Det dødssyge møde
Vi kender det dødssyge møde alt for godt. Ministeriet eller direktionen har indkaldt til konference på et fint hotel. Der er seks forelæsninger væg-til-væg, et par forkølede pauser og en stor, fed frokost. Men der er for lidt tid til at fordøje oplæggene og snakke med de andre deltagere. Kl. 16 har man siddet passivt i seks timer og går frustreret hjem, drænet for energi.

Mere energi
Sådan behøver det ikke være. Konferencer og møder kan sprudle af energi, fordi deltagerne ikke bare får inspiration udefra, men også får plads til at bringe deres egen projekter og ønsker på banen. Deltagerne filtrerer oplæggene gennem deres egne erfaringer, og de får lejlighed til at finde lige netop de mødedeltagere, der har tilsvarende udfordringer og baggrunde.

Glo mindre og lære mere
Voksne mennesker lærer ikke gennem passiv envejskommunikation, men ved at fortolke forelæsernes input i lyset af egne erfaringer. På den måde bliver de ting, man selv personligt vil udrette i verden, belyst og beriget af det man netop har hørt fra podiet. I vidensamfundet gider folk ikke i længden sidde og glo. De har masser af initiativ og virkelyst og værdifulde erfaringer selv. De vil på banen og tale med fagfæller. De vil lyttes til og de vil have konkrete ideer til deres aktuelle projekter med hjem.

Møder kan være skægge og lærerige
Møder skal være skægge og lærerige, og man skal mødes med alle de andre interessante menensker, der også er mødt op. Læring sker når man får inspiration til de udfordringer, man står midt i lige nu – og denne inspiration skal gennemtygges og fortolkes i mødet med ligesindede, der kan kaste deres lys og erfaringer ind over ens emne.

Lærende møder
Sådanne ”lærende møder” har været genstand for et spydspidsprojekt med navnet "Fremtidens mødekoncept”, der blev gennemført af Wonderful Copenhagen og Danmarks Turistråd for Økonomi- og Erhvervsministeriet i 2003. Fra Learning Lab Denmark har vi bidraget med input til emnet ”mødeadfærd”: Hvis vi skal tage de sidste 50 års pædagogisk forskning alvorligt, hvad er det så vi skal til at foretage os på alle de møder og konferencer, der afholdes rundt om i landet?

Færre præsentationer
Først og fremmest skal der skæres ned på præsentationerne. I stedet for seks pr. dag skal der være fire eller to. Ethvert foredrag skal afbrydes hver 15.-20. minut, og tilhørerne skal have lejlighed til at forholde sig til det sagte. - Men ikke gennem spørgsmål fra salen, for så er der stadig kun 1 der taler og 100 der er passive. Lad i stedet folk tale sammen parvist. Mødelederen siger: ”Vend dig mod din sidemand, og brug 10 minutter på at drøfte hvilken betydning dét, du lige har hørt, har for dit aktuelle arbejde”. Så kommer folk frem i stolen og må fortolke det sagte i lyset af deres egne udfordringer. De hører hvad sidemanden har fået ud af oplægget og ser nye vinkler på stoffet. Bagefter fortsætter oplægget.

Eller folk kan anmodes om at skrive de tre vigtigste punkter ned, som oplægget har inspireret dem til. Det får folk til at vågne op og sætte stoffet i relation til egen virkelighed.

To gratis konsulenter
”Du har vundet to gratis konsulenter” er en anden teknik, der bringer deltagerne og deres personlige projekter på banen. Mødeleder siger til forsamlingen: ”Der er sikkert en del af jer, der sidder med en aktuel udfordring på jobbet, der minder om det vi lige har hørt i oplægget. Hvis I vil have lidt gratis konsulenthjælp til den udfordring, så ræk lige hånden op”. Når en tredjedel af forsamlingen har hånden i vejret, siger møderleder tak og fordeler resten med to konsulenter pr. person med udfordring. De mange tremandsgrupper får nu en halv time, hvor de stående i et hjørne af salen eller på gangen skal tale sammen på flg. måde.

Fra A til B og tilbage igen
Først fortæller A om sin udfordring, mens konsulenterne B og C lytter. Så klapper A i og lytter, mens B og C giver A gode råd – men de taler kun til hinanden og ignorerer fuldstændig den opmærksomt lyttende A. Alle mulige gode og skøre råd kan fyres af, og det har B og C ti minutter til. A har sikkert hørt meget irrelevant, og det lader han bare ligge ukommenteret, men de to gode ideer der kom op, dem undersøger de tre nu sammen til sidst, hvor B og C hjælper A med at udvikle og forfine disse ideer. A vil sandsynligvis føle sig hjulpet og siger tak, og B og C har været glade for at være kreative uden at skulle stå til ansvar for enhver skør ide, de har leveret.

Videnbørsen
”Videnbørsen” er en lidt mere kompleks teknik, hvor 30 personer på halvanden time hjælpes til at finde de par stykker i kredsen, som går og tumler med udfordringer og projekter i stil med deres egne. Folk sættes i en kreds og fortæller hver i præcis 1 minut om en aktuel udfordring de har, samt om en ressource, de kan stille til rådighed for kredsen (kontakter, tips, erfaringer). Man noterer undervejs de par ting, man enten kan bruge fra de andre i kredsen eller hjælpe dem med. Når den halve time er gået, får deltagerne fem minutter til at finde den første på deres liste og udveksle erfaringer og udfordringer. Så ringes der på en klokke, og folk finder en ny på deres liste, og så fremdeles, indtil man både har talt med dem, man selv ville finde, og dem der har fundet en. Kontakter er blevet knyttet, folk har fået deres erfaringer i spil, de har givet og modtaget og har været PÅ. Videnbørsens overordnende emne er selvfølgelig konferencens emne, der således bliver spillet personligt igennem for hver enkelt deltager og derved kommer meget højt op på lystavlen.

Brug frokosten til noget vigtigt
Frokosten kan bruges til videndeling og netværkeri. Når folk har siddet ned hele formiddagen, har de godt af at stå op til frokost. Servér en buffet med gaffelmad og inddel gulvet nær buffetten i 3x3 meters kvadrater. Fordel deltagerne tilfældigt med 10-12 personer pr. kvadrat og sig, at de skal hilse på samtlige de andre i feltet inden frokosten er ovre. De kan evt. få en opgave for at fremme samtalen. F.eks.: "Find ud af, hvad I synes var formiddagens vigtigste pointe".

Brug eksperterne konstruktivt
Mange konferencer afrundes med et panel af eksperter, der skal komme med kloge kommentarer til de mange forelæsninger og besvare spørgsmål fra salen. Sådanne eksperter står ofte i kø for at få budt ind med deres visdomsord, specielt nu hvor de ikke har haft podiet til en rigtig forelæsning. Så også her oplever tilhørerne at blive kørt over af folk, der vil aflevere budskaber.

Færre eksperter og flere stemmer
Sæt i stedet eksperterne til at spille en mere ydmyg rolle. Instruér dem i at anerkende, udbygge og perspektivere de indlæg, folk kommmer med fra salen. Mødeleder beder således salen om at komme med kommentarer og refleksioner over dagens emne – ikke spørgsmål til eksperterne. Efter hvert indlæg fra salen kigger mødeleder på panelet og spørger, hvem der vil bygge videre på det. Den ekspert, der ser mest fornuft i indlægget, får så ordet og siger hvorfor det var interessant og hvad de videre perspektiver i det er, og hvorfor det ville være en god ting at tænke videre over. Eksperten giver altså folk opmærksomhed og respekt, i stedet for selv at rage den til sig. På den måde bliver publikum lyttet til, og alle oplever en konstruktiv atmosfære, hvor det bliver tydeligt, at der gemmer sig noget perspektivrigt og spændende i hver en ting, som folk i salen bidrager med.

Med teknikker som disse kan ethvert belærende møde forvandles til et lærende møde. Det er altid godt med input udefra, fra eksperter og folk med andre erfaringer, men dette input skal blandes kraftigt op med de erfaringer, folk selv kommer med.

Dødssyge møder er den tavse dræber
De tider er slut, hvor en mødearrangør kan regne med at presse ”budskaber” igennem, blot de gentages ofte nok. Det er veluddannende videnarbejdere, der går til møder og konferencer, og de afgør selv suverænt hvad de lukker ind i knolden. Er det kedeligt, kommer det ikke ind. Harddiske kan man fylde med irrelvant information, men menneskets hjerne er et subtilt selvorganiseriende system, der omgående kaster det nytteløse bort. Hvis input ikke opleves som personligt nærværende og vedkommende, fæster det sig ikke. Hvis det ikke er spændende, lærer vi det ikke. Og hvis mødet er kedeligt, kommer vi ikke igen. For dødssyge møder dræber vores energien.


Læs her 9 teknikker til lærende møder. PDF-pamflet med simple værktøjer, af Ib Ravn og Nina Tange, 16 sider.


Læs her: Knowledge Creation at the Learning Conference Konferencebidrag, af Ib Ravn, udkast, PDF 12 sider.


Læs her: Opgør med den traditionelle konference. Quarterly artikel fra december 2003. Af Ib Ravn og Nina Tange.


Læs her: Vi lærer ikke effektivt med hovedet under armen
Interview med Professor Mogens Hansen fra Danmarks Pædagogiske Universitet. Af Martin Ferro-Thomsen.


Read more on Death by Meeting : A Leadership Fable...About Solving the Most Painful Problem in Business
by Patrick M. Lencioni

Læs her Ib Ravns artikel om hvordan man bedre kan bruge møder til videndeling.

Den sidste artikel er oprindeligt trykt i Børsens Ledelseshåndbog om Knowledge Management. Den giver dig overblik over de nyeste metoder inden for videnledelse. Du får et komplet opslagsværk med både nye og traditionelle knowledge management-teknikker skrevet af de førende og mest erfarne eksperter på området. Samtidig giver håndbogen dig en række værktøjer, praktiske eksempler og inspirerende virksomhedscases. Med Knowledge Management ved hånden bliver du i stand til at få det bedste ud af de videnbaserede ressourcer i din virksomhed.

Læs mere på adresse: www.borsenhandboger.dk