Intranettet skal være en levende proces

Skrevet af
I mange virksomheders implementering af intranet, dukker en kedelig misforståelse op. Mange af os, der arbejder med implementeringen, kommer bevidst eller ubevidst til at hige efter en total kortlægning af den viden, der eksisterer i organisationen.

Vi vil tæmme og kontrollere den store vidensmængde. Der er en tendens til at tro, at hvis vi blot får opdateret alle vores manualer, procedurer osv, og kombinerer dem med en søgemaskine på nettet, så er hele virksomhedens viden kun et klik væk fra hver eneste medarbejder.

 

Ud fra denne egentlig meget sympatiske intention sætter virksomheden en masse ressourcer ind på dokumenthåndteringsprojekter, hvor gamle filformater oversættes til det ene mere fancy elektroniske format efter det andet. Der besluttes procedurer for opdatering, udvikles nye strukturer for ejerskab af dokumenter, designes "masker", opstilles nye regler for indeksering af information osv. I mange virksomheder kan denne proces vare ved i et år eller mere.

 

Men, det er og bliver en illusion, at det er muligt at kortlægge hele organisationens viden - med eller uden brug af elektronik. En stor del af organisationens viden har form af eksplicit information, men en langt større del har imidlertid form af dynamisk viden, der er koblet til hvert enkelt menneske i organisationen. Det er som regel denne tavse viden, der er den mest interessante, men den der vies mindst opmærksomhed, når intranettet implementeres. Det burde være omvendt. Når det ikke forholder sig sådan, skyldes det selvfølgelig, at den indviduelle, tavse viden er svær at "få fat i" selv for det individ, der besidder den. Og dermed helt umulig at "finde" for virksomhedens web-redaktør.

 

Den tavse viden
Den tavse viden befinder sig i organisationen - eller mere præcist i medarbejdernes (under)bevidsthed. God service, kreativitet, innovation, at være en god leder, at sælge mere osv. er altsammen eksempler på succeskriterier for virksomheden og dens medarbejdere. Men det er ikke størrelser, vi kan få ind "under huden", alene fordi de er lagt ud på intranettet. Hvad gør web-redaktøren så ved det? Mange vælger som sagt at kaste sig over rugbrødsarbejdet med at få gjort alle eksisterende informationer digitaliseret og gjort klar til nettet. Noget af energien var bedre brugt på at gøre intranettet til et levende mødested for vidensbærende mennesker - i stedet for et overflødighedshorn af korrekt indekseret, men flad og "død" information.

 

Vores forståelse for, hvad der er god performance i vores job, lagrer vi hver især i vores bevidsthed. Denne forståelse bygger selvfølgelig blandt andet på eksplicit information, som vi har læst os til. Men forståelsen bygger mest af alt på to faktorer, der ikke uden videre lader sig oversætte til tal.

 

Den ene faktor er vores erfaring med at udføre vores job. Vi kan evt. læse os til nogle grundregler for vores arbejde - og vi kan lade os inspirere til nye måder at gribe tingene an på. Men vi bliver først gode til vores job, i og med at vi udfører det, laver fejl og skaber succeser. Vores oplevelse af denne erfaring hænger meget sammen med den anden faktor: Nemlig vores fortolkning af, hvad der gør os gode til vores job. En fortolkning, vi kun kan nå frem til gennem respons fra og dialog med kollegaer, kunder og ledere. Mange nye erkendelser starter som en følelse eller en fornemmelse, som vi først kan sætte ord på, når vi "spiller bold" op ad nogle andre. I vores samspil med andre individer skaber vi hver især vores individuelle bevidsthed, om hvad vi gør godt eller skidt, og vi erkender nye problemer eller nye muligheder.

 

Kort sagt: At skabe ny viden på grundlag af "død" information og at udtrykke vores tavse viden som eksplicit information er sociale processer. Det kræver dialog. I disse processer kan det være et godt værktøj at have adgang til store mængder information på intranettet. Men denne informationsadgang bør kun være en klangbund for noget, der er endnu vigtigere. Nemlig at vi sammen med andre fortolker og bearbejder al informationen - for det er her ud af, at ny viden opstår. De fleste betragter intranettet som et værktøj til formidling af informationer. Dette syn bør beriges ved også at betragte intranettet som et medie for dannelse af nye relationer.

 

Relationer frem for informationer
Webredaktøren gør altså ret i at erkende, at den tavse viden er svær at fastholde. Det betyder ikke, at intranettet ikke kan bidrage til at udvikle og eksplicitere den tavse viden. Intranettet kan blive et fremragende værktøj til at skabe nye relationer i virksomheden på tværs af eksisterende organisationsstrukturer, faglige mønstre og andre "kasser" vi normalt befinder os i. Målet er at få nye mennesker til at mødes. Intranettet kan være et af midlerne.

 

Det er langtfra et ideal, at al kommunikation skal foregå på nettet. Møderne kan finde sted både i og udenfor Cyberspace. Alt for mange mails bliver i dag sendt ti meter ned af gangen, i stedet for det hurtige replikskifte hen over skrivebordet, der som regel vil bringe kommunikationen langt videre, og i øvrigt ofte er sjovere for begge parter. Teknikken kan endnu ikke matche de nuancer og den sensitivitet, der kendetegner et godt, gammeldags, analogt møde. Og vi kan kun gætte på, om den nogensinde vil kunne komme til det.

 

Udfordringen for webredaktøren og andre, der arbejder med ledelse af intranettet, er grundlæggende at erkende, at intranet skal være en levende proces - ikke et færdigt produkt. Det betyder ikke alene, at vi må slippe tankegangen om at få kortlagt virksomhedens viden en gang for alle. Vi må nemlig bevidst søge at gøre intranettet til en mødeplads, mere end til et bibliotek. Ingen kan sidde og have overblik over den samlede mængde viden.

 

Intranettet skal facilitere at folk selv kan skabe sig relationer. Det skal være nemt at søge - ikke kun efter relevante informationer, men efter relevante mennesker med relevante kompetencer, erfaringer, faglig baggrund osv. F.eks. må virksomhedens "telefonbog" på intranettet gøres til en af de væsentligste opgaver. Hvem siger, at man kun skal kunne søge på navn eller afdeling - og kun få oplyst telefonnummer og adresse. Hver enkelt medarbejder kan være beskrevet med uddannelse, interesseområder, specifik arbejdsbeskrivelse, kompetenceområder m.m. Medarbejderens side i telefonbogen kan også vedhæftes filer, som han/hun ønsker at gøre tilgængelige for andre. F.eks. den sidste artikel man har skrevet, en graf man netop har opstillet, links til www-adresser osv.

 

Endelig må den enkelte medarbejder i virksomheden have nem adgang til at kunne starte en diskussionsgruppe eller erfaringsbase på intranettet. Ofte er initieringen af diskussionsgrupper noget, der kræver omfattende teknisk bistand og beslutning højt oppe i hierarkiet. Sådan skal det ikke være. Hvis der er tre medarbejdere, der ser behov for at starte en diskussionsgruppe, skal de uden videre kunne køre løs. Gruppens levedygtighed må afhænge af, om der er andre, der hopper på. Den skal ikke hæmmes af tekniske eller bureaukratiske barrierer.

 

Mulighederne er mange. Præcis hvilke funktionaliteter, der er de bedste, afgøres af situationen. Men den rigtige udnyttelse af intranetmediet starter, når webredaktøren i stedet for at søge at kortlægge alle informationer gør præcist det modsatte: Erkender at dynamisk viden netop ikke kan kortlægges og kontrolleres. At det gælder om at få levendegjort intranettet som en mødeplads for vidt forskellige mennesker, der bærer rundt på virksomhedens væsentligste potentiale, viden. Flygtig, uhåndterlig og tavs, som den er. Og dog samtidig så vital og helt unik.

Relaterede artikler

Task force skal starte intranet - Et fuldt intranet-hold er nødvendigt, hvis virksomheden skal i gang med intranet. Forfatteren til bogen ”Behind the fire...
Undgå intranettets faldgruber - Der er mest fokus på god skik, når det gælder udnyttelse af intranet. Men der viser sig også en række fælles faldgruber....
Intranet 2.0: Hype og realiteter - Er intranettet blevet 2.0? Både nej og ja. Nej, hvis man kigger på Web 2.0 teknologier som sociale tjenester og wikier. ...
Nyt stærkt makkerpar: intranet og 2.0 - Blogs, wikier og netværkstjenester går deres sejrsgang på internettet, men er larmende fraværende på mange intranet. Er ...
29 ideer til dit intranet - Intranettet kan være det helt centrale omdrejningspunkt i virksomhedens hverdag. Men før du kaster dig over alle de nye ...
Værdien af det sociale intranet - Hvad betyder det, at en organisations intranet er socialt? Er den klassiske funktion blevet erstattet af en useriøs, dig...

Giv din stemme

8 stemmer
4,5/5

Kommentarer

Få nyhedsbrev

32 JOB

Praktikant eller studentermedhjælper

Se alle job Indryk job

Kursus

Uddannelse: Rådgiver i intern kommunikation

Kurset er udsolgt - tilmeld dig hvis du vil på venteliste

Se alle Bliv klogere

Få nyhedsbrev

Få nyhedsbrev

Alt hvad du behøver at vide om kommunikation i din indbakke.

Ud over nyhedsbrevet får du max to andre faglige e-mails om ugen.

Vi bruger cookies for at give dig en bedre brugeroplevelse.