Gode råd til event management
Konferencer er det nye public service-tv

Kilde: CPH Transform.

Skrevet af

Redaktionen Kforum

895 artikler

57 indlæg

Er konferencen en proces eller en platform? Skal den være digital eller er det bare dårligt fjernsyn? Mette Fisker og Felicia Elisabeth Jackson deler deres erfaringer og råd til event management. Bliv klædt på til at arrangere og konceptualisere dit næste event og få dit brand live.
Mette Fisker
Mette Fisker har arbejdet med møder, og konferencer i ind- og udland hele sin erhvervsaktive karriere. I dag er hun direktør for ConferenceCare, og i efteråret 2018 var hun projektdirektør for P4G Summit - et arrangement med 800 deltagere fra 52 forskellige nationaliteter, der løb over 2 dage og på 7 lokationer.
 
Konferencen er en proces
Når man skal arrangere en konference, er det ligegyldigt, om det er et stort eller et lille event - det er de samme processer, man skal igennem. Jeg har erfaret, at det er fordelagtigt at tænke konferencen i før, under og efter. For selve eksekveringen er for arrangøren ikke den væsentligste arbejdsopgave. Arbejdet er en process, der kræver kontinuitet og konstant opfølgning. For det handler altid om, at tilpasse konferencen til deltagerne.
 
At tænke konferencen processuelt i før, under og efter er ikke kun for vores egen skyld. Det er også for at engagere deltagerne, så de møder forberedte op og vil evaluere efterfølgende. Og det er nødvendigt for os, for at vi kan finde ud af, hvad der fungerer, og hvad, vi skal gøre bedre.
 

"For en konference er en investering og man skal gerne kunne dokumentere værdien af den"

 
Man kan for eksempel udarbejde nogle spørgsmål, som deltagerne skal forholde sig til og som vil blive taget op under selve konferencen, eller lave en slags benchmark blandt deltagerne og lade dem præcisere, hvad de mener, deres udfordringer er i forhold til et emne, og så faktisk forme indholdet efter dét.
 
Hvis man ikke har deltagere, kan man dele nogle af sine tanker med folk fra ens målgruppe. Det vil ofte give en idé om, om programmet er på det gale spor. Jeg har selv prøvet at stå med et program og tænke, at det hele sidder lige i skabet. Den vildfarelse blev jeg hurtigt revet ud af, da jeg så evalueringen. Ved at afprøve ideer på målgruppen undgår man at træde fuldstændig forbi.

Efterfølgende er det også vigtigt, at deltagerne kan få noget relevant viden med fra konferencen. Det kan være i form af relevant materiale, film, resultater af undersøgelser foretaget på konferencen, referater. Så har de fået noget håndgribeligt i hånden - og vil så forhåbentligt også give noget håndgribeligt tilbage i evalueringen.  
 
Det er dog ikke altid, at man har en klippefast evaluering, der kan måle, om det rent faktisk har været investeringen og tiden værd. For en konference er en investering og man skal gerne kunne dokumentere værdien af den. Det er derfor altid smart opstille nogle succeskriterier for sit arrangement, for at måle og vurdere om det i virkeligheden har gjort en forskel.
 
Jeg arbejder selv ud fra en værdimodel, der groft kan skabes ud fra 3 spørgsmål:
 
  1. Hvilke succeskriterier har vi som arrangører?
  2. Hvad skal deltagerne have fået ud af det - og sige efterfølgende?
  3. Hvilke SMART mål har vi til 1. og 2.? (Specifikt, Målbart, Attraktivt, Realistisk, Tidsbestemt)
 
Dette er med til at afgrænse og spidsformulere konceptet for konferencen. Det viser også nogle af de faldgruber, der ellers kan have været skjult i programmet. Det er som sådan klassisk projektledelse: Hvis man starter med at arbejde med faldgruberne – frem for ideerne –  kan man altid backtracke arbejdet og se, om ideerne holder. 
 
Det har også den fordel, at vi får evalueret vores proces efter nogle parametre, vi også kan bruge i vores andet arbejde generelt.
 
Hvad får man ud af det?
Alle har travlt i dag, så det er det gode program, der skal få deltagerne væk fra deres arbejdspladser. Det skal altid fremgå klart og tydeligt, hvad man som deltager kan få ud af konferencen. Vi forsøger selv altid at have noget nyt, noget inspirerende, og noget, der kan bruges i hverdagen på programmet. Det appellerer som regel bredt.
 
Men vi forsøger også at understrege det sociale aspekt; at man kan netværke og møde nye mennesker. Og så skal man ikke undervurdere kendisfaktoren - både facilitator og oplægsholdere, der er oppe i tiden, trækker folk til. Det hele skal samtidig være pakket ind i god logistik, gode faciliteter og god mad.
 
Det er dog ikke altid en selvfølge, at man skal have en facilitator. Det giver ikke mening, hvis det for eksempel bare kræver, at oplægsholderne bliver introduceret. For en facilitator kan godt ende med at ødelægge et godt program. Man skal derfor nøje overveje, hvad man gerne vil have ud af sit program og om en facilitator faktisk bidrager til det.
 
Skal vedkommende bidrage, skabe energi og kontakt til deltagerne og binde oplæggene sammen, kan det godt være værd at kaste penge efter en kompetent og karismatisk person. Men som udgangspunkt er det arrangementets program, der afgør, om der overhovedet er behov for en facilitator.
 

Faciliteringen af en samtale
Programmet er ikke det eneste, folk er kommet for. Det er særligt i dialogen med andre, at de får mest ud af oplæggene. Man skal derfor opbygge programmet så deltagerne får mulighed for at diskutere et emne, dele erfaringer eller forholde sig til et dilemma. Det involverer dem og bryder med oplæggenes monotoni. Vi vil derfor også gerne facilitere dialogen igennem vores program – det må gerne vække debat.
 
Det kan man også gøre ved at have en paneldebat. Men det er dog sjældent, der faktisk opstår når dynamisk, når det er programsat. Det kræver nogle debatdeltagere, der er engagerede, og en facilitator, der kan holde dem til emnet. Debatten skal være livlig, ellers er den intetsigende for tilhørerne. Paneldebatten kan også fungere som et mindre seriøst afbræk fra programmet, hvor deltagerne skal tage nogle problemstillinger op, der er mere relaterbare.
 

"Det er så fint med digitale bånd mellem mennesker, men jeg tror også på, at vi i fremtiden vil mødes ansigt til ansigt, diskutere, lære, udfordre hinanden og træffe nye mennesker."

 
Jeg er også fortaler for, at man som arrangør er med til at skabe den første kontakt mellem deltagerne. På forhånd kan man have bedt deltagerne om at overveje, hvad de vil have ud af arrangementet. Disse spørgsmål kan også være med til at kickstarte konferencen. Gerne ved noget så simpelt som at sætte deltagerne til selv at præsentere sig ved bordene og lade spørgsmålene være udgangspunkt for deres præsentation. Spørgsmål kunne f.eks. være:
 
Hvad fik dig til at melde dig?
Hvad er dine forventninger til dagen?
Hvad vil du bidrage med?
 
Det virker måske banalt, men det involverer folk, at de på forhånd har investeret sig i arrangementet. Programmet er ofte tætpakket, men der skal være afsat tid til refleksionspauser og samtaler. Indlæggene skal derfor være korte og koncise - vær altid kritisk overfor oplægsholderens materiale. Afgræns gerne deres emne, så det ikke er for langt og har 3 enkle budskaber. Så er der også plads til, at deltagerne kan samle tråden op i deres egne samtaler.
 
Fremtiden for konferencer
Teknologien har fået - og får stadig - en større rolle ved mange konference. Flere og flere streamer hele eller dele af konferencen, ligesom mange laver podcasts op til, under og efter selve arrangementet. Eventet står sjældent alene - der kommer flere og flere produkter omkring arrangementet. Det er selvfølgelig en måde at tilpasse sig mange forskellige ønsker og behov: nogle vil møde op, andre vil sidde hjemme, nogle vil kun have et resumé i form af skriv, andre vil lytte til interviews med oplægsholderne.
 
Det er så fint med digitale bånd mellem mennesker, men jeg tror også på, at vi i fremtiden vil mødes ansigt til ansigt, diskutere, lære, udfordre hinanden og træffe nye mennesker. Det er derfor også det, en konference skal kunne: bringe mennesker sammen om fælles oplevelser. Det er også min erfaring, at det giver glade og tilfredse deltagere.

Konferencer bliver større og større, og deltagerne stiller også større krav. Som arrangører skal vi følge med udviklingen og være, hvor deltagerne er. Jeg synes derfor ikke, deres krav er urimelige, for det er også dem, jeg selv stiller. Der er ingen, der gider spilde sin tid.
 
 
Felicia Elisabeth Jackson
Felicia Elisabeth Jackson har en baggrund i mediebranchen både som tv-tilrettelægger og som chef- og udviklingsskonsulent i DR Medier, hvor hun bl.a. arrangerede strategi- og chefkonferencer og var chef for CPH TV festival. I dag er Felicia medierådgiver og har opgaver som projektleder på this. Festival, Creative North og er partner og medierådgiver på den årlige konference CPH Transform, hun selv har været med til at stifte.
 
 
Konferencen er en medieplatform
Når man arrangerer, konferencer skal man planlægge sit indhold efter sin målgruppe. Der er en væsentlig forskel mellem, om det er en intern eller en ekstern målgruppe, fordi sammensætningen kan få betydning for dialogen. Hvis det er et arrangement for eksterne er gruppen heterogen, og man har ikke i lige så høj grad mulighed for at styre samtalen på ens egne præmisser.
 
Derfor bør man ikke involvere lige så åbent som til en intern gruppe - hvor man i højere grad har grad har kunne preppe folk til at være involverede - da man risikerer, at der kommer én med sin egen dagsorden fra en helt anden kontekst. Det forstyrrer det samlede produkt, som konferencen udgør.
 

En konference er storytelling - man vil fortælle forskellige historier, men holde dem indenfor den samme narrative ramme.

 
For konferencen er en helhed: en platform for et samlet budskab. Hvis der er for mange afbrydelser og afvigelser, mister det sin pondus. Egentlig er en konference meget som klassisk tv-tilrettelæggelse: Programmet er en samling af indslag, der skal tilrettelægges og doseres i mundrette bidder. Formen smitter af på indholdet, hvorfor vi også forsøger at holde vores indslag i samme format.
 
Der er en grund til, at TED-talks fungerer: De er overskuelige og budskaberne står klart frem. Derfor skal man også forlange meget af sine oplægsholdere - vi opererer selv med indslag à 15 minutter, hvor der skal leveres 5 klare take-aways. Og vores erfaring er, at oplægsholderne også gerne vil have feedback på deres oplæg, så de leverer et bedre produkt og ikke falder igennem.
 
 
Get your story straight
For at holde konferencen som ét samlet narrativ, er det mest fordelagtigt kun at lave ét kurateret spor. Ellers risikerer man at kannibalisere sit eget indhold og at give folk et forskelligt samtalegrundlag. De skal have den samme oplevelseshorisont, der kan inspirere til samtale. En konference er storytelling - man vil fortælle forskellige historier, men holde dem indenfor den samme narrative ramme.
 
Der må dog godt være et element, der er der for at bryde med resten. Det må gerne være sjovt, men aldrig uden faglig relevans. Det skal under ingen omstændigheder være en pauseklovn, men kan godt være én, der har et andet greb, men alligevel samme faglighed som de andre indslag.
 

"Hvis det skal kunne sælges og kommunikeres, skal det fungere i sin helhed."

 
Et enkelt brud kan dog også være fedt. Der kan komme nogle ret vilde ting ud af at sætte modsætninger overfor hinanden. Der skal rammerne dog også kunne bære, at formatet forandres; man skal kunne vise et clash, men uden at det er stillet op som en konflikt.
 
Det er ikke bare provokation for provokationens skyld, men skal rykke på en eller anden form for faglighed i folk. Det er også sådan, man skaber meningsgivende fjernsyn: I DR’s Debatten er rammerne også, at modsætninger mødes, men med et formål.
 
Og det er egentligt også en klassisk kommunikationstilgang; at man arbejder med de samlende elementer. Indholdet skal understøtte det overordnede narrativ. Og som nævnt er konferencen et samlet produkt. Hvis det skal kunne sælges og kommunikeres, skal det fungere i sin helhed.
 
Networking galore
En vært kan skabe en glidende overgang, men kan også bare være et forstyrrende element. Det kan virke forceret og uengagerende, hvis hele programmets sammenhæng afhænger af en facilitator. Indslagene skal i og for sig kunne tale for selv og altid pege mod det samlede billede.
 
Af samme grund mener jeg ikke, at paneldebatter egentligt fungerer - det er en falsk interaktion, og folk kan godt mærke, at det virker unaturligt. Én undtagelse kan dog være i interne konferencer, hvor ledelsen f.eks. kan indgå i forskellige kontekster og skabe en form for naturlig kontekst.
 
Og det skal virke naturligt, hvis konferencen skal være en succes. Diverse forsøg på at facilitere samtaler gennem gruppearbejde eller lignende virker derfor kontraintuitivt. Produktet bliver alligevel aldrig til noget brugbart. Udover hvis man har et helt konkret outcome. Hvis det ikke er omdrejningspunktet for konferencen, kan man lige så godt lade folk lære hinanden at kende. Der skal derfor være nok pauser til, at folk kan netværke bredt. For det er faktisk lige før, at netværksdelen opvejer det faglige indhold. Det behøver man ikke facilitere meget mere end gennem rummets opbygning.
 
Content skal baseres på data om og fra målgruppen
Det er vigtigt ikke at over-kommunikere sit arrangement. For det er sådan set kun noget, der fylder for dig selv som arrangør. Man kan små-tease et halvt år før, men passe på med ikke at spamme målgruppen. Det er en proces, der balancerer indhold, salg og kommunikation.
 

"Man tager ikke hverken folk eller produkt seriøst, hvis ikke man evaluerer."

 
Det væsentligste er derfor, at man har en kontinuitet i kommunikationen, der understøtter helhedsbudskabet. Og det opnår man klart ikke ved at chikanere sine potentielle deltagere. Du skal trods alt leve af dem, så slå koldt vand i blodet og optrap kommunikationen langsomt mod selve eventet.
 
Dine deltagere er også din kilde til information. Du vil derfor gerne have deltagerne til at besvare din evaluering. Evalueringens betydning kan nærmest ikke underkendes - især når man arbejder med specifikke målgrupper. Man tager ikke hverken folk eller produkt seriøst, hvis ikke man evaluerer. Det er involverende, og folk føler sig som medproducenter, hvis der faktisk følges op på deres kritik.
 
Du skal bruge dataen til at tilrettelægge relevant indhold. Og så har man noget at sælge det med til samarbejdspartnere. Din konference fylder nok kun i deltagernes bevidsthed 1 dag før og 1 dag efter. Vend derfor hurtigt tilbage til deltagerne med en opfølgning og en evaluering, hvor indhold, rammer og netværk vurderes, hvormed man åbner for forskellige bedømmelsesparametre.
 
Konferencefilm er bare dårligt fjernsyn
Den digitale udvikling kan klart også mærkes indenfor konferencebranchen. Mange vil gerne producere alt muligt indhold rundt om selve konferencen - alt fra podcasts til tjekkede film bliver sendt afsted til sagesløse deltagere.
 

"Det er public service-tv rykket ud i konferenceformat."

 
Jeg mener dog, at man særligt kan mærke den digitale udvikling på en anden måde: I selve antallet af events. Man kan jo nærmest fodre svin med festivaler, talks og konferencer. Det er nok snarere symptomatisk for en anden tendens, end ønsket om digitalisering af events.
 
Jeg tolker det i hvert fald som en reaktion på, at vi i stigende grad oplever ting alene (digitalt). Folk ønsker sig nok tværtimod fælles oplevelser og fælleskaber. De er sultne efter at opleve noget sammen. Det er public service-tv rykket ud i konferenceformat.
 
Jeg tror derfor ikke på, at fremtiden for konferencer bare er digitalisering og biprodukter. Man kan måske vinde lidt på at lave et værdigt sammenklip, men resultatet er nok ikke prangende. Konferencer er 1:1 medie, et live-event, der giver mening at være til stede for at opleve. Folk ser det jo faktisk ikke – konferencefilm er også bare dårligt fjernsyn.

Relaterede artikler

Kommunikatører skal indstille sig på at tænke digitalt - Algoritmer, dataanalyser og robotgenereret indhold er nogle af de største udfordringer for kommunikationsbranchen ifølge...
Kforum Lyd: Sådan kommer du igennem krisen - Kforums podcastserie tager livtag med alt, hvad der rører sig i kommunikationsbranchen. I hvert afsnit taler vores vært,...

Giv din stemme

10 stemmer
4,7/5

Kommentarer

Få nyhedsbrev

35 JOB

Projektleder

Se alle job Indryk job

Få nyhedsbrev

Job

Presse- og SoMe-konsulent

Frist: 16. juni

Konsulent

Frist: 20. juni

Faglig leder

Frist: 26. juni
Se alle job Indryk job

Få nyhedsbrev

Alt hvad du behøver at vide om kommunikation i din indbakke.

Ud over nyhedsbrevet får du max to andre faglige e-mails om ugen.

Vi bruger cookies for at give dig en bedre brugeroplevelse.