Trykt første gang i medietidsskriftet SAMSON

Tidsskriftet, du sidder med i hånden har også et website. Det vidste du måske godt, måske ikke. Hvis du endnu ikke har besøgt Samsons website (www.samsonnet.dk), er der såmænd heller ikke den store grund til det at gøre det, i hvert fald ikke hvis du har den trykte udgave foran dig. Der er tale om en kopi.

Et website med merværdi?
Nu kan det indvendes, at Samsons website er meget lille, og indholdsproduktionen er heller ikke særlig stor med fire årlige udgivelser. Det er derfor heller ikke det store problem med denne helt grundlæggende mangel på integration. Samsons website giver ikke læseren noget andet og mere end den trykte udgave. Den indeholder ingen merværdi sagt med en noget forslidt 70'er klassiker, men Samson er ikke det eneste danske tidsskrift med en sådan passiv tilgang til nettet, snarere tværtimod. Igen - det er ikke det store problem, når indholdsproduktionen er så forholdsvis begrænset, som tilfældet er. Problemet opstår, hvis en sådan tilgang også benyttes i en situation med en stor indholdsproduktion - sagt på jævnt dansk i en organisation med mange skribenter og med opdateringer flere gange dagligt. Det kan f.eks være en avis, hvor det indhold der administreres via content management systemet er virksomhedens kernekompetence, men det kan også være en (større) virksomhed i industrien med tilhørende administrative, udviklings- og marketingafdelinger. De tre sidstnævnte afdelinger producerer en stor mængde indhold (content) hver dag, men denne ”produktion” er typisk ikke direkte tilgængelig på tværs af de enkelte afdelinger. Et velfungerende content management system kan blive organisationens samlende publiceringssystem, men inden vi kommer så vidt, vil jeg give en introduktion til principperne bag content management (CMS) og publicering med denne type systemer. Hvad er et cm system i det hele taget, og hvad kan det bruges til?

Stigende forventninger
Set fra oven udgør Content Management Systemerne et svar til den udfordring virksomheder og interesseorganisationer bl.a. stod over for og stadig står over for med internettets succesrige ekspansion - med stigende mænger af indhold, behov for hurtigere og mere fleksibel indeksering, erkendelse af vigtigheden af at have opdateret indhold, behov for indhold på forskellige sprog, og tilføjelse af avanceret funktionalitet - eller behov for brugeradgang til information.


Hvad er CMS? En definition
Den overordnede og lettere teoretiske definition er følgende: Content Management Systemer (i resten af artiklen benævnt cm systemer) defineres som veldefinerede løsninger til at skabe, vedligeholde, koordinere, indeksere og anvende indhold på intra, ekstra- og internet. Med CM systemer menes systemer som hjælper og assisterer ved digital indholdsproduktion. Dette kan være hjælp til selve skriveprocessen, hjælp til publiceringen eller systemer som tager hånd om hele arbejdsprocessen (work flow) fra skrivning via kvalitetskontrol/redaktion, publicering og lagring for eftertiden. Cm systemer retter sig især imod situationer med følgende kendetegn: Mange skribenter og/eller meget indhold (content) evt. publiceret til mange forskellige brugere med hver deres præferencer. Det er især de to første parametre, altså mange skribenter og meget indhold, der kan gøre administrationen af et website helt uoverskueligt, hvis vi ikke har et velfungerende cm system.

At lade folk gøre det de er bedst til
Jeg vil nu give en beskrivelse af et typisk cm-systems karakteristika ud fra de tilknyttede roller som forfatter, redaktør, udvikler og designer. Ét af de helt store fortrin ved et cm-system er, at der ved hjælp af den tekniske opbygning tilknyttes roller, som svarer til den pågældendes funktion i øvrigt i organisationen. Det betyder som i den gamle verden med det traditionelle webteam, at designeren f.eks ikke kan blive tvunget til at tjekke for stavefejl, om links fungerer etc., men istedet kan koncentrere sig helt og holdent om sin kernekompetence, nemlig design af websitet. I lidt mindre grad kan det siges at gøre sig gældende for forfatteren, som via sin browser kan skrive og for det meste også redigere i egne (arkiverede) artikler. Kendskab til html eller ftp er på ingen måde nødvendigt, almindelig erfaring med tekstbehandling er fuldt tilstrækkeligt. Det er ret forskelligt, hvilke muligheder der tilbydes forfatteren for formatering af teksten. Skal forfatteren f.eks kunne bestemme, at passager i brødteksten skal være i kursiv, i fed osv. eller skal det være prædefineret ved, at fed tekst fx er reserveret til faste passager som kolofon, kursiv til intro? Skal forfatteren kunne bestemme at visse ord skal være røde eller ej? Den beslutning overlades til administratoren og handler i det store og hele om afvægtningen mellem på den ene side forfatternes frihed og på den anden side organisationens/læserens behov for en ensartet oplevelse af websitet. Det er et spørgsmål om kontrol, men også om at sikre sig, at hver enkelt person gør det som vedkommende er bedst til. Mulighederne for at publicere direkte på nettet eller i "systemet" er den vel nok mest synlige fordel ved et cm system. Et cm system fordrer ikke kendskab til html, almindeligt kendskab til tekstbehandling er tilstrækkeligt. Konkret betyder det, at den enkelte forfatter logger ind på websitet via sin browser. Oftest er der universel adgang med brugernavn og password, og det giver altså mulighed for at redigere direkte på artiklerne uden mellemled. For det meste er der opsat mellemled, så ændringer ikke træder direkte i kraft på websitet. Istedet sendes en mail til redaktøren, eller hvem der nu er ansvarlig, og den redigerede udgave af artiklen placeres f.eks på en testserver, hvor udefrakommende ikke har adgang. I det hele taget er det et organisatorisk spørgsmål, hvor meget frihed forfatterne skal have. De fleste cm systemer giver mulighed for alverdens formateringer samt indsættelse af billeder, flash film, links til filer og andre websites, og det er mit indtryk, at disse muligheder bibeholdes, men under en mere restriktiv form. Det er muligt f.eks at indsætte billeder, men kun ud fra måske tre-fire prædefinerede muligheder, såkaldte skabeloner med forslag til placering af billedet, og samtidig også med regler for billedstørrelse.

Forfatteren
Cm systemet stiller altså formatering til rådighed for den enkelte forfatter, men det er et organisatorisk spørgsmål i hvor høj grad disse kan benyttes eller ej. Derimod optræder der næsten altid obligatoriske felter for forfatteren, der tjener til indtastning af de såkaldte metadata, altså information om information eller data. Disse kan være forfatterens navn, titel, stikord, kategori, udløbsdato for artiklen etc. , og herudover er der tekstfelter til kolofon og brødtekst. Undervejs i skrivningen eller efter kopieringen fra tekstbehandlingsprogrammet kan forfatteren se et preview af artiklen - et øjebliksbillede af hvordan artiklen vil se ud i publiceret form, og det kan være en stor fordel. I det hele taget medvirker cm systemet til at anskueliggøre og give den enkelte forfatter et større overblik i publiceringsprocessen. Ved log in via browseren præsenteres forfatteren alt afhængig af cm system og dettes opsætning, for et træ (som vi kender det fra Windows) over websites filer og biblioteker med markering af ejerskab ud fra de enkelte filer/artikler. Forfatteren har for det meste mulighed for at redigere i egne artikler. En anden mulighed vil være kun at præsentere de artikler/filer som forfatteren i forvejen har ejerskab over og altså kan redigere i.

Redaktøren
Hvis vi nu går til redaktørens eller administrators rolle, bliver det straks mere interessant - det er her cm systemet virkelig kan vise sin værdi fordi redaktør fungerer som et bindeled mellem forfattere, designere og udviklere. Det giver et overblik og en kontrol over websitets content som ikke er realistisk uden et cm system. Et velfungerende cm system kan gøre livet nemmere for redaktøren ved træ strukturen som giver overblik over indholdet, ved link management, som holder styr på, at websites links virker, ved et workflow der understøtter organisationens arbejdsproces med mulighed for tilknytning af kommentarer til de enkelte artikler og med sms/e-mail notificering. Det handler om rettighedsstyring, og det handler om at kunne styre den information, der er til rådighed om de enkelte artikler - at kunne sikre sig at de enkelte artiklers metadata er tilstrækkeligt omfangsrige og præcise og denne sikring kan kun ske ved selve forfatningen af hver enkelt artikel for at være effektiv. Metadataene hvad enten vi taler om database eller xml-filerne og evt. begge dele, muliggør genbrug, de muliggør kategorisering som kan afspejles direkte i menustrukturen, de muliggør en effektiv søgning, og de er i det hele taget en forudsætning for at systemet kan blive grundlag for et overskueligt og levende website på samme tid.

Mennesker begår fejl
Konkret drejer et CM system sig om kontrol og sikkerhed. I 2000 modtog en amerikansk e-shop i løbet af meget kort tid 6000 ordrer på en monitor til 544$. Problemet var blot, at normalprisen ikke fremgik på websitet, det gjorde derimod den langt lavere og fejlagtige pris på 164$. Et CM-system er ingen garanti mod sådanne fejltagelser, men i kraft af godkendelsesprocedurer eller med en lidt bredere betegnelse "workflow", der er en integreret del af et CM System, er der en langt mindre risiko for at sådanne ting slipper igennem.

Workflow – mindre risiko
Workflow fungerer ved versionering og ved at sætte bestemte brugere/grupper sammen med bestemte roller og handlinger. Det kan f.eks betyde, at kun forfattere med ejerskab til en artikel kan redigere i denne eller slette og omvendt, at kun redaktøren kan implementere det på websitet. Workflow sikrer, at den "menneskelige struktur" godkender og er klar over, hvad der sker. Der kan være forskellige grupper inde over, f.eks juridiske eksperter, som automatisk kan involveres hvis og når artiklerne handler om bestemte ting, typisk bestemmes det, hvis artiklen angives til at tilhøre den og den kategori. Kittet i content management som består af både mennesker og teknik, er workflow. Workflow er basalt set et prædefineret sæt af opgaver, der fasciliterer indholdets vej gennem opbevaring, transformation til publicering med brugerrettigheder og opgaver.
Det er ikke omkostningsfrit at publicere på nettet. Det koster at producere kvalitetsindhold i den rigtige ramme, og anskaffelsesprisen for selve CM systemer udgør ofte den mindste del af udgifterne. Den store forskel mellem cm systemerne ligger i, i hvor godt de kan integreres til virksomhedens backends, den ligger i historik og den ligger i workflow og rettighedsstyring - og ikke mindst ligger den i mulighederne for produktion til andre medier end web. Det gives der mulighed for med de såkaldte templates eller skabeloner, som groft sagt består af alt det, der omgiver og formaterer artiklen, designet, som vel at mærke kan variere alt afhængig af, hvad organisationen nu har bestemt sig for. De samme artikler kan f.eks publiceres til web, til tale-browsere, til WAP telefoner, til pdf eller til bogform, blot ved at artiklen sættes sammen med en bruger/- og situationsbestemt skabelonsamling.

Vigtigt med konkrete målsætninger
For at kunne udnytte dette, er det vigtigt, at målsætninger og succeskriterier er konkrete. Eksempler på succeskriterier:
- At implementere CMS både på virksomhedens internet, intranet og ekstranet.
- At sikre lettere adgang til opdatering af både website, intranet og ekstranet.
- At sikre genbrug og publicering af indhold på tværs af kanalerne intranet, ekstranet og internet.
- At frigive ressourcer til videreudvikling af indhold og funktionaliteter på websites, intranet og ekstranet.
- At etablere en robust informationsarkitektur baseret på metadata, således at personalisering og målretning af information til de forskellige målgrupper bliver mulig.
- At sikre at investeringen i et CM system er rigtig i forhold til skalerbarhed og integration til andre systemer i virksomhedens tekniske infrastruktur.
- På sigt at organisere indholdsproduktionen i virksomheden, så informationsejerne selv har adgang til at kreere og opdatere indhold inden for deres ansvarsområder som f.eks. produkt- og prisinformation og sørge for, at publiceringsprocessen og workflow har den nødvendige kvalitetssikring og kontrol.

Et positivt problem
Anskaffelse af et cm-system handler i bund og grund om at forvalte en succes. Det er et "positivt problem", og det indeholder mange potentialer. Det er værd at huske på, da det ikke er en proces, der blot kan overstås i løbet af et par uger, thi et vellykket resultat kræves planlægning og styring.

Et ledelses spørgsmål
At publicere på nettet er ikke noget særligt, eller rettere sagt - det bør det ikke være, men men - det er det som oftest stadigvæk. I de virksomheder hvor publicering på nettet betragtes og fungerer som en integreret bestanddel af hele organisationens kommunikationsvirksomhed, skyldes det en sammenkædning af to forudsætninger, som på mange måder hører internt sammen: Software og ledelse - mere specifikt 1) Et teknisk velfungerende og brugervenligt Content Management System, 2) en ledelse der forstår at gøre CM systemet til hele organisationens projekt og ikke blot it-afdelingens eller værre endnu marketingafdelingens projekt og endelig 3) en ledelse, der har en klar forståelse af, hvordan både nuværende og fremtidige indholdsproducenter og ansvarlige skal interagere med systemet. Denne forståelse vil ofte medføre, at ideer til rationalisering, effektivisering eller øget brugerinvolvering opstår - og det er vigtigt at anvende denne "positive energi" i organisationen konstruktivt. Et CM system giver mulighed for at anvende organisationens samlede viden og kompetence i den digitale kommunikationsstrategi. Det er det helt specielle ved denne type software og deri dets store potentiale ligger. Et velimplementeret CM system kan udvikles til at blive virksomhedens primære system til print, web, cd-rom og mobile enheder