Er du helt realistisk en tidsrealist?
Skrev du stil natten før aflevering, eller havde du den klar en uge før? Har du planer der fylder 30 timer på et døgn og alligevel et afslappet forhold til det, eller falder din verden sammen hvis du overskrider deadline med 20 minutter? Synes du Excel er den værste opfindelse og planlægning er spild af tid, eller elsker du MS Project og bruger timevis på at lave skemaer og føre kalender? Så er du enten tidsoptimist eller tidspessimist. Eller måske midt imellem som tidsrealist? Læs videre og find ud af det.
af Trine Kolding
Tidsoptimisten
Hvis du er en af dem, der er blevet træt af at planlægge, fordi planen alligevel aldrig holder, er det sikkert, fordi du er tidsoptimist. Sammentællingen af din tidsestimering viser, at mængden af de opgaver, du har kalkuleret med, langt overstiger den tid, du har til rådighed. Rekordindehaveren er en kvindelig medarbejder fra en kommune, hvis sammentælling af næste dags opgaver viste 32 timer!
Tidsoptimister er selvsagt ret optimistiske, hvad angår tid og ressourcer, både på deres egne vegne og på andres. Var du en af dem, der altid skrev dansk stil natten før aflevering? Så tilhører du med stor sandsynlighed denne kategori. Alting tager kun et øjeblik eller fem minutter, og planlægning er ikke en disciplin, tidsoptimister ofrer lang tid på. Hvis de endelig planlægger, er planerne sjældent realistiske og har med garanti meget små margener. Der skal altså ikke mange uforudsete opgaver eller afbrydelser til, før planen falder sammen som et korthus. Og planer, der ikke holder, bekræfter blot tidsoptimisten i, at det er spild af tid at planlægge.
Tidsoptimisten er god til at være til stede i nuet og være optaget af den igangværende aktivitet. Denne evne er ham misundt af både tidsrealisterne og især tidspessimisterne, som rent mentalt er på vej videre til næste opgave, inden de er færdige med den første. Tidsoptimisten kan imidlertid blive så opslugt, at han glemmer tid og sted. Det er slet ikke usædvanligt at opleve tidsoptimister komme for sent til møder, fordi de lige var i gang med noget andet. Da de samtidig er spontane og arbejder lystbetonet, ser man ofte, at de hopper rundt mellem opgaverne, fordi de lige får en tanke, som leder videre til noget andet
osv.
Qua deres tilbøjelighed til at være i sidste øjeblik tilbringer optimisterne meget af deres tid i prioriteringsmatrixens kvadrant 1, hvor opgaverne er vigtige, og alting haster. Kvadrant 3 (vigtigt for andre, haster) fylder også en del, for hernede findes også lystbetonede opgaver. De er ikke vigtige for tidsoptimistens mål og funktion, men vedkommende synes, de er sjove at løse.
Tidsoptimister trives godt i innovative og kreative fag og i job uden store krav til struktur og planlægning. Netop i planlægningen af tid og opgaver støder tidsoptimisten på store udfordringer, og disse kan gøre kommunikationen og samarbejdet med omgivelserne vanskelig. Tidsoptimister og tidspessimister har særlig svært ved at arbejde sammen.
Tidspessimisterne opfatter tidsoptimisterne som skødesløse, uansvarlige og ligeglade med andre menneskers tid. Tidsoptimisterne synes derimod, at tidspessimisterne skal slappe lidt af og holde op med at være sådan nogle tidsfascister. Også tidsrealisterne vil finde samarbejdet udfordrende. ”Det er andres tidsoptimisme, der ødelægger min planlægning”, er et typisk udsagn fra en tidsrealist eller -pessimist.
Tidsoptimisterne vil have gavn af at træne deres tidsrealisme, fx ved at tidsestimere og tidsregistrere. Efter i en periode at have registreret, hvor lang tid han brugte på opgaverne, fandt en meget tidsoptimistisk chef i en bankfilial ud af, at han skulle gange med faktor to i sin fremtidige planlægning. Hans tidsfornemmelse var simpelthen, at han kunne klare tingene på den halve tid. Med den nye viden havde han nu et solidt grundlag at tidsestimere og planlægge mere realistisk ud fra. Og husk, at buffertid er uundværlig i en hektisk hverdag med mange afbrydelser.
Tidsrealisten
I din ugeoversigt passer tidsestimeringen nogenlunde med de timer, du har planlagt at være på arbejde. Formentlig er der lagt lidt buffertid ind til det uforudsete. Du har tjek på, hvor lang tid opgaverne tager, og hvor lang tid du har til rådighed. Som tidsrealist trives du bedst med at have overblik og struktur. Samtidig ved du, at dagen byder på en del afbrydelser og uventede opgaver, og det prøver du at indregne i din planlægning. Alligevel kan du jævnligt opleve, at tiden skrider. Hverdagen bliver mere og mere uforudsigelig på grund af hasterkulturen, stigende informationsmængder og øgede krav til fleksibilitet og omstillingsparathed, og uforudsigeligheden lader sig sjældent planlægge.
I forhold til prioriteringsmatrixen bruger du en del af din tid i kvadrant 1, fordi hasteopgaver er en del af hverdagen, og du vil gerne honorere andres behov for at få ting til tiden. Men du forsøger at være på forkant og prioritere og tager dig indimellem tid til at arbejde uforstyrret. Samtidig arbejder du bevidst på at prioritere tid i kvadrant 2, så du ikke ender i hasterfælden.
Udviklingsmæssigt er du i en gunstig position. Du har en realistisk tidsfornemmelse og gør, hvad du kan for selv at styre tiden. Afhængig af om du hælder en smule til enten tidsoptimistens eller tidspessimistens side, kan du overveje, om der er nogle af punkterne under deres udviklingsmuligheder, du kan drage nytte af. Ellers gælder det om fortsat at prioritere dine vigtige opgaver, tage dig tid til kvadrant 2 og tage højde for, at arbejdsdagen ikke kan planlægges 100 procent fra kl. 9 til 17.
Tidspessimisten
Er du tidspessimist, har du med garanti ikke planlagt al din tid. Fordi du ved, at ting tager tid, og nogle ting tager meget lang tid. Og hvad med alle de mange afbrydelser og ikke-planlagte opgaver? Dem husker du også at kalkulere med. Du har sikkert også sat ekstratid af til de fleste af opgaverne, for der er altid nogle mennesker, der overskrider deres deadlines og afleverer for sent til dig, og så vælter hele planen. Men det har du naturligvis taget højde for.
Tidspessimisten har et yderst realistisk forhold til tid, faktisk er forholdet til tider noget anstrengt. Tidspessimisten er meget pligtopfyldende og overholder altid aftaler og deadlines. Det værste, man kan udsætte en tidspessimist for, er forsinkelser og mange ubekendte faktorer. Derfor vil arbejdsdagens stigende uforudsigelighed være kilde til irritation, fordi den vanskeliggør planlægningen. Rejser du med en tidspessimist, kan du godt indstille dig på at bruge mange timer i lufthavnen eller på banegården. Det er bedre at være i meget god tid end at risikere at komme for sent. At komme i sidste øjeblik eller – gud
forbyde det – for sent vil være en stor stressfaktor både mentalt og fysisk.
Man finder tidspessimister i job, hvor struktur, overblik og overholdelse af deadlines er kernekompetencer. Tidspessimisten har en forkærlighed for skemaer og projektplaner, og værktøjer som MS Project eller Excel er blandt favoritterne.
Kvadrant 2 i prioriteringsmatrixen er favoritstedet at arbejde. Deadlines skal overholdes for enhver pris, og tidspessimisten er som regel så meget på forkant, at vedkommende afleverer før tid. Udfordringen er, at opgaver nogle gange afleveres så tidligt, at arbejdet viser sig at være spildt, fordi der inden den endelige deadline er kommet rettelser eller nye forslag til, eller fordi opgaven eller projektet er blevet aflyst.
Som nævnt under tidsoptimisten har tidspessimisten vanskeligt ved at arbejde sammen med mennesker med et meget afslappet forhold til tid. Tidsoptimisterne opfattes som respektløse og urealistiske. Tidsrealister er derimod gode sparringspartnere, fordi de kan bidrage med et mindre rigidt men stadig realistisk bud på planlægning. Og de overholder deres deadlines, som altså er en vigtig parameter for pessimisterne.
Omgivelserne vil ofte opfatte tidspessimisterne som kontrolfreaks og se deres pessimistiske forhold til tid som dræbende for både idéer og samarbejde. Tidspessimisterne vil med fordel kunne øve sig på at håndtere uforudsigelighed og træne deres rummelighed over for andre tidstyper. Det er godt at være realistisk, men der er en tendens blandt tidspessimisterne til, at deres udprægede trang til at planlægge og styre tager overhånd og dræber udviklingsmulighederne. Ofte er det i spontaniteten og det ikke-planlagte moment, at kreativitet og spontanitet opstår.
Styrk samarbejdet og udfordr dig selv
At vide, hvilken type du selv er, og samtidig kende til dine omgivelsers forhold til tid er nyttigt for fremtidig kommunikation og samarbejde. Når kollegaen igen kommer for sent eller afleverer i sidste øjeblik, kan det være, fordi vedkommende er en udpræget tidsoptimist. At vide det gør selvfølgelig ikke forsinkelsen mindre irriterende, og det må heller ikke blive en sovepude for optimisten, men nu kan du tage dine forholdsregler.
Fx ved at lægge ekstra buffertid ind, når planerne involverer en tidsoptimist, eller måske endda lægge planen sammen med vedkommende. Er du tidsoptimist, ved du nu, at tidsrealister og tidspessimister har behov for struktur og planer for deres arbejde. Det er vigtigt for dem, at deadlines ikke overskrides, og de vil værdsætte dig højt som kollega, hvis du viser, at du respekterer deres tid. Forsøg at finde et kompromis, og øv dig i at være bare lidt mere tidsrealistisk, når du arbejder sammen med andre tidstyper. Hvem ved, måske vil det endda være en god oplevelse at følge en plan og overholde deadline?
Uanset hvilken tidstype du er, er det gavnligt at udfordre sig selv lidt. Hvordan vil det være at bevæge sig lidt ind på tidsoptimistens territorium? Hvilke fordele kunne der være ved at tage både tid og ting lidt mere afslappet? Eller hvordan mon arbejdsdagen ville forløbe, hvis du satte tid af til at få overblik over dagens opgaver, udarbejdede en prioriteret rækkefølge og fulgte listen?
---
Følg Trine Koldings tids-blog her
Teksten er et uddrag fra bogen "Førstehjælp til travle medarbejdere - tag den tid, du har brug for". Skrevet af Trine Kolding og udgivet på Gyldendal Business, vejl. pris 199,.
Hvis du er en af dem, der er blevet træt af at planlægge, fordi planen alligevel aldrig holder, er det sikkert, fordi du er tidsoptimist. Sammentællingen af din tidsestimering viser, at mængden af de opgaver, du har kalkuleret med, langt overstiger den tid, du har til rådighed. Rekordindehaveren er en kvindelig medarbejder fra en kommune, hvis sammentælling af næste dags opgaver viste 32 timer!
Tidsoptimister er selvsagt ret optimistiske, hvad angår tid og ressourcer, både på deres egne vegne og på andres. Var du en af dem, der altid skrev dansk stil natten før aflevering? Så tilhører du med stor sandsynlighed denne kategori. Alting tager kun et øjeblik eller fem minutter, og planlægning er ikke en disciplin, tidsoptimister ofrer lang tid på. Hvis de endelig planlægger, er planerne sjældent realistiske og har med garanti meget små margener. Der skal altså ikke mange uforudsete opgaver eller afbrydelser til, før planen falder sammen som et korthus. Og planer, der ikke holder, bekræfter blot tidsoptimisten i, at det er spild af tid at planlægge.
Tidsoptimisten er god til at være til stede i nuet og være optaget af den igangværende aktivitet. Denne evne er ham misundt af både tidsrealisterne og især tidspessimisterne, som rent mentalt er på vej videre til næste opgave, inden de er færdige med den første. Tidsoptimisten kan imidlertid blive så opslugt, at han glemmer tid og sted. Det er slet ikke usædvanligt at opleve tidsoptimister komme for sent til møder, fordi de lige var i gang med noget andet. Da de samtidig er spontane og arbejder lystbetonet, ser man ofte, at de hopper rundt mellem opgaverne, fordi de lige får en tanke, som leder videre til noget andet
osv.
Qua deres tilbøjelighed til at være i sidste øjeblik tilbringer optimisterne meget af deres tid i prioriteringsmatrixens kvadrant 1, hvor opgaverne er vigtige, og alting haster. Kvadrant 3 (vigtigt for andre, haster) fylder også en del, for hernede findes også lystbetonede opgaver. De er ikke vigtige for tidsoptimistens mål og funktion, men vedkommende synes, de er sjove at løse.
Tidsoptimister trives godt i innovative og kreative fag og i job uden store krav til struktur og planlægning. Netop i planlægningen af tid og opgaver støder tidsoptimisten på store udfordringer, og disse kan gøre kommunikationen og samarbejdet med omgivelserne vanskelig. Tidsoptimister og tidspessimister har særlig svært ved at arbejde sammen.
Tidspessimisterne opfatter tidsoptimisterne som skødesløse, uansvarlige og ligeglade med andre menneskers tid. Tidsoptimisterne synes derimod, at tidspessimisterne skal slappe lidt af og holde op med at være sådan nogle tidsfascister. Også tidsrealisterne vil finde samarbejdet udfordrende. ”Det er andres tidsoptimisme, der ødelægger min planlægning”, er et typisk udsagn fra en tidsrealist eller -pessimist.
Tidsoptimisterne vil have gavn af at træne deres tidsrealisme, fx ved at tidsestimere og tidsregistrere. Efter i en periode at have registreret, hvor lang tid han brugte på opgaverne, fandt en meget tidsoptimistisk chef i en bankfilial ud af, at han skulle gange med faktor to i sin fremtidige planlægning. Hans tidsfornemmelse var simpelthen, at han kunne klare tingene på den halve tid. Med den nye viden havde han nu et solidt grundlag at tidsestimere og planlægge mere realistisk ud fra. Og husk, at buffertid er uundværlig i en hektisk hverdag med mange afbrydelser.
Tidsrealisten
I din ugeoversigt passer tidsestimeringen nogenlunde med de timer, du har planlagt at være på arbejde. Formentlig er der lagt lidt buffertid ind til det uforudsete. Du har tjek på, hvor lang tid opgaverne tager, og hvor lang tid du har til rådighed. Som tidsrealist trives du bedst med at have overblik og struktur. Samtidig ved du, at dagen byder på en del afbrydelser og uventede opgaver, og det prøver du at indregne i din planlægning. Alligevel kan du jævnligt opleve, at tiden skrider. Hverdagen bliver mere og mere uforudsigelig på grund af hasterkulturen, stigende informationsmængder og øgede krav til fleksibilitet og omstillingsparathed, og uforudsigeligheden lader sig sjældent planlægge.
I forhold til prioriteringsmatrixen bruger du en del af din tid i kvadrant 1, fordi hasteopgaver er en del af hverdagen, og du vil gerne honorere andres behov for at få ting til tiden. Men du forsøger at være på forkant og prioritere og tager dig indimellem tid til at arbejde uforstyrret. Samtidig arbejder du bevidst på at prioritere tid i kvadrant 2, så du ikke ender i hasterfælden.
Udviklingsmæssigt er du i en gunstig position. Du har en realistisk tidsfornemmelse og gør, hvad du kan for selv at styre tiden. Afhængig af om du hælder en smule til enten tidsoptimistens eller tidspessimistens side, kan du overveje, om der er nogle af punkterne under deres udviklingsmuligheder, du kan drage nytte af. Ellers gælder det om fortsat at prioritere dine vigtige opgaver, tage dig tid til kvadrant 2 og tage højde for, at arbejdsdagen ikke kan planlægges 100 procent fra kl. 9 til 17.
Tidspessimisten
Er du tidspessimist, har du med garanti ikke planlagt al din tid. Fordi du ved, at ting tager tid, og nogle ting tager meget lang tid. Og hvad med alle de mange afbrydelser og ikke-planlagte opgaver? Dem husker du også at kalkulere med. Du har sikkert også sat ekstratid af til de fleste af opgaverne, for der er altid nogle mennesker, der overskrider deres deadlines og afleverer for sent til dig, og så vælter hele planen. Men det har du naturligvis taget højde for.
Tidspessimisten har et yderst realistisk forhold til tid, faktisk er forholdet til tider noget anstrengt. Tidspessimisten er meget pligtopfyldende og overholder altid aftaler og deadlines. Det værste, man kan udsætte en tidspessimist for, er forsinkelser og mange ubekendte faktorer. Derfor vil arbejdsdagens stigende uforudsigelighed være kilde til irritation, fordi den vanskeliggør planlægningen. Rejser du med en tidspessimist, kan du godt indstille dig på at bruge mange timer i lufthavnen eller på banegården. Det er bedre at være i meget god tid end at risikere at komme for sent. At komme i sidste øjeblik eller – gud
forbyde det – for sent vil være en stor stressfaktor både mentalt og fysisk.
Man finder tidspessimister i job, hvor struktur, overblik og overholdelse af deadlines er kernekompetencer. Tidspessimisten har en forkærlighed for skemaer og projektplaner, og værktøjer som MS Project eller Excel er blandt favoritterne.
Kvadrant 2 i prioriteringsmatrixen er favoritstedet at arbejde. Deadlines skal overholdes for enhver pris, og tidspessimisten er som regel så meget på forkant, at vedkommende afleverer før tid. Udfordringen er, at opgaver nogle gange afleveres så tidligt, at arbejdet viser sig at være spildt, fordi der inden den endelige deadline er kommet rettelser eller nye forslag til, eller fordi opgaven eller projektet er blevet aflyst.
Som nævnt under tidsoptimisten har tidspessimisten vanskeligt ved at arbejde sammen med mennesker med et meget afslappet forhold til tid. Tidsoptimisterne opfattes som respektløse og urealistiske. Tidsrealister er derimod gode sparringspartnere, fordi de kan bidrage med et mindre rigidt men stadig realistisk bud på planlægning. Og de overholder deres deadlines, som altså er en vigtig parameter for pessimisterne.
Omgivelserne vil ofte opfatte tidspessimisterne som kontrolfreaks og se deres pessimistiske forhold til tid som dræbende for både idéer og samarbejde. Tidspessimisterne vil med fordel kunne øve sig på at håndtere uforudsigelighed og træne deres rummelighed over for andre tidstyper. Det er godt at være realistisk, men der er en tendens blandt tidspessimisterne til, at deres udprægede trang til at planlægge og styre tager overhånd og dræber udviklingsmulighederne. Ofte er det i spontaniteten og det ikke-planlagte moment, at kreativitet og spontanitet opstår.
Styrk samarbejdet og udfordr dig selv
At vide, hvilken type du selv er, og samtidig kende til dine omgivelsers forhold til tid er nyttigt for fremtidig kommunikation og samarbejde. Når kollegaen igen kommer for sent eller afleverer i sidste øjeblik, kan det være, fordi vedkommende er en udpræget tidsoptimist. At vide det gør selvfølgelig ikke forsinkelsen mindre irriterende, og det må heller ikke blive en sovepude for optimisten, men nu kan du tage dine forholdsregler.
Fx ved at lægge ekstra buffertid ind, når planerne involverer en tidsoptimist, eller måske endda lægge planen sammen med vedkommende. Er du tidsoptimist, ved du nu, at tidsrealister og tidspessimister har behov for struktur og planer for deres arbejde. Det er vigtigt for dem, at deadlines ikke overskrides, og de vil værdsætte dig højt som kollega, hvis du viser, at du respekterer deres tid. Forsøg at finde et kompromis, og øv dig i at være bare lidt mere tidsrealistisk, når du arbejder sammen med andre tidstyper. Hvem ved, måske vil det endda være en god oplevelse at følge en plan og overholde deadline?
Uanset hvilken tidstype du er, er det gavnligt at udfordre sig selv lidt. Hvordan vil det være at bevæge sig lidt ind på tidsoptimistens territorium? Hvilke fordele kunne der være ved at tage både tid og ting lidt mere afslappet? Eller hvordan mon arbejdsdagen ville forløbe, hvis du satte tid af til at få overblik over dagens opgaver, udarbejdede en prioriteret rækkefølge og fulgte listen?
---
Følg Trine Koldings tids-blog her
Teksten er et uddrag fra bogen "Førstehjælp til travle medarbejdere - tag den tid, du har brug for". Skrevet af Trine Kolding og udgivet på Gyldendal Business, vejl. pris 199,.
