Artiklen er udlånt fra Kom Magasinet nr. 13 marts 2006

Cms kort og godt
Cms kan kort defineres som veldefinerede it-løsninger til at skabe, vedligeholde, koordinere, indeksere og anvende indhold på intra-, ekstra- og internet. Rent praktisk tager systemerne information uden formatering eller med forskelligartet formatering og lægger det ind i en ny skabelon så alting kommer til at se ens ud.

Det er derfor cms er et fremragende værktøj til at ensrette en kaotisk mængde af skribenter og deres tekster, så virksomheden får et ensartet udtryk.

Fra flaskehals til fri publicering
Før i tiden var webmasteren flaskehalsen for at få lagt noget ud på virksomhedens hjemmeside. Uden hans hjælp kom intet på nettet, og i meget slemme tilfælde skulle man betale 1000 kroner i timen for at dyrt betalte webkonsulenter rettede kommafejl i årsrapporten.

Sådan er det heldigvis ikke længere takket være cms. Nu kan enhver rette kommafejl, og ingen webmaster kan længere forsinke artikler i ugevis. Og det er jo genialt. Men cms er meget mere hvis man begynder at se det som hele virksomhedens vigtigste redskab i informationssamfundet. For det er en metode og en teknologi som kan ændre hele strømmen af informationer ud og ind i virksomheden hvis den anvendes rigtigt.

Cms betyder at magten er kommet tilbage til organisationen og forfatterne. Det giver ofte en større grad af publiceringsfrihed og skaber fundamentet for en endnu bedre integration mellem de forskellige it-systemer i virksomheden. Et godt eksempel er at mange salgsvirksomheder nu kan integrere deres erp-systemer (enterprise ressource planning), som blandt andet bruges til lagerstyring, og cms-systemet til at drive deres webshop.

Det kan lyde kompliceret, men resultatet kender de fleste af os når vi bruger en netbutik hvor butikken selv fortæller hvor mange af hver slags produkt der er på lager. Når vi så afgiver vores ordre, gør vi det via websiden der selv lægger ordren direkte ind i erp-systemet og dermed reserverer varen til os. Cms er derfor ikke blot et it-program, men noget som alle bliver berørt af hvis det indføres rigtigt i virksomheden. Cms skal derfor sættes ind i en større sammenhæng og kombineres med andre it-systemer for at give den store effektiviseringsgevinst som er målet.

Når cms-systemet bliver amatørernes legeplads
Cms er dog ikke kun opskriften på nye muligheder, men også vejen til nye problemer. For hvis ikke der er styr på mængden af og kvaliteten i informationerne, mister systemet sin værdi. For går det galt, bliver det amatørernes legeplads, og virksomheden får et kaotisk udtryk fordi alle og ingen bliver redaktører på en og samme tid.

Succes med cms er således ikke kun et spørgsmål om teknologi, men også om at uddanne alle til at kunne løfte opgaven som sin egen redaktør. Hemmeligheden bag at det lykkes, er at gøre software og ledelse til to sider af samme sag. Forudsætningerne for dette er følgende tre ting:

1. Et integreret, velfungerende og brugervenligt cms
2. En ledelse der forstår at gøre cms til hele organisationens projekt og ikke kun en enkelt afdelings
3. En ledelse der har en klar forståelse af hvordan både nuværende og fremtidige indholdsproducenter og ansvarlige skal interagere med systemet. Denne forståelse vil ofte lede til at ideer til rationalisering, effektivisering og/eller øget brugerinvolvering opstår og inddrages i valget af cms.

Open source-cms versus dyrt købt cms
Når man tænker på at anskaffe sig et cms, skal man overveje om man vil have et open source-cms-system eller et langt dyrere kommercielt system. Begge fås fuldt understøttede med support og hosting hos en udbyder.

Open source-cms har selvfølgelig den fordel at de er gratis. Hvis man har ansat nogle programmører i virksomheden, kan man så selv udvikle systemet fra bunden, og dermed får man et unikt system der er skræddersyet for ingen penge. Det giver kontrol og frihed, men det kræver også at man ansætter eksperter som kan stå for det håndbyggede system i mange år frem i tiden.

Den anden mulighed er de dyrt købte færdigudviklede cms-systemer. De har den fordel at de købes som standardsystem, oftest i form af en kerne med de mest basale funktioner hvor man så kan købe en masse ekstra funktioner.

Filosofien bag standardsystemer er at alle organisationer er mere eller mindre ens, og derfor kan de bruge de samme løsninger. Gevinsten er at de kan implementeres hurtigt da systemet fra leverandørens side er næsten ”færdigt”. Det eneste som skal udvikles, er et sæt skabeloner, struktur og funktioner. Der skal tildeles rettigheder til medarbejderne, og så skal indholdet naturligvis lægges på den nye hjemmeside.

Det kommercielle er hurtigt og nemt at implementere. Oganisationen kan fralægge sig ansvar for vedligeholdelse, men til gengæld betaler man for det, og ofte er man bundet til en producent mange år frem i tiden. Open source kræver mere udvikling, men så får man også et hundrede procent skræddersyet system til organisationen. Fordelen er at det ikke koster noget at købe systemet, og man er fri til at vælge hvem der skal vedligeholde det og hvordan.

De klassiske fejl når man vælger CMS

Erfaringerne er mange med CMS. Her er nogle af de typiske fejl og erfaringer som folk har gjort gennem tiden når det er gået galt.

• Den ansvarlige for indførelsen af det nye CMS får ikke nok resurser til at får projektet gennemført med succes.
• Manglende visioner for systemet.
• CMS bliver et snævert projekt for IT-afdelingen, og det gør at systemet mangler forankring i hele organisationen.
• Alt for dyr vedligeholdelse i det lange løb.
• Manglende integration mellem forskellige IT-systemer.
• Nye CMS sælges på et falsk løfte om hurtig effektivitet. Ironisk nok kommer det ofte til hurtigt at skabe en masse ekstra arbejde og frustration specielt i starten.
• Nye CMS er ofte designede til at skulle kunne for meget. Stor fejltagelse. Det er ofte bedre at starte med færre funktioner og opdatere senere.
• Ofte glemmer man de mennesker som skal bruge systemet. Husk maskiner er designede for at hjælpe mennesker, ikke omvendt. Den ansvarlige for det nye CMS inddrager således ikke slutbrugerne og tilpasser ikke systemet til deres behov.
• Manglende ledelsesmæssige visioner, interesse og økonomi er ofte opskriften på fiasko. Specielt hvis implementeringen af systemet tager tid, falder ledelsen ofte fra.

Afklarende spørgsmål om CMS

For at kunne udnytte et CMS fuldt ud er det vigtigt at målsætninger og succeskriterier er konkrete. Eksempler på gode spørgsmål der skal afklares, og som kan være til inspiration for enhver der vil havde succes med CMS:

• Kan CMS bruges på både virksomhedens internet og intranet?
• Giver systemet en let adgang til opdatering af både hjemmeside og intranet?
• Sikrer systemet mulighed for genbrug og publicering af indhold på tværs af kanalerne intranet og Internet?
• Har vi i virksomheden frigivet de nødvendige ressourcer til videreudvikling af indhold og funktionaliteten på hjemmesider og intranet i tiden frem?
• Er der etableret en robust informationsarkitektur baseret på metadata, således at styringen af information til de forskellige målgrupper bliver tilpasset den enkelte bruger?
• Er investeringen i CMS det rigtige i forhold til integration og omfang af andre IT-systemer i virksomheden?

Dette er kun eksempler, og den enkelte organisation skal selvfølgelig selv definere sine krav og finde de spørgsmål som gør en forskel. Det er dog vigtigt at forstå og være klar over at valget af CMS er noget der involverer alle afdelinger i en organisation lige meget hvilket system man vælger. Projektet må derfor ikke strande i IT- eller kommunikationsafdelingen selv om disse to afdelinger i mange henseender er ideelle som tovholdere. For CMS er for alle, og derfor skal alle også være med til at vælge den bedste løsning.