Afdelings-K vs. bureau-K

Kommunikations­afdelingen synes tit, at konsulenterne er lige lovligt hurtige og smarte, mens konsulenterne oplever, at kommunikationsafdelingen ofte er meget tung at flytte. Disse holdninger kommer af, at flertallet af kommunikationsfolk (næsten) kun har prøvet at arbejde i en virksomheds kommunikationsafdeling eller på et kommunikationsbureau. Derfor er forståelse nødvendig. Her følger fem råd til bedre samarbejde mellem kommunikationsafdelinger og bureauer.
af Martin Barlebo, Susanne Gottschalck
Vi har prøvet begge dele – både at være konsulenter, der farer ud og ind ad døren i mange forskellige virksomheder og at være kommunikationsafdelingen, der ikke har tid til at tage telefonen, fordi man sidder i interne møder hele dagen. Her er vores fem råd til, hvordan samarbejdet mellem kommunikationsafdelingen og konsulenter bliver bedre:
 
Der er mange fordomme om konsulenter. Men der er også mange fordomme om folk i K-afdelingen. Nogle er rigtige, og nogle er forkerte. Konsulenter rykker hurtigere og mere overfladisk, interne K-folk er langsomme og grundige. Alle skal samarbejde, så det gælder om at forstå og fordele arbejdet mest hensigtsmæssigt 
 
Vær knivskarp på formålet – og efterlev det!
Allerede når virksomheden går i gang med at vælge bureau, skal formålet og rammerne for samarbejdet være klart. Kommunikationsafdelingen har ansvar for at sætte rammerne – bureauet har ansvar for at spørge ind.
 
Kommunikationsafdelingen skal gøre sig klart, hvorfor den ønsker at tilknytte et bureau: Handler det om tidspres, manglende kompetencer, eller er det et ønske om sparring med en ekstern person? Grundene kan være mange. Vigtigst er det, at kommunikationsafdelingen er helt ærlig (også over for sig selv). Og så er det vigtigt, at kommunikationsafdelingen løbende husker at give bureauet det råderum, som opgaven kræver.
 
Bureauet skal på den anden side have en klar forståelse af kommunikations­afdelingens behov. Hvad vil den opnå ud over at "komme i Børsen" eller "mødes med ordførere i Folketinget”? Hvad er kommunikations-strategien? Hvem er stakeholdere internt og eksternt? Hvilke ressourcer er der til rådighed? Bureauet skal sikre, at der er en fælles forståelse for, hvad det egentlige formål med samarbejdet er. Og så skal bureauet i sin iver for at bevise ekspertise ikke love mere, end det rent faktisk kan honorere.
 
Læg alt på bordet – selv om det tager tid!
 
Kommunikationsafdelingen skal give et fuldt og nuanceret billede af de interne og eksterne styrker såvel som udfordringer. Det nytter ikke at være bange for at indvi bureauet i interne forhold. Bureauet er nødt til præcist at vide, hvad det skal tage udgangspunkt i. Og bureauet sætter en ære i at leve op til den fortrolighed, som kunderne viser det. Bureauet kan også bruges som sparringspartner, når der skal sikres opbakning til projekter blandt interne stakeholdere. Det har nyttig og aktuel erfaring fra andre virksomheder.
 
Bureauet skal for alvor sætte sig ind i virksomhedens forretning, strategi og kultur. Bureauet skal tydeligt fortælle, hvilke krav projektet stiller til virksomheden. Og glemme alt om bureaujargonen, one fits all-løsninger og smarte PowerPoint-figurer. Det efterlader nemlig et indtryk af overfladiskhed og manglende investering i kunden.
 
Vis tillid og respekt – de andre kan også!
 
Kommunikationsafdelingen skal have tillid til bureauets kompetencer, kreativitet og evne til at løse opgaven på en anden måde, end den selv ville gøre. Kommunikationsafdelingen skal bruge bureauet til at blive udfordret, til at flytte holdninger internt og til at skabe nye, kreative løsninger.
 
Bureauet skal på den anden side have tillid til, at kommunikationsafdelingen også har en høj faglig indsigt og har relevant input baseret på et godt blik for forretningen samt for samspillet med andre kommunikations­aktiviteter og interne stakeholders.
 
Forholdet mellem konsulenter og interne medarbejdere har aldrig været let. Folk taler forbi hinanden, og resultatet bliver derefter. Bedre forståelse hele vejen rundt er vejen frem
 
 
Fokuser bredere – ingen opgave er Gud!
 
Kommunikationsafdelingen skal huske, at mediernes dagsorden – hvor gerne man end vil det – ikke kan times efter kommunikations­afdelingens behov. Enten kobler man sig på aktuelle nyheder og handler hurtigt, eller også forsøger man selv at forme dagsordenen over længere tid. Og uanset hvad må man følge mediernes spilleregler. Bureauet har fingeren på pulsen og ved tit bedst, hvad der kan lade sig gøre og hvornår.
 
Bureauet skal forstå, at det ikke er manglende PR-forståelse, der får kommunikationsafdelingen til at prioritere, som den gør, men at andre opgaver sandsynligvis kræver afdelingens fulde opmærksomhed. Og bureauet skal huske, at PR ikke er løsningen på alle udfordringer. De skal overveje andre løsninger – uanset om det indebærer flere eller færre opgaver til bureauet på kort sigt.
 
Juster samarbejdet – det går ikke over af sig selv!
I ethvert samarbejde vil der altid være noget, der irriterer. Tit er bureauer lidt for hurtige og smarte, og mange kommunikationsafdelinger er tunge at flytte. Men i stedet for at ryste på hovedet efter hvert møde og telefonsamtale, så skal begge parter løbende rydde små uoverensstemmelser af vejen, inden de vokser sig større.
 
Kommunikationsafdelingen skal sige til, hvis eksempelvis bureau-teamets kompetencer eller sammensætning ikke lever op til forventningerne, eller hvis opgaver altid bliver afleveret i sidste øjeblik – fyldt med stavefejl. Kommunikations­afdelingen skal forklare bureauet, at det f.eks. kan belaste afdelingens relationer til andre afdelinger eller til topledelsen.
 
Bureauet er, selvom "kunden bestemmer", nødt til at sige til, hvis kommunikationsafdelingen ikke giver det mulighed for at løse de aftalte opgaver. Måske fordi nye, kreative ideer altid bliver skudt ned, eller fordi kunden er flere dage om at finde en ekspert eller en case, som en journalist efterspørger. Bureauet skal få kommunikations­afdelingen til at forstå, at det har konsekvenser for resultaterne.
 
---
Tingene er sat på spidsen i debatindlægget, som er baseret på mange års egne erfaringer med kommunikationsafdelinger og konsulenter – samt input fra kolleger og kunder. Det er således ikke en karakteristik af bestemte virksomheder, bureauer eller kunderelationer.
 

Del artikel

Tilmeld dig vores nyhedsbrev

Vær på forkant med udviklingen. Få den nyeste viden fra branchen med vores nyhedsbrev.

Forsiden lige nu

Læs også

Job