Guide til det gode afslag
Alt for mange virksomheder er alt for dårlige til at give gode afslag. Det er både dårlig stil over for ansøgerne og en dårlig employer branding strategi. For rekrutteringsprocessen er i høj grad med til at skabe virksomhedens image over for potentielt kommende medarbejdere, og her kan det betale sig at tænke langsigtet. Det mest oplagte sted at starte er ved de ansøgere, der allerede har vist interesse for virksomheden ved at sende en ansøgning om job. Her følger en guide til, hvordan det gode afslag gives.
af Tanja Funt
Hvis du vil vide mere om digitalt cv og jobansøgninger, så læs denne her artikel om digitalt CV.
”80 procent af alle, der søgte et job i 2007, har oplevet ikke at få svar fra arbejdsgiveren”. Det viser en undersøgelse, Stepstone Solutions har lavet for Nyhedsavisen (Nyhedsavisen d. 14. august). Tallet bliver bragt i en artikel med overskriften ”Virksomheder gør grin med de jobsøgende” link, og holdningen blandt ansøgerne er netop, at man er til grin, når man ikke modtager svar på et job, man har søgt. Dårlige nyheder spredes hurtigt, og et dårligt ry er skadeligt for rekrutteringen. Ansøgere, der føler sig dårligt behandlet, fortæller om oplevelsen i deres netværk, og på den måde kan virksomhedens fremtidige ansøgerskare hurtigt blive mindre. Derfor er det nødvendigt med viden om, hvordan man giver det gode afslag. Her følger en guide:
Alle skal have et svar
Alle, der søger job i virksomheden, skal have svar. Det gælder, uanset om de har søgt på en opslået stilling, eller om de søger uopfordret.
På nogle opslåede stillinger modtager du måske rigtig mange ansøgninger. Og det kan være let at glemme stakken af ansøgninger, når du først har inviteret kandidater til samtale og glæder dig til at møde din kommende medarbejder. Men en vigtig del af processen er at give afslag til de ansøgere, der ikke matcher stillingen. Tænk, hvis du fik brug for dem eller én, de kender, en anden gang.
Svar hurtigt
Et godt afslag skal sendes hurtigst muligt. Hvis ansøgeren ikke bliver inviteret til samtale, kan du sagtens sende afslaget allerede, når du har kontaktet de kandidater, der skal til samtale. Hvis du ved, kandidaten ikke er aktuel til stillingen, er der ingen grund til at vente med at sende afslaget, til hele ansættelsesprocessen er gennemført. Et hurtigt svar signalerer professionalisme, og at du tager ansøgeren og hans eller hendes situation alvorligt. Ansøgeren venter på svar og har mental energi knyttet til stillingen, indtil afslaget er modtaget.
Hvis ansøgeren skal have et afslag efter at have været til samtale, er det almindeligt mange steder, at man venter, til ansættelsesforløbet er afsluttet. Dette er ikke nødvendigt. Hvis du ved, at ansøgeren ikke skal ansættes, så giv afslaget hurtigt, så ansøgeren mentalt kan komme videre i sin jobsøgningsproces. Måske sidder ansøgeren oven i købet med et andet jobtilbud og prøver at udskyde et svar, fordi han/hun hellere vil have stillingen hos dig. Tag ansøgeren alvorligt og svar hurtigt.
Svar korrekt
Afslaget må nødvendigvis være uden fejl! Det skulle selvfølgelig ikke være nødvendigt at nævne, men det kan jeg se på de afslag, jeg får, at det er det. Stave- og slåfejl, grammatikfejl, fejl i ansøgerens navn og lign. er med til at sende et signal om en useriøs og uprofessionel virksomhed. Ligesom min ansøgning skal være korrekt, skal dit afslag også være det. Også når du har travlt.
Tal ikke ned til ansøgeren
En typisk formulering i et afslag er følgende, som er citeret fra et afslag, jeg selv har modtaget:
”Vi har gennemgået din ansøgning og må desværre fortælle dig, at du ikke er gået videre i rekrutteringsprocessen. Vi har valgt at gå videre med andre ansøgere, der i endnu højere grad matcher de faglige og personlige kvalifikationer, vi søger”.
Et andet eksempel på et afslag, jeg har modtaget:
”Stillingen er nu under besættelse til anden side. Stillingen vil blive besat med en kandidat, som ansættelsesudvalget skønner bedst egnet på baggrund af en samlet vurdering af såvel faglige som personlige kompetencer”.
Der er ingen grund til at fortælle det åbenlyse, nemlig at virksomheden vælger de kandidater, der er bedst egnet. Derimod er det en god idé at fortælle, hvor mange ansøgninger man har modtaget. Dels er det interessant for ansøgeren, hvor stor konkurrencen er om det pågældende (og dermed sandsynligvis lignende job), dels kan det være en trøst for ansøgeren at vide, at der var rigtig mange ansøgere, hvis det var tilfældet. Det er lettere at blive enig med sig selv om, at der hverken er noget galt med ens ansøgning eller kvalifikationer, hvis man ved, der har været mange om buddet.
Derudover indeholder det gode afslag en kort beskrivelse af, hvad virksomheden har lagt vægt på i udvælgelsesprocessen: Eksempelvis:
”Vi har lagt vægt på, at de kandidater, vi er gået videre med/at den kandidat, vi har ansat (hvis virksomheden er længere i processen), er uddannet journalist og har flere års erfaring med både print- og webmediet”. Eller: ”I vores udvælgelse har vi lagt vægt på kandidater, der har mange års erfaring fra kommunikationsbureauer og har erfaring med direkte kundekontakt”. Eller hvad der nu danner basis for udvælgelsen.
Ansøgeren får dermed et afslag, der kan bruges i den videre jobsøgning i forhold til at vurdere sin egen situation eller egne kvalifikationer. Når ansøgeren får et indtryk af at blive taget alvorligt og oven i købet får et afslag, der kan bruges konstruktivt i den videre jobsøgning, smitter det af på virksomheden.
Svar personligt
Et afslag bør altid være personligt, forstået på den måde, at ansøgerens navn skal fremgå af afslaget. Mange elektroniske rekrutteringssystemer kan gøre dette automatisk. Og hvis du ikke har et sådant system, så må du sende en mail til ansøgeren, hvor ansøgerens navn fremgår. ”Hej” eller ”Kære ansøger” giver ikke et godt indtryk.
Har ansøgeren været til samtale, er en mail dog ikke tilstrækkelig.
Jeg har ved flere lejligheder oplevet, når jeg har været til samtale i en virksomhed, at der går noget tid, hvorefter der kommer et afslag pr. mail. Dette mener jeg, er for upersonligt, når man har siddet over for hinanden ved en samtale. Igen handler det om at sætte sig i ansøgerens sted og fremstå empatisk og professionel. Tag en snak med ansøgeren om, hvorfor han/hun er blevet valgt fra, og giv ansøgeren mulighed for at få afklaret eventuelle spørgsmål med det samme. Derudover vil nogle ansøgere have lyst til at stille spørgsmål for at få mulighed for at bruge erfaringen og lære af den pågældende samtale. Derfor: Giv dig tid til at tale med de ansøgere, du har haft til samtale, når de får afslag.
Hvis du, efter at have haft en kandidat til samtale, alligevel vælger at give et afslag pr. mail, er det vigtigt, at det i afslaget tydeligt fremgår, at ansøgeren er velkommen til at ringe for at få afslaget uddybet og ikke mindst, hvem ansøgeren kan ringe til.
Grundlæggende handler kontakten med ansøgeren om at fremstå professionel. Det er med garanti ikke sidste gang, du får brug for medarbejdere, så start med at behandle de ansøgere, du allerede er i kontakt med, professionelt. Det smitter af på virksomheden.
Alle skal have et svar
Alle, der søger job i virksomheden, skal have svar. Det gælder, uanset om de har søgt på en opslået stilling, eller om de søger uopfordret.
På nogle opslåede stillinger modtager du måske rigtig mange ansøgninger. Og det kan være let at glemme stakken af ansøgninger, når du først har inviteret kandidater til samtale og glæder dig til at møde din kommende medarbejder. Men en vigtig del af processen er at give afslag til de ansøgere, der ikke matcher stillingen. Tænk, hvis du fik brug for dem eller én, de kender, en anden gang.
Svar hurtigt
Et godt afslag skal sendes hurtigst muligt. Hvis ansøgeren ikke bliver inviteret til samtale, kan du sagtens sende afslaget allerede, når du har kontaktet de kandidater, der skal til samtale. Hvis du ved, kandidaten ikke er aktuel til stillingen, er der ingen grund til at vente med at sende afslaget, til hele ansættelsesprocessen er gennemført. Et hurtigt svar signalerer professionalisme, og at du tager ansøgeren og hans eller hendes situation alvorligt. Ansøgeren venter på svar og har mental energi knyttet til stillingen, indtil afslaget er modtaget.
Hvis ansøgeren skal have et afslag efter at have været til samtale, er det almindeligt mange steder, at man venter, til ansættelsesforløbet er afsluttet. Dette er ikke nødvendigt. Hvis du ved, at ansøgeren ikke skal ansættes, så giv afslaget hurtigt, så ansøgeren mentalt kan komme videre i sin jobsøgningsproces. Måske sidder ansøgeren oven i købet med et andet jobtilbud og prøver at udskyde et svar, fordi han/hun hellere vil have stillingen hos dig. Tag ansøgeren alvorligt og svar hurtigt.
Svar korrekt
Afslaget må nødvendigvis være uden fejl! Det skulle selvfølgelig ikke være nødvendigt at nævne, men det kan jeg se på de afslag, jeg får, at det er det. Stave- og slåfejl, grammatikfejl, fejl i ansøgerens navn og lign. er med til at sende et signal om en useriøs og uprofessionel virksomhed. Ligesom min ansøgning skal være korrekt, skal dit afslag også være det. Også når du har travlt.
Tal ikke ned til ansøgeren
En typisk formulering i et afslag er følgende, som er citeret fra et afslag, jeg selv har modtaget:
”Vi har gennemgået din ansøgning og må desværre fortælle dig, at du ikke er gået videre i rekrutteringsprocessen. Vi har valgt at gå videre med andre ansøgere, der i endnu højere grad matcher de faglige og personlige kvalifikationer, vi søger”.
Et andet eksempel på et afslag, jeg har modtaget:
”Stillingen er nu under besættelse til anden side. Stillingen vil blive besat med en kandidat, som ansættelsesudvalget skønner bedst egnet på baggrund af en samlet vurdering af såvel faglige som personlige kompetencer”.
Der er ingen grund til at fortælle det åbenlyse, nemlig at virksomheden vælger de kandidater, der er bedst egnet. Derimod er det en god idé at fortælle, hvor mange ansøgninger man har modtaget. Dels er det interessant for ansøgeren, hvor stor konkurrencen er om det pågældende (og dermed sandsynligvis lignende job), dels kan det være en trøst for ansøgeren at vide, at der var rigtig mange ansøgere, hvis det var tilfældet. Det er lettere at blive enig med sig selv om, at der hverken er noget galt med ens ansøgning eller kvalifikationer, hvis man ved, der har været mange om buddet.
Derudover indeholder det gode afslag en kort beskrivelse af, hvad virksomheden har lagt vægt på i udvælgelsesprocessen: Eksempelvis:
”Vi har lagt vægt på, at de kandidater, vi er gået videre med/at den kandidat, vi har ansat (hvis virksomheden er længere i processen), er uddannet journalist og har flere års erfaring med både print- og webmediet”. Eller: ”I vores udvælgelse har vi lagt vægt på kandidater, der har mange års erfaring fra kommunikationsbureauer og har erfaring med direkte kundekontakt”. Eller hvad der nu danner basis for udvælgelsen.
Ansøgeren får dermed et afslag, der kan bruges i den videre jobsøgning i forhold til at vurdere sin egen situation eller egne kvalifikationer. Når ansøgeren får et indtryk af at blive taget alvorligt og oven i købet får et afslag, der kan bruges konstruktivt i den videre jobsøgning, smitter det af på virksomheden.
Svar personligt
Et afslag bør altid være personligt, forstået på den måde, at ansøgerens navn skal fremgå af afslaget. Mange elektroniske rekrutteringssystemer kan gøre dette automatisk. Og hvis du ikke har et sådant system, så må du sende en mail til ansøgeren, hvor ansøgerens navn fremgår. ”Hej” eller ”Kære ansøger” giver ikke et godt indtryk.
Har ansøgeren været til samtale, er en mail dog ikke tilstrækkelig.
Jeg har ved flere lejligheder oplevet, når jeg har været til samtale i en virksomhed, at der går noget tid, hvorefter der kommer et afslag pr. mail. Dette mener jeg, er for upersonligt, når man har siddet over for hinanden ved en samtale. Igen handler det om at sætte sig i ansøgerens sted og fremstå empatisk og professionel. Tag en snak med ansøgeren om, hvorfor han/hun er blevet valgt fra, og giv ansøgeren mulighed for at få afklaret eventuelle spørgsmål med det samme. Derudover vil nogle ansøgere have lyst til at stille spørgsmål for at få mulighed for at bruge erfaringen og lære af den pågældende samtale. Derfor: Giv dig tid til at tale med de ansøgere, du har haft til samtale, når de får afslag.
Hvis du, efter at have haft en kandidat til samtale, alligevel vælger at give et afslag pr. mail, er det vigtigt, at det i afslaget tydeligt fremgår, at ansøgeren er velkommen til at ringe for at få afslaget uddybet og ikke mindst, hvem ansøgeren kan ringe til.
Grundlæggende handler kontakten med ansøgeren om at fremstå professionel. Det er med garanti ikke sidste gang, du får brug for medarbejdere, så start med at behandle de ansøgere, du allerede er i kontakt med, professionelt. Det smitter af på virksomheden.
