Content Management System - kvalitetsstyring af intranettet

Skrevet af

Jesper Kongskov Olsen
Journalist

31 artikler

0 indlæg

Mange virksomheder har forbedret mulighederne for effektiv videndeling på tværs i virksomheden ved at optimere indhold og funktionalitet i virksomhedens intranet. Men den stigende anvendelse af intranet - og den deraf følgende stigning i mængden af information - stiller også høje krav til kvalitetsstyring af denne information, for at medarbejderne kan tilegne sig den rigtige viden på det rigtige tidspunkt.

For folk der arbejder med organisationskommunikation er Content Management System - eller kort og godt CMS - gået hen og blevet hot stuff. CMS er en række metoder og fokusområder, der skal sikre høj kvalitet og pålidelighed i den information, der er tilgængelig på virksomhedens intranet.

 

Rent faktisk er det på grund af intranettets store succes og det omfang, det efterhånden har fået i mange virksomheder, at der er opstået et behov CMS. For med den rolle, som intranettet nu spiller i mange virksomheder, er der en overhængende fare for, at medarbejderne simpelthen risikerer at drukne i informationer, når de logger sig på virksomhedens intranet. Og det er jo ikke hensigtsmæssigt, hvis man ønsker, at medarbejderne skal få et reelt udbytte af intranettets kvaliteter.

 

Hvis ikke der er styr på mængden af og kvaliteten i informationerne, mister intranettet sin værdi. Intranettet skal ses som et værktøj til informationssøgning og videndeling. Det skal være nemt at finde de relevante og rigtige informationer og netop her er det, at CMS får sin eksistensberettigelse.

 

Relancering af intranet
Mange store og videnstunge virksomheder arbejder nu med lancering af 2. eller 3. generation af deres intranet - hvis det da ikke allerede er sket for flere år siden. Formålet har ofte været at optimere mulighederne for videndeling på tværs i virksomheden. For at videndeling skal kunne fungere i praksis, kræver det, at medarbejderne kan se en fordel i at anvende det. Det skal opleves som et nyttigt arbejdsredskab, som gør hverdagens små og store opgaver lettere, og gør det muligt at finde information nemt og hurtigt.

 

For at man overhovedet kan tale om få et intranet til at virke efter hensigten, skal medarbejderne bruge det "til at videndele". De skal lægge dokumenter og erfaringer ud på nettet - bruge tid på at formidle deres erfaringsgrundlag og relevante faktaopysninger om eksempelvis virksomhedens aktuelle produkter og kundesegment. Hvis ikke det sker, er der reelt ingen pointe i at bruge ressourcer på et intranet.

 

Vedligeholdelse
Men med publiceringen af dokumenter på intranettet er arbejdet ikke gjort. For mindst ligeså væsentligt som at dele viden og erfaringer med andre medarbejdere er det at sørge for at opdatere dokumenter samt helt fjerne forældede dokumenter og data. Det kræver, at der indarbejdes arbejdsgange, hvor det gøres klart, hvem der er ansvarlig for denne vedligeholdelse. I mange tilfælde er det helt oplagt, at det er den enkelte medarbejder, der selv står for vedligeholdelsen, mens der i andre tilfælde være tale om automatisk vedligeholdelse, hvor dokumenter slettes, når de overskrider en bestemt "holdbarhedsdato".

 

Desuden vil det ofte i takt med, at indholdet på intranettet vokser blive nødvendigt med klassificering af dokumenter, hvor det er væsentligt, at man som medarbejder kan forholde sig til dem i en kontekst for at kunne vurdere informationernes relevans og gyldighed i en given situation. Også dette er en del af Content Management System.

 

Kvalitet og pålidelighed
Pointen er, at medarbejderne skal have adgang til information, der er aktuel, pålidelig og af høj kvalitet. Hvad CMS derimod ikke er, er et sæt faste regler, der skal overholdes. Det drejer sig om at den enkelte virksomhed selv definerer, hvad der er det nødvendige fokus på kvalitet i vedligeholdelsesprocessen af intranettets informationer.

 

Hvis man tror, at CMS giver høj kvalitet i selve indholdet på intranettet, så tager man fejl. I CMS beskæftiger man sig ikke med selve indholdet. Det er udelukkende fokusering på kvalitetsstyring af informationen, sikring af validitet og relevans. Selve indholdet og hvorvidt det er anvendeligt, skal der - som der altid har skullet - dygtige og engagerede medarbejdere til at sikre.

 

(Kilder: Peter Busch, www.convergens.dk, samt dagbladet Børsen)

Relaterede artikler

Intranettet: Fra opslagstavle til videnportal - Intranettet har udviklet sig fra at være en elektronisk opslagstavle med praktiske beskeder til medarbejderne til at vær...
Intranet 2.0: Hype og realiteter - Er intranettet blevet 2.0? Både nej og ja. Nej, hvis man kigger på Web 2.0 teknologier som sociale tjenester og wikier. ...
Nyt stærkt makkerpar: intranet og 2.0 - Blogs, wikier og netværkstjenester går deres sejrsgang på internettet, men er larmende fraværende på mange intranet. Er ...
29 ideer til dit intranet - Intranettet kan være det helt centrale omdrejningspunkt i virksomhedens hverdag. Men før du kaster dig over alle de nye ...

Giv din stemme

5 stemmer
4,4/5

Kommentarer

Få nyhedsbrev

62 JOB

Taleskriver

Se alle job Indryk job

Job

Campaign Manager

Frist: 19. november

Taleskriver

Frist: 19. november kl. 12.00

Digital Officer

Frist: 2. december
Se alle job Indryk job

Få nyhedsbrev

Få nyhedsbrev

Alt hvad du behøver at vide om kommunikation i din indbakke.

Ud over nyhedsbrevet får du max to andre faglige e-mails om ugen.

Vi bruger cookies for at give dig en bedre brugeroplevelse.