Fra gab til gennemslagskraft
Der bliver holdt over 1.000 formandsberetninger i Danmark hvert eneste år. Og i marts er der særligt mange af dem. Men de er alt for kedelige. For formændene misser tit det store potentiale i at tale direkte og uden filter til foreningens medlemmer. Læs her, hvordan du kan forvandle beretningen fra ligegyldig pligtforestilling til vedkommende ledelsesfortælling.
Marts er højsæson for generalforsamlinger. Massevis af formænd rundt omkring i landets fagforeninger og frivillige organisationer må tage turen op på talerstolen. Måske er du en af dem? Eller måske skal du hjælpe en formand med at skrive beretningen? Her kommer idéer til, hvordan du kan bruge beretningen som et ledelsesværktøj – og samtidig gøre den mere interessant at lytte til for medlemmerne.
Det er nemlig sjældent, at formandens tale til generalforsamlingen vækker så stor interesse, at den ligefrem får folk til at læne sig frem på sædekanten. De fleste vil nikke genkendende til, at den ofte er mere tør end en riskiks. Den kan virke langsommelig, uendelig, vedvarende lang.
Formandens tale er ofte mere tør end en riskiks. Kilde: GettyImages.
Lederskab uden filter
Formandsberetningen har potentiale til så meget mere. Den behøver ikke bare at være pligtoplæsning af det forgangne års kalender. Du skal hellere tænke på beretningen som den ene gang om året, hvor man som formand har mulighed for at tale direkte til medlemmerne – udøve lederskab uden filter. Formandsberetningen kan med andre ord fungere som et ledelsesværktøj. Det handler bare om at bruge den rigtigt.
Formandsberetningen er en lejlighedstale. Og som det gælder alle lejlighedstaler – uanset om det er til en begravelse, et bryllup eller indvielsen af det lokale bådelaug – er der forventninger til, hvad den skal indeholde. Som formand skal man redegøre for årets vigtigste begivenheder. Man skal takke dem, der skal takkes. Og man skal skue fremad mod de muligheder og udfordringer, der venter i det kommende år.
Det slipper du ikke udenom. Men omvendt behøver du ikke at tage alle årets, månedernes og døgnenes begivenheder med. Det vil være for meget. Så bliver talen nemlig til en opremsning. Og opremsninger er kedelige. Med det resultat, at publikum holder op med at lytte og i stedet giver sig til at tælle antallet af lamper i loftet.
Derfor kan du med fordel tænke på ledelsesberetningen som én stor fortælling om det sidste år. Med nogle hovedpersoner, der gør noget for at opnå noget. Med en rød tråd. Og med en pointe til sidst. En fortælling er nemlig god til at skabe mening med organisationens værdier, visioner og daglige arbejde. Fortæller du den samtidig i et levende og sanseligt sprog med beskrivelser, eksempler og metaforer, og giver du medlemmerne en rolle i fortællingen, kan du skabe en følelse af fællesskab og handlekraft. Og du kan få medlemmernes engagement og motivation til at gnistre.
Det er alt sammen vigtige ledelsesopgaver - og det er mere spændende at lytte til.
I bygger katedraler
Det kræver selvfølgelig, at du gør dig klart, hvad pointen skal være med fortællingen. Vil du fortælle, at I står over for så mange udfordringer, at medlemmerne må stå tættere sammen for at overkomme dem? Eller at det går forrygende, så medlemmerne bare skal fortsætte det gode arbejde? Først når det er på plads, kan du udvælge det, der skal indgå i fortællingen, og fortælle, hvem der har gjort hvad, for at det er kommet så vidt. Til gengæld kommer den røde tråd næsten af sig selv. Alle fortællingens dele er jo udvalgt, så de peger på den samme pointe.
En anden fordel ved fortællinger er, at de er gode til at skabe mening. Det gør dem særligt relevante som ledelsesværktøj. Det er lederens opgave at få stenhuggeren til at se, at han ikke bare hugger sten, men bygger katedraler. At der er en mening med arbejdet i organisationen. Det kan fortællinger.
Så når du skriver formandsberetningen om det forgangne år til generalforsamlingen, kan du med fordel knytte de begivenheder, som du har valgt at trække frem, til organisationens værdier eller visioner. Du kan fx præsentere en strejke som en del af fortællingen om, hvordan sammenhold giver større resultater for alle medlemmerne. Eller du kan beskrive deltagelsen i en demonstration som et skridt på vejen mod ordentlig løn for udført arbejde.
På den måde bliver værdier og visioner mere håndgribelige. Det kan skabe oplevelsen af fællesskab blandt medlemmerne. De kan se, hvad de har at samles om. Og det styrker den gensidige identifikation – og relationen til formanden.
Dine medlemmer er hovedpersonerne
Fortællingen alene giver dog ingen garantier. Selvom der er en begyndelse og en slutning, en morale og en rød tråd til at sy det hele sammen, kan fortællingen stadig være slappere end en overvægtig søpølse på land.
Fra pligt til power. Brug konkrete beskrivelser, metaforer og andet sanseligt sprog. Kilde: GettyImages.
Skal du skabe en spændstig fortælling, der kan sparke gang i engagement og motivation, skal den først og fremmest være levende. Det drejer sig om ikke at stavre af sted på abstraktionens stylter, men at komme helt ned på jorden, hvor publikum kan se fortællingen for sig og høre, lugte og smage den. Så bliver den nærværende.
Brug konkrete beskrivelser, eksempler, metaforer, sammenligninger og andet sanseligt sprog til at vække formandsberetningen til live. Så er chancerne større, for at den lykkes som ledelsestale. Og så er den også meget sjovere at lytte til.
Til sidst er det væsentligt, at der er plads til publikum i fortællingen. Medlemmerne skal have en rolle. Faktisk skal de helst være hovedpersoner. Det er en effektiv måde at anspore dem til at handle i overensstemmelse med pointen i fortællingen på. Se sagerne fra medlemmernes synspunkt. Hvad oplever de? Hvad kan de gøre? Det lyder måske lidt banalt. Men der er alligevel mange, som glemmer det.
Hvis du fx gerne vil have medlemmerne til at stå tættere sammen – hvordan skal de så helt konkret gøre det? Skal de støtte op om en stor, fælles demonstration? Eller skal de deltage mere til møderne i de faglige klubber? Og hvordan er det så med til at overvinde udfordringerne?
Ved at indlemme publikum i fortællingen kan du styrke deres følelse af at høre til i et fællesskab, og du kan øge sandsynligheden for, at de også gør en indsats for det fællesskab. Det forbedrer mulighederne for at få bygget katedralen, hvis alle er klar over, hvilke sten der skal hugges.
Der kan siges mere om, hvad der gør en god formandsberetning, og det er ikke gjort med ovenstående råd alene. Men omvendt: Følger du dem, kan du nå langt i forhold til at bruge beretningen som et ledelsesværktøj – i stedet for en kedsommelig pligtforestilling.
Artiklen er baseret på de resultater, Christian Stenz Kirkebæk har fået gennem sit studie af formandsberetningens retorik, udarbejdet i samarbejde med en større dansk fagforening.
