Coronakrisen tager temperatur på mailkulturen

Temperatur: 37,0° Mailkulturen er sund og rask. Når du åbner mailkontoen, kan du uden problemer arbejde dig ned igennem indbakken. Mailene giver mening, de er relevante, og de er nemme at handle på. Alt er godt.

Temperatur: 38,0° Mailkulturen er ikke helt på toppen. Den er sløj, giver hovedpine og lette muskelsmerter. Særligt i nakken af at sidde sammenbøjet over den bærbare i forsøget på at forstå, hvorfor du modtager de mails, dine kollegaer sender. Det kan dog fikses med en Panodil og lidt ekstra koncentration.

Temperatur: 40,0° Mailkulturen er syg. Antallet af mails gør indbakken rødglødende, og du bliver feberhed af frustration over, hvor lang tid det tager at besvare blot en enkelt mail. Følelsen af utilstrækkelighed melder sig. Du smækker den bærbare sammen, kryber ind under dynen og håber på, at et servernedbrud vil slette din Outlook-konto.

Men det behøver ikke være sådan. Du kan gøre dit for at modvirke en sløj eller syg mailkultur. Giv dine mails følgende tre vacciner, inden du trykker send:

Vaccinen mod afstand
Vaccinen mod tid
Vaccinen mod omsorgssvigt.

Vaccinen mod afstand
Vi er så vant til at sende og besvare mails, at vi gør det helt uden at tænke over det. Modtager vi en mail, svarer vi også via mail. Det er ren refleks.

Men nogle gange burde den første mail slet ikke være blevet sendt. Nogle gange havde budskabet været formidlet mere hensigtsmæssigt via telefon eller videomøde, når nu det fysiske møde ikke er muligt.

Mailen kan vanskeligt kommunikere, på grund af afstanden mellem afsender og modtager, hvad kropssprog og toneleje kan. Nogle gange er afstanden uden betydning. Andre gange er afstanden altafgørende.

Ole Carsten Pedersen skelner i sin bog Mail og mennesker – vejen til en mailkultur mellem tre typer af mails: bolden-mails, mig-mails og dig-mails.

Bolden-mails er renset for personer, holdninger og meninger. Det kan være, du vil orientere om nøgterne forhold eller bede en kollega udføre en konkret handling. Beskeden handler om ”bolden” og inddrager hverken modtager eller afsender som person. Bolden-beskeder er modstandsdygtige over for afstand og derfor ukomplicerede formuleret som mails.

Mig-mails inddrager afsenderens egen person, og her bliver mailen straks sværere at aflæse og reagere på. Afstanden skaber rum for fortolkning, og så begynder man helt automatisk at gætte på bagvedliggende motiver. Vær derfor opmærksom på mig-mails, og sørg for at vaccinere for fejlfortolkninger ved at gøre modtager dine hensigter med mailen klare.

Dig-mails forholder sig til modtagerens person og kan være sprængfarlige formuleret som mail. Vi er gerne hurtige til at skrive mails, men samtidig utroligt nærtagende, når vi skal læse dem. Vær derfor opmærksom på, at din modtager vil have en tendens til at læse væsentlig mere dig-signalering ind i mailen, end du havde forestillet dig, da du satte dig til tasterne.

Har du gang i en dig-mail, så overvej i stedet kraftigt at levere beskeden over telefonen eller via videomøde, hvor tonen og kropssproget kan mindske afstanden og understøtte budskabet.

Vaccinen mod tid
Mailen er et asynkront medie. Der kan gå lang tid, fra du trykker send, til modtager åbner mailen. Det er derfor vigtigt at vaccinere dine mails mod den tid, som potentielt kan gå og derved sløre mailens budskab.

Din mail skal med andre ord have en lang holdbarhedsdato. Overvej, om den mail, du har skrevet, giver mening, hvis der er gået en weekend eller en uge.

Overvej også, om emnelinjen er velvalgt. Teksten i emnelinjen har det med at sidde fast som tyggegummi under skoen.

Til at starte med er emnet dækkende, men efterhånden, som korrespondancen udvikler sig, bliver den automatisk genererede opremsning af sv:sv:sv efterfulgt af emnet ofte mere og mere irrelevant for samtalens indhold.

Sørg for at rette emnelinjen til, så den giver mening. På den måde er mailen også nem at søge frem, hvis det bliver nødvendigt.

Vaccinen mod omsorgssvigt
En sund mailkultur bygger på omsorgsfulde mailskrivere. Overvej derfor, om du har gjort dit til, at modtageren skal bruge så kort tid som muligt på din mail. Hver mail, du sender, er en opgave, du pålægger din kollega. Jo længere tid du bruger på at forklare, uddybe eller opsummere, jo kortere tid skal din kollega bruge på at afkode mailen.

Spørg dig selv, om du har viderebragt alle de informationer, du kunne, for at modtager kan løse opgaven hurtigst muligt. Sørg også for at skære ud i pap, hvad du forventer af modtageren.

Et af de tydeligste symptomer på en syg mailkultur er ”mailoverload”. Når der tigger 20 nye mails ind, hver gang man har besvaret ti, begynder følelsen af utilstrækkelighed at melde sig.

Febrilsk forsøger man at få bund i indbakken, men vejen mod ”0 ulæste mails” er ofte brolagt med mails af dårligere og dårligere kvalitet, hvilket i sig selv avler flere mails med krav om uddybende svar.

Hvad er kuren mod for mange mails? Det kan lyde banalt, men inden du trykker send, bør du alvorligt overveje, hvem du til skriver TIL, og hvem du sætter på CC og BCC. Man kan godt have en tendens til at sende mailen til flere end højst nødvendigt; så føler man sig nemlig på den sikre side. Men den ro, det giver i maven af at være rundhåndet med modtagerne, kan koste tid og overskud hos kollegaen.

Så her kommer en kort opsummering af, hvad TIL, CC og BCC egentlig betyder:

[TIL:] Vedrører dem, du forventer, kender mailens indhold. Husk, at jo flere du skriver TIL, jo mindre relevant virker mailen for den enkelte modtager, da ansvaret på den måde fordeles ud på mange. Vær derfor ekstra tydelig omkring dine forventninger til modtagerne, hvis der er mange af dem.

[CC:] Dette er et tilbud om information, som ikke ledsages af forventninger. Ellers er der ikke forskel på CC og TIL. Det betyder i praksis, at mailen kan springes over, hvis tiden er knap.

[BCC:] Personer, som sættes på BCC kan se, hvem der står i TIL-feltet, og hvem der står CC. Men ingen kan se, hvem der stod som BCC. BCC er velegnet til kundelister, pressemeddelelser eller andre beskeder, som skal ud til mange, som ikke skal vide, at der er andre, der har fået mailen tilsendt.

Det er svært at blive uenige om, hvad mails betyder for arbejdsmiljøet. Alligevel er det et punkt, som let kan blive overset. Så lad os i denne tid glædes over, at vi allerede har de nødvendige vacciner ved hånden, hvilke kan forbedre mailkulturens sundhedstilstand.