Digitalt samarbejde kræver gentænkning!

Da radioen opstod, var det også naturligt, at man startede med at læse bøger op. Senere hen fandt man ud af, at teknologien kunne bruges på andre og smartere måder. Det samme gælder for moderne samarbejdsteknologier.

Når arbejdslivet digitaliseres, handler det mest om mennesker

Det er bestemt ikke altid en dårlig idé at sætte strøm til fysiske ting, men nye teknologier skal bruges med omtanke. Det gælder især samarbejdsteknologier, fordi succesen afhænger af, hvordan vi mennesker bruger dem sammen.

I gamle dage brugte vi rigtige breve, og nu har vi i mere end 30 år haft e-mailen. E-mail er et fantastisk værktøj, men vores kommunikation har ændret sig drastisk.

Det er blevet nemmere at sende et e-brev. Hvis du har arbejdet i en større organisation, vil jeg vædde på at man genkender e-mailchats – en længere e-mailtråd med svar som ‘Ok’, ‘Tak, jeg ser på det’ eller ‘godt gået’ sendt til mange personer.

E-mailchats er selvfølgelig bygget på god vilje samt en vigtig synlighed i mange organisationer, men tænk, hvis vi sendte så mange papirkuverter ud til så mange personer.

Der er sågar lavet en lov om dette – den mørke side af Metcalfes lov: Når omkostningerne til kommunikation stort set er lig nul, stiger vores interaktioner eksponentielt, men det samme gør den tid, det tager for os at bearbejde dem.

Når det kommer til videndeling, har mange organisationer forliget sig med realiteten i den virkelige verden, hvor viden bor hos den enkelte medarbejder. Filer, præsentationer og dokumenter er ofte uploadet i mere eller mindre struktureret orden hos den enkelte. Det er der jo ikke noget galt med, for man kan altid gå hen og spørge.

Men når alle sidder derhjemme, kan det være svært. Og hvis medarbejderen forlader virksomheden, må man gå i gang med at opfinde hjulet igen og igen.

Når mange forskellige versioner af dokumenter og filer cirkulerer rundt, kalder vi det versionitis. En ufarlig sygdom, som dog kan skabe stor frustration og spildt tid. Symptomerne er spørgsmål som: “Er det den rigtige version?”

Arbejdsteknologi skal matche behov og kultur

Forleden talte jeg med en god ven og partner i et stort advokathus. Han beskrev en situation, jeg har hørt mange gange før: ”Nu skal vi også i gang med Microsoft Teams. Jeg har et ikon på min computer, og IT siger, vi skal i gang med at bruge det, men jeg ved ikke, hvordan jeg skal bruge det – og til hvad.”

Jeg reagerede med en undrende respons: “Nå – Ok. Hvordan samarbejder I da i dag?” “The good old e-mail og telefon...” var svaret fra ham. Og han kunne tilføje, at mængden af interne e-mails på ingen måde var blevet mindre i disse dage.

Technology Adoption er et relativt nyt begreb, som specielt har været på agendaen hos de store tech-giganter i Silicon Valley de seneste par år. Det handler om, at vi nu har en overflod af teknologi, som vi faktisk ikke ved, hvordan vi skal bruge, så vi får reel værdi ud af dem.

Amerikanske studier peger på, at produktiviteten for videnarbejdere er stagneret gennem 2010’erne (US Bureau of Labor Statistics) til trods for, at vi har set en eksplosion i den teknologiske udvikling. I samme periode fik vi 43 % flere apps fra 2015-2018 (Bain & Company study, reported by the Harvard Business Review).

Omend på en tragisk baggrund giver den næste lange periode os mulighed for at finde ud af, hvordan vi sikrer en sund og værdifuld brug af teknologien.

Kom i gang, lær og justér

Fem eksempler på technology adoption:

Et onlinemøde skal også være et workspace, hvor vi deler filer og præsentationer som eks. på Google Hangouts Meet. Mødet kan også understøtte fælles brainstorm med f.eks. Microsoft Whiteboard. Husk, at et onlinemøde ikke nødvendigvis behøver foregå foran computeren. Når vi bliver lukket ud igen, så lad os nyde det og lave digitale walk-and-talks via mobilen.
Flyt kommunikation og opgaver over i samarbejdsplatforme som Podio, Slack og Teams. Her kan vi samle de personer og det, vi samarbejder om, i et digitalt workspace. Disse platforme samler samarbejdet og hjælper til at holde dialoger og indhold i kontekst.
E-mailen er ikke død. Vi kan selvfølgelig godt fortsætte med at bruge e-mails, men overvej, hvad du bruger dem til. Få bugt med uproduktive e-mails om eksempelvis, hvornår vi skal mødes, eller de mere chat-lignende mails til dit team. Brug f.eks. Calendly, Woven eller Outlook til at koordinere mødetidspunkter og chat i kontekst via kommentarer på dit workspace i stedet for i fragmenterede e-mails og chat-programmer. Husk i disse dage, at tonen og intentionen i e-mails ofte misforstås, hvilket kan blive endnu sværere at afkode, når man sidder derhjemme.
En stor del af vores samarbejde involverer filer fra programmer som Excel, Word, PowerPoint eller Google Docs. Jeg tænker, at I allerede har styr på, hvordan jeres filer tilgås, om det så er via OneDrive, ShareFile, Box, Dropbox eller noget helt andet. Jeg ser ofte, at samarbejdet omkring filerne halter. Som tidligere nævnt er versionitis et af de mest udbredte symptomer på dette. Med Microsoft Office 365 eller Google Suite har I mulighed for at tilgå de samme filer og foretage coedit.
Meget teknologi er nu blevet tilgængelig for lægmand og mulighederne for at hente dynamiske dashboards ind. Et workspace som Microsoft Teams er nu ikke længere forbeholdt IT-afdelingen. Til dagligt følger jeg med i udviklingen i coronakrisen – fra mit dashboard i Teams.

Kultur spiser arbejdsteknologi til morgenmad

Når alt det er sagt og gjort, handler det dog mest af alt om mennesker. Vi har selvsagt enormt svært ved at ændre vores vaner. Tænk bare på, hvor svært det er ikke at røre sit ansigt i disse tider. Det er heller ikke nemt at ændre den måde, vi arbejder på.

Vores første råd vil være ganske simpelt. Grib muligheden, og kom i gang. Som jeg ynder at sige til mine børn: Handling giver forvandling. I bliver nødt til at sætte automobilet i gang, før det giver mening at dreje på rattet.
Vis, hvilken værdi det kan give brugerne. Vi hører ofte den klassiske med, at der mangler “buy-in”. Vi tror på, at man må hjælpe medarbejderne til at forstå what’s in it for me.
Grundlæggende introduktion og træning er et absolut minimum. Vi har forskellige præferencer, måder at lære på, og alle vænner sig ikke lige hurtigt til nye teknologier, så sørg for, at medarbejderne har nogen, de kan spørge til råds.
Tag ikke det hele på en gang. Men kommunikér i mindre bidder, og sørg for, at medarbejderne kan give feedback – specielt, når man sidder hjemme. Inspirér medarbejdere og ledere.
Indgå en uformel Collaboration Contract, hvor I sætter rammer for samarbejdet, og hvordan I samarbejder. Bliv enige om one-source-of-truth – hvor har I den vigtigste information og viden. Sørg for at gøre den tilgængelig i det delte digitale workspace. Flyt den skriftlige kommunikation ind i jeres workspace, så I minimerer mængden af den fragmenterede kommunikation via e-mails. Hvilke teknologier bruger I til hvad?
Opfordr til mere uformel digital kommunikation, da den fysiske er væk i disse dage. Det kan understøtte tilliden i teamet. Skal der retningslinjer for smileys og GIF’er? Sørg for at berøre dette I jeres Collaboration Contract.