Når som helst er det nye hvor som helst
Vi arbejder som alle generationer før os synkront fra 9 til 16, men burde arbejde mere asynkront, fordi vi nu efter corona har teknologien og lysten til det. Samtidig vil mere selvtilrettelæggelse give et bedre arbejdsliv for alle. Sig goddag og velkommen til The Async Age. Flere og flere virksomheder ønsker nu at indføre når-som-helst, asynchronous-first work, men hvad det? Hvordan gør man det? Hvad er styrkerne? Hvad er svaghederne? Hvordan og hvorfor er fremtiden The Async Age?
Fremtidens arbejde efter pandemichokket er asynkront
Pandemien har vendt og og ned på vores arbejdsliv. Vi er blevet digitaliseret hurtigere og mere end nogensinde før. Vi har også på godt og ondt fået flyttet grænserne mellem arbejde og hjem. Arbejde er blevet en aktivitet, som ikke nødvendigvis kan og skal ske på den fysiske arbejdsplads for alle altid.
Pandemien har vendt og og ned på vores arbejdsliv. Vi er blevet digitaliseret hurtigere og mere end nogensinde før. Vi har også på godt og ondt fået flyttet grænserne mellem arbejde og hjem. Arbejde er blevet en aktivitet, som ikke nødvendigvis kan og skal ske på den fysiske arbejdsplads for alle altid.
Hvis vi kan arbejde hvor som helst hvorfor så ikke også når som helst?
Synkron koordinering af fysiske kroppe er old school
Efter to år med anderledes arbejdsliv og arbejdsplads ser vi mere klart problemerne i, hvordan vi har skruet den traditionelle arbejdsplads sammen. Her hænger vi tydeligvis fast i en utidssvarende antidigital industriel og fysisk ramme, hvor en arbejdsplads er et fysisk sted, som kræver synkron koordinering af fysiske kroppe dag ud og dag ind fra 9 til 16. Pandemiens fælles nye erkendelse er, at vi vil og kan være mere asynkrone. Nu skal det være slut med ukritisk at idealisere fremmøde, lange arbejdsdage og fysiske ansigt-til-ansigt-møder. Bevægelsen er allerede i gang, hvor vi flere og flere steder åbner for hybride arbejdspladser, møder og ikke mindst remote work. Flere og flere medarbejdere bliver grebet af den tanke, at hvis vi kan arbejde hvor som helst hvorfor så ikke også når som helst?
Flere og flere virksomheder vil nu være remote-first work, som betyder, at alle opgaver i princippet kan løses digitalt. Andre går endnu længere: De vil være asynchronous-first work, hvilket betyder, at alle opgaver skal kunne løses på det tidspunkt, man selv vil og kan som medarbejder.
Kilde: Getty Images.
Lige nu oplever vi, at tid og koordinering kan være mere elastisk og fleksibel. At vi godt kan samarbejde digitalt forskudt i tid. Altså, at en arbejdsdag kan gøres til et frit selvledet og -tilrettelagt projekt. Det er denne empowerment-oplevelse, arbejdsform og teknologiske mulighed, flere og flere ser som et gigantisk plus. Asynkront når-som-helst-arbejde kan ifølge Marc Lebre, en af fænomenets tilhængere, defineres som:
“Asynchronous (async) work is a way for workers to organize the order in which tasks are executed to align with their own timetable. In asynchronous work, communication is not expected to be immediate, meaning workers can fine-tune work to reduce pressure on themselves and their colleagues.. ..Asynchronous work refers to the practice of working on a team that does not require all members to be online simultaneously. When you work asynchronously, individuals can maximize their productivity without waiting for others to complete tasks. The key to asynchronous work is creating processes that allow employees to work autonomously and providing employees with the trust they need to do so.”
Asynkron kommunikation er så:
“Async communication is about allowing team members to “consume and respond to messages on their own time instead of on the sender’s schedule.” The goal isn’t to eliminate face-to-face interaction entirely. We need human connection, and meetings and other real-time chat are valuable in certain situations. The problem is that communication has been prioritized over focused work. An async-first approach aims to rebalance the equation, so that written communication is the default, meetings are more purposeful, and team members can work on a schedule that’s best for them.”
Det handler om at gøre det lettere at arbejde asynkront, hvor man kommer tættere på, hvad man kan, og hvor man er som organisation i asynkron-synkron-spektret. Kilde: Doist.
Synkrone Zoom versus asynkrone Google Docs
Her er de mest brugte synkrone redskaber, såsom Zoom og Slack, versus de meste brugte asynkrone, såsom e-mail og Google Docs. Opgaven er at erstatte venstresidens redskaber med flere af redskaberne i højresiden.
Den altoverskyggende gevinst er, at en asynkron arbejdsform giver ro og fred til helt uforstyrret at gå i dybden med sit arbejde. Som Stanford-forsker Jen Rhymer udtrykker det:
"Remote and especially async work is an important option, but not a great fit for everyone; it is a mode of work that has trade-offs. Advantages to working asynchronously include the ability to set aside time for deep thinking. When the expectation of an immediate response is removed, people are able to focus on their work for long periods of time while scheduling times of the day to reply to colleagues”
Asynkron = flere små personlige miniopgaver
Samtidig betyder asynkront arbejde færre Zoom-møder, og det opløser ikke mindst ventetid og afhængighed af andres opgaveløsning. Hemmeligheden er nemlig, at i asynkront arbejde bryder man opgaverne ned til små miniopgaver, man selv kan løse, og som ikke kræver andres indsats eller godkendelse. Princippet er, at flere parallelopgaver deles ud blandt mange medarbejdere, hvad der sparer tid og ressourcer. Samtidig er kravet, at alle har et altoverskyggende fokus på at løse så mange af de små opgaver som muligt hurtigst muligt.
Når modtageren bestemmer hastighed, medie og målet
At lykkes godt med asynkront arbejde er altså en kæmpe opgave. Det er også en mentalitetsændring, hvor alle indstiller sig på, at vi ikke får et svar eller en besked fra de andre kollegaer, når det passer os, med den hastighed, vi kræver. Vi skal altså tænke nyt i medievalg og budskab 100 % på modtagerens præmisser. Vi skal her være ekstremt sensitive over for andres kalender, selvtilrettelæggelse og opgaver. Her kan små personlige videohilsner være et oplagt asynkront alternativ, som også Google Docs øger fleksibiliteten, når man skriver sammen og indordner sig andres tid.
“In an asynchronous-first workplace, rather than calling a colleague only to talk at them—to provide instructions, for example—people send short videos incorporating slides or interactive effects, meant to give their message more personality. (It’s much easier to read the tone of a video or audio message, compared to text or email messages.) Back-to-back Zoom calls are unheard of and no one cares when you work—or when you swim, for that matter—as long as assignments get done. Live in-person, phone, or video conversations are reserved for only a handful of situations. “Async” work gives people more autonomy, and asks everyone to rediscover the virtue of patience.” Lila MacLellan, Quartz Forecast
Et godt aktuelt dansk eksempel er TwentyThree som har udviklet personlige, asynkrone videohilsner. Internationalt er det virksomheden Loom og andre som udvikler på konceptet lige nu. Styrken ved de små personlige videoer er, at de kan give den sociale kontekst og de subtile sociale clues, som mangler i tekst-mails. Altså et tiltrængt personligt, individualiseret og emotionelt boost til asynkront arbejde. Disse videoer er også fremragende til træning og læring som små videoforelæsninger. Her et lille eksempel fra Loom på en læringsvideo. Herunder en videohilsen fra Twentythree.
Alle svagheder ved asynkron: fra asocial til grænseløst arbejde 2.0
Asynkront arbejde er ikke en magisk løsning. Pandemien har lært os at se muligheder, men vi har også oplevet frustrationen ved ikke at kunne koordinere arbejdet godt nok, fordi folk var umulige at få fat i på hjemmekontoret. Asynkron bliver her et flot ord for afbrudt arbejde og kuldsejlet digitalt samarbejde.
At medarbejderne selv kan tilrettelægge deres tid, skaber ubetinget større arbejdsglæde som frigørelse, men også større isolation. Mange mennesker oplever kun tid som værdifuld, når de bruger den sammen med andre mennesker. Altså, kvalitetstid er synkron kontakttid mellem mennesker. Et illustrativt eksempel er familier, hvor asynkrone kalendere i familien giver os følelsen af at have travlt og miste kontakten, fordi vi ikke har fri samtidig.
En anden svaghed er, at det asynkrone workflow kan medføre en usund bias mod individuelle opgaver og skabe manglende socialt tilhørsforhold på arbejdspladsen, når den fysiske kontakt er væk. Svagheden her er, at fællesopgaver nedprioriteres. Nogle kritikere frygter, at man misser kreative brainstorm sessions, som kun kan vokse ud af det magiske fysiske møde mellem mennesker, hvilket dog er omdiskuteret blandt organisationsforskere.
Asynkron kan også blot blive et nyt positivt ord for det grænseløse arbejde, hvor du altid kan tilvælge at arbejde mere. Her bliver selvtilrettelæggelse og selvledelse en tung byrde mere end en frisættelse. Nogle medarbejdere har også svært ved at finde motivationen dag efter dag i deres nye asynkrone isolation og selvledelse. De savner tydeligvis det kollegiale fællesskab, hvilket svækker gejst og engagement. Folk går jo ikke kun på arbejde for at arbejde – de går også på arbejde, fordi det er identitetsskabende, udviklende og socialt. Alle kvaliteter, man skal passe på ikke forsvinder i det asynkrone.
Asynkron selvledelse kræver ikke mindre, men mere organisering og ledelse. Uden stram styring kan den nye arbejdsform medføre kaos, ineffektivitet og ikke mindst opløsning af arbejdspladsen som socialt fællesskab.
Asynkron selvledelse kræver ikke mindre, men mere organisering og ledelse. Uden stram styring kan den nye arbejdsform medføre kaos, ineffektivitet og ikke mindst opløsning af arbejdspladsen som socialt fællesskab.
Hvordan løser du de problemer, asynkront arbejde skaber, og udnytter styrkerne?
Skal disse sociale problemer undgås og bekæmpes, er reglerne for godt asynkront arbejde ganske simple: Hvis det er tidskritisk: realtime synkront. Alt med følelser, konflikter og menneskelig kontakt: fysisk synkront. Alt med kognitive opgaver: online asynkront. Denne vigtige skelnen kan fremstilles på følgende måde, hvor synkrone møder sættes over for de asynkrone:
.png)
Når-som-helst versus lige-her-og-nu-sammen
Pointen er derfor ikke, at når-som-helst skal erstatte lige-her-og-nu-sammen altid i alle sammenhænge. Asynkront arbejde står altid i et frugtbart dialektisk forhold til synkront arbejde. De kan og skal ikke erstatte hinanden. Kunsten er at finde en balance og udnytte, hvad tids- og stedsbundet synkront arbejde kan, som asynkront arbejde fri af tid og sted ikke kan, og omvendt.
Det asynkrotiske rod
Denne balancegang er en stor kunst, hvor man må prøve sig frem. Hvis man IKKE finder den rette balance, kan det gå helt galt, og kommunikation bliver et kaotisk “asynkronistisk rod”, hvor alle er i alle møder hele tiden, hvilket vi kender fra Slack. Som det udtrykkes af UX-designeren Samuel Hulick:
“However, I’m wondering what the cost of it is. Specifically, I wonder if conducting business in an asynchronish environment simply turns every minute into an opportunity for conversation, essentially “meeting-izing” the entire workday...There’s also a subtle side effect to asynchronish business, and that is its effect on the decision making process. When work gets done over email, there’s a general expectation of a response buffer of at least an hour or two."
Kilde: Getty Images.
Mennesket har altid søgt at frigøre kommunikation fra rum og tid. De asynkrone digitale redskaber er blot det sidste og nyeste forsøg i mediehistoriens udvikling. Nu har vi fået helt nye redskaber til at “spole tiden” frem og tilbage, med digitale stemmer og virtuelle personer. Den teknologiske udvikling giver os således hele tiden bedre og bedre mulighed for at repræsentere os selv som krop og bevidsthed fri af tid og rum.
The Async Age: Metaverset vil skabe den asynkrone virtuelle tvilling
Den aktuelle udvikling af det virtuelle metavers vil blot forstærke denne tendens. I disse virtuelle verdener vil ikke blot vores ansigt, men vores krop kunne være asynkront til stede som en asynkron virtuel tvilling eller robotspøgelse af os selv. Alt sammen en klar indikation af vejen ind i The Async Age, hvor asynkron vil være den aprioriske væren, hvor det i tidligere tider var dens synkrone fysiske modsætning, som dominerede. Det er dog ikke et enten-eller, men et både-og. Opgaven lige nu er, hvordan vi kombinerer det synkrone og det asynkrone, så vi får et bedre arbejdsliv. Hvis det lykkes, kunne det blive en af pandemiens få positive overraskelser.
Ja tak til nej tak til always on, always real-time væren i verden
COVID-19 har fået os til at stille spørgsmål ved vores always on, always real-time væren i verden. En mere asynkron arbejdsform ville også betyde, at vi bruger mindre energi på unødvendige face-to-face-møder. En velsignelse forskudt i tid og rum beskrevet her mange timer og dage, før du læser det netop nu og her. Når som helst slår tydeligvis hvor som helst.
Ja tak til nej tak til always on, always real-time væren i verden
COVID-19 har fået os til at stille spørgsmål ved vores always on, always real-time væren i verden. En mere asynkron arbejdsform ville også betyde, at vi bruger mindre energi på unødvendige face-to-face-møder. En velsignelse forskudt i tid og rum beskrevet her mange timer og dage, før du læser det netop nu og her. Når som helst slår tydeligvis hvor som helst.
Læs mere her om asynkront arbejde
(BBC)
Breaking free from 9-to-5 culture (Harvard Business Review)
