Intern kommunikation: Broen og Fokus

De første mange år var Broen et Rådhusblad, der gik ud til cirka 2000 medarbejdere. I forbindelse med en ny kommunikationsstrategi fra 2004 blev personalebladet omdefineret. Nu skulle det snarere være et magasin med længere fortællende artikler end et blad fuld af informationer. I dag modtager samtlige 6000 medarbejdere i Gladsaxe kommune bladet. Omlægningen skete samtidig med, at en ny medarbejderportal kaldet Fokus blev til. Fokus er et intranet, hvor medarbejderne løbende kan indhente alle de praktiske informationer, de skal bruge i deres hverdag. Fokus står således for de daglige informationer, og Broen fokuserer på de store og små historier. Forskellen på Fokus og Broen kan man beskrive som forskellen på de nødvendige faktuelle informationer kontra de levende og delagtiggørende fortællinger. I Broen gør man nemlig en dyd ud af historierne. Og det er det, der gør Broen så unik.

Mere et magasin

”Vi har gjort det, vi synes har været mest rigtigt”, starter Hans Jensen. ”Vi er først og fremmest gået professionelt til opgaven. Vi har ansat en layouter, der kræser om designet, og vi har sammensat en bred redaktion, som skriver artiklerne i bladet. Vi har helt konkret sat os ned og gennemtænkt og - skrevet et koncept. Vi har formuleret nogle målsætninger og overvejet nøje, hvordan vi lever op til disse målsætninger. Og så har vi valgt en stil, som jeg tror, fungerer godt: vi har valgt at fortælle historier, der bygger bro mellem ledelsen og medarbejderne og medarbejderne imellem. På den måde er vores personaleblad mere et magasin.”

Hans Jensen mener, at et klassisk personaleblad hurtigt kan blive for fuldt af kedelig information. Et magasin er derimod fuldt af spændende historier. Historier, der knytter mennesker sammen. Som han siger:

”Det er vores ambition, at Broen skal være med til at skabe sammenhængskraft blandt medarbejderne. De skal føle, at de arbejder med på det positive projekt, der hedder Gladsaxe Kommune. Det projekt bygger vi på ved hjælp af en storytelling-tilgang. Vi har valgt en tilgang, hvor det er de personlige historier, der er i centrum. De historier, som andre mennesker kan relatere til, og som har betydning for deres arbejde. Det skal være spændende læsestof. Gevinsten ved at have fokus på disse personlige historier er ganske simpelt, at flere gider læse bladet. Vi har så også i vores koncept lagt vægt på, at vi kommer rundt i alle kroge af kommunen. Det er jo sjovt at læse, hvad andre oplever, men ofte endnu sjovere at se sin egen personlige arbejdsplads beskrevet. Og den helt centrale bieffekt ved disse historier er jo, at det skaber en vis samhørighed i Gladsaxe Kommune som en overordnet arbejdsplads. På den måde forsøger vi hele tiden at bygge bro”

Historier fra Broen

Når man sidder med Broen i hånden, kommer man mere til at tænke på et magasin som Ud&Se, end på et knastørt og klassisk kedsommeligt personaleblad. Tag nu det sidste nye nummer, hvor temaet er stress. Der er et interview med en leder af kulturforvaltningen om, hvordan stress fungerer, hvad symptomerne er, og så videre. Der er små voxpop, hvor fire ”almindelige” medarbejdere fra forskellige arbejdspladser fortæller, hvordan de håndterer stress. Der er en lang personlig beretning fra en konsulent, der gik ned med stress. Og der er en ”test-hvor-stresset-du-er”-artikel. Men der er også andre ting. Der er små artikler om ”Tøser på cykel”, om ”Gladsaxedagen” og om besøg fra ”Solens rige” (Japanere i Gladsaxe). Og så er der to større informative artikler om, hvad kommunalreformen kommer til at betyde for Gladsaxe Kommune. Alle artiklerne er spændende illustreret med billeder og den tematiske turkise farve.

Den historiefortællende tilgang kommer særligt til udtryk i beretningen om konsulenten, der gik ned med stress. Storytelling bygger på den klassiske aktantmodel, hvor der groft sagt er fire elementer til stede i en historie. 1. Der er et budskab: man skal ikke arbejde så hårdt, at man går ned med stress. 2. Der er en konflikt: konsulenten vidste godt, at den var gal, men arbejdet hobede sig bare op. 3. Der er nogle karakterer (helte, fjender): konsulenten, hans venner og familie, hans medarbejdere og hans overordnede. I dette tilfælde er konsulenten både helten og sin egen fjende. Men der er også andre helte og fjender. De betænksomme venner er for eksempel helte og den uendelige arbejdsbyrde er fjenden. 4. Og så er der plottet: konsulenten skal igennem nogle problemer for at komme til den nuværende lykkelige position.

Det er elementær storytelling, og det gør det muligt for en læser at leve sig med i historien. Vi kan identificere os med nogle af personerne og nogle af problemstillingerne. Vi bliver triste, når det går skidt for konsulenten, og glade, når det går godt. Storytelling virker. For mennesket elsker gode historier, der har det enkelte menneske i centrum.

Ofte kan det imidlertid være svært at håndtere storytelling, da man enten giver køb på de små fortællinger for den stores skyld, eller på den store fortælling for de smås skyld. Men også her slår Broen bro mellem de to faldgruber. Når det lykkes bedst, findes de små historier i den store historie og omvendt. Der er både plads til information om kommunalreformen og om den personlige beretning om stress. Både stress og reformer er jo en del af den samme store historie om ændringerne af det kommunale danmarkskort. Men at finde et interessant fælles tema for alle medarbejderne i kommunen kan nu alligevel være vanskeligt, som Hans Jensen pointerer:

”Selvom vi gør vores bedste for at finde almene temaer, er det alligevel svært at favne 6000 mennesker med meget forskellige jobs. Hvad vejmanden oplever som et problem eller som et interessant tema er ikke nødvendigvis det samme som det, receptionisten på Rådhuset oplever som et problem eller som et interessant tema. Men vi gør vores bedste. Et tema om stress kan de fleste jo nikke genkendende til.”

Både og

Mange steder er man dog nødt til at vælge hvilken vinkel, man vil lægge i sit personaleblad. Skal det primært være medarbejdernes debatorgan, eller ledelsens talerør? Sidste år var det Jyske Bank, der vandt danmarksmesterskabet. Her var det medarbejdernes holdninger og kritik af måden, tingene fungerer på, der var centralt i bladet. Hans Jensen foretrækker dog at bygge bro mellem de to betragtningsmåder: han ser det ikke som et enten eller.

”Jeg vil sige, at vi er både og. Broen er helt klart et redskab for ledelsen. Redaktionen er jo sammensat af ledelsen, og det er kun redaktionen, der skriver i Broen. Undtagen de meget få læserbreve, der kommer. I artiklerne har vi valgt at holde en positiv opbyggende tone. Og på den måde er det en smule styret. Samtidig er det helt centralt for os, at der bliver givet mulighed for kritik. Idet redaktionen er bredt sammensat, når vi vidt omkring. Vi får dermed et bredt netværk og hører mange historier. Både de gode og de dårlige. Når vi så skriver artiklerne, der bliver gennemarbejdet mange gange, lade vi de forskellige holdninger kommer frem. Det er selvfølgelig en svær balancegang, men jeg synes, det lykkedes godt for os.”

Broen: et supplement

Intern kommunikation er utrolig vigtigt i en organisation. Hvis ikke medarbejderen føler sig velinformeret, eller har svært ved at se en sammenhæng i det, der bliver lavet i organisationen, bliver hun/han utilfreds. Hans Jensen pointerer her, at et personaleblad som Broen, der mere har karakter af at være et magasin, ikke kan erstatte intranettet og almindelig linjekommunikation. Ganske simpelt fordi Broen kun kommer 4 gange om året. Der er altså mere tale om et supplement, hvor intranettet er den hurtige og faktuelle informationskanal. Et supplement, der er til for at skabe den dybere forståelse og eftertanke hos medarbejderne, der gør, at de kan se de store perspektiver. Til alle de, der pusler med deres personaleblad, har Hans Jensen derfor følgende syv gode råd:

”Du skal først og fremmest spørge dig selv, hvad det er du vil med dit personaleblad. Kommer den primære information igennem bladet, eller er der andre organer, der varetager den funktion. Vi i Gladsaxe har som sagt haft god succes med at have flere elementer inden for intern kommunikation. Vi oprettede intranettet Fokus, der varetager den daglige information og faktuelle informationsmængde. Dermed er Broen ”frikøbt” til de små og store fortællinger.”

”Du skal dernæst finde ud af, hvor mange ressourcer, du vil sætte af til bladet. Vi i Gladsaxe har haft succes med at arbejde meget professionelt med bladet. Vi bruger mange ressourcer på bladet, og det har jo altså kunne betale sig. Vi holder en journalist og en layouter fuldt beskæftiget. Vi skriver selv historierne og bruger meget tid på redaktionelt arbejde.”

”Du skal også udarbejde et konkret koncept. Du skal finde ud af, hvordan stilen både layout- og tekstmæssigt skal være, hvilke målsætninger, bladet skal have, hvilken målgruppe der er, osv. Vi i Gladsaxe har haft succes med en skæv, fortællende stil med individet i centrum. Vores koncept har været stramt fra starten af. Vi har konkret beskrevet, hvordan den redaktionelle linje skulle være. Vi har valgt at arbejdet med altid at have mindst én lang personlig beretning fra en medarbejder i hvert blad. Mange små voxpops er også en god ide. Og husk en masse billeder. En grundlæggende regel er, at der skal være et let udtryk i bladet.”

4. Lav en evalueringsliste

”Så har Redaktionen også udarbejdet en evalueringsliste, som gennemgås efter hvert nummer. Det er meget vigtigt, at man går ind og stiller sig selv nogle kritiske spørgsmål. Spørgsmål som for eksempel om det virkede, det man lavede, og om vi lever op til de mål, vi har fastsat for bladet. Det kan man gøre, ved at have det som et fast punkt på redaktionsmødet.”

5. Bland redaktionen

”Det er vigtigt, at man blander redaktionen, så den bliver bred. Hos os er det den øverste ledelse, der har sammensat redaktionen. Men den består ikke kun af folk fra ledelsen. Vi har haft succes med at komme bredt omkring. Der sidder folk fra de forskellige forvaltninger og institutioner. Det betyder, at vi får mange forskellige historier”.

”Det er også utrolig vigtigt, at man skriver historierne i et simpelt og ligefremt sprog. Det skal være muligt for alle at følge med. Arrogance og bedrevidenhed, også selvom den er uforskyldt, er det værste, man kan præsentere i sit blad. Man må lade historierne fungere på et ligeværdigt niveau. Man må skrive lige ind i folks stuer, der, hvor de rent faktisk kunne tænke sig at vide noget om stress og kommunalreformen.”

”Og endelig, men måske mest vigtigt, skal man være troværdig. Det gør man ved at lade kritikken og de skæve historier komme frem. Helt konkret forsøger vi altid, når vi skriver en historie, at få alle nuancer med. Topstyring af historiernes pointer er ikke en god ide. Ved at have mange interviews, og gengive dem korrekt, får vi mange af disse nuancer frem.”

Det virker. Tror vi

Sådan slutter Hans Jensen. Og de seks råd giver egentlig god mening. Det er utrolig vigtigt, at man først og fremmest finder ud af, hvad man præcist vil med sit blad. Der skal sættes ressourcer af til arbejdet, og så skal der fortælles troværdige, let forståelige og genkendelige historier. Dermed får man et atypisk personaleblad, der mere er et magasin. Det virker. I hvert fald hvis man skal tro Dansk Personalebladsforening: så bygger Broen virkelig bro i Gladsaxe kommune. Derfor blev de danmarksmestre.

 Se Broen i PDF her