Når vi vover os uden for hoveddøren, bliver vi mødt af en redesignet verden: I supermarkedet er kassedamerne forskansede bag plastikskærme, på caféen er bordene ikke længere placeret som Tetris-brikker, og i indkøbscentret har håndspritbeholdere erstattet udsalgsskilte.
For mens vi venter på vaccinen, bliver samfundet nødt til at indrette sig efter de nye spilleregler for samvær – også kaldet de tre A’er: afstand, afspritning og afskærmning. Nu er turen kommet til fælleskontoret, som kun kan blive COVID-19-klart via en gennemgribende makeover efter samme princip.
Verden over forsøger chefer at indrette corona-proof kontorer. Foto: Getty Images.
Komplekst samarbejde kræver nærvær
Selvom alverdens digitale platforme har brandet sig med, at de kan gøre vores arbejdsliv virtuelt, har de også vist deres begrænsninger under epidemien.
Mange er ramt af videomødeudmattelse.
Hvis ansigt til ansigt-relationer skal vedligeholdes via skærme, kræver det aftaler og koordinering. Modsat den spontane, faglige sparring hen over skrivebordene og ved kaffemaskinen skal Zoom-drøftelserne først i kalenderen – de opstår ikke tilfældigt.
Selvfølgelig kan vi nemt udveksle både chatbeskeder og e-mails, men det giver en radikalt mere umiddelbar – og derfor bedre – kommunikation, når vi kan tage den ansigt til ansigt.
”Når beslutninger skal tages, så er der den tredje dimension af ligesom kropssprog, og ja, den følelse, der er i rummet, kan man sige. Toneleje og alle sådan nogle ting, der bare giver en anden dimension, så man kan fornemme, hvor folk er henne i deres beslutningstagen.” (Klaus, projektleder)
Som Klaus fortæller i interviewcitatet, så er der ”maksimal semiotisk båndbredde” i en ansigt til ansigt-situation (Siemens 2011; Nielsen 2014) modsat videomødet med minimal semiotisk båndbredde.
"At vende tilbage til normalen før epidemien indebærer ikke bare smitterisici – det er decideret ineffektivt. I årtier har den ene survey efter den anden vist, at fælleskontoret ikke egner sig til individuelt, koncentreret arbejde."
Vi kan bruge vores stemmeleje, mimik, gestik og kropssprog til at kommunikere pointer og give feedback. Selvom videokonferencesystemer giver os mulighed for at trække på alle verbale og kropslige ressourcer, så viser forskningen, at vi faktisk primært kommunikerer via e-mail og chat, når vi ikke sidder sammen (Baterseh et al. 2017).
Netop derfor kalder cheferne os tilbage på kontoret. Hverken e-mails eller chat kan erstatte det ansigt til ansigt-nærvær, der er nødvendigt for at igangsætte nye projekter succesfuldt, tage indviklede beslutninger effektivt og skabe innovative løsninger (Baltes et al. 2002; Ford et al. 2017).
Ugens gæst på fælleskontoret
Ligesom Zoom, Outlook og Slack er valgfrie platforme til digital videndeling, vil fælleskontoret fremover blive et strategisk tilvalg – en mulighed for at vedligeholde relationer i teams og indgå i komplekst fysisk samarbejde. I stedet for at møde ind på kontoret alle ugens dage bør teams og afdelinger selv koordinere, hvornår det giver værdi for deres arbejde at sidde side om side.
Afhængigt af, hvor ofte et team starter nye projekter, som ikke kan køres på rutinen, og indgår i samarbejde med andre teams – hvor der skal skabes fælles forståelser, mål og visioner plus forhandles roller – kan kontoret fx blive et fysisk mødested to dage om ugen eller fem gange om måneden.
Vi skal ikke længere se kontoret som en klassisk arbejdsplads, men derimod en arena for ugentligt eller månedligt, professionelt samvær.
At vende tilbage til normalen før epidemien indebærer ikke bare smitterisici – det er decideret ineffektivt. I årtier har den ene survey efter den anden vist, at fælleskontoret ikke egner sig til individuelt, koncentreret arbejde.
Lad os derfor håbe, at selv de mest konservative chefer endelig har forstået, at hjemmekontoret er afgørende for vores individuelle præstation og arbejdsglæde. Det er ikke et nice to have, men et must have.
Coronakontorløsningerne
Modsat vores køb af rundstykker hos bageren lørdag morgen indebærer fysisk kontorsamvær med kollegerne et virvar af aktiviteter, der udspiller sig et hav af steder (skriveborde, mødelokaler, tekøkken, kopirum, kantine, lounge, kagebord, gangområder). Det giver et enormt antal situationer, hvor vi potentielt kan smitte hinanden.
Så hvis fælleskontoret fremover skal fungere som en ugentlig eller månedlig arena for fysisk samarbejde, kræver det en gennemtænkt makeover. Netop nu jonglerer designere og indretningsarkitekter med fire løsninger:
-
To meter-metoden
-
Balkanisering af skrivebordene
-
Plexi-experience
-
Fear point-hack.
Lad os tage dem en for en.
To meter-metoden: XX
Når vi besøger fælleskontoret to dage om ugen, vil det uden tvivl være svært at huske den sociale afstand til kollegerne. Derfor foreslår rådgivningsfirmaet Cushman & Wakefield, at virksomheder indretter sig med farvede tæpper eller tape, hvor hver eneste medarbejders skrivebord er omgivet af en personal zone-cirkel.
Kombineret med en afmærkning og ensretning af gangruter vil kontorgulvet blive et coronabrætspil. Hvis du ikke vil tabe, skal du bevæge dig frem og tilbage inden for to meter-grænsen – man er heldigvis fredet ved sit eget skrivebord.
Men selvom pointen med tæpper og tape er rigtig fin, er der en betydelig risiko for, at vi ”snyder” i brætspillet. Hvis du har været så heldig at tage toget eller metroen i morgenmyldretiden, har du sikkert oplevet, hvordan folk stadig zigzagger mellem hinanden på stationen – også selvom gulvet er dækket med retningspile.
Heldigvis er fælleskontorer sjældent lige så hektiske som togstationer. Men når vi har hovederne fulde af deadlines, er det ikke svært at forestille sig, at både tæpper og tape bliver glemt.
Balkanisering af skrivebordene
I stedet for at lade gulvet nudge medarbejderne, kan en løsning være afskærmede gruppeområder. Ved at banke midlertidige, mobile vægge op – og sørge for god udluftning – kan teams få deres eget territorium; en kontorforskansning uden voldgrav og hængeport, hvor kun få udvalgte må træde ind.
Opdelingen i aflukkede territorier trives allerede i stor stil på restauranter verden rundt, hvor spisende gæster indtager burgers og pasta carbonara i private drivhuse.
Cafe & Konditorei Rothe i Holland har fundet en måde at balkanisere bordene.
Mens den interne teamdialog køres hen over skrivebordene i de aflukkede territorier, må drøftelser med kolleger udefra enten holdes virtuelt eller i fysiske møderum, hvor hver anden stol er tom.
Balkaniseringen vil give en oplevelse af social kontrol: Vi kan selv vælge, hvornår vi bevæger os ud fra den ”sikre” zone og mænger os i to meters afstand med andre i det neutrale ingenmandsland på gangen, i tekøkkenet eller kopirummet.
Den nye plexi-experience
I USA er cubicles et almindeligt (og udskældt) fænomen. Du er nok stødt på dem i en dårlige komediefilm eller tegneserien Dilbert. Oprindeligt skulle afskærmningen give en oplevelse af privatliv, men nu får den et helt andet formål: et regulært skjold mod sidemandens spyt, nys og hosten.
Peerless sælger fx disse.
Vi ved fra forskningen, at langt de fleste daglige drøftelser sker ved skrivebordene – typisk mellem dem, der sidder sammen. Vi ved også, at kolleger automatisk søger hinandens øjenkontakt, når der skal stilles spørgsmål. Derfor vil gennemsigtige plexiglaspaneler rundt om hvert enkelt skrivebord i teamterritorierne blive en realitet.
Nu spørger du sikkert dig selv, om det ikke er nok med 1-2 meters afstand mellem bordene. I praksis er svaret nej. Et studie af nys har nemlig bevist, at skyen af dråber ”rejser” helt op til 7-8 meter, og de færreste virksomheder har så meget plads.
Afskærmning er ikke et quickfix
Selvom salget af mobile vægge og plexiglaspaneler uden tvivl vil eksplodere, er det ikke et mirakuløst quickfix. For vi sidder jo ikke statisk ved hvert vores skrivebord under en hel arbejdsdag – vi samles også om hinandens computerskærme.
Når der opstår et problem, vil mange automatisk invitere teamsidemanden over, så han kan se, hvad der foregår. Og ofte indebærer sidemandens hjælp ikke bare at kigge på problemet, men også at bruge kollegaens keyboard eller mus for at løse det: en nærkontakt med potentielt smittebærende overflader.
Man får ofte hjælp af sidemanden. Det betyder fysisk kontakt. Getty.
På trods af, at side om side-samarbejde sagtens kan foregå digitalt – fx via Google Sheets og Docs, er det en indgroet vane, at vi stiller os klods op ad kollegaen og bruger det individuelle skrivebord som en samarbejdsplads.
Når ansigtsmasker næppe bliver gjort obligatoriske (brug dem selvfølgelig, hvis du er i risikogruppen), må der i stedet være klare procedurer for nærkontakten under det spontane skrivebordssamarbejde: Vi skal kunne sidde bag hver vores spytskjold i territorierne og skærmdele udfordringer via et videokonferencesystem.
Fear point-hack
Hvor et dørhåndtag før var et harmløst redskab til komme ind og ud af lokaler, indtager det nu førstepladsen på top-10-listen over frygtede overflader – skarpt efterfulgt af håndvasken og grebet på kaffekanden.
På sigt kommer vi derfor til at opleve en total ”sensorisering” af kontoret: Dørene ind til mødelokaler og toiletter vil åbne automatisk, vandhanen og håndtørreren starter uden berøring, kaffebryggeren og elkedlen erstattes af automater (de bliver dog næppe knapløse).
Selvom mange andre overflader er lige så bakteriefyldte – tænk bare på kopimaskinen og gelænderet på trappen – så handler det her om, at vi mentalt skal føle mindre smittefrygt, når vi endelig vover os ud til kollegerne.
Så lidt berøring som muligt. Det betyder nok flere automatiske døre på kontoret. Getty.
COVID-19-læringen
Måske havde du håbet, at epidemien omsider ville lægge fælleskontoret i graven. Sandheden er, at selvom det lige nu ser sort ud, så vil det åbne rum genopstå og leve videre.
Hvor nogle få virksomheder (fx Twitter) bruger COVID-19-læringen til at lade deres medarbejdere arbejde hjemmefra på fuld tid, så vil de fleste følge en mellemløsning. I den perfekte verden vil valget mellem det virtuelle og fysiske kontor være op til medarbejderne selv.
De har hver deres styrker (koncentration og fleksibilitet vs. spontant ansigt til ansigt-samarbejde og socialt samvær) og svagheder (isolation og overspringshandlinger vs. støj og forstyrrelser). Mens vores chefer gør fælleskontoret COVID-19-klart, kan vi glæde os over, at hjemmekontoret har bevist sit værd og (forhåbentlig) forbliver et fast holdepunkt i vores arbejdsuge.
Referencer
Baltes, Boris B., Dickson, Marcus W., Sherman, Michael P., Bauer, Cara C. og LaGanke, Jacqueline S. (2002): Computer-Mediated Communication and Group Decision Making: A Meta-Analysis. Organizational Behavior and Human Decision Processes, vol. 87 (1), s. 156-179.
Batarseh, Fadi S., Usher, John M. og Daspit, Joshua J. (2017): Collaboration capability in virtual teams: Examining the influence on diversity and Innovation. International Journal of Innovation Management, vol. 21 (4), s. 1-29.
Bourouiba, Lydia (2020): Turbulent Gas Clouds and Respiratory Pathogen Emissions – Potential Implications for Reducing Transmission of COVID-19. Jama Insights.
Ford, Robert C., Piccolo, Ronald F. og Ford, Loren R. (2017): Strategies for building effective virtual teams: Trust is key. Business Horizons, vol. 60, s. 25-34.
Gibbens, Sarah (2020): Goodbye to open office spaces? How experts are rethinking the workplace. National Geographic.
Holder, Sarah (2020): Coronavirus: Is This the End of the Open Office? Bloomberg QuickTake.
Nielsen, Mie Femø (2014): ”Konversationsanalyse – Udvikling og optimering af organisationers møder og videokonferencer”. I: Helle Petersen (red.), Organisationskommunikation. Samfundslitteratur.
Richtel, Matt (2020): The Pandemic May Mean the End of the Open-Floor Office. The New York Times.
Ross, Jane (2020): The end of the open plan office? Workspaces get post-pandemic makeovers. Reuters.
Sailer, Kerstin, Koutsolampros, Petros, Austwick, Martin Zaltz, Varoudis, Tasos og Hudson-Smith, Andy (2016): “Measuring Interaction in Workplaces”. I: N. S. Dalton, H. Schnädelbach, M. Wiberg og T. Varoudis (red.), Architecture and Interaction: Human Computer Interaction in Space and Place (s. 137-161.). Springer.
Siemens, Lynne (2011): The Balance between On-line and In-person interactions: Methods for the Development of Digital Humanities Collaboration. Digital Studies.
Thorbecke, Catherine (2020): What offices may look like in a post-pandemic era, if they exist at all. Abcnews.
Toft, Thomas L.W. (2018): Interaktion i det åbne kontorlandskab: En undersøgelse af fysiske omgivelsers indflydelse på ansigt-til-ansigt-kommunikation i virksomheder. CIRCD Working Papers In Social Interaction, vol. 4 (2), s. 1-28.
Toft, Thomas L.W. (forth): White-collar workers´ social behavior in Danish organizations. Københavns Universitet.