Få en åben-kontor-kultur

Åbne kontorlandskaber er en ideologisk, disciplinerende indretning, der markedsføres med politisk korrekte ord som videndeling, samarbejde, synergi og lignende buzz words fra human ressource-skuffen. Men det handler lige så meget om at spare penge og plads og om at sikre gensidig overvågning og kontrol af arbejdsindsats.

Stuvet sammen i et lille rum. Forstyrrelserne i et åbent kontorlandskab er endeløse

Stort set alle moderne virksomheder er i dag indrettet med åbne kontormiljøer mens stort set alle undersøgelser samtidig peger på, at medarbejdere ville foretrække mere privatliv. Det er et mærkeligt paradoks i det moderne arbejdsliv. I takt med øget selvledelse, autonomi og teamarbejde i arbejdsopgaver reduceres samtidig muligheden for reelt at få arbejde gjort. Det hænger dels sammen med det høje støjniveau og de mange forstyrrelser, men også på et dybere niveau med magt og det åbne kontors transparens.

Problemet med det åbne kontors transparens

Åbne kontorer er en del af en transparent ideologi, hvor det forudsættes at viden flyder let og arbejdseffekten derfor er høj. Men transparensen har en mørk bagside, som påvist i artiklen The Transparency Paradox.

Som i et andet panoptikon kan ledere overvåge eller ganske simpelt bare se, hvad medarbejdere laver, og de kan følge hele deres arbejdsproces. Denne åbenhed fungerer som en (ufrivillig) disciplinering af medarbejdere der reagerer ved at lave lige præcis det, de tror chefen vil se. Kreativ videreudvikling og innovative løsninger, der kræver skæve associationer og uortodokse arbejdsprocesser, fravælges, når chefen kan kigge en over skulderen. Hvilket i sidste ende betyder lavere arbejdseffekt.

Løsningen er ikke nødvendigvis isolerede kontorer hvor enhver kan sidde i sin egen lukkede verden, men derimod bedre indrettede åbne kontorer og en ny italesat praksis for, hvad der er en god åben-kontor-kultur.

De største problemer med åbne kontorlandskaber

Ifølge en ny undersøgelse af forskere fra Univesity of Sydney (”Workspace satisfaction: The privacy-communication trade-off in open-plan offices" 2013) oplever vi en lang række problemer med åbne kontorer, hvoraf det største er lydrelateret. Enten fordi vi ikke kan føre private samtaler (sound privacy), eller fordi der bare generelt er meget, forstyrrende larm (noise level). Andre problemer er manglende visuelt privatliv, manglende plads og uenighed omkring temperatur og udluftning. Se modellen herunder for samlet overblik.

De nyeste forskningsresultater peger på, at lydgener er de største problemer i åbne kontorer. Modellen er udviklet af Harvard Business Review. Se stort billede her

Den enkeltstående største faktor for, om vi kan lide vores åbne kontorlandskab er graden af plads. Hvis der er meget plads, er der også mindre støj forstyrrelse og mulighed for at chefen kan overvåge

Forstyrrelser forstyrrer

Det enkeltstående største problem er interaktionelt betinget. Æstetik, renlighed, indretning og klima kan irritere, men ikke på nær samme niveau som de interaktionelle forstyrrelser. Kollegaer spørger om hjælp til opgaver, de fortæller historier og jokes, de spørger om weekendens oplevelser, de kommenterer på dagens nyheder. Kollegaer snakker med hinanden, de griner og pjatter, de taler i telefon og hører høj musik. Der er direkte forstyrrelser og indirekte forstyrrelser, og de er både synlige og hørlige. Det kan være hyggeligt, men er ikke produktivt. Problemerne er på kort form:

En forstyrrelse på bare et par sekunder gør at man mister koncentrationen, og det tager lang tid (op til 15 min.), før man kommer tilbage på samme niveau som før.

Mange afbrydelser betyder mange fejl. Eksperimentelle undersøgelser viser, at der opstår op til dobbelt så mange fejl, når man bliver afbrudt i en opgave.

Multitasking er i det store hele umuligt. Hjernen kan ikke lave flere komplekse ting på samme tid, men skifter imellem aktiviteterne. Der er således høje transaktionsomkostninger forbundet med at multitaske som for eksempel at være med i en samtale og løse en arbejdsopgave.

Det vedvarende ufrivillige støjniveau stresser hjernen, fordi vi ikke selv er herre over, hvornår og hvordan hvilken information skal processes. Filtreringen af information er vanskelig, når informationsbombardementet er intenst. Undersøgelser viser, at ens forstyrrelsescirkel er minimum 15 meter lydmæssigt – visuelt er den noget længere.

Stimuli i form af lyde er forstyrrende, og det samme er visuelle forstyrrelser; kollegaer, der går forbi, kollegaer, der bevæger sig omkring og gestikulerer og så videre. Forstyrrelser behøver ikke engang være henvendelser, men blot hørlig og visuel aktivitet omkring en i rummet.

Videndeling og fælles ideudvikling er ikke det samme som løse kommentarer hen over bordet. Reel videndeling er derimod mere komplekse arbejdsopgaver, der kræver tid og fordybelse og således typisk vil foregå på møder.

Følelsen af overvågning og manglende frihed til at personalisere sit skrivebord (territorium) af hensyn til den frie mobilitet skaber rodløshed. Alle vil side med ryggen mod muren og ved vinduet og ikke i en udsat position midt i rummet.

Langt flere sygedage. Ifølge en undersøgelse fra SJWEH har medarbejdere i åbne kontormiljøer 62 procent flere sygedage end medarbejdere, der har egne kontorer.

Det er skræmmende tal: Forstyrrelser er årsag til stort arbejdstab. Fra The Wall Street Journal

Bud på en åben-kontor-kultur

Forstyrrelser er en del af det åbne kontorlandskabs DNA. Men forstyrrelser kan reduceres og håndteres bedre ved at have tydeligere regler. De tavse sociale spilleregler kan med fordel blive ekspliciteret og kommunikeret lidt friskt for eksempel som social norms/proof i en infographic, som man kan hænge op i kontormiljøet (lav din egen infographic fx her).

Man kan starte med at lave et lille survey i sit eget kontormiljø ud fra for eksempel de parametre, som indgår i undersøgelsen, der blev refereret til ovenfor. Surveyet vil give nogle pejlemærker om, hvad medarbejderne mener, og disse meninger kan kommunikeres som de fælles normer.

Følgende eksplicitte normer kan indgå i en åben-kontor-kultur-infographic:

Vores grundpræmis er, at der skal være stille i lokalet. Vi tænker vores kontorlandskab som et bibliotek.

Vi har synlige markeringer, der viser, at vi ikke vil forstyrres. Det kan for eksempel være gule bånd eller røde prikker på computeren eller skilte, vi sætter op. Vores vil-ikke-forstyrres-markering skal respekteres.

Nogle af os bruger musik i høretelefoner for at stresse af og lukke støj ude. Det er ikke det samme som en vil-ikke-forstyrres-markering.

Vi afbryder ikke bare en kollega med et spørgsmål eller en kommentar, men spørger altid først, om det er OK at forstyrre og spørge om noget.

Vi går så vidt mulig ud af rummet, når vi skal tale i telefon. Det gælder i særlig grad, hvis det er private, personlige samtaler.

Vi går så vidt mulig ud af rummet, hvis vi skal drøfte en sag med en kollega.

Skal vi kigge og arbejde på den samme stationære computer, aftaler vi med resten af medarbejderne i kontorlandskabet, hvornår det passer i forhold til deres workflow.