Sådan foregår den gode jobproces

Vejledningen her tager udgangspunkt i det typiske forløb for jobsamtaler for funktionærer og ledere i det offentlige såvel som i det private.

Før samtalen

– Om de andre: Kend rammerne, personerne og organisationen

Tænk på dig selv som en undersøgende journalist, der skal researche en organisation og en interviewperson. Stil dig selv følgende spørgsmål, og find svarene.

For det første skal du kende processen og rammerne for samtalerne. Hvor mange samtaler er der planlagt? Hvor lang tid vil de tage? Indgår der rekrutteringstests og cases i forløbet? Hvor skal møderne foregå? Hvordan kommer jeg frem til tiden, og gerne lidt før?

Hvem skal deltage i processen? Og hvem er de? Lav din research på forhånd, f.eks. via LinkedIn (eller Google), og print gerne portrætter ud, som du kan skrive et par noter til. Hvis du gør det rigtigt, kan det virke rigtig godt, at du kender ansigterne og navnene på forhånd, når du kommer ind i lokalet. Det gælder ikke mindst, hvis du bliver præsenteret for et stort ansættelsesudvalg, hvilket man ofte gør i offentlige sammenhænge.

Din research kan du desuden bruge til at få en god kontakt til de enkelte medlemmer af ansættelsesudvalget undervejs i forløbet. Men pas på, at du ikke kommer til at virke udspionerende – så virker det modsat.

Hvad rører sig i organisationen, du skal til samtale i? Du kender til jobbet fra opslaget, men meget andet kan jo fylde. Så lav også research på virksomheden, så du ved, om den har været i medierne for nylig, om økonomien generelt ser godt ud, om der er gang i svingdøren, eller hvad der nu er relevant. Det er ikke sikkert, at du skal bruge de oplysninger til noget konkret. Det er ”til baggrund” for nu at blive i det journalistiske sprogbrug – men kan du i løbet af samtalen helt naturligt demonstrere din indsigt, kan det imponere ansættelsesudvalget.

Er der en headhunter, som hjælper til med ansættelsen, så lav også research på ham eller hende. Hvordan plejer virksomheden at tilrettelægge processen? Oftest benytter en virksomhed de samme rekrutteringstests hver gang, og det kan være rart for dig at vide hvilke. Bruger de for eksempel logiske tests til at måle dine analytiske evner, og er det lang tid siden, du sidst løste talrækker, øvede geometri eller dannede ordpar, så var det måske værd at træne på forhånd. Det kan du f.eks. gøre her eller her.

– Om dig selv

Der er spørgsmål, man nærmest altid får til en samtale. Dem kan du lige så godt forberede på forhånd. Det første er: Fortæl os lidt om dig selv.”

Nogle af de vigtigste spørgsmål, du skal stille dig selv inden samtalen, er: Hvem skal deltage i processen, og hvad rører sig i organisationen, du skal til samtale i? Kilde: Getty

Her skal du bruge din ”elevatortale”. Elevatortalen er bygget op på samme måde som en gammeldags pressemeddelelse: Den kan klippes bagfra, så du kan lave en kortere eller længere version afhængig af, hvor lang tid du har. Du kan lægge kort fra land og fylde på, hvis intervieweren opfordrer til det.

Elevatortalen skal svare kort og præcist på disse spørgsmål:

Hvem er du? (navn og stilling)
Hvad gør du? (Hvad har du ansvar for, og hvilke hovedopgaver har du i dit nuværende job?)
Hvad vil du? (Hvad brænder du for; hvad er vigtigt for dig i et kommende job?)
Hvad kan du? (Hvad er dine vigtigste kompetencer i forhold til stillingen, og hvordan skiller du dig ud? Hvad har dine største og relevante succeser været? Hvordan kan du tilføre værdi til virksomheden?)

Talen har du selvfølgelig forberedt og øvet hjemmefra med fortrolige sparringspartnere. Hvis der er andre spørgsmål, som du forventer, at udvalget vil spørge ind til – f.eks. ”huller i dit cv” eller en pludselig afgang fra et tidligere job – så forbered det gode og korte svar på forhånd fuldstændig, som du ville lave et Q&A. Spørgsmål til dit familieliv, din sundhed eller planlagt familieforøgelse er ikke i orden, men overvej alligevel, hvordan du vil reagere, hvis du mod forventning skulle få sådanne.

Lønspørgsmålet vil dukke op på et eller andet tidspunkt i processen. Det er vigtigt, at du på forhånd har overvejet, om du har en grænse for, hvor lidt du vil acceptere, før du forlader processen. Headhunteren eller HR-personen vil ret tidligt i processen spørge ind til din nuværende løn eller din lønforventning i runde tal. Det gør han eller hun for at undgå, at I taler helt forbi hinanden.

Du har sikkert det meste indhold med i din ansøgning, så dét, du siger, er næppe nyt for udvalget. Derfor er det i høj grad også din fremførelse, der er fokus på: Præsenterer du dig selv godt? Er du overbevisende, ægte engageret, og fremstår du autentisk? Mærker du ”rummet” og tilpasser din adfærd og tale?

Tænk over din fremtoning, og planlæg din påklædning, så den matcher kulturen i virksomheden og det job, du søger. Er du usikker, så tjek billeder fra virksomheden på forhånd. Husk, at det, du syner, kommunikerer. Er skoene matte og småbeskidte eller skjorten krøllet, så er du måske ikke så detaljeorienteret, eller måske ligefrem sjusket, i din opgaveløsning. Det taler næppe til din fordel i en jobproces.

Selve samtalen

De er ikke ens, men mange elementer går igen i et ansættelsesforløb. Her beskriver vi et typisk forløb for funktionærer i Danmark.

Ofte er der to samtalerunder. En indledende screeningssamtale, hvor du måske får en halv time med hele eller dele af ansættelsesudvalget. Er der headhunter på opgaven, er det måske ham eller hende, der gennemfører screeningen. Samtalen indledes typisk med, at udvalget præsenterer sig selv og dernæst giver dig ordet. Det er din lejlighed til at fremføre elevatortalen.

Du har sikkert det meste indhold med i din ansøgning, så dét, du siger, er næppe nyt for udvalget. Derfor er det i høj grad også din fremførelse, der er fokus på: Præsenterer du dig selv godt? Er du overbevisende, ægte engageret, og fremstår du autentisk? Mærker du ”rummet” og tilpasser din adfærd og tale? Dernæst vil udvalget stille dig et par spørgsmål, og så er tiden gået. Der kan være indkaldt op til 10-20 ansøgere til sådan en screening.

Efter samtalen reducerer virksomheden antallet af ansøgere til det halve (eller færre). Hvis du er pillet fra, er det ofte, fordi der var kandidater, som var særligt overbevisende, som havde en særlig tydelig profil og et klart værditilbud til virksomheden. Måske var din profil 85 pct. rigtig, din performance god og kemien i rummet på plads, men der alligevel var andre, som var lidt mere rigtige.

Til den anden samtale er der afsat længere tid – en time eller halvanden. Ofte indleder intervieweren med planen for mødet. Lyt godt efter, og husk, at du er til en samtale, hvor begge parter kommer til orde. Du må hverken være for ydmyg eller for dominerende. Dit ”jeg” må godt fylde noget, men det skal dit ”vi” i høj grad også. Brug hele din sociale intelligens. Typisk fortæller udvalget først om jobbet, virksomheden og de største udfordringer og giver dig dernæst mulighed for at spørge ind, beskrive, hvordan du ser situationen, og dine mulige bidrag til løsninger. Det er her, at du kan spille ind med dine velforberedte input på baggrund af din grundige research og forberedelse.

Ansættelsesudvalget har måske et antal spørgsmål til dit cv eller/og din ansøgning. Et standardspørgsmål er ”Hvorfor vil du arbejde lige netop for os?”, som skal afdække din motivation. Eller ”Hvad er de tre første ting, du vil gribe fat i, hvis du får jobbet?”, eller ”Hvordan leder du andre?”. Det spørgsmål er relevant, hvis du søger en lederstilling, men også hvis du skal lede et projekt eller en kampagne. Du har måske også selv et par spørgsmål til jobbet.

På nettet kan du finde artikler med spørgsmål, du kan stille som ansøger; se f.eks. denne artikel. Men pas på: Mange af dem virker indstuderede, og du risikerer, at udvalget gennemskuer, at du er mere interesseret i at fremstå indsigtsfuld med dit spørgsmål end i at få et svar. Stil kun spørgsmål, hvis svaret betyder noget for dig og din holdning til jobbet. Det er altid godt at afslutte en samtale med: ”Er der noget, vi mangler at tale om?”

I mange ansættelsesforløb indgår en personlighedsprofil, som HR-afdelingen eller headhunteren sender dig et link til. Der er rigtig mange af den slags rekrutteringsprofiler eller tests på markedet. Blandt de mest almindelige er SHL OPQ, DISK, Persolog, People Test System og Hogan.

Nogle gange profilerer de dine personlighedstræk, styrker og udfordringer. Andre gange tester de også dine analytiske evner (din IQ). Du svarer på et stort antal spørgsmål (fra 150 til 500) hjemme foran computeren og får respons efterfølgende. Nogle gange får du en computergenereret tilbagemelding i en mail. Andre gange bliver du indkaldt til en separat testtilbagemelding, hvor HR-konsulenten eller headhunteren fortæller, hvad testen viser, og spørger ind til, hvordan du selv ser resultatet. Hvordan bruger du dine personlige styrker, og hvordan forholder du dig til dine udfordringer? Samtalen er med til at vise, hvor bevidst du er, om dét du kan, og det, du skal blive bedre til. Det er vigtige input forud for en beslutning om, hvem der skal have jobbet.

En del virksomheder beder ansøgeren løse en case undervejs i ansættelsesforløbet. Du får stillet en opgave af virksomheden, som typisk vil indgå i det job, du søger: Hvordan vil du sikre budgetoverholdelse i en organisation, hvor presset på opgaveløsningen er konstant høj? Hvordan vil du lave en effektiv kampagne, som når ud til de svære målgrupper? Hvordan vil du gennemføre en nødvendig forandring med modstand fra kolleger? Typisk blive situationen beskrevet kort og fulgt op med to-tre spørgsmål, som du skal svare på. Nogle gange får du casen forud for samtalen på en mail, andre gange får du den, når du møder op. Får du cases på forhånd, så gør dig umage med forberedelsen, og lav en lækker præsentation f.eks. i PowerPoint. Print eksemplarer ud til udvalget, så du ikke er afhængig af teknikken på stedet. Det stresser dig helt unødvendigt.

Lige før eller efter den sidste samtale taler virksomheden typisk med et par af de referencer, som du har opgivet på dit CV. Sørg for, at virksomheden skal via dig for at få kontaktdata, så du har mulighed for at advisere dine referencer om den kommende henvendelse.

Efter den sidste samtale

Nu er der gået én til to måneder med processen og endelig kan virksomheden træffe sin beslutning og tilbyde jobbet til den udvalgte og indlede kontraktforhandlinger. Er det dig, så er det her, dit lønkrav og dine øvrige ønsker skal på banen. Det er altid en god idé, at du sender kontrakten forbi din faglige organisation eller i mangel heraf en advokat, før du skriver under.

Er du ikke den udvalgte, så tving dig selv til at evaluere processen. Kontakt gerne HR-konsulenten, direktøren eller headhunteren, og bed om en personlig tilbagemelding, hvis ikke det sker af sig selv. Spørg ind til det, som afgjorde valget for virksomheden. Spørg ind til det, du gjorde godt, men også til det, du kan gøre bedre en anden gang. Du kan altid bruge en jobproces positivt.

Du har lagt et kæmpe stykke arbejde i at forberede en jobproces, gennemføre samtalerne, tests og cases, og det kan føles helt omsonst, hvis du så bliver nummer to. Faktum er bare, at træningen holder dig skarp, så du er klar næste gang en mulighed viser sig. Jo bedre forberedt du er, og jo mere du øver dig, jo større er sandsynligheden for succes. Sådan gælder det i de fleste af livets forhold – også i jobprocesser.