Hacks til onlinemødet
Onlinemøderne er tilbage. Måske forsvandt de faktisk aldrig, og måske er de kommet for at blive. Men som vi har oplevet de seneste par år, er det ikke så nemt at holde et onlinemøde, som man skulle tro. Her er otte tips til at engagere et onlinepublikum som mødeansvarlig.
af Signe Bonnén, Kenneth Agerholm, Ib Ravn
Mange af os er dagligt i gang med at tackle en af tidens nye udfordringer: Hvordan får vi vores mange onlinemøder til at fungere bedre, så vi ikke udtrættes, men tværtimod inspireres og motiveres?
Her er nogle gode råd til onlinemøder, som er taget fra vores nye bog Onlinefacilitering. De er primært tiltænkt den person, der er mødeansvarlig. Onlinemøder skal her forstås i bred forstand: afdelingsmøder, udviklingsmøder, informationsmøder, workshops og store onlinemøder som konferencer og seminarer.
1. Du skal være facilitator, ikke bare talerliste-konduktør
Online flyder samtalen ikke helt så naturligt, da Zoom og Teams undertrykker konkurrerende lyde. Vi kan fx ikke på samme måde bryde ind i en andens talestrøm og er derfor nødt til at markere meget aktivt, forsøge at afbryde eller forholde os passivt. Selv en dreven mødefacilitator forfalder derfor ofte til blot at give ordet til den næste, der har markeret. Så kommer de vante unoder: Diskussionerne bliver lange, kedsommelige og ufokuserede, fordi folk sadler deres kæpheste og rider langt ud over prærien, nu de endelig har fået ordet. Vær i stedet på stikkerne som facilitator, bryd ind af og til, og fokusér samtalen, så dine mødedeltagere vænnes til at fatte sig i korthed og tale om det, det handler om – for hvis de ikke gør det, er du der som en mis.
2. Breakouts skal faciliteres
Mange mennesker synes gruppearbejde er dødssygt. Sender du folk i breakouts i store grupper (4-8 personer) med uklare opgaver og uden udpeget facilitator, går det da også tit galt. Brug i stedet 10-15 minutter til breakouts med to eller tre i hver gruppe og et klart spørgsmål at drøfte eller besvare. Skal der være 4-5 personer i gruppen, så bed dem vælge en facilitator. Lad først alle i plenum høre den struktur, som facilitator skal sikre i gruppen. For eksempel: 1. Alle noterer tavst et par ideer til spørgsmålet. 2. Runde, hvor alle høres. 3. Udvikl på hinandens ideer (fri snak) 4. Udvælg to ideer til ultrakort fremlæggelse i plenum.
3. Spar på dine PowerPoints
Skal du holde oplæg, så husk, at når du skærmdeler dine PowerPoints, forsvinder du typisk selv ned i et lille frimærke. Deltagerne sidder nu primært og glor på dine døde slides – mens du ved fysisk fremlæggelse tilbyder meget mere af dig selv at se på. Det trætter online. Variér derfor dine oplæg:
- Sluk for skærmdelingen og tal direkte ind i kameraet nogle minutter
- Vis et par papirark med pointer eller en punktliste – hold det op ved siden af dit ansigt
- Træd tilbage til en flipover, og skriv et par pointer på den
- Tag spørgsmål fra deltagerne
- Lad deltagerne stille spørgsmål til hinanden – altså husk snakken på tværs.
4. Lær nye teknologier
Ligesom du lærte at bruge Word og Facebook, skal du lære dig nye teknologier til onlinemøder. Som minimum kan du rode rundt i Zoom og Teams og se, hvor meget de faktisk kan. Bl.a. featuren ”Annotate”, som er en slags tavle, alle kan skrive på samtidig; hvor ideer kan sorteres og stemmes om – hvorefter al teksten kan gemmes og udskrives med en tastetryk. De selvstændige programmer Padlet, Miro og Mentimeter er også værd at se på. Alle er ekstremt brugervenlige – og gratis i starten.
5. Luk chatten. Åbn den kun specifikt
En generelt åben chat vil distrahere fra mødets mundtlige samtale. Det er som at tillade højlydt sidesnak i et fysisk møde. Åbn kun chatten til gennemtænkte formål, fx til at indsamle mange samtidige ideer, spørgsmål, emner, links. Og luk den så igen. Indholdet kan gemmes og deles med alle bagefter.
6. Lav en inkluderende mødestart
Mødestart online er tit lidt underlig. Alle sidder dér og kigger tavst på hinanden, eller nogle få gamle bekendte bralrer op, og resten føler sig udenfor. Som facilitator kan du tage socialt ansvar og hilse på hver enkelt nytilkommen med et par ord, så alle føler sig set og taget imod. Vha. venteværelse kan man regulere tilgangen på store møder, så alle lukkes ind i overskuelige klumper a 3-4 stk. og hilses på. Er der 10-40 deltagere, der kender hinanden lidt, fx hold til undervisning, kan man fortælle på forhånd, at der er 2-3-personers breakouts i den halve time op til starten, som folk kan deltage i – og dermed få hyggeeffekten af at komme lidt for tidligt og snakke med en sidemand.
7. Konferencer får nyt liv online
Vi har tyve råd til onlinekonferencer i bogen. Her er et par stykker:
- Spred konferencen over flere dage. Når vi ikke skal rejse nogen steder hen, er der al mulig grund til at sprede belastningen og læringen lidt ud.
- Brug ikke ”Webinar”-funktionen, men ”Møde” – så kan deltagerne se hinanden. Det animerer til tilstedeværelse.
- Hav færre og kortere oplæg, og knæk dem midt over. Send deltagerne i hyppige, små breakouts til fordøjelse og forankring af stoffet. 500 konferencedeltagere kan sendes ud i uforstyrrede trioer på et minut; det er umuligt fysisk.
- Styr spørgsmål efter oplæg. Online er der ikke opmærksomhed nok til diffuse, mærkelige eller selvcentrerede spørgsmål, så facilitator må gerne sige ”Tak for det. Det var et svært spørgsmål. Må jeg ikke taget et andet i stedet? Jacob, du markerede?”
8. Det hybride møde skal megafaciliteres
I et hybridt møde sidder fem personer i et mødelokale på kontoret, tre sidder derhjemme, én sidder i Frankfurt og én er i bil på vej til lufthavnen. Her bliver dem, der ikke sidder i mødelokalet, let koblet af og sidder som passive tilskuere og får ikke bidraget. Facilitator skal gøre sig ekstra anstrengelser for at få dem involveret: hilse tydeligt på dem, småsludre med dem før mødestart, minde de andre om deres potentielle bidrag, invitere dem på undervejs, særligt anerkende deres bidrag og henvise til, hvad de sagde lige før. Ellers skrider onlinedeltagerne gradvist ud af billedet, bl.a. fordi de fem i lokalet ikke mærker dem så tydeligt. Alt andet lige trumfer fysisk tilstedeværelse – medmindre der altså faciliteres ekstra tydeligt og inkluderende.
Ib Ravn, Signe Bonnén og Kenneth Agerholm: Onlinefacilitering. Skab resultater og træd i karakter som facilitator. Hans Reitzels Forlag, 143 sider, 200 kroner. Udkommer 26. januar 2022.
