Ryd op i dit interne kommunikationsflow
Bliver din organisations kommunikationsflow omtalt som en jungle, en rodebutik eller udueligt til vigtig kommunikation? Så er det tid til at rydde op. Her er 10 trin til, hvordan du effektiviserer dine interne kanaler.
af Solrun Sigfusdottir Øfjord
I mange organisationer er der to typer kommunikation: driftskommunikation og strategikommunikation. Nogle gange flyder opgavetyperne sammen, mens de andre gange er adskilt. Nogle steder er drift lavprestige, mens det for andre er kernen i den interne kommunikation.
Uanset om strategisk kommunikation og driftskommunikation går hånd i hånd, så er solid daglig drift af de interne kanaler essentiel for, at strategierne kan få gennemslagskraft. Driftskommunikation bør med andre ord være strategisk med skarpt fokus på konstant at holde brugerfladerne effektive, så de kan bære de store udrulninger.
Løsningen er ikke mere kommunikation, men smartere. Nu skal det være slut med at tale grimt om de interne kanaler. Inspireret af ekstern produktudvikling har du her en opskrift på, hvordan du gennem 10 trin kan effektivisere det interne kommunikationsflow:
1. Sæt et langsigtet mål
Start med at fastlægge et langsigtet mål for det interne kommunikationsflow. Hvad vil organisationen med den interne kommunikation? Hvad skal kommunikeres? Hvor er den interne kommunikation om seks måneder? Om et år?
Start med at fastlægge et langsigtet mål for det interne kommunikationsflow. Hvad vil organisationen med den interne kommunikation? Hvad skal kommunikeres? Hvor er den interne kommunikation om seks måneder? Om et år?
Hvilke spørgsmål skal et nyt kommunikationsflow svare på? Hvad skal for eksempel kommunikationsflowet kunne, for at medarbejderne har den information, de har brug for? Svarene vil hjælpe dig med at sætte målet.
Brug fx Peter Druckers SMART-model som hjælp eller Google Ventures (Sprint) tips til at sætte et langsigtet mål.
2. Kortlæg behov
List målgrupperne til højre og tegn deres mål til venstre. Kortlæg nu målgruppernes ’rejse’ med de touch-points, de har hen mod målet. Hvor søger medarbejderne information? Og hvis de ikke finder informationen her, hvor går de så hen for at finde svar? Intranet, kollega, nærmeste leder, personaleblad eller måske endda eksternt? Med denne øvelse finder du ud af, hvor kommunikationen skal styrkes, og hvor målgruppen er modtagelig for kommunikation.
List målgrupperne til højre og tegn deres mål til venstre. Kortlæg nu målgruppernes ’rejse’ med de touch-points, de har hen mod målet. Hvor søger medarbejderne information? Og hvis de ikke finder informationen her, hvor går de så hen for at finde svar? Intranet, kollega, nærmeste leder, personaleblad eller måske endda eksternt? Med denne øvelse finder du ud af, hvor kommunikationen skal styrkes, og hvor målgruppen er modtagelig for kommunikation.
Lad dig inspirere af UX-værktøjer, for eksempel customer journey maps, til at kortlægge målgruppens behov og vejen derhen.
3. Kortlæg kanaler
Dette er ikke en øvelse i at reparere eksisterende kanaler, men en øvelse i at finde de kanaler, der passer til organisationens og målgruppernes behov. Brug eventuel en SWOT til at kortlægge kanalernes styrker og svagheder – og til at vurdere, om tiden er moden til at gå nye veje med andre kanaler eller revitalisering af indholdet.
Dette er ikke en øvelse i at reparere eksisterende kanaler, men en øvelse i at finde de kanaler, der passer til organisationens og målgruppernes behov. Brug eventuel en SWOT til at kortlægge kanalernes styrker og svagheder – og til at vurdere, om tiden er moden til at gå nye veje med andre kanaler eller revitalisering af indholdet.
Brug fx en SWOT-analyse til at kortlægge kanalerne med fokus på interne styrker, svagheder, trusler og muligheder. Metoden er gammel - men den virker stadig.
4. Udvælg kanaler
Udvælg de kanaler, som I vil satse på. Antal kanaler og mixet af kanaler afhænger af organisationens struktur, kultur og størrelse. Men less is more. For de fleste vil intranettet være motorvejen, der suppleres med mindre, mere eksklusive veje til interne kampagner og udrulninger, for eksempel town halls, nyhedsbreve, foldere og mobile spil.
5. Design kanaler
Design de nye kanaler, så de lever op til organisationens behov for at kommunikere og målgruppens behov for viden. Samtidig skal kanalerne være brugervenlige, tilgængelige, målbare og afspejle målgruppens forventning til en sådan kanal. Efterhånden forventer unge som gamle, at alle digitale medier har sociale funktioner og inviterer til dialog eller feedback.
Brug fx Brynn Evans Crazy Eights-øvelse fra 6-8-5-metoden til at komme med en råskitse af hver af dine kanaler på kun fem minutter.
6. Udform redaktionelle retningslinjer
Lav redaktionelle retningslinjer for hver kanal – helt simpelt, maks. en side med mål, succeskriterier, målgruppe, indhold, frekvens. Det er vigtigt, at hver kanal har en klar profil, så kommunikationsafdelingen ved, hvad de kan spytte ud gennem hvilke kanaler, og hvordan kanalerne bedst spiller sammen. Det skal sikre, at det er helt tydeligt for målgrupperne, hvad de finder hvor.
Lav redaktionelle retningslinjer for hver kanal – helt simpelt, maks. en side med mål, succeskriterier, målgruppe, indhold, frekvens. Det er vigtigt, at hver kanal har en klar profil, så kommunikationsafdelingen ved, hvad de kan spytte ud gennem hvilke kanaler, og hvordan kanalerne bedst spiller sammen. Det skal sikre, at det er helt tydeligt for målgrupperne, hvad de finder hvor.
Suppler eventuelt de redaktionelle retningslinjer med en visualisering af, hvordan kanalerne supplerer hinanden, og hvordan de kan bruges i samspil.
7. Involver ledelsen
Involver ledelsen i effektiviseringen af kommunikationsflowet. Præsenter dem for analysen, lad dem tage stilling til redaktionelle retningslinjer, rådgiv dem i deres beslutning, og gør det klart, at relevant indhold kræver, at de stiller op. Med andre ord: Skab ejerskab og tryghed omkring, at vigtig information effektivt når ud til publikum.
8. Vær modig
Interne nyheder har ry for at være lyserøde. Det skyldes ofte, at interne nyheder sjældent lever op til alle fem nyhedskriterier, at skribenten også er del af målgruppen, at mange informationer er følsomme over for markedet, og at skribenten er interesseret i at positionere sig (positivt) over for ledelsen.
Derfor er det utrolig vigtigt, at man tør udfordre ledelsen på at tage en større bid af mellemregningerne med, og at ledelsen er taget i ed på den præmis. Forsøg at opfylde nyhedskriterierne, for eksempel Østlyngen og Øvrebøs VISAK-kriterier, også når du kommunikerer internt.
9. Mål – lær – effektiviser
En forudsætning for, at brugerfladen kan holdes effektiv, er løbende måling. På intranettet er det statistiske data, på artikler kan det være en pulsmåling (en web-del), der spørger til navigation ’fandt du det du søgte’ eller på indholdet ’er du blevet klogere på vores 2020 strategi?’ På trykt materiale er det okay at acceptere en løs temperaturmåling hos kolleger, man møder på gangene.
Mantraet skal være mål – lær –effektiviser. Ikke i den forstand, at man konstant skal løbe efter nye vinde og ændre redaktionelle retningslinjer. Man skal derimod være klar til at følge tendenser, for eksempel kvartalsvis, og være klar til at skærpe indhold løbende.
10. Hold brugerfladen effektiv
Og som sidste trin i denne guide: Hold brugerfladen effektiv. Det betyder ganske enkelt, at der er dedikeret tid til at sikre relevant indhold på rette sted, og at det understøtter strategierne.
Nu er du klar til at strømline din organisations kommunikationsflow. 1-2-3, sæt i gang.
