Tidligere bragt i Børsen

Jeg anbefaler altid virksomheder, at de skal fokusere på de kortsigtede fordele, når de skal i gang med intranet. Alt for mange gange er mål og visioner for intranettet forblevet luftige buzzwords fra virksomhedens digitale ildsjæle. Den første udfordring er at få de digitale muligheder ”ind under huden” på virksomhedens ledelse og medarbejdere. Og her er kortsigtede fordele vigtigere end vilde visioner.

Men det er også vigtigt at være digital visionær. For de digitale medier vil uden tvivl ændre fundamentalt på den måde virksomheder og medarbejder arbejder på. I midten står virksomhedsportalen. Nedlæg intranettet Den digitale teknologi er i sin natur grænseoverskridende. Men den fysiske mur omkring nutidens virksomhed er blevet erstattet med en digital firewall, som sikrer at ude fra kommende ikke kan få adgang til intranettet. Og nogle steder forhindrer den også medarbejderne i at få adgang til internettet. Denne afgrænsning har en fornuftig forretningsmæssig forklaring, fordi virksomheden er en selvstændig, organisatorisk størrelse med egne mål samt viden- og arbejdsprocesser. Men det er tydeligt for alle, at disse viden- og arbejdsprocesser ikke er afgrænset af virksomhedens mure, og derfor heller ikke bør afgrænses af firewall’en. I offentlige virksomheder bliver det nogle steder formuleret som et krav om at ”nedlægge intranettet”. Da målet alligevel er den åbne, digitale forvaltning, så er der i grunden slet ikke behov for at lukke af for nogen. Bortset fra når det gælder personfølsomme sager. I private virksomheder er situationen anderledes, så her er der i stedet store bevægelser hen mod øget brug af ekstranet – netop for at give samarbejdspartnere bedre adgang til de interne resurser og processer.

Hvad er en virksomhedsportal? I den typiske danske virksomhed er intranettet blot en blandt mange digitale værktøjer. Det primære indhold er information i form af aktuelle nyheder og statiske dokumenter. Ved siden af benytter virksomheden sig af en række forskellige IT-programmer i form af elektronisk kalender, mail, dokumenthåndtering, økonomisystemer og programmer til Costumer Relationship Management, kvalitetsstyring etc. Virksomhedsportalen lægger sig som et samlende lag over alle virksomhedens IT-værktøjer, og skaber en samlet indgang, hvor det er unødvendigt for den enkelte medarbejder eller leder at vide, om værktøjet eller informationen er i det ene eller andet program. Og hvortil der er adgang når som helst fra hvor som helst.

Uanset privat eller offentlig, så peger udviklingen imod en sammensmeltning af nettene. I stedet for at tale om intra-, ekstra- og internet, så er målet virksomhedsportalen, der er det fælles, digitale fundament for alle virksomhedens interessenter: Medarbejdere, ejere, leverandører, nuværende og fremtidige kunder. Udfordringen bliver at styre adgangen til indholdet på portalen, så den pågældende interessent får let adgang til det, der er brug for, og så besværlig adgang som muligt til det, vedkommende ikke bør se. Det handler om forretningsmæssig begrundet gradueret adgang til indhold – ikke fysiske eller teknisk bestemte grænser.

Digital empowerment
Den fælles virksomhedsportal giver adgang til digital indhold og funktionalitet for alle. Men mange virksomheder vælger at fastholde en række mellemled mellem den enkelte medarbejder og virksomhedens digitale viden. Det er med til at forsinke og besværliggøre den direkte vej til virksomhedens viden. Det begrundes ofte med frygten for anarki og rod på portalen, men handler langt mere om et eksisterende organisatorisk hierarki, der er usikre over for at uddelegere adgang til viden - og dermed ansvar for viden.

Netop portalens mulighed for at stille mere viden og flere værktøjer til rådighed for flere er helt central for at forstå dens potentialer. Men den digitale empowerment kan ikke stå alene, for så er resultatet ofte digital uorden og usikkerhed. Den digitale empowerment skal ses som en integreret del af en generel organisatorisk udvikling, hvor medarbejdere i højere og højere grad udøver selvledelse. Selv stiller viden til rådighed på portalen. Selv byder sig til og deltager i (virtuelle) samarbejder. Selv inviterer en ekstern samarbejdspartner inden for portalen. Selv udvikler digitale værktøjer til at lette sit eget og andres arbejde. Og som også belønnes for sin digitale aktivitet.

Stor udfordring
Belønning for digital videndeling er netop en af de store udfordringer hos dagens virksomheder. Og det handler ikke så meget om at virksomhedens ledere skal følge, vurdere og belønne den enkelte medarbejders digitale aktivitet, men om at måle og synliggøre kollegernes og kundernes tilfredshed og udbytte. Det ser man allerede nu de første eksempler på i danske virksomheder, men der er stadig lang vej til at medarbejdernes digitale aktiviteter bliver belønnet i lige så høj grad som andre faglige og personlige forhold.

Farvel til virksomhedsportalen
Ganske som virksomhedsportalen er med til at aflive intranettet, så er den også med til at aflive sig selv. For afgrænsningen af portalen til en enkelt virksomhed er både vanskelig og uhensigtsmæssig.

Om man vælger at kalde afløseren for virksomhedsportalen for (digitale) værdiskabende fællesskaber, ’communities of profit’ eller noget helt tredje er mindre vigtigt. Det centrale er, at det fastlåste og eksklusive forhold mellem én virksomhed med én ledelse og én fast skare medarbejdere er ved at blive brudt ned. En velfungerende (virksomheds)portal er netop kendetegnende ved at det ikke behøver være de samme aktører, der giver den viden og værdi i dag som i morgen. Der kan knyttes nye kompetencer til for en kort periode. Og en medarbejder kan stille sin (digitale) viden til rådighed for flere virksomheder på en gang.

Uklare magtforhold
Den helt store udfordring bliver naturligvis at styre og fordele værditilvæksten på portalen, så det fortsat er attraktivt for aktørerne at stille viden og værktøjer til rådighed. Og her er det endnu uklart at se, hvordan relationerne og magtforholdet bliver mellem de, der ejer portalens tekniske infrastruktur (typisk de nuværende virksomheder) og de, der stiller viden til rådighed (de forskellige aktører). Men der er ingen tvivl om, at fremtidens attraktive og værdiskabende virksomheder er dem, der finder en ny, hensigtsmæssig form for samarbejde. Med en fælles, værdiskabende portal som den digitale dynamo.

Denne artikel er den sidste af 3, de to første er: Undgå intranettets faldgruber Task force skal starte intranet