Den digitale udvikling har givet alle en stemme. Også i virksomheden. Betyder det så, at intern kommunikation kan lukke ned nu, hvor ingen gider læse nyhedsbrevet eller den seneste avis? Nej, tværtimod. Det bliver bare langt mere spændende – og meget anderledes. Vi fortæller dig, hvordan du får lavet en strategi, der giver værdi for forretningen i en verden, hvor du skal kommunikere meget mindre og lytte meget mere.
Find ud af hvilken organisation du befinder dig i
Ikke alle organisationer er ens og hvis ikke du har en nogenlunde føling med organisationskulturen, risikerer du at ramme skævt med valg af kanaler og aktiviteter.
Frederic Laloux har i sin bog ”Reinventing organisations” udviklet nogle arketyper, som du kan tage et kig på og som kan give dig en fornemmelse af, hvor din organisation ligger. Vær opmærksom på, at der godt kan være et gab mellem den fortælling der er skabt om jeres organisation og den adfærd organisationen rent faktisk viser.
Jeg har ofte oplevet, at organisationer gerne fortæller at de er grønne, men i virkeligheden er orange eller gule. Så det kan godt være at den der Instagram takeover som du set gode eksempler på fra en hip start-up ikke lige flugter med dine gule organisation. Der er måske nogle mellemregninger der skal til, inden du ender der.
Se modellen i stor her
Frederic Laloux's model og guide til de forskellige lag en organisation kan befinde sig i. Se mere her.
Forstå din rolle
Find ud af hvad din rolle er i organisationen. Ved du hvad dine kollegaer forstår ved intern kommunikation? Handler det om at informere, instruere, inspirere, eller engagere medarbejdere? Eller måske drive forandringer?
Er der et gab mellem din forståelse af rollen og dine lederes forståelse af rollen?
Hvor stor tillid er der mellem dig og den/de ledere du hjælper? Er du i gang med at opbygge tillid eller har de stor tillid til dig? Det kan have stor betydning for hvor meget du kan eksperimentere med nye formater.
Tag en snak med de ledere du hjælper for at få en afklaring af deres forståelse af din rolle og intern kommunikation generelt.
Det vil også gøre dig klogere på, om de synes du og din afdeling gør et godt stykke arbejde og hvilken værdi I tilfører forretningen.
Efter noget tid kan du også forsøge at logge dine opgaver og kategorisere dem for at finde ud af, hvad det er du egentlig laver.
Lær din målgruppe at kende
Brug mindre tid på hovedkontoret og mere tid ude hos de kollegaer du hjælper ude i forretningen. Det vil hjælpe dig med at forstå dine kollegers hverdag og de udfordringer de står overfor. Det får dig til at stå langt stærkere, når du skal rådgive topledelsen, når du skal prioritere kommunikationsindsatser og når du skal vælge kanaler og udarbejde budskaber.
Ofte oplever medarbejdere en række problemer i deres hverdag, som ledere aldrig får øje på.
”The iceberg of ignorance” er god at have I baghovedet. Hvis du bare sidder på hovedkontoret sammen med ledelsen, vil du få svært ved både at udfordre dem på deres antagelser af virkeligheden og oversætte deres beslutninger til noget der giver mening for medarbejderne.
Hvis du tager procenterne med et gran salt.
Brug eksempelvis Empathy Mapping Canvas eller Customer Journey Canvas til at strukturere din viden om dine kollegers hverdag. Det vil hjælpe dig i dit daglige arbejde og især i rådgivningen af ledelsen.
Gode værktøjer til at strukturere din viden om dine kollegers hverdag, der vil sætte dig i stand til at se tingene fra flere sider.
Skab overblik over jeres kanaler
Når du er nået så langt, så tænk over, om I har et godt mix der giver mulighed for både push, pull og dialog? Find ud af, hvordan de bliver brugt i dag og hvad dine kollegaer synes om dem? Bliver kanalerne brugt optimalt i dag? Bruger I tid på de rigtige kanaler i dag?
Undersøg om I har data liggende på brugen af jeres kanaler. Det behøver i første omgang ikke være en voldsomt detaljeret analyse. Blot data der giver dig en fornemmelse af, om denne kanal egentlig bliver brugt optimalt og i forhold til hvad I ville forvente.
Nedenfor er en – indrømmet – subjektiv vurdering af en række kanaler sat op i forhold til hvor effektive og ressourcekrævende de er. Det kan give jer en pejling af, hvorvidt I bruger jeres tid optimalt. Du kan også bruge den i afdelingen og lave jeres egen oversigt.
Find ud af om I bruger jeres tid optimalt og effektivt, med denne model.
Definér succeskriterierne
Nu bliver det en smule tricky. For hvornår er man kommet igennem med et budskab? Nogle vil mene, at blot det er kommunikeret og læst, så er det en succes.
Jeg ser ofte, at kommunikationsafdelinger stiller sig tilfredse med at måle, hvorvidt det man har lavet er blevet læst. Det kan jeg til en vis grad forstå, da det jo er det man umiddelbart selv kan måle. Problemet er blot, at det ikke giver nogen værdi i sig selv.
Pudsigt nok ligger der en uudtalt antagelse bag en sådan måling. Måske antages det, at hvis der er mange der har læst en artikel eller engageret sig i et emne på det interne sociale medie, så påvirker det noget adfærd. Men man ved det ikke rigtigt.
Derfor skal du forsøge at trække dine mål så langt ned i tragten som muligt. Hvis du er i stand til at måle handlinger som konsekvens af kommunikationsindsatsen er du kommet langt. Handlinger kan konverteres til penge og så kan du være med ved bordet.
Der findes masser af data i organisationen. De ligger bare sjældent i kommunikationsafdelingen, så du må ud og jagte dem. HR har data på hvor mange medarbejdere der søger stillinger, evt. internt i virksomheden. Jeres kvalitetsafdeling har helt sikkert tal på antal arbejdsulykker.
IT-afdelingen har bestemt også data på, hvor mange der egentlig bruger Office365 eller de digitale platforme i bruger til at samarbejde på. Og jeres indkøbsafdeling kan fortælle jer om, hvor gode i er til at overholde indkøbs- eller rejsepolitikken – og hvor meget det koster organisationen ikke at følge dem, Der er masser af steder hvor god intern kommunikation kan levere konkret værdi.
Sådan kommer du i gang
En af de vanskeligste ting er at træde ud af hamsterhjulet og lave en egentlig plan, der fokuserer på aktiviteter som støtter op om nogle langsigtede mål i forretningen. For der er altid den næste feberredning lige om hjørnet. Ja, det er en del af jobbet, men det er kun en del af det. Uden en plan med noget fokus vil du aldrig komme ud af hjulet. Derfor er du nødt til at stå af.
Overraskende nok, er der mange interne kommunikationsafdelinger der ikke har en strategi. Uden den bliver det svært at fokusere – og at sige nej til opgaver der kommer fra forretningen. Du ender med at få den ene betydningsløse opgave smidt på bordet efter den anden. Det skal selvfølgelig stoppes – for din egen og for virksomhedens skyld. Brug nedenstående meget simple model til at skabe et overblik over, hvad det er for nogle strategisk vigtige opgaver du skal løse i de kommende måneder.
Her er opskriften på, hvad du skal gøre:
- Hold et møde med lederne i den del af organisationen som du hjælper. Spørg til deres udfordringer de kommende 3-6 måneder. Lad være med at love noget som helst.
- Gå hjem og reflektér over, hvordan du vil kunne hjælpe dem. Udarbejd en aktivitetsplan, hvor du fokuserer på max tre fokusområder, som du mener du kan støtte op om. Beskriv hvorfor det er et problem, hvad du vil gøre, hvordan du vil gøre det og hvad succeskriteriet er. Tænk over dit ressourcebehov. Måske har du brug for et budget eller at få nogen i afdelingen til at hjælpe dig.
- Præsentér dit oplæg for ledergruppen og få deres feedback. Hvis de er enige, så drøft ressourcebehovet. Gør det klart for gruppen – at det er disse aktiviteter du vil bruge din tid på, og at du vil afvise andre opgaver der ikke falder ind under den aftalte ramme (med undtagelse af nogle højt prioriterede opgaver som eksempelvis organisationsændringer etc)
- Herefter udvikler du en detaljeret aktivitetsplan, hvor du definerer aktiviteter over tid og kanalmix og sikrer, at dine interessenter er informeret om hvornår de skal bidrage. Del planen med ledelsesteamet.
- Giv løbende opdateringer til ledergruppen så de ved, at du leverer noget, der understøtter forretningen.
Dit mindset
Når du så skal til at udvikle dine aktiviteter, så er der især disse fire ting, jeg mener er centrale at have i baghovedet:
1. Mindre fokus på at overbevise og mere på skabe mening
I dag bruges der meget (ofte for meget) tid på aktiviteter der skal overbevise medarbejdere om noget. I fremtiden handler det om at give mulighed for at skabe mening sammen, ved at bruge nogle af de nye dialogplatforme som Yammer, Facebook@work, Slack, Teams e.l.
2. Mindre fokus på at måle ”læste artikler” og mere på at måle forandringer i adfærd.
Det er fint at skabe noget opmærksomhed, men hvis den opmærksomhed ikke forandrer adfærd kan det være skønne spildte kræfter. I større organisationer ligger data ofte spredt i de forskellige afdelinger. Hvis du tager en tur rundt i din organistaion vil du sikkert kunne opstøve data om arbejdsulykker, årsager til mistrivsel, salgstal, kundeservicetilfredshedsmålinger, interne ansøgninger osv. Dem kan du bruge til at linke dine aktiviteter op med – efter du har aftalt med ledelsen om at prioritere dem.
3. Mindre corporate kommunikation, mere autenticitet
De sociale medier har vist vejen, så der er ingen vej uden om. Jeres topledere kan ikke længere gemme sig bag kommunikationsafdelingen. Hun skal selv frem i lyset og kommunikere. Det handler om autenticitet og troværdighed. Så vi går fra det vi kan kalde corporate kommunikation til autentisk kommunikation.
4. Mindre fokus på at producere indhold og mere på at facilitere dialog
En vigtig, og ofte overset rolle for intern kommunikation vil være at hjælpe organisationen med at bruge nye digitale platform til at facilitere dialog. Den interne kommunikationsafdeling kan ikke skabe samme relevans som medarbejderne kan for hinanden. Det er derfor vigtigt at give dem mulighed for at dele viden og tanker på kryds og tværs.