så høj grad er bundet op på lederens person og den konkrete situation, kan man ikke blot kopiere hans eksempel. Anderledes omstændigheder kræver andre specifikke retoriske virkemidler.

 

1. Foretag et strategisk skøn

En strategisk analyse af ens kommunikationssituation er godt sted at begynde, hvis ugemailen ikke skal gå hen og blive tom automatik-kommunikation. Det handler om at afklare egne ønsker og behov i forhold til muligheder og begrænsninger i situationen for at skabe effektive budskaber i mediet. Strategiske spørgsmål, som lederen kan stille sig selv, kunne fx lyde: Hvordan er stemningen generelt blandt medarbejderne? Er der grundlæggende opbakning til værdierne og til ledelsen? Hvilke værdier trænger til at styrkes? Hvor stor en indsats kræver det at flytte medarbejdernes holdninger? Er de meget traditionsbundne som gruppe, eller har de let ved at omstille sig? Eksisterer der i forvejen kanaler til relationsskabelse, eller er der behov for flere og supplerende kanaler? Har alle medarbejdere i et vist omfang adgang til pc, så de inden for en rimelig tid kan forventes at læse e-mailen? Hvor meget tid ønsker jeg i det hele taget at bruge på ugemailen i det daglige – hvor vigtig er den for mig som ledelsesredskab? Egner mit konkrete budskab sig overhovedet til et skriftligt medie, eller skal jeg fx hellere give en mundtlig orientering? Det herlige ved e-mailen er jo, at den på én gang indbyder til at skrive hurtigt og direkte. Men nogle budskaber kræver måske, at afsender og modtager er til stede i lokalet på samme tid, sådan at man bedre kan uddybe og undgå misforståelser. Ved at arbejde strategisk bevidst er der også langt større chance for, at lederens online- og offline person stemmer overens – sådan at medarbejdernes tillid til deres leder vækkes og bevares.

 

2. Kend jargonen og skriv i øjenhøjde

Knyt an til medarbejdernes univers. Skriv om noget aktuelt, så det giver mening for medarbejderne i netop deres hverdag og i deres perspektiv. Brug gerne eksempler og sammenligninger til at anskueliggøre pointe og budskab, og hent primært stoffet fra hverdagen i virksomheden. Skriv på et sprogligt niveau, som modtagerne forstår. Undgå abstrakte ord og managementudtryk og andre fagord, som ikke indgår i virksomhedens almindelige vokabular. Så føler medarbejderne sig talt med.

 

3. Brug mediets dialogstruktur som udviklingsressource

Det er ikke for ingenting, at e-mailen har en svarfunktion. Det plastiske medie indbyder i sig selv til udveksling og debat. Udnyt den omstændighed konstruktivt og drag nytte af medarbejdernes konkrete erfaringer som vidensbase til at udvikle virksomhedens drift og strategi. Læg op til ideudveksling med medarbejderne. Men husk at vise, at du også værdsætter medarbejdernes input, ved at besvare deres reaktioner.

 

4. Husk det personlige fingeraftryk

Entusiasme smitter, og som læsere mærker vi lynhurtigt, om afsender er båret af ægte engagement. For at gøre ugemailen levende kan man skrive den inden for relativt kort tid, så teksten bevarer et flydende, mundtligt præg og har en menneskelig stemme, som viser, at afsender har noget på hjerte. Humor og prægnante vendinger kan med fordel anvendes – dog med måde. For det er ikke hensigtsmæssigt at lade stilen dominere over indholdet, hvis man ønsker at holde troværdigheden intakt. En overlæsset stil kan let få karakter af tomt kling-klang og skade modtagers tillid til, at afsender er kompetent. Et poleret udtryk kalder på modtagers naturlige skepsis, for måske skjuler afsender noget under den "blanke" overflade. På den anden side er der heller ikke noget så kedeligt som en tør afsender, blottet for humor og selvironi.

 

5. Opsøg feedback og brug den konstruktivt

Det er en god ide at få respons på sine ugemails løbende, hvis man vil sikre sig, at de faktisk giver mening for de reelle modtagere. Fx kan man have en fast sparringspartner eller spørge direkte til, om medarbejderne læser ugemailen, og hvad de synes om den. Konstruktiv kritik kan også give idestof til næste uges e-mail: Hvad fungerede godt og mindre godt?

Disse fem råd kan hjælpe dig eller din chef til at kommunikere bedre til og med dine medarbejdere. Gør ligesom Alfred. Skriv direkte til dine modtagere og vis, at du mener det.

 

Irma - ugemail, talebobler   

 

Ugemail fra Alfred Josefsen

 

Fra: Josefsen, Alfred
Sendt: 13. december 2006 15:42
Til: Irma - Center; Irma - Butikker
Emne: uge50brev 2006

uge50brev 2006

Kære Irma,

Ugebrevet har for vane at udkomme om onsdagen. Sådan har det været længe, og det er sådan set helt udemærket med faste traditioner. Ligesom den gode faste juletradition, hvor Irma begunstiges med et enormt salg dels på grund af højtiden, og dels på grund af, at vi har de traditionsrige kvalitetsvarer, som de fleste kunder gerne vil forkæle sig og sine med op til og under julehøjtiden. "Endelig Jul" og "endelig onsdag". Julen og ugebrevet er på vej. Godt på vej.

 

I forhold til regnskabsafslutningen ville det have været lettere, hvis ugebrevet var et "torsdagsbrev", for imorgen kører regnskabet for november. Og derfor bliver gættet på resultatet netop et gæt. Selvfølgelig et godt gæt. For resultatet er som det plejer. Traditionen med at skabe regnskabsresultater i verdensklasse holder også i november. Salget var helt i top. Avancen god. Driften på plads, så vi kan glæde os til at se på tallene allerede imorgen tidlig, hvor der vil kunne høres jubel rundt omkring i mange butikker og på mange kontorer.

 

Bestyrelsen er traditionelt godt tilfredse med os. Det var de også på bestyrelsesmødet sidste fredag. Vi fik god opbakning til vore planer for 2007. Forretningsplanen og handlingsplanerne blev godkendte. Budget blev godkendt og afventer nu kun den endelige afstemning i Coop Norden. Det vil sige at hele vores langsigtede strategiske kurs fortsætter som planlagt, og vi vil igen i 2007 kunne modernisere et stort antal butikker, arbejde videre med udviklingen af stærke Irma-varer og satse endnu mere på kundeservice og den inspirerende butiksoplevelse. Alt sammen kommunikeret med "kant", altså den markante markedsføringslinie, som ligeledes vil være synlig og tydelig i 2007.

 

Bestyrelsen var glade for resultaterne. Ja, faktisk stolte over resultaterne. En stolthed, som vi alle i Irma deler med bestyrelsen, men også en stolthed jeg gennem ugebrevet gerne vilgive og videre og lade smitte til alle og enhver. For det interessante er, at vi skaber vore traditionelle og gode resultater, mens ISO er på vej til at skifte skiltet og male det om til Superbest.

 

For at være i den stærkest mulige opstilling til 1. april 2007, hvor ISO vil være indlemmet i Superbest har vi lavet en del-strategi, som bestyrelsen også bakker op. Den hedder "A-lone", og tager udgangspunkt i, at vi nu er alene om at være kvalitetskæde i København og på Sjælland. At være A-lone giver enorm mange muligheder, ligesom det forpligter os til fortsat at yde vort ypperste. En forpligelse til at vi holder os selv "på tæerne" og udfordrer os selv til hele tiden at blive bedre og forsvare kvaliteten i danske fødevarer og madtraditioner.

 

Julebussen er for tiden på den traditionelle juletour. Det er fede oplevelser. Faktisk endnu bedre end tidligere år. Hele butiksnettet er oppe på dupperne og vi har kun mødt salgsklare butikker og selvtillidsfuldekolleger. "At tro på, at vi vinder julen er jo første del af muligheden for en selvopfyldende profeti".

 

Distributionens af vore tilbudsaviser vil fra uge 1 ikke være den traditionelle. Vi skifter tilbage til Forbruger-Kontakt. Det er en bedre og billigere løsning. Forbruger-Kontakt har et bedre rutenet og de er mere forretningsorienterede end Posten. Derfor er vi glade for come back hos Forbruger-Kontakt. Skulle der ske fejl eller være reklamationer gælder reklamationsproceduren over F-Net stadig.

På torsdag morgen underskrives iøvrigt en aftale, som er hemmelig indtil torsdag morgen! Det er en aftale mellem Coop inkl. os og alle vore søskende samt Unicef og Folkekirkens Nødhjælp. De tre parter vil indgå en aftale om at samarbejde om humanitære og godgørende aktiviteter og initiativer i de kommende år.

Jeg synes det er rigtig værdifuldt, at vi som en ordentlig virksomhed kan være med til at fremme nogle gode formål og vise et godt eksempel for hvordan vi som virksomhed også kan påtage os et naturligt ansvar for at medvirke til at skabe bedre forhold for de dårligst stillede. At Unicef så er den ene af de to udkårne organisationer gør selvfølgelig mit engagement og stolthed lidt større.

 

...og hvis jeg skal holde traditionerne i hævd, må ugebrevet slutte. Naturligvis med... masser af hilsener

Alfred

 

Giv din stemme

5 stemmer
4,4/5

Kommentarer

Få nyhedsbrev

40 JOB

Presse- og kommunikationskonsulent

Se alle job Indryk job

Kursus

SoMe bootcamp

Kun få ledige pladser

Se alle Bliv klogere

Få nyhedsbrev

Få nyhedsbrev

Alt hvad du behøver at vide om kommunikation i din indbakke.

Ud over nyhedsbrevet får du max to andre faglige e-mails om ugen.

Vi bruger cookies for at give dig en bedre brugeroplevelse.