Survey: Hvordan har vi egentlig klaret coronakrisen?

Den uhyggelige virus overraskede ikke blot verden og samfundet, men sågar også den evigt forandringsparate k-branche. Specielt de små afdelinger og mindre virksomheder var uforberedte på en krise af denne dybde og længde.#REKLAMEPLADS#

Få havde et kriseberedskab, men mange lærte hurtigt at “lægge asfalt ud, mens de kørte afsted”. Det pludselige, livsnødvendige skift mod et nyt virtuelt arbejdsliv kombineret med frygten for arbejdsløshed har tydeligvis skabt stress og ekstra arbejde overalt.

Omstillingen har medført, at mange er blevet demotiveret af al den forandring og usikkerhed. Dette er ganske naturligt situationen taget i betragtning.

Hvad har været det mest lærerige under corona?

“Hvor meget øjnene hviler på kommunikationsafdelingen, når uvished og krise opstår.” – besvarelse #9

Her har sociale, virtuelle fællesaktiviteter som happy hour på Zoom /Teams skabt ny energi. Folk savner naturligvis deres kollegaer og socialt samvær på på trods skaber sammenhold.

Retning og synlig ledelse har også gjort en stor forskel. Jo mere ledelsen har været synlig på de nye videoplatforme, jo mere er motivationen og trygheden vokset.

Læs vores opsamling på, hvordan vi k-folk har klaret krisen. Her er både gode råd og dyrekøbte erfaringer for andre i samme situation.

Var vi forberedte? Nej, over halvdelen var uforberedt

Det hjælper altid at komme forberedt. Ikke mindst, når man som kommunikationsafdeling skal håndtere en pandemi. Vores undersøgelse viser dog, at mange var håbløst bagud til at starte med.

Hele 56 % i den danske k-verden havde ikke en plan for krisekommunikationen, da coronaen ramte landet.

Og selvom 31 % havde udarbejdet en krisekommunikationsstrategi, var det kun 10 %, der havde et pandemikrisescenarie indkluderet i deres plan.

Derudover er der 14 %, som svarer “Ved ikke” i forhold til, om de havde en sådan plan, hvilket vel blot er andre ord for slet ikke at have en. Så det faktiske tal er nok tættere på 70 % end 56 %.

90 % af k-afdelingerne stod altså på bar bund, da de skulle kommunikere og omlægge hele organisationen på grund af corona.

Der var dog mærkbare forskelle. Noget tyder fx på, at det mest af alt var de små organisationer, der ikke havde forberedt krisekommunikationen.

Blandt organisationer/virksomheder med færre end 100 ansatte var det kun 16 %, der havde en plan for krisekommunikation inden virusudbruddet. Blandt organisationer med flere end 10.000 medarbejdere var det hele 58 %.

Altså, desto større arbejdsplads, desto større sandsynlighed for, at man havde en plan for krisekommunikation.

Det giver i sig selv også god mening, da god og forberedt krisekommunikation kræver ressourcer. Det er kort sagt en luksus. Og kun de allerstørste kan forkæle sig selv med at have en sådan plan på lager.

Yderligere er det værd at bide mærke i, at der ikke er diskrepans mellem det offentlige og det private. Begge var lige (u)forberedte. Blandt private virksomheder havde 40 % en plan for krisekommunikation, men tallet i det offentlige lød på 41 %.

Desuden kan man notere sig en forskel mellem interne og eksterne kommunikationsafdelinger. Blandt de interne kommunikationsafdelinger havde 35 % en plan.

For afdelinger, der udelukkende arbejder med kommunikation udadtil, havde kun 27 % en plan. En temmelig stor forskel på 8 %-point. De interne k-afdelinger var altså marginalt bedre forberedte end dem, der arbejder med presse, IR og andre eksterne stakeholders.

Måske et udtryk for, at virksomheder har det med at beskytte og tænke på deres egne medarbejdere først. Når krisen kommer, er medarbejdere det vigtigste aktiv at beskytte.

Hvordan har vi gjort?

Plan eller ingen plan. Virussen kom. K-verdenen, som alle andre verdener, skulle omstille sig. Alle har eksperimenteret for at tilpasse sig den nye kaotiske situation. Alle har flyttet grænser. Og alle har lært noget.

Spørgsmålet er først og fremmest, hvordan vi har gjort det. Hvad lærte vi, og hvad var den første og største opgave?

Det første skridt i krisekommunikation er at få styr på den interne kommunikation. Så hvordan har k-verdenen løftet det?

Hvad har været det mest lærerige under corona?

“Hvor meget vi kan opnå med kommunikation. Jeg vidste det, men nu har vi alle set det – på godt og ondt.” – besvarelse #7

Der har her været bred enighed om, at virtuelle videomøder har været den bedste løsning. Zoom og Teams har indtaget vores hverdag. Se blot her. De virtuelle møder er den primære kanal i kombination med mail, Slack og telefonopkald.

Udover de mange videomøder, som 81 % peger på som den mest effektive måde at kommunikere internt på, så leverer den gode gamle e-mail stadig. 61 % peger nemlig stadig på e-mailen som et effektivt middel.

Generelt mener virkelig mange, at de nu har set og oplevet, hvor omstillingsparate k-folk og virksomheder i virkeligheden er.

Som en skrev: Det mest lærerige under coronakrisen har været, “hvor hurtigt virksomheden kan ændre sig, når det gælder – og her taler vi om dage, ikke uger!” Forandring er ikke længere noget, man taler om, men noget, som allerede er set for flere uger siden.

Aldrig har vi skullet gøre så meget nyt så hurtigt

Meget har ændret sig i løbet af den sidste måned. De fleste er rykket hjem. Nogle har endda skullet balancere arbejdslivet med børnene. Arbejde og privatliv er blevet blandet sammen på nye måder.

Hvad har været det mest lærerige under corona?

“Hvor mange hensyn der skal tages i en global organisation, hvor vores arbejdsforhold, national lovgivning etc. ikke er ens.” – besvarelse #158

Samtidig har alle haft et vågent øje på nyhederne og de seneste breaking news-alerts på telefonen. Oveni det er der kommet endnu mere at lave for k-afdelingerne. Alle har arbejdet på højtryk.

De fleste i vores undersøgelse pegede da også på den forøgede arbejdsbyrde som den største udfordring. Hele 46 %, faktisk.

Som der stod i en af besvarelserne: Det mest lærerige har været, “hvor meget øjnene hviler på kommunikationsafdelingen, når uvished og krise opstår.”

Hjemsendelsen har betydet en kæmpe ekstra mængde arbejde til k-afdelingen, fordi adfærdsændringen har været kommunikation fra A til Z. K-afdelingen er dermed blevet forretningskritisk og vigtigere end nogensinde før.

Yderligere 36 % mener, at den største udfordring har været at skabe kampgejst blandt kollegaer/medarbejdere, når folk har skullet arbejde hjemme.

Coronakrisen har altså specielt gjort to ting. Den har stresset os i kraft af den større arbejdsbyrde. Opgaverne er ikke blot større, men også anderledes, hvilket har gjort det svært.

Og fordi vi er blevet sendt hjem i en kæmpe usikkerhed, har den lede virus også suget kampgejsten ud af os.

Det har kort sagt været svært at være lige så arbejdsomme, som vi plejer. Ikke mindst, fordi lammelsen af samfundet har stoppet en masse opgaver.

Det har tydeligvis været en kæmpe psykologisk nedtur for alle og enhver, som pludselig har oplevet, at hverdagens rutiner og jobsikkerheden på få uger er væk, muligvis for evigt. Naturligvis, vi er alle ramte.

Hvad har været det mest lærerige under corona?

“Hvor mange fysiske møder, man normalt afholder, som der ikke er grund til.” – besvarelse #68

Så, hvordan har vi søgt at fået humøret op, og hvad har effektivt engageret os?

K-folkene peger her på især to ting: 1) virtuelle happy hours og 2) deling af gode nyheder.

Næsten halvdelen (48 %) peger på delingen af gode nyheder som det bedste middel til effektivt at engagere medarbejderne/kollegerne og til at løfte humøret.

Ikke synderligt underligt taget de mange kedelige nyheder fra hele verden i betragtning. K-folk har haft en kæmpe opgave med at skabe håb.

Dernæst peger 42 % på virtuelle happy hours og andre online-‘meetups’ som noget, der effektivt har engageret medarbejderne.

I en tid, hvor vi sidder fast i vores hjem, er det ikke så besynderligt, at vi længes efter menneskelig interaktion og samvær med vores kollegaer, selvom det kun bliver virtuelt.

Effektiviteten af gode nyheder og virtuelle happy hours er nok ikke begrænset til k-verdenen. Det er mest af alt menneskelige reaktioner på en skidt og katastrofal situation. Det bekræfter endnu en gang, hvad vi nok alle sammen ved.

Kommunikation handler om mennesker og deres følelser. De menneskelige behov for tryghed, identifikation og ikke mindst håb er blot blevet endnu mere vigtigt i coronakommunikationen.

I en besvarelse stod der fx: “Der er opstået en kæmpe efterspørgsel på bløde historier, hvor vi "møder" både medarbejdere og ledere – ikke kun som kolleger og chefer, men som mennesker.

Vi har brug for at kunne mærke hinanden og høre om, hvordan de andre har det, hvad de tænker om hele situationen, og hvordan de håndterer det.”

Dog er det endnu en gang værd at bide mærke i forskellen mellem små og store organisationer, og forholdet til ledelsen.

På arbejdspladser med færre end 100 ansatte var det kun 18 %, der mente, at videokommunikation fra ledelsen effektivt engagerede medarbejderne.

Så video er langt fra et tryllemiddel. Ikke mindst, fordi utrygheden desværre er ganske velbegrundet i den aktuelle økonomiske situation, hvor alle skal spare.

Men på arbejdspladser med flere end 10.000 så 51 % positivt på videokommunikation fra ledelsen.

Kort sagt: Desto større arbejdsplads, desto større sandsynlighed for, at videokommunikation med ledelsen effektivt har engageret medarbejdere og kollegaer.

Grunden til det er ikke raketvidenskab. I mindre virksomheder er man som regel tættere på ledelsen, og direkte kommunikation fra deres side er altså normalt.

Men i en organisation på over 10.000 besidder ledelsen en helt anden status og har derfor også mere etos i ryggen. De kan motivere deres medarbejdere på en helt anden måde.

Det fremgår også af undersøgelsen, at hele 66 % af ansatte i organisationer på over 10.000 har oplevet, at ledergruppen i lyset af corona i højere grad værdsætter kommunikation.

I organisationer med færre end 100 medarbejdere er det dog kun 43 %. Alt andet lige er det dog positivt, at tæt på halvdelen eller mere oplever, at kommunikation er blevet vigtigere og kommet på ledelsens agenda.

For alle k-folk gælder det dog, at ledelsen, den såkaldte C-suite, har været den tætteste samarbejdspartner. Det har 63 % af alle k-folk vurderet.

Coronakrisen har tydeligvis bragt k-afdelingen tættere på ledelsen, fordi krisen har krævet så meget kommunikation. En situation er opstået, hvor kommunikation både bliver forretningskritisk og altomfattende.

Dette betyder, at C-suite i tæt samarbejde med k-afdelingen bliver krisestyringens epicenter. Tættere sammen hver for sig er budskabet, men i praksis er det blevet tæt på topledelsen 24/7 som aldrig før. Måske et samarbejde og en tæthed, som hænger ved i tiden efter pandemien.

Hvordan kommer k-landskabet til at se ud i fremtiden?

Coronaen vil sætte spor langt ind i fremtiden. Derfor spurgte vi k-folk, hvordan de tror, fremtiden for k-verdenen kommer til at se ud.

K-folkene peger især på to ting. 1) Der vil være langt færre rejser. Jobbet kommer til at være mere rodfæstet i Danmark. 2) Der vil blive investeret mere i teknologi. Krisen vil accelerere – og har allerede accelereret – digitaliseringen dramatisk.

De færre rejser bunder i frygten for, at smittefaren er for stor.

Men det store fokus på teknologi bunder i den brede tilfredshed. Folk er imponeret over, hvor omstillingsparate k-folkene har vist sig at være.

Tilfredshed med, hvor hurtigt man kunne få virtuelle møder op at stå, og tilfredshed med, at det rent faktisk fungerede. Vi sporer en lille forelskelse i de teknologiske muligheder i vores data.

Som der stod i en besvarelse: Det mest lærerige ved coronakrisen har været, “at se, hvor hurtigt folk kan tage digitale kommunikationsplatforme og onlineteknologi (fx videomøder) til sig, når de står på den brændende platform”.

Ja, og det peger på, at vi pludselig kan indse, at mange fysiske møder og rejser er unødvendige og spild af tid.

Coronatidens oplevelse af digital transformering på blot et par uger har medført en tro på mere teknologi og højere forandringshastighed i fremtiden.

Derudover peger mange i kategorien “andet” på, at vi kommer til at arbejde hjemme noget oftere. Nu hvor vi har fundet ud af, at det ikke er så farligt endda, kan det være, at hjemmearbejdet får en mere permanent plads i arbejdsugen.

Yderligere skal man bemærke, at næsten halvdelen, 48 %, mener, at kommunikation er blevet mere afgørende, når de store beslutninger skal tages.

Men blot 13 % regner med, at vi som konsekvens af corona kommer til at se større kommunikationsbudgetter.

Og selvom 52 % mener, at ledergruppen i øjeblikket i højere grad værdsætter kommunikation, så tror kun 19 %, at vi kommer til at kunne mærke en højere grad af engagement fra ledelsen i fremtiden.

Dette er egentlig overraskende, fordi de kommende fyringsrunder og genopbygning kommer til at kræve endnu mere god kommunikation end under coronakrisen.

Mange ting er usikre. Også med en undersøgelse som denne. Vi ved ikke, hvordan fremtiden kommer til at se ud. Formålet har været erfaringsudveksling og at danne et overblik over vores branche. Hvad fremtiden byder, kan kun tiden vise.

En ting er dog sikkert. Som en af jer skrev: “Vi kommer nok til at vaske hænder, før vi spiser frokost.”

Jeres uddybende svar

Til sidst giver vi ordet videre til jer. Et af vores spørgsmål lød: “Som kommunikationsmedarbejder, hvad har været det mest lærerige under coronakrisen?”

Her er blot et lille udklip af jeres svar:

“Hvor meget vi kan opnå med kommunikation. Jeg vidste det, men nu har vi alle set det – på godt og ondt.”

“Som relativt ny på arbejdsmarkedet har det været fedt (men også lidt stressende) at være så "vigtig", som man er som komm.medarbejder i denne tid.”

“Hvor meget øjnene hviler på kommunikationsafdelingen, når uvished og krise opstår.”

"Hvor værdifuldt mit arbejde er. Og hvor stor effekt det faktisk har haft på medarbejderne, når ledelsen laver god kommunikation – ærligt og i øjenhøjde – og gør det tit og ofte."

“Hvor mange hensyn der skal tages i en global organisation, hvor vores arbejdsforhold, national lovgivning etc. ikke er ens.”

“Tiden har lært mig at prioritere min tid og blive skarpere på målretning af tekster, da vi dagligt har skullet kommunikere en masse ud til både eksisterende kunder, potentielle kunder, medarbejdere og nyansatte.”

“Hvor godt vi som team kan arbejde sammen, selvom vi sidder i hvert vores hjem. Vigtigt at have samarbejdsstrukturer på plads som guider i særlige situationer som denne.”

“Hvor mange fysiske møder, man normalt afholder, som der ikke er grund til.”

“Hvor effektive onlinemøder har været.”

“Hvor effektivt man kan arbejde sammen og skabe resultater virtuelt, på distancen.”

“Det mest lærerige har været fokus på at opretholde en form for struktur eller daglig/ugentlig kontakt i kommunikationsteamet. Daglig/ugentlig sparring er nødvendigt for effektivitet, fleksibilitet og motivation.”

“Hvor behjælpelig man kan være med at producere eller formidle information og vigtige nyheder, som vores kunder har efterspurgt. Vi er gennem kommunikationen kommet endnu tættere på vores kunder og har haft en tættere dialog med dem end før krisen. Vi har slået alle rekorder på vores nyhedsbrev, og vi har oplevet, at ledelsen har efterspurgt vores hjælp meget mere.”

“Min ledelse forstår (stadig) ikke vigtigheden af vedligeholdelse af konsistent kommunikation både internt og eksternt.”

“Hvor lydhør topledelsen har været over for rådgivning, og hvor central kommunikation er blevet for alle.”

Disclaimer. Denne undersøgelse er ikke en videnskabelig undersøgelse, men et survey med 348 deltagere, og den skal derfor mere ses som en strømpil og tendenser end en repræsentativ undersøgelse.