Hvor skal vi sidde i dag?

Skrivebordet er ikke bare en individuel arbejdsplads, hvor vi som ensomme ulve taster løs i regneark og rapporter. Det er lige så meget en konsultationsplads, hvor vi får henvendelser med spørgsmål og beskeder. Ligesom når du sidder hos lægen og skal have forklaret dine symptomer, bruger medarbejdere computerskærmen til at vise deres udfordringer til hinanden og samarbejde om løsninger. Og jo mere, nemmere og bedre medarbejderne kan trække på hinandens viden, ekspertise og erfaringer, jo bedre bliver deres præstation. For modsat aftalte møder er skrivebordskonsultationer:

Hurtige = Skærmen er tændt, og vi er allerede i gang nu
Umiddelbare = Vi skal ikke bevæge os væk
Nemme = Vi skal ikke pakke sammen og sætte op
Handlingsorienterede = Alt udstyret er på skrivebordet.

Konsultationer ved skrivebordet skal selvfølgelig aldrig være et mål i sig selv, men skal fungere som et redskab til at finde bedre løsninger og overkomme udfordringer i fællesskab. For mange unødvendige drøftelser og smalltalk skaber et forstyrrende arbejdsmiljø, som påvirker medarbejdernes præstation negativt. Placeringen af skriveborde og gangområder bør derfor være et strategisk puslespil, hvor de rigtige medarbejdere – som kan bruge hinandens evner – matches og har korteste afstand til hinanden.

Kollegaen viser rettelser på hjemmesiden.

Jo længere afstand, jo mindre taler vi sammen

Studier i kontoradfærd har kortlagt, at medarbejdere har flest fysiske samtaler med de kolleger, som sidder inden for en cirka 20 meters gåafstand fra deres skrivebord. For jo mere besværlig og lang en gåafstand opleves, jo mindre vil man rejse sig og henvende sig til kollegaen. Det bliver simpelthen for tidskrævende, hvis man skal dreje rundt om hjørner og passere døre og trapper for at nå kollegaen. Her vil man i højere grad bruge IM-beskeder og e-mails til at kommunikere. Men det er ikke hensigtsmæssigt, når der skal dannes stærke relationer og deles komplekse informationer. #REKLAMEPLADS#

IM-beskeder og e-mails klarer koordinering og arkivering

Med Instant Messaging kan man stille hinanden korte og enkle spørgsmål, koordinere og afklare opgaver og udveksle konkrete informationer. Når IM-beskeder fungerer som en umiddelbar, spontan og uformel dialog, kan man fortsætte sine aktiviteter, mens man løbende kommunikerer. Man skal ikke flytte sit fokus væk fra det, man sidder med, som når man indgår i fysiske samtaler. Men IM egner sig ikke til de detaljerede informationer, hvor der skal bruges et hav af tegn, linjer og indskudte sætninger.

Her kommer e-mails ind i billedet, da man kan formulere præcise beskeder i et formelt sprog. Et minus ved e-mails er, at de ikke opleves lige så presserende som en IM-besked eller en fysisk henvendelse, og et svar kan derfor være både timer og dage undervejs. Fordelen er, at samtalerne bliver arkiveret, og man hurtigt kan søge i dem for at klarlægge aftaler og beslutninger.

Men selvom IM og e-mails kan mange ting, kan de ikke erstatte den fysiske samtale. For det er igennem den fysiske tilstedeværelse, at medarbejdere på kontoret opbygger de kollegiale venskaber og får et uformelt indblik i, hvad der rører sig af projekter, viden og udfordringer i virksomheden. Derfor skal den fysiske samtale prioriteres i de teams og afdelinger, hvor medarbejderne sidder på samme kontor.

Fysiske samtaler giver fælles forståelse

Når informationer er abstrakte, komplekse, kræver forklaringer, instruktioner og redegørelser, deles de bedst fysisk. Det samme gælder, når der skal forhandles beslutninger og løses opgaver i fællesskab.

Salgsteamet samles om en udfordring med en fejl i regneark.

For i fysiske samtaler har medarbejderne adgang til hinandens ansigtsudtryk, stemmeleje, gestik og kropssprog. Det er vigtige ressourcer, som medarbejderne bruger til at kommunikere: De kan se hinandens tøven og panderynker, høre ”øh’er” og ”suk”, følge pegefingeren på skærmen og mærke klappet på skulderen. Det gør det nemmere at tjekke, at man har forstået hinanden korrekt og skabe en fælles forståelse. Netop derfor fortrækker mange de fysiske samtaler til at løse problemer, hjælpe hinanden, udvikle projekter og skabe nye løsninger. Et ekstra plus ved de fysiske samtaler er, at de opbygger og vedligeholder relationer og sammenhold. Netop derfor skal medarbejdere sættes sammen i de grupper, teams og afdelinger, som har brug for fælles forståelser, værdier, mål, rutiner og gensidig tillid.

Skrivebordet bestemmer, hvordan vi ser hinanden

Muligheden for at få øjenkontakt med kollegerne afhænger af skrivebordenes placering. Mens kollegerne over for hinanden kan kigge over deres skærme, så skal kolleger skråt over for hinanden dreje deres hoved i en 50-graders vinkel, og kolleger ved siden af hinanden må dreje hovedet 90 grader. Selvom kollegerne over for hinanden har nemmest ved at få øjenkontakt og starte en samtale, så er det sidemanden, hvis skærm er nemmest at samarbejde ved.

Så hvis kolleger dagligt skal kigge på hinandens skærme, bør de placeres ved siden af hinanden. På den måde kræver det kun et drej med kontorstolen at flytte sit blik fra ens egen skærm over på sidemandens. Samtidig giver det mindst mulig forstyrrelse for de andre, når man ikke skal rejse sig og traske frem og tilbage. Netop derfor placeres nye medarbejdere ved siden af mentoren, der skal lære dem op. Den korte afstand mellem mentoren og medarbejderen sikrer også, at mentoren løbende kan have føling med medarbejderens trivsel. For eksempel om hun taler med sine kolleger eller holder sig for sig selv.

Vi overhører og observer ved skrivebordet

Når medarbejdere sidder sammen i et grupperum eller et helt åbent kontor, har de fuld adgang til hinandens skrivebordssamtaler og arbejdsprocesser. Det kan udnyttes som en ressource til at lede og hjælpe hinanden. Når team-lederen i marketing for eksempel overhører, at medarbejderne ved siden af stadig taler om den samme side i analyserapporten som for 40 minutter siden, så kan han give dem besked om at gå videre med noget andet. Når studentermedhjælperen sukker og mumler: ”Sikke noget rod”, så kan den erfarne medarbejder se det som et indirekte råb om hjælp.

Lederen kommenterer på studentermedhjælpernes samtale om en udfordrende opgave.

Sidemanden kan være hjælper eller modstander

Med den rigtige sammensætning af medarbejdere kan virksomheden undgå, at sidemanden er et mere forstyrrende element end en hjælpende hånd. I hverdagens kamp om gode præstationer har det en afgørende rolle, som bedst er illustreret med aktantmodellen.

For at fremme de gode præstationer er det afgørende, at medarbejderne er omgivet af de rette hjælpsomme sidemænd og samtidig har en passende gåafstand til de potentielle støjende modstandere eller helt er afskærmet fra dem. Det betyder ikke, at Karsten og Dennis i aktantmodellen aldrig må omgås hinanden, fordi de kan i høj grad have gavn af hinandens tværfaglige viden, når der skal tænkes nyt og skabes kreative idéer. Men det kan sagtens opstå gennem de uformelle snakke på gangen, ved kaffemaskinen eller over fredagsmorgenmaden.

Her kan du læse mere:

Allen, Thomas J. (1997): Architecture and communication among product development engineers. The international center for research on the management of technology. MIT Sloan.
Brennan, Aoife, Chugh, Jasdeep S. og Kline, Theresa (2002): Traditional versus open office design – A longitudinal field study. Environment and Behavior, vol. 34 (3), s. 279-299.
Kim, Jungsoo og Dear, Richard de (2013): Workspace satisfaction: The privacy-communication trade-off in open-plan offices. Journal of Environmental Psychology, vol. 36, s. 18-26.
Mesmer-Magnus, Jessica R. og DeChurch, Leslie A. (2009): Information Sharing and Team Performance: A Meta-Analysis. Journal of Applied Psychology, vol. 94 (2), s. 535-546.
Nardi, Bonnie A., Whittaker, Steve og Bradner, Erin (2000): Interaction and outeraction: Instant messaging in action. Conference on Computer Supported Cooperative Work.
Nardi, Bonnie A. og Whittaker, Steve (2002): “The place of face-to-face communication in distributed work”. I: Pamela Hinds og Sara Kiesler (red.) Distributed Work. Cambridge: The MIT Press.
Sailer, Kerstin, Koutsolampros, Petros, Austwick, Martin Zaltz, Varoudis, Tasos og Hudson-Smith, Andy (2016): “Measuring interaction in workplaces”. I: N.S. Dalton et al. (red.) Architecture and interaction, Human-computer interaction series. Springer International Publishing Switzerland.
Turner, Thea, Qvarfordt, Pernilla, Biehl, Jacob T., Golovchinsky, Gene og Back, Maribeth (2000): Exploring the workplace communication ecology. Conference on Human Factors in Computing Systems.
Wineman, Jean, Hwang, Yongha, Kabo, Felichism, Owen-Smith, Jason og Davis, Gerald F. (2014): Spatial layout, social structure, and innovation in organizations. Environment and Planning B: Planning and Design, vol. 41, s. 1100-1112.