Dit bedste event ever
Newsflash! Dine kunder vil inddrages, overraskes og have indhold, der er målrettet dem. Det samme gør sig gældende for jeres eventdeltagere. Her får du en guide til, hvordan du gentænker dine events og arrangementer.
Der var engang, hvor en knappenål faldt til jorden, så snart en oplægsholder eller konferencier sagde ”Og nu er der tid til spørgsmål”. Det sker muligvis stadigvæk, men i takt med at sociale medier har fundet vej ind i diverse events, er det også blevet meget lettere (og knap så intimiderende) for deltagerne at byde ind med spørgsmål og kommentarer.
Hvis du ikke allerede har tænkt deltageren ind i dit næste event, er det på høje tid. For hvis han ikke bliver hørt, dukker han slet ikke op.
Billede fra Kforums event Specialeprisen, hvor deltagerne længe inden eventet bliver involveret gennem indhold, de selv producerer.
Involver via sociale medier før, under og efter eventet
Brug en af jeres mange kanaler – f.eks. jeres Facebook-side – til at lade deltagerne stille spørgsmål inden eventet. Det gør både oplægsholderens forberedelse lettere og oplæggets indhold mere målrettet.
Brug en af jeres mange kanaler – f.eks. jeres Facebook-side – til at lade deltagerne stille spørgsmål inden eventet. Det gør både oplægsholderens forberedelse lettere og oplæggets indhold mere målrettet.
Det kan også være, det giver mere mening for jer at have live tweets med spørgsmål kørende på en projektor, som oplægsholderen under sit oplæg kan besvare og kommentere på. Hvis oplægsholderen ikke når alle spørgsmål, kan I jo lade ham/hende besvare dem efterfølgende og servere dem som opfølgning på eventet på jeres forskellige sociale platforme.
Vi er visuelle væsener, så udnyt, at jeres eventdeltagere er potentielle indholdsleverandører. Hvis I har en Instagram-profil og et særligt hashtag – det kan være jeres virksomhedsnavn eller navnet på eventet eller konferencen – så læg op til, at deltagerne ”tapper ind” i hashtagget og foreviger deres oplevelse af eventet eller konferencen i et billede med det givne hastag. Billedserien skal selvfølgelig blæses op på en projektor, så alle har mulighed for at få vist deres billede (og ja, vi bliver begejstret på samme måde, som når vi vinker til mor, hvis vi tilfældigt bliver fanget på storskærmen på et stadion eller i baggunden af et interview i Aftenshowet).
Bonussen er, at du efterfølgende har en masse billeder, som du kan bruge på hjemmesiden, til markedsføring og på diverse sociale medier. Du har selvfølgelig forinden gjort det klart, at billederne vil blive vist og brugt. Og ellers spørger du pænt om lov til at ”reposte” det enkelte billede og kreditere fotografen.
Til venstre: Deltagerinvolvering på K-dag om Instagram, hvor ’dagens billede’ blev kåret. Til højre: Deltagerinvolvering i en netværksgruppe for eventudviklere, hvor deltagerne skulle illustrere deres forventninger til netværket. Kilde: Malene Lundahl (Instagram), Julie Stenderup (Instagram).
Hvis du vil være rigtig tjekket, kan du efter dit event samle tweets, videoer, links og billeder i Storify. Udover at visualisere et rigtig fedt event (og måske tiltrække endnu flere deltagere næste gang) yder du også en fabelagtig service over for dem, der ikke havde mulighed for at deltage. Med Storify danner du kort og godt et overblik over dit event med de mest populære billeder, tweets og nyttige links.
Din deltager vil have en unik oplevelse – hver gang
Der findes et hav af events og arrangementer. Og nogle er endda gratis. Derfor skal du forføre din deltager og give ham noget mere og andet, end han forventer. Tid er penge, så deltageren skal helst gå fra dit arrangement med armene over hovedet og en følelse af, at det var det hele værd. I pressede situationer er det fristende at hive konceptet fra sidst ned fra hylden, fordi det da gik meget godt. Men det kan faktisk betale sig at bruge lidt mere tid på at gøre noget andet, end du plejer.
Der findes et hav af events og arrangementer. Og nogle er endda gratis. Derfor skal du forføre din deltager og give ham noget mere og andet, end han forventer. Tid er penge, så deltageren skal helst gå fra dit arrangement med armene over hovedet og en følelse af, at det var det hele værd. I pressede situationer er det fristende at hive konceptet fra sidst ned fra hylden, fordi det da gik meget godt. Men det kan faktisk betale sig at bruge lidt mere tid på at gøre noget andet, end du plejer.
Tænk omgivelserne ind i temaet
Hvis jeres arrangement handler om innovation, giver det meget lidt mening at holde det i auditoriet på det samme Scandic-hotel, som I plejer. Så ville det måske give mere mening at holde arrangementet i Dome of Visions. Godt indhold er afgørende, men omgivelserne er vigtige for den samlede oplevelse af jeres arrangement (og jeres organisation).
Hvis jeres arrangement handler om innovation, giver det meget lidt mening at holde det i auditoriet på det samme Scandic-hotel, som I plejer. Så ville det måske give mere mening at holde arrangementet i Dome of Visions. Godt indhold er afgørende, men omgivelserne er vigtige for den samlede oplevelse af jeres arrangement (og jeres organisation).
Multisalen på Københavns Universitet Amager blev indrettet under temaet "nybygger" på en sommerskole om serviceinnovation i 2011. Træstubbe som alternative siddemuligheder og sejlgarn til at hænge løsninger, billeder og idéer op på. Kilde: Marie Roloff Groth, Katalyst - Københavns Universitet.
Det behøver ikke at koste en formue at lade omgivelserne spille en afgørende rolle i jeres arrangement. Hvis arrangementet for eksempel er en temadag for afdelingen, hvor man i fællesskab skal formulere en ny strategi eller forandring, kan man med fordel trække den gode gamle rejsemetafor op af lommen. Lej en bus, og kør ud til forskellige steder, der skal danne ramme om idéudvikling.
Det kan være, I tager et smut forbi Den Lille Havfrue og bagefter tager en snak om, hvad der skal være jeres vartegn i den nye strategi, eller hvad I er mest stolte af i netop jeres team. Undervejs fra sted til sted kan I med fordel tage Post-its med og bede deltagerne om to og to at samle idéer på Post-its på bussens ruder. Det er selvfølgelig ultravigtigt, at det hele ikke går op i hat og briller, og at I nøje har gennemtænkt de forskellige locations, så de giver mening og får jer i mål.
Små detaljer kan gøre en stor forskel. Tænk blot på, hvilken oplevelse en fysisk invitation eller en personlig kaffekop kan give din deltager. Uanset hvad er det altafgørende, at der er en tydelig sammenhæng mellem dine tiltag og temaet for dit event. Hvis du vil gå planken helt ud, kan du flytte dit arrangement ud af huset eller have et pop-op-arrangement i en lejet container eller lignende.
Oplevelseskommunikation på kaffekopperne til et kursus om nye metoder i kampagner. Kilde: forfatterens eget.
Din deltager vil gerne networke. Gør det nemt for ham
Du har helt sikkert været til et arrangement, hvor der i forlængelse af pausens annoncering blev smidt en bemærkning om, at du endelig måtte benytte den til at få netværket. Og hvad sker der? Du står med hovedet nede i din telefon i køen til kaffemaskinen og vender tilbage til din plads uden at have vekslet så meget som to ord med de andre deltagere. Det handler ikke om, at vi ikke vil netværke. Det handler om, at den del af dit event (også) skal faciliteres. Hvis du hjælper din deltager på vej, bliver networking-delen lettere og i sidste ende mere værdifuld.
Du har helt sikkert været til et arrangement, hvor der i forlængelse af pausens annoncering blev smidt en bemærkning om, at du endelig måtte benytte den til at få netværket. Og hvad sker der? Du står med hovedet nede i din telefon i køen til kaffemaskinen og vender tilbage til din plads uden at have vekslet så meget som to ord med de andre deltagere. Det handler ikke om, at vi ikke vil netværke. Det handler om, at den del af dit event (også) skal faciliteres. Hvis du hjælper din deltager på vej, bliver networking-delen lettere og i sidste ende mere værdifuld.
Kom godt fra start med en icebreaker, så du fra begyndelsen af dit arrangement får klædt dine deltagere på til rent faktisk at tale sammen. Icebreakers kan være mere eller mindre definerede. Den klassiske er at bede deltageren tale med sidemanden og bruge et par minutter på at fortælle lidt om sig selv. Hvis du vil udvide din icebreaker-indsats, kan du finde et par links til gode øvelser her.
For at gassen ikke skal gå af ballonen, kan du sørge for at integrere små networking-øvelser i eller lige inden pauserne. Hvis dine eventdeltagere sidder i grupper ved borde, kan du have billeder af store personligheder stående på bordene – f.eks. Martin Luther King, Superman, Hillary Clinton, Dronning Margrethe osv. Inden pausen kan du bede deltagerne ved de forskellige borde om at løse en opgave/udfordring, der relaterer sig til arrangementets tema, ved at spørge: ”Hvad ville XX have gjort?”. På den måde hjælper du god idégenerering på vej og får deltagerne til at tænke ud af boksen - og så er det samtidig sjovt.
Networking-delen af dit event kan sagtens integreres som en del af et oplæg. Du kan f.eks. bede dine deltagere om at skrive oplægsholderens vigtigste pointe på en Post-it og diskutere de forskellige pointer rundt om bordet efterfølgende. Kilde: forfatterens eget.
Din deltager kommer til dit næste arrangement, hvis han bliver hørt
Som eventansvarlig er du dybt afhængig af, at nogen (og gerne de rigtige) dukker op til dine events igen og igen. Og her er endnu en grund til ikke at copy/paste sidste års konference eller workshop. Det er vigtigt, at du måler på tilfredsheden med dit arrangement – og endnu vigtigere – at du tager feedbacken til efterretning. Hvis du vil øge svarprocenten, er det en god idé at have en feedbackmulighed ved selve eventet. Det kan f.eks. være i form af iPads, hvor deltageren nemt kan afkrydse sin tilfredshed og give uddybende feedback. Det kan også være, I har et hashtag specifikt til feedback, så I har mulighed for at få tilbagemeldinger under eller lige efter hvert oplæg.
Fysiske feedback-postkort, som deltagerne på vores kurser får udleveret ved kursusdagens afslutning. Kilde: Annette Øster (Instagram).
Hvis budgettet er til det, kan du få feedback via forskellige devices som f.eks. smartphone, hjemmeside-widget og e-mail i en samlet løsning. Satsum har en gratis prøveversion til at få indblik i den samlede deltageroplevelse.
Når du evaluerer og måler dit event, kan du også sikre, at I er konkurrencedygtige inden for jeres felt. Ledelsen elsker tal og resultater, så du får også et synligt argument for, hvorfor I fortsat skal pleje jeres relation til omverdenen via events. Samtidig får du mulighed for at identificere, hvor der er plads til forbedringer i forhold til, hvad deltagerne forventer ved lignende arrangementer.
Din deltager bruger ikke tid på dårlige oplægsholdere
Du har fået en topdygtig oplægsholder på programmet til dit event, og som eventansvarlig er det din opgave at briefe oplægsholderen tilstrækkeligt, så han leverer varen. Man kan nå langt ved at lave en ”kontrakt” med oplægsholderen, hvor personen forpligter sig til f.eks. at involvere deltagerne undervejs, at have visuelle eksempler i sin præsentation og at afsætte tid til spørgsmål. En let måde at sikre indholdsniveauet på er at lave et dokument med dogmer for, hvad man forpligter sig til som oplægsholder hos jer. Punkterne skal selvfølgelig være realistiske. Når du har det på skrift, er det også lettere at henvise til efterfølgende, hvis der var noget, der ikke forløb helt som aftalt.
Det er vigtigt, at du løbende følger op på kontrakten mellem oplægsholderen og dig. Et godt tip kan være at få præsentationen tilsendt et par dage før, så du har mulighed for at give konstruktiv kritik eller tage tingene i opløbet. Du kan også hjælpe din oplægsholder godt på vej ved at sende ham et idékatalog med involveringsøvelser eller relevante spørgsmål, han kan inddrage undervejs i oplægget, eller når han forbereder sig.
Du kan finde inspiration i et par øvelser her.
Sidst, men absolut ikke mindst: Husk, at et godt event sjældent bliver skabt af én person alene. Brug dine kollegaer og dit netværk. Tag ud til andres arrangementer og bliv inspireret, og sæt tid af til at gøre dit forarbejde ordentligt. Så er du klædt godt på til dit næste event.
