Content Management Systemer i udvikling

Selvom begrebet Content Management System (CMS) blot er omkring tre år gammelt, dækker det over en type af IT-løsninger, der allerede har opnået en stor udbredelse inden for alle sektorer. CMS har vundet så hastigt indpas, fordi det på en meget effektiv måde løser en masse problemer ved traditionel publicering af indhold på nettet.

Trykt første gang i medietidsskriftet SAMSON

Da CMS endnu er en meget ny type af system, er det da også selv i rivende udvikling. Det, der oprindeligt opstod som et svar på et banalt publiceringsproblem, er nu ved at udvikle sig til en type af system, der radikalt ændrer på den måde organisationer fungerer på. I denne artikel vil jeg diskutere, hvilke behov i organisationer, der har betinget udviklingen af CMS samt give et bud på, hvordan fremtidens CMS vil se ud. Det er i oven i købet ret sandsynligt, at det slet ikke vil hedde CMS...

En model for CMS i dag
Et Content Management System (CMS) er et system til at håndtere indhold (på nettet) i en organisation. Når man taler om CMS, er det næsten altid impli-cit, at man mener et CMS til publicering af indhold på nettet – egentlig et Web Content Management System (WCMS)



Ovenstående figur viser en grundlæggende model for et Content Management System, som det ser ud i dag. Systemet består af tre hovedområder: Indsamling, håndtering og publicering. I indsamlingsdelen lægges indhold i systemet manuelt ved indskrivning eller import. Indholdet kan også lægges ind automa-tisk ved integrationer til andre systemer. I håndteringsdelen foretages al redigering af indholdet efter etablerede arbejdsgange. Endelig publiceres indholdet ved at blive præsenteret fra en database i et sæt skabeloner.

Som det fremgår af modellen, kan mange forskellige typer af indhold lægges i systemet, og præsentationen kan foretages i flere forskellige formater (hvor web-sider dog er det almindeligste). Når det er muligt at behandle indhold så fleksibelt, så er det fordi, indholdet håndteres adskilt fra formen i CMS’en.

Hvordan opstod CMS?
Synkron, som jeg arbejder for, fik i 1998 til opgave at lave en netversion af en trykt publikation for Mejeriforeningen. Publikationen udkom ugentligt og blev til ved, at en informationsmedarbejder på Mejeriforeningen åbnede en Dtp-skabelon, skrev artiklerne direkte ind, placerede de rigtige billeder, gemte filen på et SyQuest-drev og sendte det til et trykker, der klarede tryk og distribution.

Da vi skulle lave netversionen af publikationen, gik det op for os, at det nemmeste ville være at lave et system, der fungerede på samme måde. Derfor gik vi til det grafiske bureau, der havde lavet Dtp-skabelonen, for at få retningslinierne for designet. Vi programmerede den nødvendige funktionalitet, så infor-mationsmedarbejderen kunne lægge et nyt nummers indhold ind hver uge for derefter at kunne publicere det til nettet uden at tænke på hverken korrekt præsentation og kode. Vi lavede et system, så informationsmedarbejderen kunne koncentrere sig om indholdsarbejdet og arbejde efter den samme mo-del online såvel som offline. En anden årsag til, at vi lavede systemet sådan, var også, at vi ikke gad sidde hver uge og lave det samme copy-paste arbejde for publicere informationsmedarbejderens artikler på almindelige websider.

Kig på modellen for CMS ovenfor. Vi lavede et system, der i dag vil beskrives som et CMS. Da vi siden fandt ud af, at vi sikkert kunne sælge dette princip til andre kunder, fik vi det problem, at denne type system endnu ikke havde et navn. Vi kaldte det ”Dynamiske, databasebaserede Internet-løsninger”. Navnet var lige så elendigt som omsætningen af systemet.

Første generation af CMS
I løbet af et enkelt år blev en række tendenser pludselig meget konkrete: Or-ganisationers behov for at publicere indhold på nettet eksploderede samtidig med, at kunder, jobansøgere, leverandører, investorer...alle begyndte at for-vente at møde organisationen på nettet. Det førte til flaskehalsproblemer for de ”webmasters”, der var ansat til at konvertere offline indhold til online ind-hold. Deres arbejde bestod i at designe webgrafik, kode præsentation i HTML og, i mange tilfælde, også formulere tekster til siderne. Hvor organisationer i mange år var vant til faste arbejdsgange og specialisering i processen med at udgive indhold på tryk, kortsluttede man helt processen ved udgivelse på net-tet ved at lade web-masters stå for både det kreative, det tekniske og det indholdsmæssige samtidig.

Informationsmedarbejdere – og alle andre, der havde brug for at få indhold på nettet – var således meget stærkt afhængige af web-masters enten i organisationen selv eller hos et web-bureau, der rask væk ville tage 1000 kr. i timen for at rette kommafejl. Der var altså et kolossalt behov for systemer, der kunne give magten tilbage til personerne med ansvaret for indholdet, så de kunne publicere uden at skulle bryde etablerede arbejdsgange.

Begrebet CMS vandt gradvis udbredelse som en fællesbetegnelse for syste-mer, der gjorde publiceringen af indhold på nettet nemmere. Systemerne lagde vægten på publikationsdelen, og de var dermed reelt ikke meget andet end en simpel styring af indhold i en database og skabeloner til at publicere dette indhold i de rette sammenhænge.

Anden generation af CMS
Nutidens løsninger har stadig fokus på publicering, men håndtering af indholdet før selv publiceringen har fået større betydning. Netop behovet for at kunne opsætte etablerede arbejdsgange med korrekturfaser, oversættelse og godkendelse har medført inkludering af workflow management.
Andengenerationssystemerne tilføjede også integrationer til eksisterende sy-stemer, så struktureret indhold kan udveksles automatisk. Et typisk eksempel er integration mellem ERP-systemet (Enterprise Ressource Planning) og CMS’en, der sammen kan drive en web-shop med mulighed for, at bestillinger fra websitet kan indlægges som ordrer i ERP-systemet direkte. Kunder kan endda få besked med det samme om lagerbeholdning og forventet leveringstid på varer.

Toolbox-løsninger og standardsystemer
I dag er der to forskellige måder at anskaffe sig CMS. Enten købes systemet ”ud af boksen” som meget anden software, eller også anskaffes det som et system, der udvikles specielt til kunden.

Standardsystemer markedsføres under den filosofi, at organisationer har nog-le fælles, grundlæggende behov, når der kommer til publicering af indhold på nettet. Design af skabeloner, oprettelse og manipulation af struktur, oprettelse og publicering af sider, styring af brugerrettigheder, metadata, filarkiver... På denne måde er filosofien bag standardsystemer meget lig ERP-systemer samt mange andre virksomhedssystemer. Styrken ved standardsystemer er, at de kan implementeres hurtigt, da systemet fra leverandørens side er meget ”færdigt”. Der skal typisk designes et sæt skabeloner, opsættes rettigheder, struk-tur, funktioner og lægges indhold på. På det danske marked er det for eksempel Synkron.web, Dynamicweb og Tangora CMS.



Synkron.web er et eksempel på et standardsystem, hvor hele redigeringssystemet allerede er færdigt ved anskaffelsen.
www.synkron.com

Toolbox-løsninger er mindre ”færdige” og er mere at betragte som udviklingsværktøj til at lave det endelige CMS. Hvor standardsystemet leveres med fær-digprogrammeret funktionalitet, skal denne udvikles fra bunden i toolbox-løsninger.
På det danske marked findes for eksempel Web500 og SiteCore. Det er naturligvis dyrere at implementere løsninger mere eller mindre fra bunden, men til gengæld bliver løsningen også lavet, så den fuldstændig matcher organisatio-nens helt specielle behov

Mange CMS-produkter på markedet
En oversigt fra MOC Company , der blandt andet rådgiver om CMS, identificerer 75 CMS-produkter på det danske marked. Sandsynligvis er der nærmere omkring 100. Det vidner om en stor efterspørgsel og et forretningsområde i kraftig vækst. Mange analytikere spår, at der om et par år kun vil være få af disse produkter tilbage, men jeg tror, at der i mellemtiden vil være kommet endnu flere nye produkter, fordi det endnu er en type soft-ware, der er i rivende udvikling, og det giver plads til nye spillere hele tiden.

Næste generation CMS?
De udviklingstrends, der i øjeblikket gør sig gældende inden for CMS, kan be-tragtes for interface, indhold og for anvendelse. Interfacet udvikler sig i retning af at tilbyde mere kontrol over funktionalitet – i modsætning til blot indhold tid-ligere. På indholdssiden tegner der sig et billede af et system, der kan forbinde alle typer af systemer i organisationen og styre indholdet mellem disse og pub-licere ud til forskellige grupper af modtagere. Anvendelsen af CMS udbygges med hensyn til at styre processer; hvor publikationsprocessen i dag styres med workflow management, vil fremtidens CMS også understøtte mange an-dre processer i organisationen.

Interface
Systemerne gør det i stigende grad nemmere at fortage mere komplicerede operationer som design af templates eller etablering af integrationer til andre systemer. Almindelige redaktører har efterhånden også mulighed for at opsæt-te avancerede søgninger, konferencer og nyhedslister.

CMS har også udviklet sig fra mere eller mindre aktivt brugeruvenlige interfa-ces til at benytte standard interface-principper, så de håndteres som de pro-grammer, brugeren kender i forvejen. I flere tilfælde går udviklingen i retning af, at brugere anvender de eksisterende programmer (mail-program, tekstbe-handling, regneark) til at levere indhold til CMS’en.

Indhold
Mange websites i dag genereres af flere forskellige systemer – og det skinner igennem. Siderne med nyheder og generelle virksomhedsinformationer kom-mer fra et almindelige CMS, shoppen genereres af et ERP-system, nyheds-brevet fra et specielt kampagneværktøj, og supportsiderne dannes af en helt anden database. Siderne mangler ensartet design og fælles styring af ad-gangsrettigheder. Fremtidens CMS vil i stedet for fungere som en integreren-de ”hub” for de mange indholdskilder. Systemet vil mere være en portal for at distribuere alt indhold i organisationen til alle modtagere – både interne og eksterne. CMS vil dermed få en helt ny rolle i organisationen, når det går fra at være et mere eller mindre avancerede publiceringsværktøj til at være en art elektronisk infrastruktur for alt digitalt indhold i organisationen.

Anvendelse
I dag understøttes publiceringsprocessen med workflow management, men andre processer er på vej til at blive web-enablet: Kundesupport, salg, indrap-porteringer, projektsamarbejde, kampagnestyring er blot få eksempler. Fælles for disse processer er, at de drejer sig om digitalt indhold, og derfor egner de sig til at blive understøttet af CMS.

Specielt mulighederne for samarbejde på nettet virker attraktive. Flere organi-sationer er i dag skruet sammen i en kompleks struktur med afdelinger på for-skellige lokationer – måske endda i forskellige tidszoner. Alligevel arbejdes der sammen om de samme projekter – og til dette kræves et værktøj, der både kan styre information og processer. Danske Groupcare er et godt eksempel på et sådant system. Opslagstavler, fælles kalendere, personlige profiler, mail-lister, nyhedsbreve, fildeling er nogle af funktionerne. Groupcare er et speciali-seret collaboration tool, men jeg forventer, at funktionerne bliver integreret i CMS’er.



Groupcare er et eksempel på et collaboration tool med funktioner, der bliver en del af fremtidens CMS.
www.groupcare.dk

Hvad driver udviklingen?
Udviklingen af den første generation CMS var i vis udstrækning drevet af be-hovet for at kunne publicere indhold på nettet på en mere gnidningsfri måde end gennem en traditionel web-master – samt at kunne fastholde overblikket over indholdet, når omfanget vokser. Hvad drives udviklingen af nu?

Håndtering af stigende mængder indhold (den oprindelige driver)
Den oprindelige driver er stadig aktuel, for flere og flere arbejder med informa-tion og viden i et digitalt format i organisationer. Den stigende mængde indhold kommer nu blot mere fra andre systemer, hvor det tidligere typisk var i dokumentformat. Det driver udviklingen mod standardiserede udvekslingsformater som XML og ensartede grænseflader mellem systemer som brig af web services.

Spare ressourcer og fjerne friktion i forretningsprocesser
En stærk driver er behovet for at spare ressourcer og mindske friktioner i pro-cesser. Det er nemlig meget nemt at kalkulere besparelserne ved at indføre CMS til at håndtere processerne. Hvis der nu supporteres et produkt via tele-fon, og supporten med et CMS kan håndteres som selvbetjening i en videnbase på nettet, er det enkelt at beregne besparelsen i tid.

Nye (forretnings-)muligheder i et accelereret miljø
Organisationer er nødt til at forholde sig til, at de eksisterer i et accelereret miljø. De nye muligheder på nettet mindsker friktionen overalt, det bliver nemmere for kunderne at få information om konkurrerende produkter, og det bliver nemmere for konkurrenterne at få adgang til information om hinanden. Dermed styrkes konkurrencen, og organisationerne er hele tiden nødt til at fokusere på det, der gør dem unikke.
En af måderne til at fastholde en unik position er at hele tiden bruge de nye muligheder for at web-enable processer for at yde billigere og bedre service og produkter. Det giver også mulighed for at opdyrke nye markeder og forretningsområder.

Relaterede artikler

Det vurderende internet - I fremtiden vil vi opleve et semantisk internet, som kan vurdere kvaliteten af vores søgningerne og svare direkte på de ...

Giv din stemme

6 stemmer
4,5/5

Kommentarer

Få nyhedsbrev

62 JOB

Visuel fortæller

Se alle job Indryk job

Job

Presse- og kommunikationschef

Frist: 25. november

Studentermedarbejder

Frist: 15. december

Public Affairs rådgiver

Frist: 18. november kl. 0.00
Se alle job Indryk job

Kursus

Gratis morgenseminar: Den gode kampagne

Kurset er udsolgt - tilmeld dig hvis du vil på venteliste

Se alle Bliv klogere

Få nyhedsbrev

Få nyhedsbrev

Alt hvad du behøver at vide om kommunikation i din indbakke.

Ud over nyhedsbrevet får du max to andre faglige e-mails om ugen.

Vi bruger cookies for at give dig en bedre brugeroplevelse.