Det personaliserede intranet

Der er store forventninger til personalisering, når virksomheder skal etablere eller videreudvikle deres intranet. Men alt for ofte mangler strategien, når de mange muligheder skal udnyttes. Artiklen er skrevet på baggrund af oplæg og diskussioner på et nyligt afholdt seminar om "Det personlige intranet". Seminaret var arrangeret for Intra2, som er et erfaringsnetværk om forretningsmæssig udnyttelse af intranet. Det er gratis at få information om aktiviteter i Intra2. Læs mere på www.intra2.dk

Personalisering er ofte et krav, når virksomheden skal etablere eller videreudvikle sit intranet – eller virksomhedsportal, hvis man foretrækker det begreb. Det skal sikre, at den enkelte medarbejder kun får præsenteret relevante og aktuelle informationer og værktøjer på sin startside, og derved undgår at skulle bruge lang tid på at lede efter ’sine’ informationer og værktøjer på et stort og uoverskueligt intranet.
Der er blot langt flere forventninger end konkrete erfaringer med det personaliserede intranet. Og den kombination er en næsten sikker garanti for (endnu flere) digitale skuffelser og bristede drømme. Og det har hverken virksomhed eller intranet brug for.

Personalisering – hvorfor egentligt?
Jeg møder typisk to argumenter for personalisering: Brugervenlighed og sikkerhed. Det første skyldes ønsket om at målrette information bedre. Det andet skyldes en bekymring for at medarbejderne kan komme til at ændre eller ødelægge indhold ved en fejltagelse eller at viden kommer i de forkerte hænder.
Det første problem er, at det langt fra er sikkert at en lettere og mere brugervenlig adgang til viden er hensigtsmæssigt ud fra en sikkerhedsmæssig vinkel. Og vice versa.
Det andet problem er, at hvis målet er brugervenlighed, så er det ikke sikkert at personalisering er det rette middel. Jeg har set mange elendige søgemaskiner og håbløse menustrukturer, som hellere skulle forbedres. Og hvis målet er sikkerhed, så er det mere sandsynligt at løsningen handler om kultur og kompetencer end om teknik. Det største problem er dog, at brugervenlighed og sikkerhed kun er midler til at styrke intranettet. Og intranettet er stadigvæk kun et middel til at styrke virksomhedens mål. Hvis man ikke indser det, så kan personalisering ende i den brugervenlige blindgyde, at intranettet er så let og sjovt at bruge, at man slet ikke har tid til at arbejde. Eller at det er så sikkert, at det effektivt forhindrer enhver videnspredning i virksomheden. Personalisering er først et relevant middel, når man ved hvad målet er med intranettet. Og det er der stadig mange virksomheder, der ikke ved!

Hvem bestemmer?
De fleste har efterhånden opdaget, at velfungerende personalisering forudsætter både central styring og decentralt initiativ. Men der er meget stor forskel på at ville benytte personalisering til at styrke samspil og sammenhæng på tværs eller til at styrke det lokale initiativ.
Øget centralisering forudsætter ressourcer og opbakning til øget koordinering på tværs: En koordinering der ikke blot tilføjer en personaliserbar ’paraply’ over en række meget forskellige intranet, men som også sikrer ensartet informationsstruktur og brug af metadata.
Øget decentralisering forudsætter, at der er de rette kompetencer og den rette motivation decentralt. Hvis det overses, så fastlåses eller uddybes kløften mellem det digitale a- og b-hold i virksomheden.

Personaliseringsstrategien
Som ethvert andet (intranet)initiativ skal det være forretningsmæssige mål for virksomheden, der skal være ledetråden. Og her er det ikke nok at tale om luftige begreber som øget videndeling, styrket kommunikation, digital kompetenceudvikling eller organisatorisk fleksibilitet, men nødvendigt at prioritere hvilken viden der er vigtig at dele mellem hvem, hvilke former for kommunikation, hvilke digitale kompetencer og hvilke organisatoriske og arbejdsmæssige relationer der skal styrkes.
Fokus på personalisering er ofte symptom på en manglende, fælles målsætning. I stedet for at prioritere i fællesskab, så ses personalisering som muligheden for at give alle hvad de har brug for. Lige indtil nogen skal betale for udvikling og vedligeholdelse af det indhold og den funktionalitet, der skal opfylde de mange forskellige behov...
Klare, forretningsmæssige mål vil afgøre balancen mellem indhold for alle, indhold for den enkelte afdeling, team eller gruppe, og så det indhold, som den enkelte selv bestemmer over. Det vil også klarlægge hvilke behov og brugerprofiler, der især skal fokuseres på, herunder hvem der (først) skal uddannes til at mestre de nye, digitale muligheder. Det er grundpillerne i en personaliseringsstrategi, der hjælper intranettet til at hjælpe virksomheden. Og det er jo det det handler om.

Gode råd om personalisering
1. Fokuser i første omgang på udvalgte brugerprofiler. Det er med til at målrette og fokusere indsatsen - og dermed erfaringsopsamlingen. Det kan fx være tværgående projektgrupper, udvalgte ledergrupper, personalemedarbejdere, medarbejdere i marken etc.
2. Fokuser på fælles funktionalitet – suppler med individuel tilpasning. . De bedste eksempler på personalisering er ofte ganske enkle: ’Mine genveje’ som supplement til den fælles navigationsstruktur, abonnement på udvalgte nyhedsmedier, ’mine telefonnumre’ i den fælles telefonbog etc.
3. Synliggør personaliseringen. I mange virksomheder ved den enkelte medarbejder eller leder ikke, hvem der ser eller læser hvad. Det er derfor en god idé at synliggøre hvem der abonnerer på hvilke nyhedskategorier, hvem der har adgang til hvilke afgrænsede fora (hvis de eksisterer) etc.
4. Revider løbende strategien. Omverdenen ændrer sig. Virksomheden bliver mere digital vant. Og personaliseringsteknikken er stadig ny. Strategien skal derfor hele tiden justeres efter nye behov, ny viden og nye, tekniske muligheder.

Relaterede artikler

Sognekirken på internettet - Dag for dag bruger flere og flere mennesker internettet. De fleste af os kender til frustrationen over at komme ind på e...
Intranettet: Fra opslagstavle til videnportal - Intranettet har udviklet sig fra at være en elektronisk opslagstavle med praktiske beskeder til medarbejderne til at vær...
Intranet 2.0: Hype og realiteter - Er intranettet blevet 2.0? Både nej og ja. Nej, hvis man kigger på Web 2.0 teknologier som sociale tjenester og wikier. ...
Mord på intranettet? - Bliver de sociale medier det gamle intranets død? Nej. Spørgsmålet er forkert stillet. Virkeligheden er, at web 2.0 alle...
Nyt stærkt makkerpar: intranet og 2.0 - Blogs, wikier og netværkstjenester går deres sejrsgang på internettet, men er larmende fraværende på mange intranet. Er ...
29 ideer til dit intranet - Intranettet kan være det helt centrale omdrejningspunkt i virksomhedens hverdag. Men før du kaster dig over alle de nye ...

Giv din stemme

5 stemmer
4,4/5

Kommentarer

Få nyhedsbrev

61 JOB

Studentermedhjælpere

Se alle job Indryk job

Få nyhedsbrev

Få nyhedsbrev

Alt hvad du behøver at vide om kommunikation i din indbakke.

Ud over nyhedsbrevet får du max to andre faglige e-mails om ugen.

Vi bruger cookies for at give dig en bedre brugeroplevelse.