Virksomhedens kommunikation foregår i stigende grad gennem forskellige digitale medier. Forståelse og udnyttelse af disse medier giver os nye udfordringer i forhold til at kommunikere og præsentere viden og oplevelser.

Intranettet er et af de digitale medier, som mange virksomheder har erfaring med, men måske ikke brugt så mange ressourcer på. Intranettet er oftest brugt som en elektronisk opslagstavle, hvor medarbejderne kan hente praktiske beskeder. I de senere år er der imidlertid sat mere fokus på Intranettets som en portal, hvor medarbejderne har adgang til virksomhedens viden. Men hvordan defineres viden, og hvordan undgår man, at hele Intranettet eksploderer i overeksponering af information og viden?

Netværk for ensomme ulve
Erfaringsnetværket Intra2 er et netværk af virksomheder, der på seminarer og gå-hjem møder udveksler viden om en bedre mere forretningsmæssig og strategisk udnyttelse af Intranettet. Netværket består af næsten 100 offentlige og private virksomheder, der ønsker at dele viden og erfaringer med hinanden. ”Jeg tror, at en af grundene til, at så mange deltager på seminaret er, at medarbejderen ofte sidder alene med problemstillinger omkring Intranettet”, siger Mads Richard Møller, proceskonsulent i Intracom Consult og stifter af Intra2. ”De er ensomme ulve, der selv skal overskue mulighederne ofte uden en decideret afdeling eller kollega at sparre med”, fortsætter han.

Fælles for alle deltagere er, at de møder op for at hente ny inspiration og viden til deres arbejde med Intranettet. ”Jeg er med, fordi det er en enestående mulighed for at få indblik i andre virksomheders erfaringer. Da indholdet på Intranettet per definition ikke er for øjne udenfor organisationen, er den direkte kontakt til andre Intranet-ansvarlige en meget god mulighed for at benchmarke, opsamle ideer og høre om både gode og dårlige erfaringer”, svarer en af seminarets deltagere på spørgsmålet om, hvorfor hun deltager på seminaret.

Inspiration og viden
Blandt deltagerne er offentlige og private virksomheder, der står overfor forskellige udfordringer, som f.eks.:
· Operationalisering af Intranet-strategi
· Relancering af nyt Intranet
· Organisatorisk forankring og motivering af medarbejderne til brug af Intranettet
· Manglende ledelsesopbakning
· Udvælgelse af relevante information, strukturering af indhold

Strategi, opbakning, motivation
Især tre faktorer er vigtige i forbindelse med, at Intranettets funktion og betydning er under udvikling. ”Videndeling via Intranet forudsætter i høj grad en klar videnstrategi, ledelsesopbakning og medarbejdermotivation”, siger Mads Richard Møller. "Uden de tre nøglefaktorer er det meget svært at udnytte Intranettets potentialer optimalt."

Hvad for en viden?
Men hvad er viden – og hvordan deles og bruges den? Et oplæg satte fokus på definition af viden og videndeling. Pointen er, at før virksomheden kan fremsætte en klar videnstrategi må den tage stilling til:
· Hvad er viden for netop dem
· Hvordan skal den viden bruges – og med hvilket formål
· Hvornår skal den bruges
· Hvem skal bruge den

Viden er nemlig kun værdifuld, hvis det er den ”rigtige” viden, som er tilgængelig på det ”rigtige” tidspunkt for de ”rigtige” medarbejdere. Hvis ikke en klar videnstrategi styrer udviklingen risikerer virksomheden at drukne i nice-to-know informationer, og Intranettet bliver belastende frem for et effektivt og målrettet værktøj til deling af relevant og brugbar viden.

Prisen er energi og aktivitet
Dagens oplæg handlede om forskellige tilgange til deling af viden på Intranettet. En af oplægsholderne gav et eksempel på, hvilke fordele de har ved at arbejde målrettet med deling af viden. ”Virksomheden har opdelt medarbejderne efter kompetencer og viden i forhold til de arbejdsområder, de sidder med. Hvert kompetenceområde har adgang til et specielt Intranet, hvor de gennem chat funktioner og debatfora kan udveksle viden og erfaringer indenfor deres arbejdsområde”, fortæller oplægsholderen. Medarbejderne har stor nytte af hinanden indenfor konkrete projekter på tværs af lokationer og lande. "Det har kostet masser af energi [at få medarbejderne til at bruge dem], men efter målrettet arbejde fungerer de godt på tværs af danske og udenlandske lokationer", siger han.

Et andet eksempel på videndeling på Intranettet kom frem, da en oplægsholder delte ud af sine erfaringer med kollegiale netværk. Virksomheden havde den opfattelse, at medarbejderne af sig selv ville finde ud af, hvor effektive debatfora på Intranettet er til at dele erfaringer og viden. Men fakta er, at ingen bruger dem, og den projektansvarlige må konstatere, at hvis ikke, der arbejdes aktivt med sådanne netværk, bliver de ikke brugt. Det kræver netop en klar strategi, hvor virksomheden må gøre en seriøs indsats for at få medarbejderne til at dele deres viden over Intranettet. "Ellers gør de bare, som de altid har gjort; tager telefonen. Og det bliver den viden jo ikke tilgængelig for de næste af, vel", kommer det fra oplægsholderen.

Før viden kommer brug
En helt basal forudsætning for videndeling er, at medarbejderne bruger Intranettet. ”At have et Intranet er ikke automatisk lig med anvendelse. I stedet er det en dynamisk proces over tid, hvor der kontinuerligt skal arbejdes med motivation og anvendelse”, lyder det fra én af seminarets deltagere. Intranettets formål, mål og strategi skal være klart defineret. Hvorfor skal medarbejderne bruge det – og hvad får de helt konkret ud af det? Medarbejderne skal se en nytteværdi i at bruge Intranettet, som f.eks., at:

· Alle virksomhedens informationer og dokumenter er samlet ét sted.
· Viden kan deles.
· Arbejdsrutinerne kan effektiviseres.

En af oplægsholderne kom her med et godt tip til at få medarbejderne til at se en nytteværdi: Han væddede med kollegerne om, at de kunne finde dokumenter hurtigere elektronisk på Intranettet frem for i mapperne på reolerne – og han vandt. På den måde skabte han incitament til at bruge Intranettet, idet der var en reel nytteværdi for brugerne, nemlig tidsbesparelse.

På seminaret blev diskuteret adskillige måder at få medarbejderne til at bruge Intranettet på, som f.eks.:
· Uddelegere ansvar for levering af indhold.
· Kontinuerlig opdatering af dokumenter og nyhedsinfo.
· Involvere hele organisationen i processen.
· Klar opbakning fra ledelsen.

Før brug kommer opbakning
Uden opbakning fra alle niveauer i virksomheden kan Intranettet ikke udnyttes optimalt. Ledelsen afsætter ofte ressourcer til udvikling, og glemmer så den organisatoriske forankring – det vil sige sikring af, at medarbejderne rent faktisk bruger Intranettet. Mange deltagere nikker genkendende, da en deltager fortæller, at anvendelsen af Intranettet i hendes virksomhed lider under, at ledelsen ikke er villig til at afsætte ressourcer til aktiviteter, der skal lære medarbejderne at bruge deres nye Intranet. "Vi har et rigtigt godt Intranet, men hvordan ved medarbejderne det, når de ikke kan finde ud af at bruge det", siger hun og efterlyser ressourcer til at sætte aktiviteter i gang. Efter seminaret udtrykker en af deltagerne sig således: ”Vi fandt på seminaret en bekræftelse på, at vores insisteren på ledelsesopbakning og inddragelse af organisationen er rigtig.”

Viljen til at ville
Erfaringerne på dagens seminar viser, at Intranet er begyndt at vokse i form og indhold – og at flere virksomheder er begyndt at få øjnene op for, at Intranettet er mere end bare en elektronisk opslagstavle. Det er ikke størrelse eller teknisk platform, der er afgørende for, om Intranettet kan udvikles til at være et effektivt værktøj i videndelingsprocessen. Det er snarere viljen til at tage portalen og dets videnaktører alvorligt og samtidigt kunne udnytte den forretningsmæssige værdi. Ifølge seminarets deltagere handler det om at være pragmatisk, konsekvent og ambitiøs i arbejdet med Intranettet som videnportal. Dagens inspirerende oplæg samt deltagernes erfaringer og kommentarer resulterede i 5 gode råd omkring videnportalens primære udfordringer samt 5 klassiske fejl. Både gode, såvel som dårlige erfaringer er med til at give ny inspiration og viden og dermed vise vejen fra opslagstavle til videnportal.

Fem gode råd om videnportalen
· Konkretiser og eksemplificer fordelene ved videndeling via intranet
· Involver videnbrugere så tidligt som muligt (fx via tests eller workshops)
· Involver rollemodeller / ambassadører så tidligt som muligt (både blandt medarbejdere
og ledelse)
· Synliggør kilden (leverandøren af viden)
· Udnyt mulighed for både viden-push (den viden virksomheden vælger at eksponere for medarbejderne) og viden-pull (den viden medarbejderne kræver)

Fem klassiske fejl
· Troen på at et intranet i sig selv skaber videndeling
· Manglende samspil med ikke-digitale medier og aktiviteter
· Manglende prioritering af indhold
· Manglende opbakning og synligt brug af ledelsen
· Manglende incitament for videnleverandør eller -bruger

------
Få mere inspiration om Intranet og videndeling:

Intranet
· Bog: ”Behind the firewall - danske erfaringer med intranet og virksomhedsportaler" af Mads Richard Møller Udkom i april 2002. Hele bogen er tilgængelig på www.Intracom.dk
·Intranet Design Magazine:
·Intranet Journal:
·Webdeveloper:

Jakob Nielsens, ekspert i brugervenlighed, kåring af de ti bedste Intranet på:
· http://www.useit.com/alertbox/20031013.html
· www.nngroup.com/reports/intranet/2003/

Videndeling
·"Knowledge Sharing – Time Sensitiveness and Push-Pull strategies in a non-hype Organization”, Peter Holdt Christensen, CBS, 2003
http://ep.lib.cbs.dk/paper/ISBN/8791181534

·Bog: “The Knowledge Creating Company”, Nonaka Ikujiro & Hirotake Takeeuchi, 1995

Fakta om Erfaringsnetværket Intra 2

·Intra 2 er et erfaringsnetværk stiftet i 1999 af Mads Richard Møller, proceskonsulent i Intracom Consult
·Intracom Consult rådgiver om forretningsmæssig udnyttelse af Intranet. Målet er organisatorisk udvikling og styrkelse af kommunikation, arbejds- og videnprocesser
·Formålet med Intra2 er at få aktuel, realistisk og brugbar viden om, hvordan virksomheder bedst muligt udnytter de nye, digitale forretningsmuligheder
·Ca. 100 offentlige og private virksomheder er medlemmer af Intra2 netværket
·Næste seminar gennem Intra2 netværket afholdes den 20. april og omhandler ”Det brugervenlige Intranet”.

Se www.intra2.dk for yderligere oplysninger.