Kommunikation - IT-projektets Akilleshæl

Skrevet af

Leif Pjetursson

3 artikler

0 indlæg

Dygtig ledelse er i dag en blanding af godt købmandsskab, visionært talent, psykologisk indsigt i egne og medarbejdernes reaktionsmønstre - og ikke mindst evne til at kommunikere forandringer, så de tænder en gnist hos såvel interne som eksterne interessenter.

 

Mange topledere og IT-projektledere overser den helt afgørende betydning, som kommunikation spiller i forbindelse med indførelse af store IT-projekter. I stedet lægger de teknologiske udfordringer beslag på al energien, fordi teknikken ofte driller

 

90% af de store IT-systemer har ikke givet den værdi, som der blev stillet i udsigt ved begyndelsen. Det fremgår af en nylig offentliggjort undersøgelse fra PA Consulting Group, der bygger på materiale, indsamlet i hele Skandinavien. Den kortlægger virksomhedernes erfaringer med at gennemføre ERP-projekter, dvs. projekter med implementering af software fra producenter som SAP, Oracle og Baan. I alt 15 danske virksomheder deltog.

 

Blandt andre Lego, B&O og Siemens har oplevet et værditab. Denne tendens kunne i og for sig gælde for hvilket som helst større IT-projekt i dette land. Det viser andre nødlidende  IT-projekter, der har været i pressens kritiske søgelys de senere år, fx Arbejdsformidlingens nye IT-system Amanda.

 

Udover de rent tekniske begyndervanskeligheder, der er en tro følgesvend i næsten alle store IT-projekter, så er den gal med kommunikationen. Virksomhederne er generelt dårlige til change management og kommunikation. Top-lederne bliver som regel interviewet i virksomhedens personaleblad ved lanceringen af projektet. Så går der otte måneder, og så dukker de først op igen i et nyt interview ved selve premieren af systemet. Med andre ord - de er alt for usynlige og fraværende i den lange, mellemliggende periode. Lederne er heller ikke gode til at skabe et billede af en ny verden, som medarbejderne har lyst til at blive en del af. Medarbejderne tænder ikke just på et tørt IT-system. Der mangler visioner, der kan lokke ildsjælen frem i folk. Det har man fx prøvet at råde bod på hos Ericsson. Her har man nylig sat et projekt i gang, hvor visionen er at få virksomheden et par trin op ad værdistigen. Værktøjet er ERP-systemet.

 

Desuden er det meget vigtigt, at der bliver fulgt op med masser af kommunikation, efter at systemet er i drift.

 

Medarbejderen er ligeglad med, om ledelsen kan spare millioner ved at indføre et ERP-system. Det, hun er interesseret i er at få en bedre hverdag og kompetence i et værktøj, som hun måske kan bruge i sin videre karriere. Det man ikke forstår - endsige har indflydelse på, har man nu engang svært ved at brænde for. 

 

Ren som nyfalden sne
Mange top-, mellem- og IT-projektledere kan opleve, at deres samvittighed, hvad angår kommunikationen, er ren som nyfalden sne, fordi de har da - ifølge deres egen opfattelse - sørget for at informere og kommunikere på rette tid og sted. Men det er bare ikke nok. De glemmer, at de samme ting skal siges igen og igen. Der skal være masser af plads til, at medarbejderne kan komme med deres råd, kan lufte tvivl og usikkerhed og stille spørgsmål. Det gælder ikke mindst alle de “stille” og skeptiske medarbejdere. Men mange lederne frygter stadig at “miste kontrollen”, hvis de giver ordet frit løb. Læren må være, at ligesom man ikke kan sælge et produkt til en kunde, der er i tvivl, så kan man ej heller overbevise en medarbejder om en forandrings lyksaligheder.

 

Mange IT-folk er stadig tilbøjelige til at betragte forandringer som et stykke ingeniørarbejde, hvor man gradvis bygger den nye verden op, “styrer” modtagerne ved hjælp af kalkuleret kommunikation.

 

Problemet bare, at man så ikke får fat dér, hvor det brænder allermest på hos medarbejderne, dér, hvor de synes det er sværest - eller sjovest. Hvis mennesker skal ændre adfærd, opnå nye færdigheder og holdninger, så skal man som leder kunne samtale om alle de spørgsmål, der ligger lige nedenunder den pæne overflade. Det er dér, indsigt og forståelse dannes, motivationen tændes, tanker modnes og falder på plads. Og det meget sjældent gjort med én samtale. Mennesker har brug for igen og igen at lufte deres tvivl, stille nye spørgsmål, der løbende dukker op.

 

Nye relationer
De nye menneskelige relationer, som vinder frem som følge af de stadig mere netværks- og projektbaserede virksomheder, stiller nye krav til top-, mellem- og IT-projektledernes kommunikative evner. Dygtig ledelse er i dag en blanding af godt købmandsskab, visionært talent, psykologisk indsigt i egne og medarbejdernes reaktionsmønstre - og ikke mindst evne til at kommunikere forandringer, så de tænder en gnist hos såvel interne som eksterne interessenter. En moderne leder skal derfor i dag være i stand til at kommunikere og bruge nye kommunikationsformer, der bringer følelser og værdier op på bordet, fordi de i så høj grad “styrer” moderne mennesker. Og frem for alt skal hun være god til samtalens kunst.

 

Lyt og kommunikér
En af de behov, der trænger sig mest på, er kunsten at lytte. Det falder stadig mange ledere svært, fordi de ofte er kommet frem i verden ved at dominere kommunikationen. Gennem aktiv lytning bør medarbejderne opleve, at deres ideer, råd og problemer bliver taget alvorligt, og at de reelt har indflydelse på deres egen arbejdssituation, og hvordan man fremover griber tingene an. Aktiv lytning er også en guldgrube, når lederen skal planlægge den videre kommunikation. Den viden, man som leder får herigennem, giver mulighed for maximalt at time og udvikle nye hovedbudskaber og gennemtænke og formulere rene og klare svar på de problemstillinger, medarbejderne oplever lige her og nu.

 

Kommunikationsform
En bedre kommunikation kan også opstå gennem nye kommunikationsformer. Her tænkes på café-arrangementer, hvor deltagerne sidder ved små cafëborde og på kryds og tværs giver plads til hinandens ideer, begejstring og betænkeligheder. Også work-shops under forskellige former er relevante. Dannelse og aktiv brug af formelle og uformelle netværk, hvor man kan vende stort og småt omkring den aktuelle forandring med kolleger, der har de samme udfordringer inde på livet, er også et stærkt middel til at uddybe forståelse og udveksle erfaringer.

 

I forbindelse med IT-projekter er det desuden vigtigt at redefinere superbrugernes rolle. Deres rolle har hidtil været især teknisk fokuseret. Men netop superbrugeren opsamler via sine besøg hos et stort antal medarbejdere en masse viden om, hvor skoen trykker mest.

 

Skab større værdi
Vejen frem mod større værdi i store IT-projekter går gennem øget og gennemtænkt kommunikation. Man skal som leder forberede og planlægge hele kommunikationsindsatsen grundigt før forandringen, og så følge den systematisk.

 

Som leder eller projektgruppe skal man desuden være ekstrem lydhør. Som al anden forandring rejser store IT-projekter myriader af spørgsmål. Det er dem lederne skal være i stand til at opfange i tide og derefter returnere med klare og fængende svar.

Artiklen er tidligere bragt i Børsens Informatik-tillæg den 28. marts 2000.  

 

Den 11.-12. april optræder Leif Pjetursson med et indlæg på konferencen “Få det bedste ud af dit ERP-system”, arrangeret af Euroforum, www.ibceuroforum.dk

 

Artiklen trækker på resultater fra PA Consulting Group´s Value Mining analyse, januar 2000.

 

 

 

Relaterede artikler

Årets personaleblad bygger Bro i Gladsaxe - Broen. Et personaleblad i Gladsaxe. På forsiden: En skaldet mand. Munden er forvrænget. Næsen al for stor. Som om han ki...

Giv din stemme

5 stemmer
4,4/5

Kommentarer

Få nyhedsbrev

43 JOB

SoMe-specialist

Se alle job Indryk job

Job

Live-projektleder

Frist: 7. maj kl. 18.00

Souschef

Frist: 3. maj

Studentermedhjælper

Frist: Hurtigst muligt
Se alle job Indryk job

Få nyhedsbrev

Få nyhedsbrev

Alt hvad du behøver at vide om kommunikation i din indbakke.

Ud over nyhedsbrevet får du max to andre faglige e-mails om ugen.

Vi bruger cookies for at give dig en bedre brugeroplevelse.