Hvad skal vi med alle de apps?
Det totale toggling-tidsspilde

Det er ikke altid at flere apps og programmer betyder mere produktivitet på arbejdspladsen, tvært imod. Illustration. Getty Images

Skrevet af
Toggling betyder skift på engelsk, men er også blevet et begreb, der sætter fokus på al den spildtid på arbejdet, vi bruger på at skifte fra den ene app til den anden. Det koster masser af penge og kan i øvrigt også føre til unødig stress. Kforum ringede til Anders Bendix Kiel, der er partner i WorkWays og ekspert i den moderne digitale arbejdsplads, for at høre, hvad det egentlig handler om.


Anders Bendix Kiel. Foto LinkedIn

Kan du prøve kort at beskrive toggling?

Når vi taler toggling i arbejdsmæssig forstand, så taler vi om, at vi på den moderne arbejdsplads konstant skifter mellem forskellige apps og digitale systemer. Det behøver ikke kun være imellem e-mail og Excel eller Slack og Teams. Det kan også være interne systemer, og der er rigtigt mange af dem. Mange sidder og skifter mellem mindst 20 apps i løbet af en dag. Det er blevet nogle grundlæggende arbejdsværktøjer på samme måde, som en hammer og en sav kan være det i andre fag. Pointen er, at der i hverdagen på langt de fleste arbejdspladser foregår en eller anden form for skift mellem de forskellige værktøjer. Det fænomen refereres til som toggling. 
 

Hvilke systemer taler du om?

Når vi taler digitale systemer, så er der primært to kategorier. På den ene side finder man kommunikationssystemerne, hvor e-mail selvfølgelig er et af dem, og hvor systemer som Teams og Slack også hører hjemme. Den anden kategori er de mere procesagtige værktøjer – til planlægning, tidsregistrering, ordrehåndtering, rejseregnskab etc. 
 

 

Det lyder som noget, der bare følger med, når du arbejder i en moderne virksomhed. Hvorfor skulle det være et problem?

Jeg tror, at der er forskellige svar på det. Der ligger en åbenlys problematik i skiftet i sig selv, der er forbundet med en eller anden form for tab. Man kan kalde det transaktionsomkostninger, der kommer i spil, når du skal bevæge dig fra ét system til et andet. Det tager eksempelvis tid, og tid er penge. Jeg læste om en analyse i Harvard Business Review, der viste, at man i gennemsnit har 1.200 skift mellem apps i løbet af en arbejdsdag. Ifølge undersøgelsen brugte medarbejderne cirka to sekunder mellem de forskellige mikroskift. Det svarer til et rent tidstab på cirka fire timer om ugen. En anden ting er, at vores hjerner producerer mere stresshormon på grund af de mange skift. Så rent fysiologisk gør de os mere stressede. De mange skift gør også, at vi har mindre tid til at fordybe os. Det er naturligvis en generalisering, og der er jo stor forskel på forskellige jobs. Nogle oplever det i højere grad end andre. Jeg ville personligt gerne have mere tid til at fordybe mig og nogle gange gerne have mere tid til at dykke ned i tingene.  
 

Hvorfor er det en udfordring at skifte fra et mail-program til et Excel ark til et Teams-møde til et planlægningsværktøj og tilbage? 

Jeg kommer til at tænke på det begreb, der hedder produktivitetsparadokset. Teknologierne buldrer derudad, og vi får flere og flere muligheder og systemer og apps, vi kan bruge som værktøj i arbejdssammenhæng, men får vi altid den værdi ud af dem, som vi på en eller anden måde bliver stillet i udsigt? Får vi brugt dem på en måde, så de tilfører værdi, eller har de faktisk nogle gange den modsatte effekt? Der kan komme så mange systemer i spil, at det bliver et uoverskueligt patchwork. Mange tænker, at nu er der kommet en ny teknologi, så nu skal vi bare have givet medarbejderne et kursus, og så ved de, hvordan de skal bruge det. Så bliver alt godt. Mange glemmer at tænke det ordentligt igennem, for måske er det slet ikke den vej, man skal gå. 
 

Kan toggling ligefrem gå ud over arbejdsglæden?

Det mentale aspekt er vigtigt. Når vi hele tiden skal skifte mellem apps, så kan det skabe en frustration i os. Vi kommer til at have fornemmelsen af, at vi hele tiden færdes på overfladen og har svært ved at komme i dybden, fordi vi mentalt hele tiden forstyrres. Der kan også komme en irritation over, at tingene ikke er mere gennemtænkte. Når vi nu kan så meget rent teknologisk, hvorfor kan systemerne så ikke tale sammen, så vi bliver fri for at skifte mellem platformene. Konsekvenserne kan også være, at vi mister overblikket, hvilket jo også er et paradoks, når nu systemerne har til hensigt at gøre det modsatte. For systemerne i sig selv er jo potentielt set, hvis du kan finde ud af at bruge dem, en kæmpe hjælp, når du har mange processer kørende på en gang. Problemet er, at der kan opstå en situation, hvor man glemmer at tænke selv. Man bliver gjort lidt til en maskine og glemmer at få hovedet med og forfalder en lille smule til venstrehåndsarbejde. En anden problematik er, at de mange apps har udfordret vores pauser. De små pauser i løbet af dagen forsvinder, fordi hver gang vi har afsluttet en ting, så kan man lige hurtigt tjekke over på Teams eller Slack.
 

Hvad er løsningen?

Det vigtigste er at tænke sig om, og så er der flere platforme, der konkret forsøger at tage hånd om problemet, hvis patchworket bliver for uoverskueligt. Platforme, der samler en del funktioner i ét workspace: Podio, Monday etc. Her har du et mere ensformigt layout, og vejen til at skifte fra et system til et andet er meget kortere og følges lettere rent mentalt. 
 

Det var også bedre i gamle dage?

Der er klart en tendens til at glorificere fortiden og skabe en fortælling om, at tingene var mindre komplicerede dengang, men det er ikke sandheden i mine øjne. Jeg har selv levet i en hverdag, hvor jeg lavede gule Post-its, der var sat op på mine skærme, og som så faldt ned og forsvandt sammen med overblikket. Den hverdag, jeg lever i nu, er med nogle værktøjer, der er meget mere kontekstualiserede. Både min proces og min kommunikation omkring mine opgaver er meget nemmere at overskue med de digitale værktøjer. Jeg tror, det i sidste ende handler om, at vi ikke nødvendigvis skal finde de samme løsninger til alle i organisationen. Vi skal være mere præcise i forhold til de enkelte medarbejdere og de opgaver, den enkelte skal løse. Apps og andre værktøjer kan jo gøre hverdagen så meget lettere og fjerne de dumme processer. Det er det, vi skal sætte fokus på, ikke de digitale løsninger i deres egen ret. Vi arbejdede eksempelvis sammen med en stor ingeniørorganisation, hvor byggelederne arbejdede meget fragmenteret. Når de modtog ekstraarbejde eller aftaler fra entreprenører, så kom noget i Excel, noget i Word andet som PDF.  Så skulle byggelederen sidde og bruge en dag om ugen på manuelt at copy paste. Det var signifikant meget spildtid på dumme processer. Det kan de rette apps løse.
 
 
Læs mere her: 

Relaterede artikler

K-afdelingen skal være klar på det værste - Falske verificerede profiler skaber rygter om store børsnoterede virksomheder, der har tabt milliarder af kroner i børsv...
Kampagne blev til k-stormvejr - Danish Crown-kampagne viser, hvor vildt det kan gå for sig, når virksomheder sender klimakommunikation på gaden. Samtidi...
Ingen hører dit budskab, hvis du har en bussemand på kinden - Kforums nye ugentlige serie "K&A" skydes i gang med Karen Clement, kommunikationschef i Netcompany. Læs om hendes fascin...
Drop konsulenterne – og brug færre penge på et bedre website - Hvis du arbejder med kommunikation i det offentlige, kender du automatreaktionen. For det er det samme, der sker, hver g...
PLZ FIX, THX - Studenter og praktikanter er det private erhvervslivs arbejdsomme myrer. Dem, som altid fixer alt for alle når som helst...
Workfluenceren: altid ellevild jobforelsket - Vi er alle influencers nu. Ikke mindst når vi er på arbejde, hvor kravet er sjove LinkedIn-opslag og likes om, hvor mege...

Kommentarer

Få nyhedsbrev

31 JOB

Studentermedhjælper

Se alle job Indryk job

Job

Kampagnerådgiver

Frist: 31. december

Projektleder

Frist: 2. januar

Digital Campaign Manager

Frist: 21. december
Se alle job Indryk job

Få nyhedsbrev

Få nyhedsbrev

Alt hvad du behøver at vide om kommunikation i din indbakke.

Ud over nyhedsbrevet får du max to andre faglige e-mails om ugen.