Værdien af det sociale intranet

Pladren på intranettet
”Hvor får I al den tid til at pladre her på intranettet?”

Kommentaren faldt i en længere og ellers ganske konstruktiv tråd på det sociale intranet et par måneder efter lanceringen. Bemærkningen faldt som en kommentar til en medarbejders bevidst provokerende indlæg: ”Hvad betyder det, at vores intranet er socialt? Er det her, jeg får nye venner?”

Det er ikke et rart billede: Den nonchalante, kommunale dovenlars, der bruger sin arbejdsdag på at sniksnakke på sociale medier i stedet for at skovle kul i sagsbehandlingsapparatet. Underforstået: I en tid, hvor sagsbunkerne vokser, og de offentlige medarbejderes produktivitet er til fri debat, er der ikke tid til useriøs sniksnak.

Det konkrete spørgsmål er reelt nok og afføder en stribe nye spørgsmål: Skal medarbejdernes faglige fokus og sparsomme tid nu forstyrres af uvedkommende snak, som ikke er koblet til det strengt faglige indhold? Er al ikke-faglig udveksling ikke pr. definition useriøst og undergravende for produktiviteten?

Hørsholms kommunes nye intranet har alt det et klassisk intranet skal have af nyheder, vejledninger og løn og personaleforhold m.v. Derudover har det fået integreret en lang række sociale elementer som fx en nyhedsstrøm med kommentarer og likes, online grupperum med segmenteret feeds til medlemmers forside strøm og meget andet

Det sociale og faglige spiller sammen
Kommunens nye intranet er tydeligvis ikke kun et informationsarkiv og et strengt fagligt redskab. Det sociale intranet er i Hørsholm en forlængelse af kommunens værdier, og det blev udviklet ud fra et reelt ønske om at dyrke en kultur præget af åbenhed.

Nervecenteret i Hørsholm Kommunes sociale intranet er ”Strømmen”. Strømmen er en klassisk, hurtig nyhedsstrøm, som man kender den fra fx LinkedIn og Facebook, og som findes på forside og undersider. Her kan medarbejdere opdatere deres status, kommentere andres status og få information om nye indlæg i diskussioner, de har deltaget i på intranettet. Strømmen kan dels redigeres direkte, og dels trækker den på de underliggende siders diskussioner – og på segmenteret aktivitet fra fx medarbejdernes egne online-grupperum.

Et omdrejningspunkt i udviklingen har været, at de nye sociale funktioner blev fuldt integreret i intranettet – det vil sige, at de sociale aspekter skulle spille tæt sammen med det faglige og praktiske indhold. På den måde kan den sociale interaktion blive en indgang til det faglige og praktiske indhold, eksempelvis når medarbejderen opdager en faglig artikel pga. en social kommentar.

Strømmen fungerer desuden som en offentligt tilgængelig supportkanal, som understøtter konkret problemløsning for konkrete medarbejdere. Der bliver spurgt om alt fra arbejdstidsregler og ferie til teknisk support. Og spørgsmålene bliver besvaret af de medarbejdere, der kender svaret.

En dagligdag på Hørsholms intranet byder både på insprationelle citater, konkret problemløsning og yderligere information til nyhedsartikler

Intranettet som fagligt redskab og kulturskaber
Det tidligere intranet var et eksempel på, at det ikke er nok at opbevare og katalogisere fagligt og praktisk indhold, og stille det til rådighed for medarbejderne. Selvom intranettet dengang havde alt det rigtige indhold, viste en intern kommunikationsundersøgelse, at der var ringe tillid til, at indholdet overhovedet blev læst af de relevante modtagere.

Det nye, sociale intranet er også et informationsarkiv og et fagligt redskab. Det indeholder, alt det man forventer af et intranet – og samtidig fungerer det som en social vidensdelingsplatform, hvor indhold og sociale elementer spiller sammen.

Der er nu en række muligheder for at interagere med indholdet og angive over for modtageren, at indholdet er modtaget og forstået eller bede om uddybninger. Det har bidraget til at bløde op for den tidligere så hårde opdeling mellem indholdsleverandører og modtagere, da der er flere muligheder for, at alle kan bidrage til indholdet – om det så er en kort kommentar, et indlæg i et fagligt grupperum eller en fejlmeddelelse.

Den digitale kaffestue: Chokoladefeen strikes back
Jonas Andersen har i en tidligere artikel på Kforum bragt udtrykket ”Den digitale kaffestue” i spil.

Han beskrev, at et af formålene ved det sociale intranet er at gøre den fælles information social og at flytte den produktive del af snakken ved kaffemaskinen ind på intranettet, hvor den bliver præsenteret i samme kontekst, som det indhold, der bliver diskuteret. Målet er, at der igennem social interaktion på intranettet bliver oparbejdet et vist interaktionsniveau, som muliggør en effektiv informationsstrøm og vidensdeling, så det faglige og praktiske indhold bliver bragt i spil.

Men det sociale intranet skaber på den anden side også grobund for samtaler, der ikke er koblet til det faglige indhold. Den centrale strøm på Hørsholms intranet rummer talrige eksempler på denne type ikke-faglige diskussioner.

En af de mest populære tråde handler om en ukendt medarbejder, som uddelte små chokoladegaver med små anerkendende beskeder til en lang række medarbejdere. Mysteriet har resulteret i en pæn mængde aktivitet i strømmen: Nu har jeg også fået chokolade. Tak for chokoladen! Hvorfor får jeg ikke noget? Hvem er den ukendte chokoladefe? Og så videre. Fænomenet er også blevet et yndet samtaleemne i kantinen og på gangene. Hvis man spørger en tilfældig medarbejder, kan man få en teori om, hvem der giver de hemmelige gaver, hvem der har modtaget dem og hvorfor.

Eksemplet viser, at medarbejdernes umiddelbare glæde bliver delt på intranettet og danner ramme for en fælles historie. Dette eksempel har bidraget til at gøre medarbejderne fortrolige med det nye intranet, fordi der er opstået en konsensus om, at emnet skal adresseres her, og det har derfor bragt en række medarbejdere frem i lyset, som ellers ikke ville have produceret indhold på intranettet.

Men ud over den generelle begejstring over emnet, har det rejst skeptiske spørgsmål fra nogle brugere – kan intranettet være for kaffestuesocialt på bekostning af det faglige indhold? Man kan spørge: Hvad er værdien af denne type indlæg, for det bidrager jo på ingen måde til de daglige arbejdsopgaver?

Et af formålene ved det sociale intranet er at flytte den produktive del af snakken ved kaffemaskinen ind på intranettet, hvor den bliver præsenteret i samme kontekst, som det indhold, der bliver diskuteret

En motor for fælles historier
På linje med det tilfældige møde på gangen, joken over frokostbordet, dansen til julefrokosten og den korte sludder i kaffestuen, skal det sociale intranets værdi især findes i den effekt, det har på relationerne mellem medarbejderne som mennesker. Ud over at være en fagligt seriøs vidensportal fungerer det sociale intranet også som en motor for at skabe fælles historier og personlig anerkendelse igennem en umiddelbar deling af arbejdsdagens glæder og sorger.

Hvis man på forhånd har haft en dialog med en person på intranettet, bør det alt andet lige være nemmere at skabe en relation i virkelighedens verden. Selvom man bare har observeret en diskussion fra sidelinjen, har det en konkret effekt på medarbejdernes viden om hinanden og den kultur, der hersker i organisationen. En helt banal ting som at få fotos på medarbejderprofilerne har en stor effekt i forhold til at sætte ansigter på de ellers anonyme kolleger i den 1700 mand store arbejdsstyrke.

Værdien ved denne type social interaktion skal i højere grad forstås som en måde at styrke organisationens kultur og fælles identitet – hvilket ikke traditionelt har været en kerneopgave for et intranet, og som derfor opleves som støj af nogle medarbejdere.

Hjælp, medarbejderne taler sammen
Ligesom det i øvrigt er hensigtsmæssigt at opdyrke en god kultur og en positiv omgangstone på en hvilken som helst arbejdsplads, er der ingen grund til at gå i panik over, at medarbejderne i en kommune taler med hinanden om andet end det strengt faglige. Og der er absolut ingen grund til at blive bekymret over, at der demonstreres anerkendelse, respekt og arbejdsglæde i et fælles, digitalt rum. Det ender måske endda med at give en endnu bedre arbejdsplads.

Men det er vigtigt at sørge for at formidle den grundlæggende forskel på formålet med det traditionelle intranet og formålet med et socialt intranet over for medarbejderne – og synliggøre de fordele, der er ved den nye model. Her kan begrebet ”det sociale intranet” være en hæmsko, for i ordet ”socialt” kan der ligge en række associationer til useriøs hygge a la Facebook. Netværksintranet, samarbejdsintranet eller noget andet ville måske være en mere præcis etiket samt gøre det lettere at formidle fordelene ved at integrere sociale elementer i intranettet.

Det er allerede blevet demonstreret, at brugerne gerne vil benytte sig af de nye funktioner, som et socialt intranet tilbyder. De har taget strømmen til sig, og hvor der før var en stor overvægt af kaffestuesnak, bliver der nu flere og flere praktiske og faglige indslag.

Måske har den uforpligtende sociale samtale i intranettets tidlige fase bidraget til at gøre medarbejderne fortrolige og trygge ved den nye interne kommunikationsform og banet vejen for andre typer af interaktioner, som betyder, at det sociale intranet for alvor kan folde sig ud, både som et arbejdsværktøj og en kulturskaber.

Det er vigtigt at overveje, hvordan det sociale intranet skal italesættes. Et "socialt intranet” kan let associeres med Facebook og useriøs hygge, hvorimod "netværksintranet" eller "samarbejdsintranet" kan være mere præcise etiketter

5 fordele ved det sociale intranet:

De sociale funktioner gør det lettere for flere medarbejdere at være indholdsleverandører og således involvere sig i kommunikationen på deres arbejdsplads.
Man får et mere levende intranet. Med mere brugergenereret indhold får man et intranet med større engagement og umiddelbar anerkendelse medarbejderne imellem.
Det sociale intranet bidrager til at styrke organisationens kultur og fælles identitet.
Det skaber offentlig problemløsning. Den sociale platform bevirker åben kommunikation imellem flere aktører omkring faglige problemstillinger.
Der bliver skabt mulighed for, at medarbejderne skaber nye forbindelser på tværs af organisationen.

5 udfordringer ved det sociale intranet:

Det er ikke nok blot at åbne et socialt intranet – det kræver et stort redaktionelt arbejde at sikre, at de sociale elementer bliver taget i brug. Redaktionen må gå forrest.
Sociale medier opfattes ikke som et arbejdsredskab af alle medarbejdere. Hos nogle brugere giver sociale medier associationer til useriøsitet og tidsspilde.
Man skal huske at kommunikere de reelle fordele ved det sociale intranet og undlade at forfalde til buzzwords.
Det er et stort skift i kommunikationskulturen at gå fra et traditionelt arkivintranet til et, der kræver, at flere af medarbejderne selv bidrager til indholdet.
Man skal sørge for, at ledelsen er synlig og aktiv på intranettet.

Faktaboks
Hørsholm Kommunes sociale intranet er udviklet af Oxygen Software og DIS/PLAY, og blev lanceret i december 2012.