Konstant kaffepause-konceptet
Keder PowerPoint-foredrag dig halvt ihjel? Hader du kursusdage, hvor du sidder og kigger tomt ud i luften i timevis? Sidder du blot og venter, til det bliver kaffepause? Hvis ja, så er Open Spaces noget for dig. Det er en helt ny måde at holde et møde på. Det er én lang kaffepause, hvor folk mingler og snakker i et stort hulter til bulter. Opskriften er simpel: Kom og gør, som du vil. Resultatet er aldrig kedeligt, altid anderledes.
af Brian Due
Open Space Technology er det fulde navn. Konceptet er udviklet af Harrison Owen i 1986. Som mange andre gode ideer udsprang det af en lille iagttagelse. Forskellen er blot, at han fandt en løsning på et problem, alle kender. Når han var til møde eller konferencer, kedede han sig. Til gengæld var kaffepausen altid et socialt og indholdsmæssigt højdepunkt. For her gik snakken frit, og her var energien. Her kunne folk gå og komme, når det passede dem. Den energi og frivillige selvorganisering måtte man kunne bruge til at holde bedre møder. Det var Owens tanke. Derfor satte han sig for at udvikle en metode, hvor der er kaffepause hele tiden. Hvor mødet foregår i et åbent rum, hvor hvad der siges og hvem der er til stede, er et åbent spørgsmål. Her er det op til den enkelte at komme og gøre, som han eller hun vil. Uden at det af den grund går op i hat og briller. Tværtimod bliver det vigtige diskuteret uden spildtid. Kaffepause-konceptet blev startskuddet til Open Space Technology.
Open Spaces fra A til Z
Open Space-metoden er kort og godt: I begyndelsen af et Open Space-møde sætter deltagerne sig i en cirkel eller en hestesko, omkring et bord, eller hvis der er mange, omkring flere borde eller på gulvet. Det vigtigste er blot, at der bliver skabt en form for fællesskab, hvor alle er lige.
Næste trin er, at facilitatoren indleder og præsenterer det tema, der som udgangspunkt er omdrejningspunktet. Derpå inviterer han eller hun alle, der vil, til at præsentere deres vinkel på emnet. Det kan være ideer, forslag, drømme, løsninger, praktiske problemer, etiske problemer, etc. Der er ingen grænser for, hvad man som udgangspunkt kan præsentere her.
Altimens skriver en, der ikke nødvendigvis er facilitatoren, de forskellige emner/vinkler op på en tavle, så alle kan se. Ingen er tvunget til at sige noget, men alle har lov til at ytre sig. Dog gælder det, at den, der præsenterer sin vinkel på emnet, også forventes at brænde for det, at have et engagement i det emne og den vinkel, han eller hun præsenterer.
Der er ingen grænser for, hvor meget der kan skrives op på tavlen. Men på et tidspunkt kan de, der synes, emnet er ved at være udtømt, foreslå, at tavlen lukkes.
Og så skal der arbejdes
Når tavlen er blevet lukket, er det tid til at arbejde. Folk deler sig op i små grupper alt efter emne og går afsides for at diskutere og finde løsninger. Folk bestemmer selv, hvilke grupper de vil deltage i, og de kan frit skifte mellem grupperne.
Er der tid til det, kan hver gruppe skrive et lille referat og udstikke prioriteringer og handlingsforløb. Når den afsatte tid er gået, mødes alle igen i det store open space. Her fremlægges de forskellige løsninger, man har talt sig frem til.
Hvilke resultater?
Efter sådan et OST møde vil man typisk have tre typer af resultater: bedre viden, bedre sociale relationer og mere energi:
Hvilke grundlæggende principper gælder?
Grundideen i OST er det selvorganiserende princip under selve mødet. Ud fra devisen om, at folk rent faktisk får mest ud af at organisere sig selv, som det lige passer netop dem i situationen. Ligesom man gør under kaffepausen. Således er der også minimal planlægning, og det forventes kun af deltagerne, at de bidrager med engagement og viden. De få grundlæggende principper bag konceptet kan formuleres sådan:
Gevinsten ved at følge disse få principper er store. Ingen ordstyrer tvinger ligegyldige punkter igennem. Hvad der gør afholdelsen af mødet mere fleksibel og dynamisk. For under selve mødet kan emnet pludselig skifte efter interesser og engagement. Intet er på forhånd defineret som rigtigt eller forkert, hvad der giver en stor frihed. Og folk får mod på at sige, hvad der faktisk ligger dem på sinde.
Hvornår og hvordan fungerer open spaces bedst?
Open Spaces har naturligvis sine begrænsninger. Ikke alting diskuteres bedst på denne meget frie og selvorganiserende måde. Når der fx skal tages egentlige beslutninger i en stramt hierarkisk organiseret virksomhed, hvor forskellige roller, forventninger og ressourcer stiller særlige krav til, hvem der kan sige hvad, hvornår og hvordan. Her bliver det svært, for ikke at sige umuligt, at bruge Open Space. For præmissen om lighed købes ikke af chefen. Den er mere udforskende eller beslutningsdygtig. Metoden virker derfor bedst, hvis mange mennesker oplever et fælles problem og blot vil udforske forskellige ideer til, hvordan det skal løses uden at vælge en af dem.
Open Spaces er derfor ikke en afløser til den klassiske mødeform, men mere et tiltrængt supplement. En form, der er særlig relevant at bruge, hvor traditionelle mødeformer har spillet fallit, fordi kompleksiteten og konfliktniveauet var for højt. Det kan for eksempel være i følgende situationer, hvor Open Spaces kan være løsningen:
Kan man sætte kryds ud for en eller flere af disse punkter, er Open Spaces uden tvivl en ide. Man kan derfor bruge metoden med fordel i forbindelse med spørgsmål som:
"Vi skal lukke virksomheden, hvordan klarer vi det bedst muligt?"
"Vores arbejde eksisterer ikke om 3 år, hvad skaber vi i stedet?"
"Er vores profession en uddødende race?"
"Vi vokser eksplosivt; hvordan håndterer vi vores egen udvikling, ideologi og glæde?"
Spørgsmål, som mange involverede mennesker kan mødes i et open space for at snakke igennem. For at en Open Spaces session for alvor skal lykkes, kræver det dog en god facilitator. En person, der forklarer reglerne, og som helt naturligt starter og afslutter mødet. Derudover har facilitatoren naturligvis ingen funktion. Hverken som smagsdommer eller ordstyrer.
Hvorfor virker OST?
Open Space Technology virker, fordi det tager udgangspunkt i menneskers naturlige væremåde; at man er lykkeligst, hvis man snakker om det, der interesserer en, med en kop kaffe i hånden. Og at man derfor arbejder mest effektivt og kommer med de bedste løsninger, hvis der er frihed til at gøre, hvad man vil. Det er den positive side af fortællingen om Open Spaces succes. Den mindre flatterende version lyder, at Open Spaces er tillokkende, fordi mange mennesker er overfladiske, egocentriske og har svært ved at koncentrere sig længere tid ad gangen. Open Spaces er derfor den ideelle mødeform for det moderne menneske, som ikke kan koncentrere sig eller lytte længere end fem minutter. Præmissen for dets succes er med et fint ord den omsiggribende konstante partielle opmærksomhed, hvor alle skal gøre flere ting samtidig, siger kritikerne. Sandheden ligger nok et sted midt imellem. Virkeligheden er i hvert fald, at Open Spaces fungerer og bliver brugt med stor begejstring.
Folk går under alle omstændigheder
De forskellige ”regler”, der er indbygget i Open Space-konceptet, gør den forskel, at det er okay at havde det sjovt. Når man bryder op fra et møde, fordi man ikke længere kan bidrage med noget interessant, accepteres det af de tilstedeværende. For det er en del af de åbne spilleregler, og dermed undgår man at kede sig selv og andre. To-fods-reglen er derfor genial. For den ekspliciterer noget, der alligevel altid sker. Folk forlader nemlig altid møder, når de keder sig eller finder emnet uinspirerende. Det plejer bare blot at ske mentalt. Med dagdrømmeri og andre mentale flugtstrategier. Med to-fods-reglen kan flugten ske helt åbent. Og til alles tilfredshed. Open Spaces-metoden er derfor genial. For kaffepausen er ethvert mødes sande centrum. Nu er vi bare ved få det bedste ud af det.
Links
For at få flere konkrete eksempler på, hvor OST er blevet brugt, se her.
Eller tjek de forskellige links:
Dansk hovedside om Open Spaces
Artikel fra Wikipedia
Harrison Owens egen side om OST
Interview med Harrison Owen
Bog fra Owen om OST
Michael Herman, OST-ekspert, har samlet alt, hvad man skal vide, her
Artikel fra Wikipedia om selvorganisering
Open Spaces fra A til Z
Open Space-metoden er kort og godt: I begyndelsen af et Open Space-møde sætter deltagerne sig i en cirkel eller en hestesko, omkring et bord, eller hvis der er mange, omkring flere borde eller på gulvet. Det vigtigste er blot, at der bliver skabt en form for fællesskab, hvor alle er lige.
Næste trin er, at facilitatoren indleder og præsenterer det tema, der som udgangspunkt er omdrejningspunktet. Derpå inviterer han eller hun alle, der vil, til at præsentere deres vinkel på emnet. Det kan være ideer, forslag, drømme, løsninger, praktiske problemer, etiske problemer, etc. Der er ingen grænser for, hvad man som udgangspunkt kan præsentere her.
Altimens skriver en, der ikke nødvendigvis er facilitatoren, de forskellige emner/vinkler op på en tavle, så alle kan se. Ingen er tvunget til at sige noget, men alle har lov til at ytre sig. Dog gælder det, at den, der præsenterer sin vinkel på emnet, også forventes at brænde for det, at have et engagement i det emne og den vinkel, han eller hun præsenterer.
Der er ingen grænser for, hvor meget der kan skrives op på tavlen. Men på et tidspunkt kan de, der synes, emnet er ved at være udtømt, foreslå, at tavlen lukkes.
Og så skal der arbejdes
Når tavlen er blevet lukket, er det tid til at arbejde. Folk deler sig op i små grupper alt efter emne og går afsides for at diskutere og finde løsninger. Folk bestemmer selv, hvilke grupper de vil deltage i, og de kan frit skifte mellem grupperne.
Er der tid til det, kan hver gruppe skrive et lille referat og udstikke prioriteringer og handlingsforløb. Når den afsatte tid er gået, mødes alle igen i det store open space. Her fremlægges de forskellige løsninger, man har talt sig frem til.
Hvilke resultater?
Efter sådan et OST møde vil man typisk have tre typer af resultater: bedre viden, bedre sociale relationer og mere energi:
- Det indholdsmæssige/vidensmæssige resultat. Ofte er alle relevante emner blevet identificeret og diskuteret. Hvilket har kunnet lade sige gøre, fordi mange grupper har arbejdet med forskellige temaer på samme tid fra forskellige vinkler.
- Det sociale resultat: Et andet resultat er de mange relationer der er blevet skabt mellem mange forskellige mennesker.
- Det energimæssige resultat: Endelige føler deltagerne et stort ansvar for resultaterne og har derfor ikke svært ved at finde motivationen frem, når ideer skal blive til virkelighed.
Hvilke grundlæggende principper gælder?
Grundideen i OST er det selvorganiserende princip under selve mødet. Ud fra devisen om, at folk rent faktisk får mest ud af at organisere sig selv, som det lige passer netop dem i situationen. Ligesom man gør under kaffepausen. Således er der også minimal planlægning, og det forventes kun af deltagerne, at de bidrager med engagement og viden. De få grundlæggende principper bag konceptet kan formuleres sådan:
- De, der kommer til mødet, er de rigtige mennesker. De er ”rigtige”, fordi de viser viljen til at ville deltage. Hvad der samtidig også betyder, at folk deltager med et engagement og en motivation, der har uvurderlig betydning i en beslutningssammenhæng.
- Det, der sker til mødet, er det eneste, der kan ske. Det betyder, at deltagerne må være stærkt til stede i øjeblikket, i stedet for at tænke på, hvad der ville kunne ske, hvis og hvis, og…
- Mødet starter på det rigtige tidspunkt. Ikke i forhold til planer, men i forhold til, hvad blot sker. Hvad der åbner for kreativitet og impulsive indfald, der er relevante i situationen.
- Mødet slutter på det rigtige tidspunkt. Ikke i forhold til planer, men i forhold til, hvad der blot sker. Hvad der betyder, at deltagerne ikke spilder tiden. De er kun samlet i open space, så længe diskussionen er frugtbar.
- Når man mødes i det åbne rum, gælder to-fods-loven (Law of Two Feet). Loven siger, at den, der finder sig selv i en situation, hvor han hverken lærer noget eller bidrager med noget, han skal bevæge sine to fødder væk. Væk fra en gruppe, hvor han blot er ligegyldig fyld, og hen til et sted, hvor han kan bidrage konstruktivt. Han kan fx gå hen til en anden gruppe. Melde sig helt ud af open space. Eller danne sin egen gruppe. Under alle omstændigheder handlinger, der kræver, at han flytter sine fødder.
Gevinsten ved at følge disse få principper er store. Ingen ordstyrer tvinger ligegyldige punkter igennem. Hvad der gør afholdelsen af mødet mere fleksibel og dynamisk. For under selve mødet kan emnet pludselig skifte efter interesser og engagement. Intet er på forhånd defineret som rigtigt eller forkert, hvad der giver en stor frihed. Og folk får mod på at sige, hvad der faktisk ligger dem på sinde.
Hvornår og hvordan fungerer open spaces bedst?
Open Spaces har naturligvis sine begrænsninger. Ikke alting diskuteres bedst på denne meget frie og selvorganiserende måde. Når der fx skal tages egentlige beslutninger i en stramt hierarkisk organiseret virksomhed, hvor forskellige roller, forventninger og ressourcer stiller særlige krav til, hvem der kan sige hvad, hvornår og hvordan. Her bliver det svært, for ikke at sige umuligt, at bruge Open Space. For præmissen om lighed købes ikke af chefen. Den er mere udforskende eller beslutningsdygtig. Metoden virker derfor bedst, hvis mange mennesker oplever et fælles problem og blot vil udforske forskellige ideer til, hvordan det skal løses uden at vælge en af dem.
Open Spaces er derfor ikke en afløser til den klassiske mødeform, men mere et tiltrængt supplement. En form, der er særlig relevant at bruge, hvor traditionelle mødeformer har spillet fallit, fordi kompleksiteten og konfliktniveauet var for højt. Det kan for eksempel være i følgende situationer, hvor Open Spaces kan være løsningen:
- Emnet for mødet er et reelt og stort forretningsproblem.
- Emnet for mødet har så stor kompleksitet, at ingen enkelt person alene forstår det. Altså har deltagerne brug for at tale med hinanden på kryds og tværs.
- For at kunne komme med brugbare løsninger på de problemstillinger, emnet indeholder, må de forskellige mødedeltagere komme fra forskellige sammenhænge og have forskellige kompetencer.
- Deltagerne må have reel passion for emnet og for at finde brugbare løsninger; hvilket ofte medfører konflikt. Et open space er det rette sted at håndtere konflikt i. For her er der rum og tid til at få talt ud.
- Emnet og dets problemstillinger kræver øjeblikkelig handling.
Kan man sætte kryds ud for en eller flere af disse punkter, er Open Spaces uden tvivl en ide. Man kan derfor bruge metoden med fordel i forbindelse med spørgsmål som:
"Vi skal lukke virksomheden, hvordan klarer vi det bedst muligt?"
"Vores arbejde eksisterer ikke om 3 år, hvad skaber vi i stedet?"
"Er vores profession en uddødende race?"
"Vi vokser eksplosivt; hvordan håndterer vi vores egen udvikling, ideologi og glæde?"
Spørgsmål, som mange involverede mennesker kan mødes i et open space for at snakke igennem. For at en Open Spaces session for alvor skal lykkes, kræver det dog en god facilitator. En person, der forklarer reglerne, og som helt naturligt starter og afslutter mødet. Derudover har facilitatoren naturligvis ingen funktion. Hverken som smagsdommer eller ordstyrer.
Hvorfor virker OST?
Open Space Technology virker, fordi det tager udgangspunkt i menneskers naturlige væremåde; at man er lykkeligst, hvis man snakker om det, der interesserer en, med en kop kaffe i hånden. Og at man derfor arbejder mest effektivt og kommer med de bedste løsninger, hvis der er frihed til at gøre, hvad man vil. Det er den positive side af fortællingen om Open Spaces succes. Den mindre flatterende version lyder, at Open Spaces er tillokkende, fordi mange mennesker er overfladiske, egocentriske og har svært ved at koncentrere sig længere tid ad gangen. Open Spaces er derfor den ideelle mødeform for det moderne menneske, som ikke kan koncentrere sig eller lytte længere end fem minutter. Præmissen for dets succes er med et fint ord den omsiggribende konstante partielle opmærksomhed, hvor alle skal gøre flere ting samtidig, siger kritikerne. Sandheden ligger nok et sted midt imellem. Virkeligheden er i hvert fald, at Open Spaces fungerer og bliver brugt med stor begejstring.
Folk går under alle omstændigheder
De forskellige ”regler”, der er indbygget i Open Space-konceptet, gør den forskel, at det er okay at havde det sjovt. Når man bryder op fra et møde, fordi man ikke længere kan bidrage med noget interessant, accepteres det af de tilstedeværende. For det er en del af de åbne spilleregler, og dermed undgår man at kede sig selv og andre. To-fods-reglen er derfor genial. For den ekspliciterer noget, der alligevel altid sker. Folk forlader nemlig altid møder, når de keder sig eller finder emnet uinspirerende. Det plejer bare blot at ske mentalt. Med dagdrømmeri og andre mentale flugtstrategier. Med to-fods-reglen kan flugten ske helt åbent. Og til alles tilfredshed. Open Spaces-metoden er derfor genial. For kaffepausen er ethvert mødes sande centrum. Nu er vi bare ved få det bedste ud af det.
Links
For at få flere konkrete eksempler på, hvor OST er blevet brugt, se her.
Eller tjek de forskellige links:
Dansk hovedside om Open Spaces
Artikel fra Wikipedia
Harrison Owens egen side om OST
Interview med Harrison Owen
Bog fra Owen om OST
Michael Herman, OST-ekspert, har samlet alt, hvad man skal vide, her
Artikel fra Wikipedia om selvorganisering
