Next level online facilitering

De fleste har efterhånden styr på at deltage i og styre onlinemøder til husbehov. De basale, men vigtige aspekter af programmernes funktioner og situationen omkring skærmen, som fx den rigtige højde på kameraet, ordentlig lys og lyd, er ved at være rutine for de fleste. Men det svarer lidt til dengang, hvor vi kunne finde ud af at booke et mødelokale, bestille te og kaffe og udsende en dagsorden, men slet ikke var begyndt at tænke over selve mødets form og indhold. Her er lidt input til mere engagement gennem bedre facilitering, nærvær gennem mere krop og stimulering gennem flere onlineplatforme.
Der findes mange slags digitale platforme, og teknologierne udvikler sig konstant. En af de mest oplagte måder at skabe mere engagement og mere produktive og underholdende møder på er ved at anvende flere platforme (a la Google-systemer, Mural, Miro, Padlet, osv). Illustration: Kforum/Getty
Der findes mange slags digitale platforme, og teknologierne udvikler sig konstant. En af de mest oplagte måder at skabe mere engagement og mere produktive og underholdende møder på er ved at anvende flere platforme (a la Google-systemer, Mural, Miro, Padlet, osv). Illustration: Kforum/Getty
Det er grundlæggende menneskeligt at overføre vores gamle praksisser til nye formater. Vi skrev på samme måde på nettet, som vi skrev i brevet. Vi talte på samme måde i mobiltelefon, som vi talte i fastnet. Vi tog billeder med mobilen, som vi tog med kameraet. Lærerne brugte smartboards som grønne kridttavler. Og så videre. Med tiden lærer vi nye måder at bruge teknologierne på, hvilke er optimeret til deres funktioner – en slags teknologisk determinisme. Sådan er det også lige nu med onlinemøder: Vi overfører vores (dårlige) mødevaner til onlineformatet sådan en-til-en i stedet for at gentænke, hvordan nærvær, mening og engagement kan skabes. Hvordan undgår vi det denne gang? #REKLAMEPLADS#
 

For nylig udgav tidsskriftet Social Interaction et special issue der undersøger sociale praksiser i videomøder. Det er rent open access. Se oversigt over artiklerne her, og læs introduktionen af Brian Due og Christian Licoppe her.

 

Videomøder i en kontekst af tabt meningsskabelse og forsvindende fælles mål 

Kontorfællesskabet og alt det ekstra relationelle arbejde, der foregår på arbejdspladsen, er forsvundet nu, hvor alle sidder alene foran skærmen. Flere og flere oplever derfor også meningstab, fordi arbejdet i sig selv ikke rummer nok mening uden kollegialt samvær. Selvom flere måske er blevet effektive, er burnout og tab af mening et alvorligt problem, der forstærkes gennem endeløse skærmmøder.    
 
Som organisationsteoretikeren Karl Weick allerede slog fast i 70’erne, så er det vigtigste ikke forkromede planer og endeløse, fint oplistede strategiske arbejdsopgaver, men løbende meningsskabelse. Når dagene bliver lange, og onlinemøderne endeløse, så er det ekstremt vigtigt, at medarbejdere kan se en større mening og har et mål med det, de laver. Hvor hyggelig snak ved kaffemaskinen før kunne dulme behovet for meningsfuldt arbejde, står arbejdet nu uden kropslig kontakt helt rent tilbage og skal bære meget mening i sig selv. Bedre facilitering kan hjælpe meningen tilbage, men er langt fra hele løsningen. Det ændrer dog ikke på, at man må forsøge at gøre det bedre.  
 
Her er et bud på de tre vigtigste pointer, der fremhæver 1) facilitering, 2) kropsinddragelse og 3) multiplatforme. 
 

1. Facilitering: Mening skabes via inddragelse og styring      

Onlinemøder skal faciliteres. Det er bestemt ikke nyt og ikke rocket science, men svært nok i praksis. Facilitering handler om, at en person har styr på forberedelsen, har gennemtænkt mødets forløb og tager ansvar for at styre processen undervejs. 
 
Tjek fx Ib Ravns mange gode pointer og fifs her
 
Det er faktisk ikke anderledes, når det er online på Zoom, Teams osv. Men vi tænker ofte stadig mest i indhold og mindre på form. Mere i top-down-budskaber end i tværgående involvering. Informationer kan gives via skriftlige medier. Når vi mødes realtime, skal tiden bruges på engagement, involvering, meningsskabelse og beslutninger, der reelt kræver inddragelse. 
 
Den største forskel på møder online og offline er, at det online er (endnu) mere vanskeligt at tale i overlap, ligesom tavshed skaber problemer, fordi kroppens metakommunikerende mikrohandlinger ikke er tydelige nok. På videomøder skal facilitatoren derfor være mere lydhør over for det, man i faglitteraturen kalder overgangsrelevans i samtalen, og mere ekspliciterende kommunikation af, hvad der sker i samtalen. 
 
Det betyder konkret, at en videomøde-facilitator kan gøre følgende:  
  • Sæt scenen med kropslig nærvær (se pkt. 2). Det handler om e-charisma.
     
  • Tal mere tydeligt og lidt langsommere – hvis du ellers taler hurtigt.
     
  • Brug mere intonation til at skabe livagtig stemmeføring. 
     
  • Udpeg næste talere mere direkte.
     
  • Brug mere opsummerende tale for at skabe en rød tråd igennem bidragene. 
     
  • Brug flere platforme til at sikre samarbejde (se pkt, 3).  
     
  • Vær aktiv lyttende ved at give løbende feedback gennem minimalrespons. Det giver en oplevelse af inddragelse.
     
  • Forbered en drejebog over, hvad der skal ske i løbet af mødet, så inddragelse er gennemtænkt.
     
  • Hold og styr mødet, så det bliver kort. 
     
  • Etablér på forhånd fælles spilleregler om, hvordan man fx tager en tur (byde ind, bruger raise hand, osv.). Fælles spilleregler handler også meget om, at man accepterer, at deltager laver sideopgaver løbende.    
     
  • Læg en plan på forhånd med et gennemtænkt forløb. Hvis det er et længere møde, skal samtalen styres, pauser skal lægges ind, og forskellige formater anvendes.
     
  • Facilitér undervejs ved at styre samtalens flow. Sørg for, at alle kan komme til at tale i stedet for bare at lytte; brug også breakout rooms.
     
  • Put humor ind i møderne med ice breakers, og del fx GIFs i chatten.
     
Se andre gode input til det her
 

2. Krop: Mening skabes gennem kropsligt dynamisk nærvær  

I litteraturen om videomøder taler man om en ”talking head configuration”. Vi ser et andet menneske som et statisk hoved, eventuelt med en statisk torso. Men menneskelig interaktions default-setting er kropslig, multi-modal og multi-sensorial. Vi forstår og fortolker på den baggrund. Når vi så kun har visuel adgang til et meget begrænset udsnit af andre mennesker, så mister vi kommunikative signaler, og hjernens visuelle center kommer på overarbejde. Zoom fatique er en realitet. Noget af det, der sker, er (se her for uddybning): 
  • Mange øjne stirrer på dig hele tiden, og du ved ikke altid, at de gør det, hvis de selv har kameraet slået fra. Du er potentielt ekstremt meget i krydsild i længere tid.
     
  • Andres ansigt tæt på dit ansigt. Så tæt, som man sjældent kommer andre mennesker – undtagen i håndgemæng og intimitet. Det er belastende til møder at krydse privatsfærens afstandsregler (proxemics).
     
  • Man kigger utroligt meget på sig selv (via monitor screen). Det er som konstant at have et spejl foran sig. Og så interessant er man ikke at kigge på for sig selv. Faktisk bliver de fleste træt af sig selv og deres udseende foran kameraet. Få er reelt som Narcissus, der elsker sit eget spejlbillede.
 
Løsningen er dels at holde mere pause fra skærmen og tage skærmen længere væk fra dig selv, men løsningen findes også rigtigt meget i at genintroducere flere modaliteter og sanser igen. Meget kan ikke lade sig gøre i det medierede format. Hudsult (touch starvation) kan selvsagt ikke overkommes. Virtual reality, hvor der faktisk er flere sanser, er heller ikke en farbar vej, da VR-syge (en slags sø-/køresyge) er et udbredt fænomen.
 
Det bedste bud herfra er, at man beder deltagere om at være mere levende foran skærmen, bevæge hovedet rundt, flere grimasser, overdreven mimik, skift mellem visning af ansigt, overkrop, helkrop, mere brug af gestik, hænder, der tegner i luften og giver noget af den kropslige merbetydning, vi ellers savner. 
 
Alt dette kræver, at man ændrer på sine naturlige kropslige praksisser og tilpasser dem til det kamerasetup, man har. Og her kan det så være en fordel med eksterne, mere vidvinklede kameraer.  
 
Det kan i øvrigt også anbefales at undgå de distancerende digitale baggrunde og fritskrabninger, der fjerne alt personligt og fremhæver talking-head-konfigurationen. Budskabet er: mere personlighed, mere krop og mindre statisk fremmedgørelse. 
 
Tænk også samtidig i mere kropslig mobilitet. Dels kan man med fordel anskaffe sig et hævesænkebord og bevæge sig gående lidt rundt, men de fleste online tools kan også anvendes på mobilen, og dermed er det muligt at deltage i møder, mens man fx går en tur. Det giver mere rum og krop, som er så tiltrængt og så meget en mangelvare. 
 

3. Multi-platforme: Mening skabes gennem samarbejdsmuligheder  

Der findes mange slags digitale platforme, og teknologierne udvikler sig konstant. En af de mest oplagte måder at skabe mere engagement og mere produktive og underholdende møder på er ved at anvende flere platforme (a la Google-systemer, Mural, Miro, Padlet, osv.) samtidig med, at man er i et onlinemøde. Så man ikke bare sidder passiv og stirrer ind i skærmen. Det handler ikke blot om at få flere sanser i spil, men også om involvering og udførelse af reelt arbejde. 
 
Ud over tjenesternes egne add-ons, som fx det digitale whiteboard i Zoom, der fungerer til husbehov, kan man integrere med fx Googles samarbejdsværktøjer. Jamboard kan alle fx anvende samtidig til kreative processer. Der er programmet Mural, der har en række præfabrikerede templates. Miro, Explain Everything, Padlet, Conceptboard, Ideaflip, osv. kan også anvendes. 
 
Pointen er, at flere velintegrerede platforme – og gerne flere skærme – gør det muligt reelt at samarbejde. Man kan tage noter sammen, tage referat sammen, ideudvikle og træffe beslutninger, og det på måder, man ikke kan fysisk. Men igen, det kræver god facilitering.  
 
Men pointen er også, at multi-platforms ikke kun handler om det di-gitale, men om det phy-gitale. Altså kombinationen af det fysiske og det digitale. Så man kan fx installere et fysisk whiteboard på sin bagvæg og tegne og fortælle eller anvende andre objekter, der har en fysisk karakter. 
 
Det handler nemlig også meget om, at man selv bliver multi-sensorialt aktiveret. Også, og ikke mindst, fordi vi bruger objekter i den fysiske verden til at tænke og forstå ud fra. Der er kognition i vores fingre, der håndterer objekter. En bunke teorier understøtter dette fænomen, der kaldes embodied cognition.    
 
 

Del artikel

Tilmeld dig vores nyhedsbrev

Vær på forkant med udviklingen. Få den nyeste viden fra branchen med vores nyhedsbrev.

Forsiden lige nu

Læs også

Job