Danmark lukket ned – 10 gode råd til at arbejde virtuelt
Danmark er lukket ned. COVID-19 har med rekordfart skabt radikale ændringer i vores alles hverdag. Det offentlige er i vid udstrækning lukket ned, og private virksomheder opfordres tydeligt til at sørge for, at de, som kan, arbejder hjemmefra.
Det giver selvfølgelig nogle ret pludselige og ret praktiske udfordringer. I de virksomheder, hvor det er muligt, skal medarbejderne gerne fortsætte med at arbejde, selvom de ikke kan møde ind på kontoret – ellers bliver det først rigtigt problematisk for virksomheden, men i sidste ende også samfundsøkonomien.
En sådan situation stiller krav til, at medarbejderne skal kunne arbejde og samarbejde virtuelt – her og nu. Teknologien, som muliggør det virtuelle (sam)arbejde, bliver virksomhedernes eneste ”livline” til verden.
Danmark er lukket ned. Vi skal nu arbejde hjemmefra. Her er det DTU i Lyngby, som er lukket. (Foto: Liselotte Sabroe/Ritzau Scanpix).
Men bare, fordi vi pludselig bliver tvunget ud på dybt vand, betyder det ikke, at vi nødvendigvis kan svømme. Arbejdet i det virtuelle rum er svært. Hvis COVID-19 sætter dig i hjemmekarantæne, bliver du jo ikke automatisk mester i at samarbejde på distancen.
Det virtuelle arbejde kræver noget lidt andet af dig. Du skal væbne dig med tålmodighed, nysgerrighed og måske lidt stædighed.
Her følger ti råd til at få den virtuelle arbejdsplads til at fungere samt seks råd til at optimere det virtuelle møde.
Den virtuelle arbejdsplads:
- Den gode platform
- Et godt virtuelt samarbejde kræver en god virtuel platform – det er jeres kontor. Det er her, I kan mødes over en GIF, en chat eller udrede et fagligt spørgsmål. Det kan være Teams, Slack eller noget tredje. Det vigtige er, at I har et sted at mødes virtuelt – både aftalt og spontant. Det kræver selvfølgeligt tilvænning at bruge en digital platform som fx Teams.
- Engagér teamet derinde, giv kollegaer og teammedlemmer ansvarsområder på platformen, så I sikrer, at der er ”liv” derinde. Mange danske virksomheder har allerede licens til Teams gennem Office-pakken, hvilket gør det til et glimrende sted at starte. Du kan finde tips og tricks her og her.
- Et godt virtuelt samarbejde kræver en god virtuel platform – det er jeres kontor. Det er her, I kan mødes over en GIF, en chat eller udrede et fagligt spørgsmål. Det kan være Teams, Slack eller noget tredje. Det vigtige er, at I har et sted at mødes virtuelt – både aftalt og spontant. Det kræver selvfølgeligt tilvænning at bruge en digital platform som fx Teams.
- Retningslinjer – Code of Conduct
- Mange er ikke så hjemmevante i det virtuelle rum. Det kan give nogle akavede situationer. Måske taler I i munden på hinanden, eller måske er der én, der råber i mikrofonen. Nedfæld nogle fælles retningslinjer for, hvordan vi samarbejder, og hvad vi kan forvente af hinanden i det virtuelle rum.
- Hvornår må man ”gi’ et kald”? Og hvornår må man ikke? Hvad gør vi, hvis personen ikke svarer på en chatbesked? Hvad betyder et ”like” til en besked?
- Mange er ikke så hjemmevante i det virtuelle rum. Det kan give nogle akavede situationer. Måske taler I i munden på hinanden, eller måske er der én, der råber i mikrofonen. Nedfæld nogle fælles retningslinjer for, hvordan vi samarbejder, og hvad vi kan forvente af hinanden i det virtuelle rum.
- Mød ind på det virtuelle kontor
- Hvis det er muligt, så “mød ind” på det virtuelle kontor til sædvanlig tid. Det er vigtigt, at dine kollegaer kan få fat i dig, når behovet er der, så I kan fortsætte arbejdet.
- Hvis det ikke er muligt – med ungerne hjemme fra skole kan det være svært– så meld klart ud, hvornår du er “på”, og hvornår du ikke er. Det letter koordineringen betydeligt.
- Hvis det er muligt, så “mød ind” på det virtuelle kontor til sædvanlig tid. Det er vigtigt, at dine kollegaer kan få fat i dig, når behovet er der, så I kan fortsætte arbejdet.
Skab gode omgivelser for dig selv, før du møder ind på det virtuelle kontor. Billede: Getty Images.
- Produktivitet frem for passivitet
- Selvom vi skal “møde ind” på det virtuelle kontor, fx ved at være online i Teams, så skal vi passe på med, at vi ikke bare “hænger ud” derinde for at vise, at vi “arbejder”. Når vi arbejder virtuelt og dermed ikke kan se hinanden, kan vi få et behov for at vise, at vi arbejder, at vi er produktive.
- Drop dét fokus, og fokusér i stedet på at få produceret noget arbejde i det omfang, du kan – dét vil også blive bemærket og er langt vigtigere.
- Selvom vi skal “møde ind” på det virtuelle kontor, fx ved at være online i Teams, så skal vi passe på med, at vi ikke bare “hænger ud” derinde for at vise, at vi “arbejder”. Når vi arbejder virtuelt og dermed ikke kan se hinanden, kan vi få et behov for at vise, at vi arbejder, at vi er produktive.
- For meget (relevant) kommunikation findes ikke
- Vi lever i en tid, hvor information har en tendens til at sprede sig som ukrudt. Vi bliver inviteret til for mange ”vidensdelingsmøder” og bliver CC’et på alt. Men i det virtuelle rum er det vigtigt hellere at forventningsafstemme en gang for meget end en for lidt.
- ”Søren, er det dig, der sidder på den her opgave?”, ”Mette, er det dig, der fikser mødet på mandag?” osv. Husk, at i det virtuelle rum er et ”ikke-svar” (stilhed) ikke et svar.
- Vi lever i en tid, hvor information har en tendens til at sprede sig som ukrudt. Vi bliver inviteret til for mange ”vidensdelingsmøder” og bliver CC’et på alt. Men i det virtuelle rum er det vigtigt hellere at forventningsafstemme en gang for meget end en for lidt.
- Socialisér med kollegaerne
- To uger er lang tid væk fra kontoret. Gør brug af alle de rådige teknologiske muligheder for at bevare den tætte kontakt til dine kollegaer eller medarbejdere.
- Du kan selvfølgelig ringe, men brug også gerne jeres platforms chatfunktion, GIFs osv. – det må godt være hyggeligt og sjovt at arbejde sammen, selv når det er virtuelt.
- To uger er lang tid væk fra kontoret. Gør brug af alle de rådige teknologiske muligheder for at bevare den tætte kontakt til dine kollegaer eller medarbejdere.
- Etablér et hjemmekontor
- Hvis det er muligt for dig, så etablér et hjemmekontor – i de næste to uger eller mere permanent. For mange er det rart at have et sted, hvor de kan lukke døren til vasketøjet og ungerne og rent faktisk fokusere på arbejdet.
- Hvis det er muligt for dig, så etablér et hjemmekontor – i de næste to uger eller mere permanent. For mange er det rart at have et sted, hvor de kan lukke døren til vasketøjet og ungerne og rent faktisk fokusere på arbejdet.
- Skab nye rutiner
- Uanset om du ofte arbejder hjemme eller pludselig skal til det, så kan det være en god idé at skabe nogle rutiner.
- Rutiner i forhold til, hvornår du tjekker mails, holder pauser, indlægger møder på dagen osv., er med til at skabe struktur i en ellers lidt flydende arbejdsdag.
- Uanset om du ofte arbejder hjemme eller pludselig skal til det, så kan det være en god idé at skabe nogle rutiner.
- Som leder: Husk at ”tjekke ind”
- Hvis du leder på distancen, så er det ikke ensbetydende med, at al samvær skal planlægges ned til mindste detalje. Sørg for (også) at ”tjekke ind” i løbet af dagen, gerne ved hjælp af SMS eller chat.
- Så har du også lettere fingeren på pulsen i forhold til, om der er brug for yderligere opfølgning. Men lad være med at stresse dine medarbejdere til at føle, at de skal være “på” hele tiden.
- Hvis du leder på distancen, så er det ikke ensbetydende med, at al samvær skal planlægges ned til mindste detalje. Sørg for (også) at ”tjekke ind” i løbet af dagen, gerne ved hjælp af SMS eller chat.
- Som leder: Sørg for, at dine medarbejdere har det, de skal bruge
- Hvis dine medarbejdere skal arbejde hjemmefra, får de brug for computer, headset, måske VPN-adgang mv. Som leder må du identificere, om dine medarbejdere har, hvad de skal bruge for at arbejde hjemmefra og levere det i det omfang, det er muligt i den givne situation.
- Jo bedre udstyr, internet osv. dine medarbejdere har, jo nemmere kan de arbejde og holde virksomheden i live.
- Hvis dine medarbejdere skal arbejde hjemmefra, får de brug for computer, headset, måske VPN-adgang mv. Som leder må du identificere, om dine medarbejdere har, hvad de skal bruge for at arbejde hjemmefra og levere det i det omfang, det er muligt i den givne situation.
Jeg er blevet pålagt at arbejde hjemmefra foreløbigt de næste 14 dage. Noget udfordrende med en ustabil computer, men jeg er så til gengæld underviser og ikke pilot, så mine elever klarer sig nok 😉 pic.twitter.com/FgDAOoJPhA
— Jannie Nielsen, Kbh (@JannieNH) March 12, 2020
Det virtuelle møde:
- FØR MØDET: Udstyr & teknologi
- I det virtuelle møde er der fire faktorer for et godt møde: lyd, lys, kamera og teknologikendskab. Lyd skal fungere – ordentligt. Headset a la Jabra eller Logitech er ikke kønne, men de virker. Lederen går selvfølgelig forrest og viser et godt eksempel. Sid et sted, hvor lyset er godt – ingen modlys fra vinduet bag dig. Hæv dit kamera (og/eller din computer), så du kigger direkte ind i kameraet.
- Er du ikke hjemmevant i den teknologi, I skal bruge til mødet, så brug fem minutter, før mødet går i gang, på at sætte dig ind i programmet – præcist som du ville bruge fem minutter på Google Maps på at finde vej.
- I det virtuelle møde er der fire faktorer for et godt møde: lyd, lys, kamera og teknologikendskab. Lyd skal fungere – ordentligt. Headset a la Jabra eller Logitech er ikke kønne, men de virker. Lederen går selvfølgelig forrest og viser et godt eksempel. Sid et sted, hvor lyset er godt – ingen modlys fra vinduet bag dig. Hæv dit kamera (og/eller din computer), så du kigger direkte ind i kameraet.
- FØR MØDET: Planlægning & agenda
- Inden mødet udarbejder du en agenda (ikke den fra sidste uge, men en ny). Den skal være relevant for dem, du vil invitere.
- Agendaen tager sit udgangspunkt i indledende snak eller forrige møde. Sørg for, at de forskellige punkter er angivet med tid og ansvarshaver. I mødeindkaldelsen inviterer du dem, der skal med (og kun dem, for hvem mødet er relevant).
- Inden mødet udarbejder du en agenda (ikke den fra sidste uge, men en ny). Den skal være relevant for dem, du vil invitere.
- UNDER MØDET: Stram styring
- Omfavn det virtuelle mødes rigiditet, og nyd effektiviteten ved formatet. Mødelederen skal først italesætte mødets formål og agenda, og hvordan det vil blive afviklet. Undervejs skal han/hun uddele taletid til de forskellige deltagere, holde øje med, at ingen bliver overset, bevare overblikket, eksplicit opsummere beslutninger osv.
- Det kan være svært i det virtuelle rum at påpege uenighed eller gøre indsigelser. Brug derfor en chatfunktion, som kan fungere som en ”håndsoprækning”.
- Omfavn det virtuelle mødes rigiditet, og nyd effektiviteten ved formatet. Mødelederen skal først italesætte mødets formål og agenda, og hvordan det vil blive afviklet. Undervejs skal han/hun uddele taletid til de forskellige deltagere, holde øje med, at ingen bliver overset, bevare overblikket, eksplicit opsummere beslutninger osv.
- UNDER MØDET: Kig på hinanden
- Når vi skal holde møder, smider vi alt i en PowerPoint. Er det nødvendigt? I det virtuelle møde har vi brug for at se hinanden. Start mødet uden præsentation, men i profilvisning. Her kan vi alle se hinanden (for vi har selvfølgelig tændt kamera).
- Selv med 10-12 mødedeltagere vil vi stadig kunne få et overblik og kigge rundt på hinanden (næsten som i et face-to-face-møde).
- Når vi skal holde møder, smider vi alt i en PowerPoint. Er det nødvendigt? I det virtuelle møde har vi brug for at se hinanden. Start mødet uden præsentation, men i profilvisning. Her kan vi alle se hinanden (for vi har selvfølgelig tændt kamera).
- UNDER MØDET: Uddelegér
- Måske er det nyt for dig at afholde virtuelle møder, måske er du garvet, men uanset hvad, så er det ikke muligt (i praksis) både at facilitere mødet, komme med faglige input undervejs, tage noter og holde øje med chatten.
- I er et team, så arbejd sammen i møderne som et team. Hvis du får ejerskab, så løfter du det. Fx kan én styre agendaen, en anden kan tage ’meeting minutes’, og en kan holde øje med chatten.
- Måske er det nyt for dig at afholde virtuelle møder, måske er du garvet, men uanset hvad, så er det ikke muligt (i praksis) både at facilitere mødet, komme med faglige input undervejs, tage noter og holde øje med chatten.
- EFTER MØDET: Opfølgning
- Efter mødet skal du selvfølgelig sørge for, at alle er opdaterede om, hvad der blev besluttet til mødet, fx via et referat, opdateringer i projektstyringssystemet, indkaldelse til aftalte videre møder osv. Dette kan med fordel uddelegeres.
Det virtuelle rum er ikke en utilstrækkelig version af det fysiske rum – det er en anden version. Det rummer nogle andre muligheder. Så grib muligheden for at blive bedre til at arbejde virtuelt – coronavirus eller ej.
