Glem bøgerne, lyt mere
Kommunikationsplanlægning i praksis adskiller sig fra det, du kan læse om i teoribøgerne. Det har kommunikationsforsker- og rådgiver Helle Petersen medskrevet en bog om – og hun fortæller her til Kforum, hvad du som kommunikatør skal indse for at få succes på arbejdspladsen.
Helle Petersen er kommunikationsforsker- og rådgiver. Hun er, sammen med Louise Hørslev, aktuel med bogen Kommunikationsplanlægning i praksis. Bogen giver indsigt i kommunikationsplanlægningen af fem større cases – deriblandt en stor fyringsrunde hos Falck og en grøn omstilling i Aarhus Kommune – og illustrerer, hvordan virkelighedens kommunikationspraksis ofte adskiller sig fra det, du kan læse i teoribøgerne.
Helle Petersen fortæller i en ny bog, hvordan vi kommunikatører får succes på arbejdspladsen. Foto: Helle Petersen
Helle Petersens hovedpointer er, at virkeligheden er fyldt med modsatrettede interesser, uskrevne regler, travlhed og kompleksitet, der gør, at du som kommunikationsmedarbejder skal trække på andet og mere end din teoretiske viden fra uddannelsen, hvis du skal lykkes på en arbejdsplads.
Der er en masse væsentlige parametre rundt om selve kommunikationsplanlægningen, hvilke har indflydelse på succesen af dine tiltag. Som blandt andet at være god til at kommunikere.
”Hvis du skal sætte din viden og faglighed i spil i en organisation, lykkes du ikke med din kommunikationsfaglighed alene. Du bliver nødt til at sætte dine andre kompetencer i spil også. Det er blandt andet at tage sin egen medicin og være god til at kommunikere – og være oprigtigt nysgerrig på andres perspektiver. Hvor befinder de andre i organisationen sig i forhold til det her projekt?,” siger Helle Petersen.
Indimellem synes hun ikke, vi kommunikatører er dygtige nok til at løfte blikket og lytte.
”Vi kan godt blive så ivrige efter at vise, hvor dygtige vi er, og hvor meget værdi vi er med til at skabe. Og det behov spænder af og til ben for vores rolle, der er at støtte op om kerneforretningen,” mener Helle Petersen.
Oprigtig nysgerrighed er en gave
Der er et nærvær og en autenticitet i at være oprigtigt nysgerrig på, hvordan verden ser ud fra andre pladser i organisationen, som kommunikatørerne skal benytte sig af i deres arbejde.
”Der er jo ikke noget mere latterligt end forkromede kommunikationsplaner, som er skrevet lige efter alle lærebøgerne, men som ikke har en chance for at blive ført ud i livet. Det er en fælles opgave at få en kommunikationsplan ført ud i livet på en arbejdsplads, hvis succes er afhængig af opbakning fra nøglespillere og ledere på forskellige niveauer,” sige hun.
En kommunikationsplan er ikke en facitliste
Hvornår skal du stå fast, og hvornår skal du vige fra planen? Til det spørgsmål skal du kende din organisation til bunds for at kende svaret.
”Kommunikationsplanlægning er ikke en facitliste. Det er en række forslag til tiltag, der ville give mening i forhold til den overordnede målsætning. Der kan så være dele af planen, som du gerne vil kæmpe for, bliver udført, og dem skal du være omhyggelig med at få adresseret til de rette personer i organisationen.”
Det er netop i den sammenhæng, at du, ifølge Helle Petersen, har brug for andre kompetencer end din kommunikationsfaglighed.
”Du skal kende din forretning og vide, hvor de rette mennesker sidder, der kan banke på de rette steder for at få det her tiltag til at lykkes. Igen, kommunikation er et middel til at nå et mål, vi er ikke omdrejningspunktet i nogen som helst organisation. Vi er vigtige, men der er en kerneopgave, som vi skal udvise respekt for. Det er den, vi er ansat til at bakke op om.”
Brug din personlighed i dit arbejde
Kommunikationsfagligheden er fundamentet, men det er den måde, vi sætter vores faglighed i spil på, der får os til at lykkes med opgaverne. Og det gør vi, ifølge Helle Petersen, også igennem de personer, vi er.
”Du skal selvfølgelig bevare din professionalitet, men du skal ikke glemme at bruge dig selv, når du udfylder din rolle. Hvad er det for erfaringer, jeg kan trække på? Og hvad er det for en måde, jeg ønsker at arbejde med kommunikation på?
Jeg vil gerne, at de studerende og nyuddannede tager ind, at det ikke handler om på papiret at lave den perfekte kommunikationsplan, der trækker på en masse teorier. En middelmådig kommunikationsplan kan være endnu bedre, hvis de, der har lavet den, har lyttet og trukket på sit kendskab til organisationen og sine personlige kompetencer. Som kommunikatør er det vigtigt at være en medarbejder, de andre gerne vil lege med,” udtaler Helle Petersen.
Hun tilføjer, at det personlige take på opgaverne naturligvis er en balance.
”Det må ikke blive så personligt, at hvis Gitte stopper, så ryger planen med hende og hendes måde at arbejde på. Der skal selvfølgelig være en funktionel ramme for, hvordan den enkelte organisation arbejder med kommunikation. På baggrund af den rolle skal kommunikationsmedarbejderne udfylde kravene på deres måde og via deres særlige kompetencer,” forklarer Helle Petersen.
Styr på eget hus
I arbejdet med bogen oplevede forfatterne, at det er en lille smule tilfældigt, hvordan der bliver arbejdet med kommunikation på de respektive arbejdspladser. En tilfældighed, der medfører, at der ikke nødvendigvis bliver arbejdet ud fra den optimale kommunikationsplan. Og at rammen for kommunikationsafdelingens opgaveløsning også bliver en smule tilfældig og ikke står helt skarpt.
”Hvis du som kommunikatør skal have en stærk faglighed og stærk intern profil, hvor du får de rette opgaver sendt i din retning, handler det om at have styr på dit eget hus. Du skal forventningsafstemme og vide, hvordan du arbejder med tingene,” siger Helle Petersen og tilføjer, at du med fordel kan genbesøge din jobbeskrivelse.
”Hvad er jeg egentlig ansat til at løse? Er jeg kommet til at tage imod for mange opgaver af mit gode hjerte? Det er gode spørgsmål at stille sig selv, hvis det føles, som om opgaverne stikker i alle mulige retninger.”
Vær løsningsorienteret – ikke problematiserende
Helle Petersen understreger, at det er vigtigt at være løsningsorienteret i forhold til rammesætning og opgaveløsning.
”Vi er kommet lidt ud på en glidebane, hvor vi løser en masse opgaver, der ikke er veldefinerede, men det er vigtigt ikke at problematisere det, men være løsningsorienteret og konstruktiv. Du bliver nødt til at komme med noget selv,” siger hun og uddyber:
”En klog overvejelse at gøre sig selv som kommunikationsmedarbejder er, hvordan du er autoriseret til den opgave, du har foran dig. Hvad har du af mandat i kommunikationsplanlægningen? Har du ledelsens opbakning, eller er der brug for en afklarende dialog? Hvad er din relation til andre faggrupper på arbejdspladsen, der har indflydelse på resultatet af det, du planlægger? Har du brug for mere viden fra dem – og ved de, hvad du kan skabe af resultater? Og sidst, men ikke mindst: Hvor står du selv i forhold til opgaven? Har du den nødvendige viden for at løse den og få folk omkring dig engageret?”
