Do’s: Sådan skal du gøre det

• Værd personlig, fordi "En afskedigelse er noget af det mest personlige, man kan blive udsat for som medarbejder. Og derfor skal situationen også behandles meget personligt. Først og fremmest ved, at det er ens nærmeste chef, som man har tillid til, der fortæller en den dårlige nyhed, og som gør det på en måde, hvor det bliver klart for medarbejderen, hvad der er rationalet bag beslutningen.Medarbejderne kan godt forstå en rationel beslutning og sætter også pris på, at lederen viser følelser og synes, at det er ærgerligt.".
   
• Tal så vidt muligt med de involverede i stedet for at skrive. Det virker mere medfølende og menneskeligt.
   
• Tag udgangspunkt i de fyredes problemer og bekymringer.
   
• Tal, og skriv et almindeligt dansk. Og vær konkret.
   
• Vær opmærksom på, hvad de fyrede allerede ved.
   
• Fortæl det vigtigste først.
   
• Tænk over, hvordan du selv ønsker at blive fyret, og brug det som ramme for din egen kommunikation om fyringerne.
   
• Og den helt oplagte: Husk at kommunikere internt først. At medarbejderne kan læse om fyringerne i medierne, før de er blevet fyret, er no go.
   
• Formulér på forhånd et hovedbudskab, og fastlæg en tone of voice. Hvad er historien, der skal fortælles? Skriv den ned som sætninger på et par linjer. Disse linjer er kommunikationsplatformen, som resten af kommunikationen skal gennemsyres af. Det er, hvad såvel toplederen som staben og mellemlederne taler ud fra.Virksomhedens hovedbudskab skal formidle, hvad der er besluttet, og forklare beslutningen. Det sker bedst gennem nogle få velvalgte nøglebudskaber, som er de ben, hovedbudskabet står på. Altså udform og kommunikér nøglebudskaber, som giver målgrupper præmisserne og forståelsen for, hvorfor fyringerne sker. Sæt fokus på, hvad der sker for de fyrede, og hvordan de bliver hjulpet. Overvej, hvilken historie fyringerne skriver sig ind i på den lidt længere bane, og tænk over, hvordan du som leder/kommunikatør taler om fyringerne nu og fremover.
   
• Gennemfør en interessent-analyse: Hvem er interessenterne, og hvad kræver eller forventer de? Det er klart, at medarbejderne skal have grundig besked. Men hvilke regler skal overholdes, for at en fyring er lovlig? Hvad med børsen, analytikere, investorer, pressen, lokalsamfundet, borgmesteren, politikerne, hele virksomheden, fagforeningen, tillidsrepræsentanten, arbejdsformidlingen, søstervirksomheder, virksomhederne i andre lande? Ofte har de forskellige interessenter forskellige informationsbehov, og derfor er der forskellige mål og midler i kommunikationen for hver af interessenterne.
   
• Husk intern kommunikation er ekstern kommunikation. Husk, at forretningsvinklen er den menneskelige vinkel, og omvendt. Alt, hvad der bliver sagt og skrevet, skal kunne tåle at være i offentlighedens søgelys. Som vi har skrevet på Kforum tidligere: 

• Tal om de emner, som ligger interessenterne på sinde i forhold til den fyring, virksomheden står midt i. Det er for eksempel sjældent nok at bruge rationelle argumenter, for fyring handler om følelser. De, som bliver fyret, og de, som bliver tilbage, er ofte følelsesmæssigt involverede i den krise, virksomheden befinder sig i. Derfor skal virksomheden forholde sig aktivt til medarbejdernes følelser. Sørg for at få besvaret deres spørgsmål – også dem, de ikke stiller af sig selv.
   
• Træk på kompetencer på tværs af organisationen. Afskedigelser er en kompleks situation, hvor man skal have fat i flere hjørner af det klassiske kommunikationshåndværk: Strategisk planlægning, krisekommunikation, imagehåndtering og viden om medarbejderes psykologiske behov og adfærd. Sådan en tværgående kommunikation kræver, at HR, juristerne og ledelsen kan koordinere og samtænke deres kommunikation. Ved afskedigelser af mange medarbejdere er hovedreglen, at der bliver nedsat et særligt team, som bliver tovholdere på håndteringen af kommunikationen og afskedigelserne. På samme måde, som man håndterer enhver anden krise ved at nedsætte et kriseteam.
   
• Samarbejd med samarbejdsudvalget. Det er alfa og omega, hvis fyringen skal gå godt. Få styr på udvalgets rolle, og hvornår det skal orienteres eller involveres.
   
• Få tidslinje og timing på plads. Det betyder, du skal finde tid og ramme for ti grundlæggende dilemmaer. Hvornår gør hvem i ledelsen hvad og igennem hvilke medier? Tidslinjen skal vise kombinationen af de forskellige medier såsom stormøde, intranet og one to one-møder. Et one to one-møde med nærmeste chef er for eksempel den bedste måde at fortælle en medarbejder, at han/hun er fyret.
   
• Opstil en talsmandsstruktur for, hvem der siger hvad. Er det kommunikationschefen, direktøren, tillidsmanden eller den nærmeste mellemleder, der fører ordet og orienterer medarbejderne?
   
• Deres smerte er din smerte og din opgave som leder. At være leder er at tage ansvar for fyringer, som HBR skriver: “Never delegate pain The most delicate challenge is letting someone know that he or she has been let go. Don’t delegate this painful mission to the HR department. Most people are loyal first to their manager, then to their company. The person’s manager should deliver the message. Companies need to allow managers a realistic timetable to have one-on-one conversations with the employees that are being let go.”
   
• Støt, og uddan med rette redskaber de mellemledere, som i praksis skal håndtere fyringen i ugerne frem. Det er en svær opgave, ikke mindst hvis man er ny som mellemleder. En støtte kunne være manuskripter og slides til at understøtte kommunikationen. Omdrejningspunktet er her hovedbudskabet og  de afledte nøglebudskaber og naturligvis også FAQ’en. Her er et bud på, hvordan et sådant manus og en FAQ kunne se ud. 
   
• Få toplederne frem i rampelyset. Det giver stor symbolværdi, at lederen er involveret i fyringerne. Kun lederen kan for alvor udvise den nødvendige autoritet, give processen værdighed og vise empati for fyringens ofre. Det kan for eksempel ske på et stormøde, hvor lederen orienterer om, hvorfor og hvad der skal ske. Det er alfa og omega, at virksomhedens øverste chef står på mål for fyringerne ved personligt at kommunikere rationalet. Dette virker endnu bedre med en afsluttende åben Q&A, som giver alle mulighed for stille spørgsmål til og få svar fra den person, som har ansvaret og taget beslutningen. Efterfølgende bør CEO’en udsende en personlig e-mail, som udfolder, hvorfor det er sket. Et illustrativt og inspirerende eksempel på god CEO-fyringskommunikation er CEO Patrick Collisons e-mail til alle her. Det er også værd at læse Mark Zuckerbergs offentlige Facebook-post, som lykkedes med at forklarer fyringerne med et skarpt, omsorgsfuldt blik for de berørte medarbejdere. Et aktuelt dansk fyringseksempel er CEO Jeppe Rindoms, Pleo, LinkedIn-opslag. Her er en større samling af både gode og dårlige fyringsmails fra forskellige CEOs og virksomheder.
   
• FAQ er et must: Skriv et spørgsmål-svar-papir med de vigtigste svar på de vigtigste spørgsmål, som enhver fyringsrunde rejser. Papiret skal gives til og læses grundigt af alle, som kommunikerer om fyringerne, så der er konsistens, og misforståelser undgås. Her kan læses et bud på en sådan FAQ. Bemærk et fælles budskab, men husk, der er forskel på at være blevet fyret, blive tilbage og alle andre stakeholders.
   
• Lav et faktaark om fyringerne (antal, geografi, opsigelse, procedure), der kan anvendes af mellemlederne, toplederne og stabsfunktioner. I nogle tilfælde kan der også produceres PowerPoints, selvom dette medie skal bruges med omtanke for ikke at støde nogen.

Kilde: Getty images.