Zoom ind på din Zoom-ledelse

Corona forsvinder ikke. I kan lige så godt permanent omstille jer. The new normal er, at teamet mest af alt skal arbejde virtuelt sammen. Det kræver mange, mange Zoom-møder. Hvor ledelse før var noget, der også foregik uformelt på gangarealerne, er der altså nu opstået et ledelsestomrum, hvor lederen mange steder er blevet mindre synlig i medarbejderens hverdag. Zoom-ledelse handler kort og godt om at genetablere noget af denne synlighed. Her får du de 5 bedste råd til Zoom-ledelse.

Mindre synlighed og mindre ansigt til ansigt-kommunikation kan skabe et ledelsestomrum og større risiko for misforståelser og manglende strategisk retning. Der er i den digitale new normal-tilstand langt mindre uformel interaktion og langt færre muligheder for små smil, “hej”, “godmorgen” og “hvordan går det ellers derhjemme”-snak. Fordelen er, at man kan arbejde mere effektivt uden alt det ekstra udenomssnak. Ulempen er, at et helt team kan komme ud af trit med hinanden både emotionelt og strategisk.

Ledelse er ledelse – ikke så meget nyt her

De fleste moderne teorier om ledelse af vidensmedarbejdere peger på, at god ledelse handler om at udstikke et klart mål, en retning, vision og en strategi og så give medarbejderne de bedste betingelser for at nå det mål. Det er ikke anderledes nu, hvor alt er mere digitalt. Der skal stadig være tydelighed og transparens, ordentlig forventningsafstemning, opmærksomhed mod trivsel, og der skal udvises tillid og skabes rammer for fællesskab.

Det er stadig opgaven, men ledelsesværktøjerne har så ændret sig lidt for de fleste. Men ikke for alle. For mange i store internationale virksomheder har arbejdet med distanceledelse eller e-ledelse i mange år. Og der findes meget forskning på området. Her holder vi os kun til det, der har vist sig at være relevant i forhold til ledelse via video-mediering.

5 gode råd til Zoom-ledelse

1. Udnyt teknologiens rammer til at skabe tilstedeværelse

Uanset, om du bruger Zoom, Skype, Teams eller noget fjerde, så er der mulighed for at styre, hvordan du bliver set af andre. Hvis man altid bare viser slides eller måske slet ikke har slået kameraet til, så dehumaniserer man sig selv.

Husk, dit ansigt skal være meget på. Også, fordi meget mening og forståelse skabes gennem de mikroskopiske tegn, vi udsender til hinanden gennem vores mimik, smil, blik osv.

Det burde i øvrigt efterhånden være velkendt, at du skal kigge på kameraet og ikke på din egen skærm. En slags øjenkontakt kan kun opstå gennem kamerablik. Et trick er at placere det, du kigger på, tæt på dit kamera.

2. Skab kultur med din egen tilstedeværelse, og afstem forventninger

Har du morgenhår og slåbrok på og sidder i rodet fra morgenmaden, eller er det med slips og skjorte på hjemmekontoret med grøn baggrund og et neutralt maleri? Eller anvender du digitale baggrunde?

Der er mange måder at gå foran med en visuel kultur, og det skal passe til det, du ønsker, jeres team skal være. Her, som i alle andre sammenhænge, kan du sætte en retning og en kultur med det, du selv gør som leder, men det kan også være en god anledning til en generel åben snak om, hvilken form for Zoom-kultur I ønsker.

Forventningsafstemning om form og indhold er et ledelsesansvar. Og hvis du i øvrigt selv sidder og tjekker e-mails ved siden af, når en medarbejder taler, så regn også med, at medarbejderne gør det, når du er på. Men ingen vinder ved delt opmærksomhed.

3. Ledelse er mødeledelse er facilitering

Ethvert Zoom-møde er arrangeret. Sørg for at arrangere mange af dem. Hellere mange og korte end lange og få. Et tjek-ind-møde om morgenen kan være en god idé mange steder. For godmorgen-ritualet opstår ikke bare på gangen mere. Man kan ikke bare lige stikke hovedet ind til chefen.

Men møder kræver ikke bare mødeledelse, men også facilitering. Alle medarbejdere bør altid have deres kamera slået til, og i kombination med ræk hånden op-funktioner og tydelig taleudvælgelse fra lederens side er mødet næsten som normalt. Det svære er at skabe noget af det mere uformelle meningsskabende on the side. Til fysiske møder foregår der altid meget vigtigt lige før mødet, under pausen og lige efter mødet.

For eksempel: I stedet for alle tavst sidder og venter på, at de sidste medarbejdere tjekker ind og får deres link til at virke, så bør lederen udnytte disse situationer til den uformelle snak. Og følg så ellers dagsordenen.

4. Skab åbne kanaler så kommunikationen frit kan flyde, og viden deles

Der behøves ikke kun være arrangerede møder. Man kan også vælge at have en permanent åben kanal kørende, der svarer til at have en åben dør til sit kontor. Man kan slå lyd og kamera fra, men lade chatten være åben og bede medarbejdere om at ”banke på” i chatten og så ellers hurtigt åbne op for spørgsmål og dialog.

Man kan også gå skridtet videre og etablere flere skærme på sit hjemmekontor og bede alle om at arbejde med tændt kamera, så man kan genetablere en slags åbent kontor. Det kan være en løsning på problemet med, at medarbejdere bliver isolerede over tid, og det er ikke kun en psykisk udfordring, men også et problem i forhold til at sikre sammenhæng og strategisk retning i teamets arbejde.

5. Skab inddragelse, og få alle involveret

At overvære en timelang slide-præsentation med voiceover fra en leder, man ikke kan se, er virkelig trættende. Alle kender til Zoom fatigue. Man kan udføre langt mere samskabelse via Zoom, end mange gør.

Udnyt mulighederne for breakout rooms, samtale, fleres sporadiske brug af skærmdeling og add-ons til Zoom, som fx mmhmm. Integrér med Mural eller Slack for bedre projektstyring og mulighed for kreative processer. Men tænk generelt først og fremmest i, at få medarbejderne rundt omkring ved skærmene inddraget i dialog.

For ledelse via Zoom handler stadig om få medarbejdere med til at løse opgaver og gå i takt for at nå de samme mål. Regelmæssig og fokuseret kommunikation er som altid, fysisk eller digitalt, lederens bedste redskab.

Distanceledelse er ikke nyt

Vi beskrev i tobindsværket Kommunikation i internationale virksomheder, der udkom i 2016, en lang række aspekter af ledelse og samarbejde på fysisk afstand: Hvordan kultur skabes, hvordan uformel interaktion etableres, hvordan rutiner skabes, hvordan man kan arbejde med forandringer, viden, teams, innovation og branding på distancen. Læs særligt kapitel 16 og 17, der handler om ledelse og teams.