Intern kommunikation er i forandring - og alligevel er mange af udfordringerne de samme som de har været i de seneste 10 år. 

Her kan du finde vores kurser og erfa-grupper om intern kommunikation, og herunder kan du læse Thomas Heilskovs glimrende artikel, der viser hvordan intern kommunikation så ud i 2005. 

Intern kommunikation - en undersøgelse

Undersøgelsen Intern Kommunikation 2005, tegner et billede af den interne kommunikation i Skandinavien, som giver stof til eftertanke. Med svar fra 12.000 medarbejdere fra 24 virksomheder fra Danmark, Norge og Sverige er Intern Kommunikation 2005 den hidtil mest omfattende undersøgelse af skandinaviske virksomheders interne kommunikation. Resultatet fra undersøgelsen peger på tre massive udfordringer:

• Topledelsen er usynlig og utroværdig. Kun hver 3. medarbejder mener, at topledelsen prioriterer den direkte kommunikation med medarbejderne højt. Kun 4 ud af 10 mener, at topledelsens ord svarer til dens handlinger.
   
• Mangelfuld strategisk kommunikation. Kun halvdelen af medarbejderne mener, at de har en god forståelse for virksomhedens overordnede mål og strategier.
   
• Forandringskommunikation halter. Kun hver anden medarbejder føler sig godt informeret, når der sker forandringer i virksomheden.

Dertil kommer en række andre udfordringer, som bl.a. knytter sig til forskellige faggruppers kommunikationsbehov. Fx er overinformation ikke overraskende et mere udbredt problem blandt medarbejdere med en længerevarende uddannelse, mens medarbejdere med et industriorienteret eller håndværkspræget arbejde føler sig væsentligt dårligere informeret om, hvad der sker i egen afdeling end øvrige faggrupper.

Manglende styringsværktøjer

Resultaternes klare budskab er altså, at den interne kommunikation halter. Men hvorfor? Indeholdt i Intern Kommunikation 2005 var en særskilt undersøgelse blandt virksomhedernes kommunikationsansvarlige. Her gav kommunikationsfunktionen selv et bud på hvilke barrierer, der står i vejen for at højne kvaliteten af virksomhedens interne kommunikation. Topscoreren var en mangel på effektive styringsredskaber for den interne kommunikation. Desuden blev små budgetter, topledelsen manglende prioritering af kommunikation, og at kommunikationsfunktionens rolle i virksomheden er uklar fremhævet som barrierer – det sidste især blandt offentlige virksomheder.

Størstedelen af de nævnte barrierer blev imidlertid (især i private virksomheder) ikke vurderet som uoverstigelige. Så måske forklaringen på medarbejdernes utilfredshed med kommunikationen skal findes et andet sted?

Rigtig prioritering?

Undersøgelsen viste, at ud af den del af kommunikationsfunktionens ressourcer, der afsættes til den interne kommunikation, så benyttes 2/3 af budgettet, og lidt over halvdelen af tiden, på personaleblad og intranet. Til sammenligning benyttes 4 pct. af budgettet og 9 pct. af tiden på at rådgive topledelsen. 5 pct. af budgettet og 10 pct. af tiden går til at rådgive funktions- og linjeledelsen, se figuren nedenfor.

 Prioriteringen er interessant. Ikke mindst når man sammenligner de kanaler, kommunikationsfunktionerne betragter som vigtigst, med de kanaler medarbejderne mener er vigtigst. En top 5 for kommunikationsfunktionens bud på de vigtigste kanaler sammenholdt med en top 5 for medarbejdernes vurdering af de vigtigste kanaler ser sådan ud:

Bemærk at personalebladet og intranettet ikke er blandt de vigtigste kanaler i medarbejdernes prioritering, og at møder ikke figurerer på kommunikationsfunktionens top 5. Kommunikationsfunktionen benytter altså størstedelen af sin tid på kanaler som medarbejderne betragter som mindre vigtige.  

Mest kommunikation for pengene

Med resultaterne i hånden fristes man til at praktisere lomborgske tankerækker og spørge, hvor man får mest kommunikation for pengene? Undersøgelsen viser, at det i hvert fald ikke er med den nuværende prioritering. I tråd med en række internationale undersøgelser, påviser undersøgelsen nemlig en stærk sammenhæng med tilfredsheden med nærmeste chefs kommunikation og tilfredsheden med virksomhedens interne kommunikation i øvrigt. I det lys syner de 10 pct. af tiden, der benyttes til rådgivning af funktions- og linjecheferne ikke af meget.

Et skift på vej

Det er selvfølgelig unfair kun at klandre kommunikationsfunktionens prioritering for at den interne kommunikation halter; det er jo trods alt kun en beskeden del af virksomhedens samlede kommunikation, kommunikationsfunktionen reelt kontrollerer. Ikke desto mindre viser undersøgelsen, at et løft af den interne kommunikation kræver, at kommunikationsfunktionen får skåret stykkerne i lagkagen anderledes. Meget tyder heldigvis på, at dette arbejde allerede er i gang. Samtlige deltagere i undersøgelsen peger på arbejdet med funktions- og linjeledelsen som den vigtigste udfordring i fremtiden.

Info om undersøgelsen:

Undersøgelsen Intern Kommunikation 2005, er foretaget af Nordisk Kommunikation A/S. Undersøgelsen blev afviklet som en spørgeskemaundersøgelse blandt et repræsentativt udvalg af medarbejderne i 24 skandinaviske virksomheder. 21.000 medarbejdere blev spurgt, hvoraf 12.000 svarede. Undersøgelsen omfattede desuden en separat undersøgelse blandt de kommunikationsansvarlige i virksomhederne. Det er muligt at læse mere om undersøgelsen i Ugebrevet Mandag Morgen, nr. 19, 2005.