Danmarks bedste Intranet på jysk

Skrevet af

David Michelsen

43 artikler

0 indlæg

Størrelse er ikke nok. Brugervenlighed gør det ikke alene. Smartness slår ikke til. Et godt intranet skal kunne det hele og mere til. I Jyske Bank kan intranettet tilpasses den enkelte medarbejders ønsker og roller, og Intranettet sætter topcheferne i den røde stol. Derfor er det jyske pengeinstituts intranet netop blevet kåret til Danmarks bedste. Kforum søgte at finde svaret på hvorfor.

 

 

Nyindstiftet pris

Når det gælder intranet, er der mange, der er godt fremme i skoene. Danisco bruger intranettet til e-learning, BDO Scanrevision har en omfattende personale- og kompetencedatabase på sit intranet, mens Nordea har 15.000 sider på 5 sprog på sit internationale intranet og 130.000 på de nationale. Ikke desto mindre blev det Jyske Bank, der løb med prisen, da IntraTeam kårede Danmarks bedste intranet. Jyske Banks intranet er udviklet af

Webtop Technology A/S. 2200 modtagere af IntraTeams nyhedsbrev kunne indstille et intranet til prisen. Det er første gang prisen uddeles. Jyske Banks intranet er karakteriseret ved dels at kunne personaliseres og indrettes efter de forskellige medarbejdertyper i banken dels at fremme den kritiske kultur, man i banken mener er nøglen til at løse problemer. Det er medarbejderne der ved hvor skoen trykker, og det skal intranettet være med til at klargøre.

 

Jyskes intranet - ret så knøw

"Vi mangler ingenting, kun overblik", sagde medarbejderne i Jyske Bank. Derfor er Jyske Banks intranet opbygget alt efter hvilken rolle medarbejderen har i en given situation. Man kan vælge mellem forskellige rolleportaler alt efter om man er erhvervsrådgiver, investeringsrådgiver, bankrådgiver eller IT-koordinator. Netværket tilpasser sig medarbejderen, der kan til- og fravælge funktioner efter behag.

 

"Jyske Bank har et stort antal forskellige systemer, hvoraf nogle er direkte integreret i intranettet, mens der er intelligente links til andre. Der er næppe mange medarbejdere, der har brug for alle. Medarbejderen får derfor overblik ved kun at have de redskaber på rolleportalen, der er brug for i en given situation. Fx kan en bankrådgiver på denne måde få overblik over relevante systemer og informationskilder i en boligrådgivningssituation", siger Per Esmann Jensen, der er funktionsleder i Jyske Banks kommunikationsafdeling.

 

Kommunikation og e-learning

Hertil kommer en personaliserbar startside, som man kan tilføje komponenter efter behag. Mail og kalendersystem kan integreres i intranettet, man kan abonnere på 49 forskellige interne nyhedskanaler, man kan indsætte presseklip, personlige links, favoritværktøjer osv.

 

Årsberetningen lægges ud på intranettet som en video, ligesom opkvalificering af medarbejdere i stigende grad foregår elektronisk, fx ved introduktion af nye systemer og kampagner.

 

"Jyske Banks intranet er 6 år gammelt, og der er brugt mange ressourcer på at udvikle det. Resultaterne viser sig ikke blot i form af større nærhed og fællesskab på tværs af organisationen hvad enten man sidder i Skagen eller Gibraltar. Intranettet skaber også et styrket vidensniveau, der giver den enkelte medarbejder større effektivitet og gennemslagskraft i sagsbehandlingen og rådgivningen. Det bliver ganske enkelt lettere for medarbejderen at besvare kundernes spørgsmål", vurderer Kurt Kragh Sørensen, intranetekspert og indehaver af IntraTeam.

 

Jyske Banks intranet byder også på blødere indslag. På nettet kan man fx se, at dagens ret er "crostini med syltede peberfruger", eller at man kan komme med til Sportcar Event 2005 på Jyllandsringen. Diskussion - også når det er træls. Men i Jyske Bank er kommunikation ikke blot oplysning om kantinemenuen. Intranettet opfattes som et ledelsesværktøj: ikke til at pådutte medarbejderne virksomhedens værdier men til at skabe åbenhed og dialog med dem, herunder også den mere kritiske slags.

 

Den proces har været svær i Jyske Bank: man bider ikke jo ikke hånden, der holder lønningsposen. Imidlertid var ledelsen klar over, at dagens kritik er morgendagens udvikling. Det resulterede i et frihedsbrev til Jyske Banks personaleavis, der som bekendt er anderledes kritisk end gængse personaleblade. De diskussioner, bladet sætter i gang, finder nu deres naturlige forlængelse på intranettet, da et centralt placeret debatforum skal fremme dialogen i organisationen. Det gælder særligt i forhold til bankens topledelse. Direktørerne i Jyske Bank tager på skift en uge i "den varme stol", hvor de svarer på spørgsmål fra medarbejderne og deltager i debatten.

 

"Det fungerer ubetinget godt med den varme stol. Mange medarbejdere  benytter lejligheden til at spørge om de ting, de har gået og undret sig  over. Ledelsen svarer uden omsvøb, og svarene læses af rigtig mange  medarbejdere. I nogle tilfælde udvikler det sig til en kritisk dialog med  mange uddybende spørgsmål og kommentarer i samme debattråd", siger Per Esmann Jensen.

 

Med den "varme stol" opnår Jyske Banks ledelse tre ting på en gang. Ledelsen siger, at den bakker op om intranettet. Ledelsen bevilger penge til intranettet. Og for det tredje bruger ledelsen selv intranettet. Overensstemmelse mellem ord og handling skaber hæderlighed og åbenhed:


"Der er ikke mange virksomheder, der i dag når niveau 3, og Jyske Bank er et af de få eksempler på, at ledelsen deltager aktivt i debatforummet. Og i øvrigt en af de meget få virksomheder, der har et velfungerende debatforum", siger Kurt Kragh Sørensen.

 

Uden dikkedarer - dagligdagens værktøj

Det er ikke toptunet design, der møder medarbejderen, når hun logger på det jyske net. "Brugerne ønskede et mere skrabet intranet med vægt på overskueligheden - det er jo et værktøj, som man bruger flere timer hver dag", forklarer Per Esmann Jensen. Det bekræfter Jakob Nielsen, ekspert i webdesign og usability. Intranet handler om brugbarhed og overskuelighed, ikke om smart design og tekniske finesser. Et intranet skal være let at bruge, mener Jakob Nielsen, som i en rapport, 10 Best Intranet Designs of 2001, peger på, at distraktioner og dikkedarer på intranettet kan virke som store tidsrøvere. Især hvis intranettet er et centralt værktøj i medarbejderens dagligdag.

 

"Det overblik over værktøjer og viden, som Jyske Banks intranet giver, gør hverdagen lettere for medarbejderen. Det tror jeg også man kan bruge i offentlige virksomheder med store informationsmængder. Desuden har en af konsekvenserne af intranettet i Jyske Bank været, at det har været lettere at komme i kontakt med hinanden på tværs i organisationen, på tværs af traditionelle skel som bankfilialer og landegrænser", siger Kurt Kragh Sørensen.

 

Kvalitet på intranettet

Der er således mange forhold der spiller ind på et intranets kvalitet: dets betydning for organisationen og dets sammenhæng med virksomhedens strategi, dets rolle i den enkelte medarbejders hverdag, dets funktionalitet, brugervenlighed og anvendelse samt dets rolle i forbindelse med vidensdeling. Jyske Bank har fået intranetprisen "for en ekstraordinær indsats for at anskaffe og udvikle et velfungerende og brugt intranet, med stor nytteværdi", skriver IntraTeam. Det' slet æ så ring'.

 

Per Esmann Jensen og Kurt Kragh Sørensen giver følgende gode råd om intranet:

 

DO'S


1. Det svarer sig, at sætte ressourcer af til at målrette informationen til medarbejderne. Relevante informationer på rette tid og sted.

 

2. Arbejd mod en virksomhedsportal med alle medarbejderens værktøjer på et og samme sted.

 

3. Hav ansvarlige personer på de enkelte områder og en overordnet ansvarlig redaktion for at undgå at informationsoverflowet og strukturen løber løbsk. Skab overskuelighed.

 

4. Uddan medarbejderne til at skrive let, ligetil, kort og kontant. Der er mange, der læser informationen: derfor skal det være effektivt. Læserne går kolde, hvis informationen er for lang.

 

5. Få organisationen med. Ansvaret for portaler, sider og komponenter skal forankres de steder, hvor den faglige viden og beslutningskraft er. Kommunikationtionsfunktionen skal primært sikre kvalitet, ikke have ansvaret for hverken prioritering eller opdatering.

 

DON'TS

 

1. Undgå at lade intranettet styre sig selv med efterfølgende uoverskuelig struktur og uopdateret indhold. Mange virksomheder sætter ikke fornødne ressourcer af til at finde ud af, hvad de vil med intranettet og lader det udvikle sig selv. Enten bliver det ikke brugt eller også bliver det brugt i en periode indtil det sander helt til med uopdateret information, som ingen kan finde.

 

2. Hvis du ikke har et mål med intranettet og ikke måler på, om det nås, så kan du ikke styre det.

 

Forskellen på Nordea kontra Jyske Bank

Jyske Bank blev kåret til Danmarks bedste intranet, mens Nordea kom ind på en flot anden plads. Her er forskellen mellem nummer et og nummer to.

 

Jyske Banks Intranet adskiller sig fra Nordeas ved følgende forhold:

 

1. I deres Intranet deltager ledelsen aktivt i debatfora. Mens Nordea har ikke debatforum. Det er selvfølgelig nemmere i en mindre national bank end i den største nordiske Bank. Mens ledelsesopbakningen i Jyske Bank er helt i top.

 

2. I Jyske Banks Intranet er der forskellige rolleportaler, som den enkelte selv kan tilpasse sig i forhold til de forskellige arbejdsfunktioner.

 

3. I Jysk har de uddannet medarbejderne intensivt i at skrive til nettet.

 

4. I Jysk Bank bruges i udtalt grad video til introduktion af nye systemer, kampagner, økonomiske analyser og de har en årlig regnskabsfilm og årskavalkade på video.

 

5. I jyske Banks intranet er kalender og mailsystemet integreret i intranettet.

 

6. Hos Nordea bruger de online møder, hvilket Jyske Bank ikke gør.

 

7. Nordeas intranet er nordisk med flere sprog, hvor Jyske Bank kun har dansk og engelsk.

Relaterede artikler

Årets personaleblad bygger Bro i Gladsaxe - Broen. Et personaleblad i Gladsaxe. På forsiden: En skaldet mand. Munden er forvrænget. Næsen al for stor. Som om han ki...
Intranet 2.0: Hype og realiteter - Er intranettet blevet 2.0? Både nej og ja. Nej, hvis man kigger på Web 2.0 teknologier som sociale tjenester og wikier. ...
Mord på intranettet? - Bliver de sociale medier det gamle intranets død? Nej. Spørgsmålet er forkert stillet. Virkeligheden er, at web 2.0 alle...
Nyt stærkt makkerpar: intranet og 2.0 - Blogs, wikier og netværkstjenester går deres sejrsgang på internettet, men er larmende fraværende på mange intranet. Er ...
29 ideer til dit intranet - Intranettet kan være det helt centrale omdrejningspunkt i virksomhedens hverdag. Men før du kaster dig over alle de nye ...

Giv din stemme

6 stemmer
3,8/5

Kommentarer

Få nyhedsbrev

51 JOB

presserådgivere

Se alle job Indryk job

Job

Videojournalist

Frist: 15. august

Fundraiser

Frist: 8. august kl. 12.00

Corporate Brand Manager

Frist: 20. august
Se alle job Indryk job

Få nyhedsbrev

Få nyhedsbrev

Alt hvad du behøver at vide om kommunikation i din indbakke.

Ud over nyhedsbrevet får du max to andre faglige e-mails om ugen.

Vi bruger cookies for at give dig en bedre brugeroplevelse.