Sådan laver du en killer-præsentation

Alle, der beskæftiger sig med kommunikation og formidling, ved, at forberedelse er vigtigt. Der skal forberedelse til, hvis talen skal høste konferencens største bifald, hvis præsentationens hovedpointe skal stå knivskarpt, og hvis oplæggets budskab skal huskes. #REKLAMEPLADS#

Men alt for mange forbereder sig forkert, fordi de kun forbereder sig på selve indholdet. De glemmer derimod forberedelsens to andre ben, nemlig situationen og fremførelsen. Kun ved at tage de tre ben ét ad gangen vil du være forberedt på alt det, der kan og vil ske foran tilhørerne. Du vil bedre kunne tale direkte til dem, der lytter, og du vil bedre kunne overbevise med troværdighed.

Kvaliteten af indhold er ikke nok, hvis du ønsker at formidle et budskab til tilhørerne. Situationen og fremførelsen er mindst lige så vigtig. Foto: Getty Images

Det første ben: Kend situationen

Forberedelsens første ben er, at du skal overveje, hvordan kommunikationssituationen er. Ingen situationer er ens, og derfor må du analysere hver enkelt situation for at finde ud af, hvad der virker netop på det tidspunkt og for de tilhørere. Du er sikkert stødt på utallige situationsanalysemodeller gennem tiden, og jeg vil spare dig for flere her. Du kan udmærket bruge en af dem, du kender i forvejen. Vigtigst er det, at du forholder dig til 4 aspekter:

Hvem taler du til?
Hvad er formålet med, at du taler?
Hvad er dit hovedbudskab?
Hvad er omstændighederne?

Hvorfor disse fire aspekter? Fordi du på den måde allerede har forberedt dig på noget af indholdet tilpasset den konkrete situation og de konkrete tilhørere. Det betyder altså også, at du langt mere effektivt kan forberede indholdet. En grundig analyse af situationen gør ganske enkelt resten af forberedelsen bedre, mere effektiv og mere målrettet.

For at tage de fire aspekter et ad gangen med det vigtigste først: De, der lytter. Hvis de ikke forstår, hvad du siger, eller hvis det, du siger, ikke vinder genklang hos dem, så kan det være lige meget, at du overhovedet siger noget.

Vi er alle sammen hovedpersonen i vores eget liv, så de, der lytter, sætter hele tiden det, du siger, ind i deres virkelighed. Kan du tale til dem og tale ind i deres verden med deres værdier for øje, er der langt større chance for, at du kan nå dem med dit budskab.

Alt for mange præsentationer er afsenderorienterede og ikke modtagerorienterede, så spørg dig selv: Hvem er de? Hvorfor er de her? Hvad tænker de om dig? Hvad er deres uddannelse, deres situation, deres håb og drømme? Hvad er de trætte af?

Tænk ikke på, hvordan du kan få tingene sagt for din egen skyld, men vend perspektivet, og tænk på, hvordan du kan tale, så dine tilhørere forstår det og reagerer, sådan som du gerne vil have. Se på din præsentation og dig selv udefra gennem dine tilhøreres øjne. Foto: Getty Images / Manipuleret af Kforum

Dernæst må du gøre dig klart, hvad dit formål er – det er situationsforberedelsens andet aspekt. Altså, hvad skal din præsentation gøre? Hvad skal tilhørerne gøre, når du er færdig med at tale? Jo mere konkret, du kan formulere formålet, jo større chance er der for, at tilhørerne også forstår det.

Det leder videre til, at du skal formulere et hovedbudskab – situationsforberedelsens tredje aspekt. Og der kan kun være et hovedbudskab i en præsentation. Jo klarere du kan formulere det for dig selv tidligt i din forberedelsesproces, jo klarere fokus vil du have. Husk også at formulere hovedbudskabet mindst en gang (gerne to eller tre gange) gennem præsentationen for dine tilhørere.

Det sidste og vigtige aspekt i forberedelsen på situationen er, at du skal overveje omstændighederne. Det betyder de fysiske rammer og tidspunktet, som kan have stor betydning for, hvordan dit indhold skal se ud. Er det lige over frokost, er det dagen inden ferien, er der meget varmt, eller er der for mange mennesker i for lille et rum, bliver du måske nødt til at lægge en anden strategi, end hvis det var mandag morgen, og præsentationen skal holdes i et stort auditorium. Har du afklaret, hvordan der ser ud, og hvad omstændighederne er, er du også forberedt på alt det uventede, der kan opstå i situationen.

Det andet ben: indholdet og strukturen på plads

Nu er du på hjemmebane. Her finder du argumenter, historier, eksempler, forklaringer og informationer og sætter dem sammen i den rigtige rækkefølge. Her er det vigtigt, at du stadig husker på alt det, du forberedte dig på med det første ben. Alle de valg, du træffer her, skal baseres på situationen og dem, du taler til. Situationsanalysen skal ligge og rumstere i baghovedet hele tiden.

Det er også her, du finder den røde tråd og strukturerer dit indhold. En god dispositionsmodel er: Sig, hvad du vil sige, sig det, og sig, hvad du lige har sagt.

Den gør, at du får dit hovedbudskab frem først, så alle er med på, hvad der sker fra starten. Katten ud af sækken, som retorikprofessor Christian Kock plejer at sige. Modellen gør også, at du får opsummeret med dit hovedbudskab igen til sidst, så tilhørerne bedre kan huske det.

Lad være med at gemme din hovedpointe til slutningen. Sig den først, så dine tilhørere er med på, hvad der foregår. Så kan du gemme narrativopbygningen, mystikken og gemmelegen til skønlitteraturen. Foto: Getty Images / Manipuleret af Kforum

Nu har du hånd om situationen og er klar i spyttet om indholdet.

Det tredje ben: fremførelsen lige i skabet
Og så til den sidste tredjedel af din forberedelse, nemlig at afprøve det, du har siddet og tænkt dig frem til foran en computer (eller et gammeldags stykke papir), i praksis. Din præsentation skal ud gennem din mund og din krop, ikke gennem dine hænder og dine øjne, som jo mest er i gang foran computeren eller papiret. For at være helt klar til, hvad der kommer til at ske, må du op at stå og sige ordene højt. På den måde kan du mærke, om noget ligger forkert i munden, om strukturen er ulogisk, og ikke mindst kan du gøre din krop og stemme klar til at brænde igennem, fordi du har forberedt dig på fremførelsen.

Er det en vigtig tale eller præsentation, kan feedback fra andre være et uvurderligt værktøj. Det kan være en snak med en kollega over en kop kaffe, hvor I løber din situationsanalyse igennem. Det kan være et kig på din disposition med en ven. Eller du kan bede en anden om at se din fremførelse for at høre, hvad der fungerer og ikke fungerer. Sørg for at bede om specifik feedback, ellers kan din feedbackgiver nemt sige ”Det var godt”, og det får du ikke meget ud af. Fortæl feedbackgiveren, hvad du gerne vil have feedback på. Er det strukturen, argumenterne, eksemplerne eller fremførelsen, du er i tvivl om virker?

Det er så nemt at blive blind på sin egen forberedelse, sit indhold og sin præstation. Derfor kan nye øjne være uvurderlige. Selvom det kan være hårdt at få feedback, har det et stort forbedringspotentiale. Foto: Getty Images / Manipuleret af Kforum

Nu ved du, hvordan du giver din forberedelse tre ben, der gør din præsentation stærk, afbalanceret og sikker.

Der er meget at hente i det første og det sidste ben, som er dem, de fleste glemmer. De tre ben i din forberedelse kan være forskellen på, om du fremstår troværdig eller ej, om dit hovedbudskab bliver husket eller ej, og om du opnår det, du vil. Og det er vel den egentlige grund til, at du rejser dig op og taler.